監査法人との打合せの Teams 会議の記録から、論点・監査法人の見解・自社の宿題と期限を議事録にまとめ、論点管理表の更新案を作る

処理の起点を決める

打合せが終わり、文字起こしが保存されたことを起点にします。 Teams 会議の Copilot は、会議が終わった後に質問するには文字起こしが必要とされています。文字起こしを開始し忘れた打合せは、この構成に乗りません。

文字起こしの開始を忘れないように、会議ポリシーで Copilot を「会議中と会議後」に固定します。 管理者の会議ポリシーで Copilot の設定を「On with saved transcript required」にすると、主催者の会議オプションの Copilot が「会議中と会議後」になり、主催者は変えられないとされ、これが既定の値です。担当者が主催する打合せに、このポリシーを当てます。

打合せの主催者は、必ず自社の担当者にします。 監査法人の会計士から会議の招待が届いた場合も、自社で会議を設定し直して招待を送り返すことを、監査法人の主査と最初に取り決めます。監査法人の会議に乗ると、文字起こしの保存先も監査法人の側になり、自社の Copilot からは使えません。

エージェントを動かすのは、担当者が打合せの直後に行う手作業です。 会議の終了を検知して自動で動かす仕組みは作りません。打合せの後1時間以内に担当者が作らせる、という決まりにします。

入力データを集める

質を決めるのは、2行目の論点の一覧です。 Teams 会議の Copilot は、文字起こしがある場合、会議の24時間前までのチャットを文字起こしとあわせて材料にするとされています。前日のうちにチャットへ貼るのは、この範囲に入れるためです。

論点の一覧は、たとえば次のように貼ります。

【10/8 監査法人 定例打合せ 論点（4件）】
3 固定資産の減損の兆候（第2工場）  監査法人の確認待ち
7 製品保証引当金の見積りの見直し  協議中
11 子会社Bの棚卸資産の評価       自社の対応待ち
14 新規の保守契約の収益認識の時期 協議中

冒頭に件数を書いておくのは、拾い漏れを確かめるためです。 チャットの件数と、記録の論点の数がそろえば、論点が抜けていないと分かります。

見解の確度の手引は、経理部長と一緒に作ります。 たとえば「問題ありません」「その処理で結構です」は結論、「現時点では問題ないと考えます」「方向性は理解しました」は暫定、「審査に確認します」「事務所内で協議します」は持ち帰り、のように言い回しの例を並べます。例が無いと、AIは丁寧な言い回しを結論として読みがちです。

データの取得方法を決める

会議は、Agent Builder の知識で「その週の打合せ」を個別に指定します。 「自分の Teams のチャットと会議すべて」を選ぶと、エージェントはすべての会議の文字起こしと予定表を探すとされています。社内の決算会議や取締役会の準備の会議が混ざるので、個別の指定に絞ります。 指定できるのは5つまでなので、週ごとに入れ替えます。

論点管理表のリストは、リスト自体のURLで指定します。 サイトを指定しても、そのサイトのリストは含まれないとされています。

リストの「状態」の列は、選択肢で固定しておきます。 協議中・監査法人の確認待ち・自社の対応待ち・解決、の4つに決めておけば、更新案の「更新後の値」もその言葉で出ます。 自由入力の列だと「確認中」「先方待ち」「監査法人検討中」が混ざり、比べる意味がなくなります。

解決して1年たった論点は、別のリストに移します。 知識に入れるリストを、いま動いている論点に絞っておくと、比べる対象がぶれません。

AIへ渡す前に整形する

1. 打合せを自社で主催する … 監査法人から届いた招待は使わず、自社で設定し直します
2. 論点の一覧を前日にチャットへ貼る … 論点の番号・論点名・現在の状態の3つだけにします
3. 打合せの冒頭で、文字起こしを残すことを伝える … 監査法人の出席者に、議事録の作成に使うことを毎回ひと言伝えます
4. 論点を番号で呼ぶ … 「では論点7、保証引当金について」と、論点に入るたびに番号を言います
5. 宿題を最後に読み上げる … 論点の番号・内容・持ち主（自社か監査法人か）・期限を一文で言います

