月次の営業会議（Teams）の記録から、案件ごとの決定事項・次の一手・担当と期限を整理し、案件管理表の更新案と欠席者への共有メモを作る

処理の起点を決める

会議の終了と、文字起こしの保存が起点です。 公式のページでは、会議の後に Copilot に質問するには会議中に文字起こしを有効にしておく必要があるとされ、文字起こしがある会議では、会議のチャットの「まとめ」のタブから Copilot を開けるとされています。

整理は会議の当日中に行います。 翌日に回すと、課長が自分の商談に出てしまい、また翌週にずれ込みます。会議の終わりの10分を「整理の時間」として予定に入れ、全員が退出したあとに課長が Copilot を開くのが最も確実です。

途中から入った営業への対応も、この時点で始めます。 公式のページでは、開始から5分を過ぎて参加した人に、それまでの内容をまとめる案内が出るとされています。顧客先から途中で入った営業は、会議中にこの機能で前半の要点を自分で確かめられます。ただし、これは本人だけに見えるもので、課長の表の代わりにはなりません。

入力データを集める

質を決めるのは、会議のチャットに貼る案件の一覧です。 公式のページでは、Copilot は会議のチャットと文字起こしの両方を使うとされ、文字起こしを会議の前に始めた場合は会議の24時間前までのチャットも含めるとされています。案件の一覧は会議の前日、24時間以内に貼ります。 それより前に貼ると、一覧が Copilot の見る範囲から外れることがあります。

一覧に「現在の次の一手」を入れるのは、前月との差を見せるためです。 Copilot が「前月の次の一手は『サンプル提出』、今月は『価格の再提示』に変わった」と書ければ、課長は変わった案件だけを確かめれば済みます。

出欠は指示文に課長が書きます。 Copilot は参加の記録から推し量れますが、途中で抜けた人、スマートフォンで音声だけ入っていた人の扱いが揺れます。 メモを送る相手は課長が決めます。

データの取得方法を決める

取得は Teams の画面だけで済みます。API もワークフローも使いません。 難易度を★1に置いているのは、このためです。

案件管理表のリストに「当月の会議で扱う」の列を足し、その列で絞り込むビューを作っておきます。 前日にそのビューを開いて、案件番号から現在の次の一手までの列を会議のチャットに貼るだけにします。一覧を作る手間が大きいと、前日の準備が続きません。

欠席者は会議の招待に入れておきます。 公式のページでは、会議のまとめ（Recap）は招待された組織内の人が開けるとされ、招待されていない人は録画のリンクを持っていても開けないとされています。欠席者が自分で文字起こしを確かめたいときに開けるよう、欠席が分かっている人も招待から外しません。

AIへ渡す前に整形する

1. 案件の一覧を整える … 会議のチャットには、案件番号を先頭にした1行1案件の形で貼ります。番号の形式（例：S3-2410-017）を課でそろえます
2. 進行の型を決める … 「案件番号 → 担当の報告 → 議論 → 課長の『決定／持ち帰り』の一言」の順で話す型を、課の全員に伝えます
3. 課長の一言の型を決める … 「決定、内容、担当、期限」または「持ち帰り、誰が何を確かめるか、いつまでに」の順に言います
4. 数字はチャットに書く … 値引きの率や見積の金額は、口頭だけでなくチャットにも書きます。文字起こしは数字を聞き違えることがあります
5. 指示文に出欠を書き込む … 欠席者と途中参加者の名前と、その人が担当する案件番号を書きます
6. 長い会議は案件番号で区切って頼む … 30件を一度に頼まず、10件ずつ3回に分けます

4番目を軽く見ないでください。 「2.5％」と「25％」、「120円」と「1,020円」は、文字起こしで取り違えやすい数字です。値引きや価格の決定は、チャットに書いた数字を正とし、Copilot にもチャットの数字を優先させます。

6番目は、答えの長さのためです。 公式のページでは、1,300文字を超える応答は Word で開けるとされています。30件を一度に頼むと表が長くなり、途中の案件が短く省かれがちです。10件ずつに分けると、1件あたりの記述が揃います。

