特許・ノウハウのライセンス交渉の Teams 会議の記録から、料率・一時金・地域などの条件ごとに提示・合意・持ち帰りを整理し、案件の交渉履歴に追記する

処理の起点を決める

交渉の会議が終わり、文字起こしが保存されたことを起点にします。 Teams 会議の Copilot は、会議が終わった後に質問するには文字起こしが必要とされています。相手方の了解が得られず文字起こしをしなかった会議は、この構成に乗りません。

担当者の会議ポリシーは、Copilot を「On with saved transcript required」にします。 この値にすると、主催者の会議オプションが「会議中と会議後」になり、主催者は変えられないとされ、これが既定の値です。文字起こしを始めるのは、相手方の了解を得てからです。

交渉の会議は、定期的な会議の繰り返しにせず、1回ずつ設定します。 公式のページでは、定期的な会議で後の回の文字起こしが行われると、前の回の Copilot とのやり取りの履歴が使えなくなるとされています。

エージェントを動かすのは、会議の後1時間以内の手作業です。 担当者は会議に出ていたので、数字の取り違えに記憶で気づけます。翌日に回すと、どちらがどの数字を言ったかを記憶で確かめられなくなります。

入力データを集める

質を決めるのは、2行目の条件の一覧です。 一覧に前回の値が書かれていれば、AIは「前回から何が動いたか」を一覧と文字起こしの比較で出せます。条件の名前は手引と同じ言葉を使い、単位を必ず書きます。

【C社 加工ライセンス 第5回 扱う条件（前回の値）】
実施料率     当社4.0％／C社3.0％（純販売高に対して）
一時金       当社8,000万円／C社4,000万円
最低実施料   当社 年1,500万円／C社 なし
地域         日本・韓国・台湾（双方合意）
独占か       C社 独占を希望／当社 非独占
改良技術     未協議

交渉の手引には、自社の譲れる線を書きません。 手引に書くのは、条件の名前と単位、状態の定義、結び付きの言い回しの例だけです。料率の下限や一時金の目標は、エージェントの知識に入れません（第13章）。AIは記録を作るだけで、譲れる線と比べる必要が無いからです。

データの取得方法を決める

会議は、Agent Builder の知識で「その案件の交渉の会議」を個別に指定します。 「自分の Teams のチャットと会議」をまとめて選ぶと、すべての会議の文字起こしと予定表を探すとされています。ライセンスグループの担当は複数の案件を並行して持つので、必ず個別に指定し、会議が増えたら古い回から外します。

交渉履歴のブックは、案件のフォルダの中で1つだけにします。 過去の版や、上長への報告用に切り出したブックが同じフォルダにあると、どの版の値を「前回」として読んだかがぶれます。

「指定した知識だけを使う」設定を有効にします。 Agent Builder の「Only use specified sources」は、指定した知識を優先させる設定で、一般的な知識を完全には止めないとされています。指示の側でも「業界の一般的な料率の相場で補わない」と書いておきます。

AIへ渡す前に整形する

1. 会議を自社の担当が主催する … 相手方から届いた招待は使わず、こちらで設定し直します
2. 条件の一覧と前回の値を前日にチャットへ貼る … 交渉履歴の最新の行から作ります
3. 会議の冒頭で、記録に使うことを相手方に伝える … 了解が得られてから文字起こしを始めます
4. 条件を名前で呼ぶ … 「では実施料率について」と、条件に入るたびに手引の名前で言います
5. 最後に条件ごとの今日の提示と状態を読み上げる … 数字と単位と前提を、1条件1文で言います

どれも、会議の進め方の決まりです。 システムの前処理ではなく、担当者が会議の中で行う前処理です。この構成では、ここを整えるほうが指示を工夫するより効きます。

5番目の読み上げは、交渉の作法としても効きます。 数字の聞き違いは、交渉の中で最も高くつく誤りです。「一時金は一括ではなく、3回の分割の前提です」と言われれば、その場で直せます。 英語の交渉では、読み上げは特に省かないでください。