どれも、打合せの進め方の決まりです。 システムの前処理ではなく、人が打合せの中で行う前処理です。この構成では、ここを整えるほうが指示文を工夫するより効きます。

4番目の番号は、論点が行き来する打合せで効きます。 減損の話の途中で引当金の話に飛び、また戻る、ということは珍しくありません。番号が言葉になっていれば、AIは発言を正しい論点に振り分けられます。

5番目の読み上げは、慣れるまで担当者が言います。 監査法人の主査が「では、それもお願いします」で終えたら、担当者が「論点3の判定資料を当社から来週金曜まで、でよろしいですね」と受けます。数週間で、主査の側から同じ形で言うようになります。

AIに処理させる

させるのは、打合せで言葉にされたことを論点ごとに拾い、管理表と比べることだけです。

2行目と4行目がいちばん大事です。 AIは、会計士の「現時点では、その処理で大きな問題はないと考えています」を「監査法人は処理を了承」とまとめがちです。了承という言葉は、発言のどこにもありません。 見解は言葉どおりに引用させ、確度は手引に照らして付けさせ、手引に当てはまらない言い回しは「判断できない」として人に回します。

指示内容を固定する

あなたは経理部の決算・開示グループの担当者を手伝い、監査法人との
打合せの議事録と、論点管理表の更新案を作る立場です。
指定した会議の文字起こしと会議のチャット、論点管理表、
埋め込んだ様式と手引だけを見てください。

【拾うもの】
- 論点ごとに、論点の番号、自社の説明の要点、監査法人の見解（引用）、
  見解の確度（結論／暫定／持ち帰り／判断できない）、根拠の時刻。
- 宿題：論点の番号、内容、持ち主（当社／監査法人）、期限。
- 次回に持ち越す論点と、持ち越す理由。

【厳守事項】
- 論点は、会議のチャットの論点の一覧にある番号で特定してください。
  番号で特定できない発言は「要確認」としてください。
- 監査法人の見解は、発言者の言葉どおりに引用してください。
  言い換えたり、要約したり、強めたり弱めたりしないでください。
- 確度は、手引の言い回しの例に照らして付けてください。
  例に当てはまらない場合は「判断できない」としてください。
  迷ったときに「結論」を選ばないでください。
- 会計処理が妥当かどうかの評価を書かないでください。
- 宿題の持ち主か期限が発言に無い場合は「要確認」としてください。
  期限を推し量って埋めないでください。
- 論点管理表とは、状態・見解・期限が違う行だけを並べてください。
  管理表を書き換えないでください。
- 判断と宿題には、根拠にした発言の時刻を付けてください。

【出力】
1. 論点ごとの記録（表）
2. 宿題の一覧（当社の分と監査法人の分を分けて）
3. 持ち越す論点
4. 論点管理表の更新案（論点の番号／項目／現在の値／更新後の値／根拠の時刻）
5. 担当者への注意（要確認・判断できないの箇所）

この指示は、エージェントの指示として Agent Builder に書いておきます。 担当者は打合せごとに「今日の監査法人の定例の議事録と更新案を作って」と頼むだけにします。毎回指示を貼り直すと、人によって指示が変わります。

「迷ったときに結論を選ばない」を明記しているのは、誤りの重さが左右で違うからです。 暫定を結論と取り違えれば、決算の直前に論点が蒸し返されます。結論を暫定と取り違えても、担当者が確かめれば済みます。 安全な側に倒すよう、指示で向きを決めておきます。

出力形式を固定する

エージェントには、表の形で返させます。 この構成ではシステムへの自動登録をしないため、JSON ではなく、担当者と経理部長が読んで直しやすい表を出力の形にします。

【論点ごとの記録】
| 番号 | 自社の説明の要点 | 監査法人の見解（引用） | 確度 | 根拠の時刻 |
| 3 | 第2工場は営業損益が2期連続でマイナスの見込み | 「兆候ありとして判定を進めてください。審査にも共有します」 | 持ち帰り | 00:08:15 |
| 7 | 保証の実績率を直近3年に見直す | 「方向性は理解しました。根拠の資料を見てから判断します」 | 暫定 | 00:21:40 |

【宿題】
| 番号 | 内容 | 持ち主 | 期限 | 根拠の時刻 |
| 3 | 減損の兆候の判定資料 | 当社 | 10/17 | 00:52:10 |
| 7 | 審査の見解の連絡 | 監査法人 | 要確認 | 00:53:02 |

