人材派遣会社が外国人スタッフへ送るシフトの連絡と変更の知らせを母語に訳して送り、返事を日本語に直して担当へ回す

処理の起点を決める

シナリオは3つに分け、それぞれ別のきっかけで動かします。

作成と送信を分けるのは、間に人の承認を挟むためです。 Watch New Rows は新しい行にしか反応せず、承認の印を付けるのは行の更新なので、同じシナリオでは拾えません。 そこで送信は定時の実行にし、承認済みのものをまとめて拾います。Make の定時の実行は「一定の間隔ごと」「毎日」などから選べ、最短の間隔はプランによって決まります。

受信は、届いたその場で動かします。 夜に届いた「出られない」を朝まで寝かせないためです。Make の webhook は、1分あたりの実行の上限を決めておけば、超えた分を待ち行列に入れて順に処理します。

入力データを集める

質を決めるのは、ひな形と用語集です。 ひな形は、連絡の種類（確定、時刻の変更、場所の変更、休みの確認、持ち物の連絡）ごとに5言語で作り、言語の分かるスタッフのリーダーや通訳に一度だけ確かめてもらいます。

用語集は、工場や門の名前を訳させないためのものです。 「第2工場北門」を訳すと、スタッフが現場で見る看板の文字と合わなくなります。固有の名前は日本語のまま、読み方をカタカナかローマ字で添えると決めておきます。

データの取得方法を決める

スタッフの LINE のユーザーIDは、友だち追加のあとの最初のメッセージで結び付けます。 スタッフには入社のときに公式アカウントを友だち追加してもらい、自分のスタッフ番号を送ってもらいます。 シナリオ3がその番号を受け取り、送り主のユーザーIDをスタッフ台帳に書き込みます。担当者が台帳の氏名と照らして確かめます。

返事の本文は、webhook で受け取ったその場で保存します。 LINE の公式の資料では、スタッフが送った文は webhook のメッセージに入っていて、受け取ったあとでもう一度その文を取り直す API は無いとされています。シナリオ3が止まっていると、その返事は取り戻せません。

webhook の再送は、有効にしておきます。 LINE は、受け取り側が2xxを返さなかった webhook を、一定の回数と間隔で送り直します。ただし回数と間隔は公開されておらず、確実に届く保証もないとされています。返事のシートの件数と、LINE の管理画面の受信の件数を、週に1回照らします。

AIへ渡す前に整形する

1. 宛先の確認 … スタッフ台帳に LINE のユーザーIDが無ければ、送らずに担当者へ戻します
2. ひな形の選択 … 連絡の種類と母語でひな形を選びます。無い組み合わせは、日本語のひな形で送り、担当者に知らせます
3. 値の形式の確認 … 日付は「10月8日（水）」、時刻は24時間表記にそろえます。形式が崩れた値はAIに直させず、担当者に戻します
4. 補足の有無の確認 … 補足が空なら、AIを呼ばずにひな形だけで送信待ちに入れ、承認を省く印を付けます
5. 用語集の差し込み … 補足の中に用語集の語があれば、その語の言語ごとの書き方を指示に添えます
6. 返事の種類の確認 … 返事が文字でなくスタンプや画像なら、翻訳せず「その他」として担当者に回します

3番目でAIに直させないのは、形式の崩れが入力の誤りを示していることが多いためです。 「8:15」が「815」になっていたら、8時15分か、8月15日か分かりません。AIは文脈からそれらしく直しますが、その推測が外れると遅刻になります。

AIに処理させる

させるのは2つです。補足の母語への翻訳と逆訳、そして返事の日本語への翻訳と種類付けです。

逆訳を作らせるのは、担当者が母語を読めないためです。 担当者は訳の正しさを確かめられませんが、逆訳が元の日本語とずれていれば、少なくとも何かがおかしいと分かります。 逆訳は完全な検証ではなく、ずれに気づくための手がかりです。

最後の行を入れているのは、返事の多くが短いからです。 「子どもが熱、病院に行く」を要約すると「欠勤の連絡」になり、担当者が次に聞くべきこと（いつ戻れそうか）の手がかりが消えます。

指示内容を固定する

補足の翻訳では、次の指示を使います。

あなたは人材派遣会社の担当者が、外国人スタッフへ送る連絡を訳す役です。
スタッフは工場や倉庫で働いており、日本語の会話はできますが、
細かい連絡は母語のほうが確実に伝わります。

【訳すもの】
担当者が日本語で書いた「補足」の文だけです。
日付・時刻・就業先・集合場所は、別の仕組みで差し込むので、
補足の中に出てきても、数字と固有の名前は書き換えないでください。

【訳し方】
- 訳す言語：{language}
- 短い文で、やさしい言い回しにしてください。敬語の細かな区別は要りません。
- 下の「用語集」にある語は、指定された書き方のとおりに書いてください。
  工場・門・ラインの名前は訳さず、日本語のまま書き、読み方を添えてください。
- 補足に書かれていないことを付け足さないでください。
  「よろしくお願いします」のような挨拶も、原文に無ければ足さないでください。