AIに処理させる

させるのは、案件ごとに「決まったこと」と「持ち帰ったこと」を分け、次の一手・担当・期限を発言どおりに書き出すことです。 判断はさせません。

上から2行目がいちばん大事な区別です。 「値上げの件は来月もう一度当たってみようか」は課長の発言でも、「決定」と言っていなければ決定事項ではありません。 決定事項の欄には、課長が「決定」と言った案件の、その発言の中身だけを入れます。

期限の行も同じ考え方です。 「来週中に」は、会議の日付から日付に直せます。「近いうちに」「落ち着いたら」は日付に直しません。 直すと、誰も約束していない期限が案件管理表に載ります。

4行目は意図して入れています。 「田中さんの報告は準備不足だった」のような記述は、議事録に残すものではありません。公式のページでも、Copilot は従業員の業績や態度を推し量る用途に生成AIを使うことを制限しているとされています。指示文でも、人についての記述を禁じます。

指示内容を固定する

この会議は、営業3課の月次の営業会議です。
文字起こしと会議のチャットだけを根拠にしてください。推測で埋めないでください。

【対象】会議のチャットに貼った案件一覧のうち、案件番号 S3-2410-001〜010

【案件ごとに書くこと（表で）】
1. 案件番号（チャットの一覧のとおり）
2. 状態：決定／持ち帰り／未確定／話に出ず
3. 決定事項（課長が「決定」と言った内容だけ）
4. 次の一手（誰が何をするか）
5. 担当（名指しされた人だけ）
6. 期限（発言どおりの言葉と、日付に直せる場合の日付）
7. 根拠（決定と期限の根拠にした発言の時刻と話者）
8. 前月との差（チャットの「現在の次の一手」から変わったか）

【状態の決め方】
- 決定 ........ 課長が「決定」と言い、内容を述べた
- 持ち帰り .... 課長が「持ち帰り」と言った、または確かめてから決めると言った
- 未確定 ...... 議論はあったが、課長の「決定／持ち帰り」の一言が無い
- 話に出ず .... 一覧にあるが、会議で触れられていない
迷ったときに「決定」を選ばないでください。

【厳守事項】
- 意見・提案・「〜してみようか」は決定事項に書かないでください。
- 担当は名指しされた人だけを書いてください。「誰か」「みんなで」は「未定」です。
- 「近いうちに」「落ち着いたら」は日付に直さず、言葉のまま書いてください。
- 値引きの率や金額は、会議のチャットに書かれた数字を優先し、
  チャットに無ければ「（口頭のみ）」と添えてください。
- 顧客名が一覧と合わないときは、直さずに「顧客名の確認要」と書いてください。
- 人の評価や態度についての記述をしないでください。
- 値引き・与信・取引についての判断や助言を書かないでください。

【続けて、欠席者・途中参加者へのメモ】
欠席：佐藤（担当 S3-2410-004、007）
途中参加：鈴木（担当 S3-2410-009。14:40 から参加）
1人ずつ、その人の担当案件だけについて、状態・決定事項・次の一手・期限を
箇条書きにしてください。ほかの人の案件は書かないでください。

「迷ったときに決定を選ばない」を明記しないと、議論があった案件はほぼ決定になります。 営業会議の話し方は結論を言い切らないことが多く、Copilot は流れから結論を組み立てます。禁じるのは、結論を組み立てることそのものです。

欠席者のメモで「ほかの人の案件は書かない」を入れるのは、量と範囲のためです。 欠席者が知りたいのは自分の案件で、課全体の表を送ると読まれません。また、課によっては他の営業の顧客の値引きの条件を共有しない運用もあります。

出力形式を固定する

表で受け取ります。 Teams の Copilot の答えは画面で読むもので、案件管理表の列と同じ並びの表にしておけば、課長がそのまま見比べて写せます。 JSON にしないのは、この段階ではプログラムに渡さないからです。

【案件ごとの表】
| 案件番号 | 状態 | 決定事項 | 次の一手 | 担当 | 期限 | 根拠 | 前月との差 |
| S3-2410-004 | 決定 | 値引きは2%まで | 改定見積を提出 | 佐藤 | 来週金曜（10/24） | 14:12 課長 | 変更あり |
| S3-2410-005 | 持ち帰り | － | 物流費を確認 | 高橋 | 次回会議まで | 14:18 課長 | 変更あり |
| S3-2410-006 | 未確定 | － | － | 未定 | － | － | 変更なし |