AIに処理させる

させるのは、会議で言葉にされた条件の提示を条件ごとに拾い、前回の値と並べ、決まった区分を付けることだけです。

1行目がいちばん大事です。 ライセンスの数字は、純販売高に対してか、出荷額に対してか、税込みかで意味が変わります。言葉どおりに引用し、単位が言われていなければ「単位の確認が要る」とします。

法務の確認の印は、判断ではなく仕分けです。 公正取引委員会の指針は、ライセンシーが開発した改良技術の権利をライセンサーに帰属させる義務や独占的にライセンスさせる義務を、原則として不公正な取引方法に当たるとしています。一方で、改良技術を非独占的にライセンスさせる義務は、原則として当たらないとし、権利の有効性を争わない義務（不争義務）は当たる場合もあるとしています。似た言葉で結論が分かれるので、手引に種類を並べ、話に出たら法務に回す印だけを付けさせます。

指示内容を固定する

あなたは知財部のライセンスグループの担当者を手伝い、特許・ノウハウの
ライセンス交渉の会議から、交渉履歴に足す行の案を作る立場です。
指定した会議の文字起こしと会議のチャット、その案件の交渉履歴、
埋め込んだ交渉の手引と履歴の行の様式だけを見てください。
業界の一般的な料率の相場や、他の案件の交渉の内容で補わないでください。

【拾うもの】
- 手引の条件ごとに、今回の提示（提示した側・数字・単位を言葉どおりに引用）、
  前回の値、変化、状態、根拠の時刻。
- 「〜なら〜」の形で条件どうしを結び付けた発言（発言者・引用・関係する条件・時刻）。
- 研究所の担当の発言のうち、改良技術、技術の開示の範囲、供給の条件に当たるもの。
- 手引の「法務の確認に回す種類」に当たる条件が話された箇所。

【状態の付け方】
- 合意：会議の最後の読み上げで、相手方が確認した条件だけ。
- 持ち帰り（相手方）：相手方が検討する、社内で確認すると述べた条件。
- 持ち帰り（自社）：自社の出席者が検討する、確認すると述べた条件。
- 提示のみ：提示が出たが、どちらも持ち帰りと述べていない条件。
- 判断できない：上のどれにも当てはまらない場合。迷ったときに「合意」を選ばないでください。

【厳守事項】
- 数字は言葉どおりに引用し、丸めたり、単位を換えたり、換算したりしないでください。
  単位が述べられていなければ「単位の確認が要る」としてください。
- 結び付きの前提を省かないでください。前提のある合意は、前提とともに書いてください。
- 条件が自社に有利か不利か、相場と比べてどうかを書かないでください。
- 独占禁止法の上で問題があるかどうかを書かないでください。印を付けるだけにしてください。
- 交渉履歴に書き込まないでください。行の案を表で示すだけにしてください。

【出力】
1. 条件ごとの行の案（表。手引の条件の数と同じ数）
2. 条件どうしの結び付き（表）
3. 研究所の担当の発言の中の条件（表）
4. 法務の確認に回す箇所
5. 上長への報告の要点（今回動いた条件と、持ち帰りの持ち主と期限）
6. 担当者への注意（単位の確認が要る・前提の確認が要る・判断できない箇所）

この指示は、エージェントの指示として Agent Builder に書いておきます。 担当者は会議ごとに「今日のC社の交渉の行を作って」と頼むだけにします。

「迷ったときに合意を選ばない」を明記しているのは、誤りの重さが左右で違うからです。 持ち帰りの数字を合意と取り違えれば、次の回の条件表でその数字を前提に話を進め、相手方の信頼を損ねます。

出力形式を固定する

エージェントには、交渉履歴の列の並びと同じ表で返させます。 担当者は確かめた行を、そのまま交渉履歴のブックに貼れます。列の並びを合わせておくことが、この構成での構造化の役目です。

