法務部が顧問の法律事務所との月次の打合せ（Teams）を Copilot でまとめ、案件ごとの方針と期限の一覧を作る

処理の起点を決める

打合せの終了をきっかけに、担当者がその日のうちに始めます。 方針が変わった案件は、翌日には法務部長に届けたいからです。打合せの直後なら、どの案件で誰が何と言ったかを担当者がまだ覚えています。

文字起こしは、打合せの冒頭で始めます。 進行役の法務部の担当者が「案件ごとの方針と期限の一覧を作るために文字起こしを使います」と告げます。公式の文字起こしのページでは、文字起こしが始まると参加者全員に通知が表示されるとされています。事務所には、最初の打合せの前に目的と保存先を伝え、了承を得ておきます。

打合せを、Teams の定期的な会議の1つの系列にしないでください。 公式のページでは、定期的な会議で後の回が文字起こしされると、それまでの回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。分野ごと・月ごとに別の会議として立て、Copilot の表はその日のうちに打合せの記録のフォルダへ保存します。

入力データを集める

質を決めるのは、案件管理表の「現在の方針」の列です。 前の月の方針が「交渉継続」のような短い言葉だけだと、今月の発言と並べても変化が見えません。「相手方の減額の提案には応じず、支払条件の変更までを交渉する」のように、何をして何をしないかを1文で書いておきます。 そうすれば、今月の「減額も一部は検討しましょう」が変化として浮きます。

出席者と役割の一覧は、毎回作ります。 事務所の弁護士は見解を述べ、決めるのは法務部長と事業部です。 一覧があれば、「当社の決定」の根拠を、決める立場の人の発言に限れます。

期日一覧には、期限の種類の列を入れてもらいます。 裁判所の期日、法定の期間、相手方との合意、事務所への回答、の4つです。事務所の一覧に種類があれば、Copilot は種類を発言から推し量る必要がなくなります。

データの取得方法を決める

会議の Copilot には、会議のチャットの「まとめ」タブから指示を出します。 ここで案件ごとの表を作らせ、その表を Copilot Chat に貼ってから、案件管理表と期日一覧に並べさせます。 公式のページでは、会議の Copilot は文字起こしの発言に加えて、会議の前24時間までのチャットも使うとされています。

公式のページでは、Copilot Chat で SharePoint のリストは一度に2万件までの項目を扱え、添付の列と参照の列は参照できないとされています。案件管理表で事業部や事務所の担当を「参照」の列にしている場合は、名前を文字の列として持たせます。 現在の方針の列も、文字の列にします。

出席者と役割の一覧を会議のチャットに貼るのは、 会議の前24時間までのチャットが Copilot の材料になるからです。打合せの前日に貼っておけば、指示のたびに一覧を渡し直す必要がありません。

AIへ渡す前に整形する

1. 議題に案件番号を入れる … 期日一覧の案件を、案件管理表の番号つきで会議のチャットに先に書きます
2. 現在の方針の列を1文にする … 何をして何をしないかが分かる形に、扱う案件の分だけ直します
3. 出席者と役割の一覧を貼る … 打合せの前日に会議のチャットへ
4. 案件に移るたびに番号を言う … 進行役が「次は L-0217、販売代理店との紛争です」と言います
5. 案件の終わりに結論を言い直す … 進行役が「L-0217 は、当社としては和解の可能性を探ることを部長に上げます。決定は来週」のように、当社の決定と未決を分けて言い直します
6. 期限を種類つきで言う … 「裁判所の次の期日は」「事務所への回答は」と、種類の言葉を付けて言います

5番目を軽く見ないでください。 弁護士の見解のあとに、法務部の出席者が当社の立場を言い直すだけで、Copilot が「当社の決定」の根拠にできる発言が、案件ごとに1つ生まれます。 言い直しが無いと、弁護士の「〜すべきです」がそのまま当社の方針として読まれます。