【論点管理表の更新案】
| 番号 | 項目 | 現在の値 | 更新後の値 | 根拠の時刻 |
| 3 | 状態 | 監査法人の確認待ち | 自社の対応待ち | 00:52:10 |
| 3 | 次の期限 | （空欄） | 10/17 | 00:52:10 |

1つ目の理由は、根拠の時刻で文字起こしに戻れることです。 Teams 会議の Copilot は、応答に使った情報源を示すとされています。担当者は時刻から該当の発言を開き、引用が言葉どおりかを確かめます。

2つ目は、見解と確度を別の列に置けることです。 引用は事実、確度はその読み方です。列を分けておけば、経理部長は引用を読んで確度だけを直せます。 引用と読み方が1つの文に混ざると、どこを直すのかが分からなくなります。

3つ目は、宿題を当社と監査法人に分けることです。 自社の宿題は期限を担当者に知らせるため、監査法人の宿題は次の打合せで催促するために使います。監査法人の宿題に期限が無いことは多く、「要確認」がそのまま次の打合せの確認事項になります。

システムへ連携する

議事録は、様式の Word に貼って整えます。 様式には、打合せの名前・日付・出席者・扱った論点の数・論点ごとの記録・宿題・持ち越しの欄を用意し、エージェントの出力の見出しと同じ順に並べておきます。

議事録を監査法人に送るかどうかは、別に決めます。 自社の記録として残す議事録と、監査法人と内容を確かめ合う文書は分けたほうが扱いやすくなります。監査法人に送る場合は、引用と確度の列を経理部長が確かめた後に限ります。

この構成には、自動で書き込む連携がありません。 論点管理表の更新も、議事録の配布も、宿題の連絡も、担当者が確かめてから行います。難易度を★1にとどめている理由がここにあります。

人が確認する

1. 論点の数を突き合わせる … チャットの論点の一覧の件数と、記録の論点の数が合っているかを見ます
2. 見解の引用を時刻で確かめる … 全件、根拠の時刻の発言を開き、言葉どおりかを確かめます
3. 確度を経理部長が確かめる … 「結論」の行は特に、経理部長が自分の記憶と照らします
4. 宿題の期限を確かめる … 「要確認」の行は、持ち主に聞いて埋めます
5. 更新案を管理表に反映する … 確かめた行だけを書き換えます

確認は、誤りの重さで順番を決めます。 「結論」の行、「暫定」の行、宿題、持ち越しの順に見ます。結論の取り違えは決算の手続きをそのまま進めてしまい、宿題の漏れは監査の日程を押すからです。

3番目は省かないでください。 見解の確度は、議事録の中でいちばん後から効いてくる情報です。経理部長が「これは結論ではなかった」と気づけるのは、打合せの記憶が新しい当日だけです。

目標は、1回の打合せあたり確認と反映を合わせて36分です。 引用を時刻で確かめるのに15分、経理部長の確度の確認に5分、管理表の反映に10分、宿題の連絡に6分という配分です。

例外に対処する

6行目の「見解が変わる」は、事前協議でよく起きます。 最初は「難しいと思います」と言っていた会計士が、資料を見て「それなら理解できます」に変わる場合です。後の発言が見解ですが、変わった経緯も記録に要ります。 両方の引用を並べ、経理部長が確度を付けます。

記録を残す

• 打合せの文字起こしと録画（会議の記録の保存先と期限の設定に従う）
• エージェントが出した議事録と更新案の原文
• 担当者と経理部長が直した箇所 … どの行を、なぜ直したか（引用の誤り／確度の誤り／拾い漏れ）
• 確定した議事録と、管理表を更新した日時
• 宿題の連絡の日時と、期限までに出せたかどうか

直しの記録は、簡単な表で足ります。 打合せの名前、日付、論点の番号、直した項目、直す前、直した後、理由の列です。月に一度この表を見れば、どの種類の誤りが多いかが分かります。

「確度の誤り」が続くなら、手引の言い回しの例を足します。 会計士ごとに口癖があり、例を足すほど判断できる発言が増えます。AIの側を直すか、手引を直すか、打合せの進め方を直すかを、記録を見て決めます。

文字起こしは、未公表の決算の情報を含む記録です。 保存先と期限は、経理部長と情報システムの担当で決めてください。