【確認のための逆訳】
- 自分の訳を、日本語に訳し戻した文を back_translation に書いてください。
- 元の補足と、逆訳の意味が違うと感じたら meaning_shift を true にしてください。
- 補足が2通りの意味に取れる場合は、訳さずに ambiguous を true にし、
  どこが2通りに取れるかを ambiguous_note に日本語で書いてください。

【用語集】{glossary}
【補足】{note_ja}

「挨拶も足さない」をわざわざ書くのは、 何も言わなければ、モデルは連絡らしく整えるために挨拶や「ご確認ください」を足すからです。逆訳にもそれが出て、担当者が元の文とのずれを見分けにくくなります。

返事の翻訳では、種類を5つの中から選ばせ、「迷えば『その他』」と書きます。 「出られない」と「時刻の相談」を取り違えると、通知が届く先は同じでも、担当者が最初に取る行動が変わります。

出力形式を固定する

構造化出力で、次の形のJSONを受け取ります。 Claude API の構造化出力は、output_config.format に type: "json_schema" とスキーマを入れて指定し、オブジェクトには additionalProperties: false が必要です。

{
  "kind": "outbound",
  "staff_no": "S-0123",
  "language": "vi",
  "note_translated": "",
  "back_translation": "",
  "meaning_shift": false,
  "ambiguous": false,
  "ambiguous_note": ""
}

{
  "kind": "inbound",
  "staff_no": "S-0123",
  "detected_language": "vi",
  "text_ja": "",
  "reply_type": "ack | cannot_work | time_change | question | other",
  "about_today_or_tomorrow": true
}

reply_type は enum で5つに縛ります。公式の資料では、enum の値が大文字・小文字だけ違って返ることがあるので、比べるときは大文字・小文字を区別しないよう案内されています。Make のルーターの条件でも、小文字にそろえてから比べます。

1つ目の理由は、ルーターで分けられることです。 Make のルーターは、条件ごとに流れを分け、どの条件にも当たらないものをフォールバックの経路で受けられます。 cannot_work と time_change は通知の経路へ、ack は返事のシートに書くだけの経路へ、それ以外はフォールバックへ流します。

2つ目は、承認の要否を機械で決められることです。 meaning_shift か ambiguous が true なら、承認を省ける定型の連絡でも、必ず担当者の承認を待たせます。

送信待ちのシートは、次の形になります。

システムへ連携する

送信は、push メッセージの API で1人ずつ送ります。 LINE の公式の資料では、送ったメッセージの数は送った相手の人数で数え、 1回のリクエストに入れられるメッセージのかたまりは5つまでです。ブロックされている相手への送信は数えられません。 月の連絡の件数を、契約している公式アカウントの料金のプランの条件と照らしておきます。

送るときは、送信待ちの行に「送信中」の印を先に付けてから API を呼びます。 15分ごとの実行が重なったときに、同じ連絡を二度送らないためです。API が成功を返したら「済」に、失敗したら「失敗」にして担当者に知らせます。

返事への自動の返信はしません。 受け取ったことを知らせる定型の一言（「担当者に伝えました」）だけは、ひな形として母語で返してもよい、と運用で決めます。中身のある返事は、担当者が書いて同じ仕組みで送ります。

人が確認する

担当者が見るのは、送る前の補足の逆訳と、届いた返事の日本語です。

1. 送る前：逆訳を読んで承認する … 補足の無い定型の連絡は承認を省き、補足がある連絡と、meaning_shift・ambiguous が立ったものだけを見ます
2. 届いたあと：通知が来た返事を先に読む … cannot_work と time_change は通知が届くので、代わりのスタッフの手配をすぐに始めます
3. 1日の終わり：返事のシートを流し見る … other と question が残っていないかを見ます

逆訳が元の文と合っていても、訳が正しいとは限りません。 そのため、言語ごとに月に1回、言語の分かる人に10通ほど訳を見てもらいます。 外れ方が多い言語は、補足を短くする、ひな形を増やす、で対応します。

目標は、1件3分です。 1件の連絡と返事について、行を入れる1分、逆訳を読む1分、返事を読む1分という見込みです。

例外に対処する

8行目がいちばん重い例外です。 スタッフの文は webhook でしか受け取れないため、シナリオ3の停止は、そのまま返事の取りこぼしになります。 Make のシナリオのエラーの通知を、担当者のチャットに必ず流します。

記録を残す

• 連絡依頼の行と、送った母語の全文・補足の逆訳・承認した担当者
• 送った日時と、LINE の API の応答
• 届いた返事の原文と日本語訳、種類、受け取った日時
• 通知を送った日時と、担当者が対応した日時
• 言語ごとの、meaning_shift・ambiguous の件数と、月1回の訳の確認の結果

送った母語の全文と、受け取った原文を必ず残します。 後から「そう書いてあった」「書いていなかった」となったとき、日本語訳だけでは、スタッフが実際に読んだ文が分かりません。