AIに処理させる

させるのは、発言を案件ごとに分けること、方針を弁護士の見解と当社の決定に分けること、前の月の方針と並べること、期限を種類ごとに期日一覧の値で並べることです。

「前の月の方針との並べ」が、この構成でいちばん大事なところです。 「変更」を付けてよいのは、今月の当社の決定が、現在の方針と違うことをしている（またはしないと言っている）ときだけです。弁護士の見解が現在の方針と違うだけなら、「継続」のまま、見解の列に変化の芽として残ります。 法務部長が見るべきなのは両方ですが、意味が違うので列を分けます。

1行目が、いちばん起きやすい失敗です。 打合せでは「判決が届いたら2週間です」のように期間が口にされます。民事訴訟法第285条は、控訴を判決書の送達を受けた日から2週間の不変期間内に提起しなければならないと定めています。期間の長さは発言から分かっても、いつ送達を受けたかは発言からは分かりません。 Copilot に日付を出させると、打合せの日から数えた、もっともらしい日が入ります。期限の列には、期日一覧の値だけを写させます。

指示内容を固定する

会議の Copilot への指示（「まとめ」タブで出す）：

この会議は、当社の法務部と顧問の法律事務所の月次の打合せです。
会議のチャットにある出席者と役割の一覧を使い、次の2つの表を作ってください。

【表1 案件ごと】
案件番号／弁護士の見解（話者・時刻）／当社の決定（話者・時刻）／
未決の事項／期限の発言（種類の言葉があればそのまま）／根拠の発言

【表2 宿題】
担当（法務部・事務所・事業部）／案件番号／内容／期限の発言／根拠の発言（話者・時刻）

【厳守事項】
- 案件番号は、会議のチャットの番号と進行役の発言で決めてください。
  決められない発言は「案件不明」としてください。
- 事務所の出席者の発言は、当社の決定にしないでください。「弁護士の見解」に写してください。
- 当社の決定には、役割の一覧で決める立場の人が「〜します」「〜で進めます」と
  明示した事項だけを書いてください。それ以外は「未決の事項」にしてください。
- 期限の日付を計算しないでください。話された言葉をそのまま写してください。
- 打合せで言われていない法令・判例・見通しを補わないでください。
- 根拠の発言は、文字起こしの文をそのまま写してください。要約しないでください。
- 出席者の説明の仕方や態度を書かないでください。

Copilot Chat への指示（表を貼ってから出す）：

次の表と、/案件管理表 /事務所の期日一覧（今月分） を参照してください。

1. 表1の各案件に、案件管理表の「現在の方針」を並べてください。
   今月の「当社の決定」が現在の方針と違うことをする（またはしない）場合だけ「変更」、
   同じなら「継続」、当社の決定が無ければ「未決」を付けてください。
   弁護士の見解だけが現在の方針と違う案件は「継続」とし、「見解に変化あり」と書いてください。
2. 各案件の期限を、期日一覧の種類と日付の値で並べてください。
   表1の期限の発言の日付が期日一覧と違うときは、両方を並べ「食い違い」としてください。
   期日一覧に無い期限は「一覧に記載なし」、種類が分からなければ「種類不明」としてください。
   日付を計算しないでください。
3. 「変更」「見解に変化あり」の案件を、法務部長への報告の下書きにまとめてください。
4. 事業部が担当の宿題を、事業部ごとに依頼の下書きにまとめてください。

「弁護士の見解だけが違う案件は継続」と書くのは、 何も言わなければ Copilot が見解の変化を方針の変更として扱うからです。方針の変更は法務部長の判断の結果で、見解の変化はその判断の材料です。 両方を「変更」にすると、法務部長がまだ決めていないことを決めたことになります。

2番で食い違いを並べるのは、 打合せの「10日」が期日一覧の「12日」と違うことがあるからです。どちらが正しいかは、Copilot ではなく事務所に確かめます。

出力形式を固定する

前の月の方針と並べた一覧は、次の列で受け取ります。

案件番号 | 現在の方針 | 当社の決定 | 区分 | 弁護士の見解 | 根拠の時刻
L-0217 | 相手方の減額の提案に応じず、支払条件の変更まで交渉 | 和解の可能性を探ることを部長に上げる | 未決 | 和解も視野に入れるべき | 00:18「当社としては部長に上げます。決定は来週」
L-0221 | 契約の解除は求めず、納期の遅れの損害を請求 | 損害の請求額を見直す | 変更 | 請求額は資料で裏付けを | 00:35「請求額は物流の資料で出し直します」
L-0230 | 就業規則の改定案を事務所が確認 | － | 継続 | 改定案は問題なし | 01:02「前回のとおりで」