【条件ごとの行の案（第5回 10/8）】
| 条件 | 提示した側 | 今回の提示（引用） | 前回の値 | 変化 | 状態 | 結び付き | 時刻 |
| 実施料率 | C社 | 「純販売高の3.25％までは社内で通せます」 | C社3.0％ | C社が0.25ポイント上げた | 持ち帰り（自社） | 一時金 | 00:18:40 |
| 一時金 | C社 | 「料率が3.25％なら一時金は6,000万円で受けます」 | C社4,000万円 | C社が2,000万円上げた | 提示のみ | 実施料率 | 00:19:15 |
| 改良技術 | 当社（研究所） | 「改良した配合は御社で使っていただいて構いません」 | 初出 | － | 判断できない | － | 00:41:02 |

【法務の確認に回す箇所】
| 条件 | 引用 | 時刻 |
| 改良技術 | 「改良した配合の権利は、当社に帰属させていただきたい」（当社 事業部） | 00:43:30 |

1つ目の理由は、前回の値と変化が同じ行にあることです。 交渉履歴の縦の並びで読めば、条件ごとに、どちらがどれだけ歩み寄ったかが数字で追えます。上長への報告も、この列を見せるだけで済みます。

2つ目は、結び付きが列になっていることです。 料率と一時金のように対で動いている条件は、片方だけを見て「受諾済み」と読む誤りを防げます。

3つ目は、研究所や事業部の担当の発言が、知財部の担当の発言と同じ表に並ぶことです。 上の例のように、研究所の担当の「使っていただいて構いません」と、事業部の担当の「権利は当社に帰属」が同じ回に出ていることが、表で初めて見えます。

システムへ連携する

交渉履歴にはエージェントから書き込みません。 交渉履歴は、次の回の条件表と、最終的な契約書の条件の根拠になる記録です。担当者が確かめた行だけが入る形にします。

相手方には、交渉履歴を送りません。 相手方と確かめるのは、会議の最後の読み上げと、次の回の条件表です。

人が確認する

この構成では、全件を人が確かめます。 交渉履歴の数字は、そのまま契約の条件になるからです。

1. 数字と単位を先に見る … 根拠の時刻から発言を開き、数字と単位が言葉どおりかを確かめます
2. 結び付きの前提を確かめる … 前提のある提示が、前提とともに書かれているかを見ます
3. 合意の条件を、読み上げで確かめる … 読み上げで相手方が確認した発言かを見ます
4. 研究所と事業部の担当の発言を本人に確かめる … 発言の意図と、知財部と事前に相談した範囲かを聞きます
5. 法務の確認の印が付いた箇所を法務に回す … 回すかどうかの判断は、担当者が行います

1番目と4番目を省かないでください。 数字の取り違えは次の回の条件表にそのまま入り、研究所の担当の発言は、相手方には自社の約束として聞こえています。 認めない場合は、次の回の冒頭で担当者から相手方に伝え直します。

目標は、1回あたり22分です。 録画の見返しが無くなり、確かめる箇所が時刻で示されることで、見る場所が決まります。

例外に対処する

上から4行目は、海外の案件で必ず起きます。 一時金を円で、料率をドル建ての売上に対して話す、ということがあります。換算はAIにも担当者にもさせず、通貨ごとに列を分けて記録します。 換算の基準日をどこに置くかは、契約の条件そのものだからです。

記録を残す

• 会議の文字起こしと、会議のチャットに貼った条件の一覧
• エージェントの出力（行の案・結び付き・研究所の担当の発言・法務の印）の全文
• 担当が直した箇所 … どの条件の数字や状態を、どう変えたか
• 研究所と事業部の担当への確認の結果
• 法務に回した箇所と、法務の回答
• 案件ごとの「単位の確認が要る」と「判断できない」の件数

エージェントの出力は、交渉履歴とは別に保存します。 Copilot とのやり取りの履歴は、文字起こしが使えなくなると消えるとされています。出力を Word の別ファイルとして、案件のフォルダに置きます。

担当が直した箇所の記録は、担当の交代のときに効きます。 後任は交渉履歴の行だけでなく、どの数字が会議でどう言われ、担当がどう確かめたかまで追えます。