【案件管理表の更新案】
| 案件番号 | 列 | 現在の値 | 更新案 |

【欠席者・途中参加者へのメモ】
佐藤さん（欠席）
- S3-2410-004：決定。値引きは2%まで（チャットの数字）。改定見積を来週金曜までに提出

1つ目の理由は、状態の列があることです。 課長は 未確定 の案件だけを文字起こしで読み直します。30件のうち確かめるのが数件に絞れれば、整理は会議の当日に終わります。

2つ目は、更新案を「書き換える列だけ」にしていることです。 案件管理表の全部の列を出させると、変わっていない列まで書き換え候補に見えます。現在の値と更新案を並べ、変わる列だけを出させます。

3つ目は、根拠の時刻です。 公式のページでは、会議のまとめ（Recap）に録画と文字起こしがまとまっているとされています。時刻があれば、課長は文字起こしのその位置に飛んで確かめられます。

システムへ連携する

案件管理表へは、Copilot から書き込みません。 この記事の構成では、Copilot が出すのは案までで、写すのは課長です。 30件のうち書き換えるのは「次の一手」「担当」「期限」の3列が中心なので、手で写しても10分程度です。

欠席者へのメモは、個別のチャットで送ります。 会議のチャットに全員分を貼ると、自分の分を探す手間がかかります。欠席者が文字起こしを確かめたいときは、会議のまとめを開いてもらいます。 招待されていれば開けます。

人が確認する

課長が確かめるのは、状態が 決定 と 未確定 の案件です。 持ち帰り と 話に出ず は、表を流し見るだけで足ります。

1. 未確定 を先に見る … 文字起こしの該当箇所を読み、課長自身が決定か持ち帰りかを決めます。多くは、案件の終わりの一言を言い忘れた案件です
2. 決定 の根拠を確かめる … 根拠の時刻の発言を読み、決定事項が自分の言葉どおりかを見ます。値引きの率や金額は、チャットの数字と照らします
3. 担当と期限を確かめる … 未定 の担当を決め、日付に直した期限が合っているかを見ます
4. 欠席者のメモを読む … 自分の案件以外が混ざっていないか、決定と持ち帰りが表と一致しているかを見ます
5. 確かめた表を会議のチャットに貼る … 出席者が自分の案件を確かめられるようにします

2番目を省かないでください。 決定事項は、そのまま顧客への提案の条件になります。値引きの率が1桁違えば、営業はそれを根拠に顧客と話します。

目標は、1件あたり3分です。 未確定 が多い月は、会議の進め方（案件の終わりの一言）が守られていないと見て、次の会議の冒頭で型を確かめます。

例外に対処する

上の2行は、Copilot ではなく会議の設定の問題です。 文字起こしを始めるのを、会議の冒頭の決まった手順にします。

最後の行は、急に欠席が決まった人や、会議の後に案件を引き継ぐ人で起きます。 公式のページでは、アクセスの無い人はアクセスを要求できるとされています。引き継ぎの相手には、会議のまとめを共有して開けるようにします。

記録を残す

• 課長が確かめた案件ごとの表（会議のチャットに貼ったもの）と、SharePoint に置く月ごとの文書
• Copilot が出した表と、課長が直した後の表の差 … どの案件の、どの列を直したか
• 案件管理表の変更の履歴（SharePoint のリストのバージョン履歴）
• 欠席者に送ったメモ
• 会議の文字起こし（Teams の保存期間の設定に従う）

2つ目の「直した差」を残すのは、指示文を直すためです。 決定 を 未確定 に直す案件が多ければ、指示文の状態の決め方が緩いか、課長の一言が抜けています。どちらなのかは、直した差を数か月並べると分かります。

表を月ごとの文書に写しておくのは、履歴が消えることがあるからです。 繰り返しの予定で設定した場合や、文字起こしが使えなくなった場合には、Copilot とのやり取りの履歴が使えなくなるとされています。翌月の会議で前回の決定を確かめる材料は、Copilot の履歴ではなく文書に置きます。