期限は、種類ごとの一覧で受け取ります。

【期限の一覧】
L-0217 | 裁判所の期日 | 2026/11/26 | 期日一覧の値
L-0221 | 相手方への回答 | 2026/11/12 | 食い違い（打合せでは「10日」）
L-0230 | 種類不明 | 一覧に記載なし | 00:58「月末までにお願いします」
【法務部長への報告】
L-0217：和解の可能性を探るかの判断（弁護士の見解あり）
L-0221：損害の請求額の見直し（事業部の物流の資料が要る）

1つ目の理由は、方針の変化が「前回どおり」から切り離されることです。 L-0217 は当社の決定がまだ無いので「未決」ですが、弁護士の見解と並んで法務部長への報告に載ります。 第3章の（b）の「変化が埋もれる」が、ここで止まります。

2つ目は、期限が種類つきで並ぶことです。 L-0230 の「月末まで」は誰に何を出す期限か分からないので、「種類不明」として担当者が事務所に確かめます。 第3章の（d）を、この表で防ぎます。

システムへ連携する

案件管理表の現在の方針の列は、法務部長が確かめてから担当者が書き換えます。 「未決」の案件は、法務部長が決めるまで書き換えません。期限の列は、期日一覧の値か、事務所に確かめた値だけを書きます。

事業部への依頼には、弁護士の見解をそのまま貼りません。 依頼に要るのは、何をいつまでに出してほしいかです。見解は法務部の中の記録に置き、事業部に伝える範囲は担当者が決めます。

人が確認する

1. 「変更」の行を確かめる … 当社の決定の根拠が、決める立場の人の明示の言葉かを見ます。弁護士の発言が根拠になっていれば「未決」に戻します
2. 「見解に変化あり」の行を確かめる … 法務部長への報告に載っているかを見ます
3. 「種類不明」「食い違い」の期限を事務所に確かめる … その日のうちにメールで問い合わせます
4. 「案件不明」の発言を振り分ける … 録画のその時刻を開きます
5. 法務部長が報告を確かめる … 方針を決め、担当者が案件管理表を書き換えます

1番目と3番目を省かないでください。 1番目を省くと、事業部が同意していない方針が案件管理表に載ります。3番目を省くと、種類を取り違えた期限が残ります。

目標は、1件あたり80分です。 内訳は第10章に示します。

例外に対処する

4行目は、この構成の前提が崩れる行です。 事務所との打合せは、当社の代理人との相談です。相手方が加わる場では、当社の方針を話さない進め方に変わります。 そうした回の記録をこの構成で同じように扱うかは、法務部長が決めます。

7行目は、設定の問題です。 公式のページでは、会議のチャット・字幕・文字起こしのコピーと転送をオフにする設定や、書き出しを禁じる秘密度ラベルがあると、Copilot の回答を Word や Excel に書き出せないとされています。

記録を残す

• 会議の Copilot の表と、Copilot Chat の一覧（打合せの記録のフォルダ）
• 法務部長に報告した日時と、法務部長が決めた方針
• 案件管理表の現在の方針の列を書き換えた日時と、書き換える前の方針
• 事務所に問い合わせた期限と、回答の内容と日時
• 担当者が直した行と、直す前の区分

3つ目が、方針の経緯の記録になります。 後から「この案件はいつ和解に切り替えたか」を確かめるとき、書き換える前の方針と日時が残っていれば、どの月の打合せで動いたかまでさかのぼれます。 担当者が替わったときの引き継ぎも、この記録から始められます。

打合せの記録のフォルダは、法務部だけが開ける場所に置きます。 弁護士の見解を含む記録です。