介護事業所の求人に届く応募から、資格・勤務の希望・通勤を拾って面接の案内の返信を下書きし、返事の無い応募者を拾う

処理の起点を決める

応募の通知が採用用のアドレスに届いたことを起点にします。 1日1回の定時実行にはしません。応募者が別の事業所と日程を決めてしまう前に下書きを用意するのが目的なので、夜や週末に届いた応募も、届いたその時点で下書きまで進めておきます。 採用担当は翌朝、溜まった下書きを上から確かめて送るだけになります。

検索の文字列は、媒体ごとの送信元と件名の組み合わせで作ります。たとえば媒体Aは送信元のアドレス、媒体Bは件名の「応募がありました」、自社の応募フォームは通知の件名に付けた【応募】という印です。新しい媒体と契約したら、この検索の文字列に1行足すのを忘れないようにします。 忘れると、その媒体の応募だけが下書きされない期間ができます。

返事の側には別の Zap を置きます（Zap 2）。 採用用のアドレスへの新しいメールを受け、差出人のアドレスで管理表を引き、「返事あり」と日時を書き込みます。日程を確定させるのは人で、この Zap は返事が来たことを記録するだけです。

再案内は、Schedule by Zapier の Every Day で平日の毎朝9時に動かします（Zap 3）。 アカウントに設定した時間帯で、予定の時刻から数分以内に動くとされています。

入力データを集める

質を決めるのは、事業所の条件表です。 ここに「夜勤あり」と書かれていなければ、夜勤ができない応募者に何も確かめずに案内を送ります。条件表は、事業所の管理者が月に1回見直す決まりにします。 面接ができる曜日が変わったときも、ここを直せば次の応募から反映されます。

資格の読み替え表を別に持つのは、資格の名称が制度の改正で変わってきたためです。 応募者が書く名称は、資格を取った時期の名称のままです。「ヘルパー2級」と書かれていれば、いまの初任者研修に相当する扱いをする、という読み替えを表で持ち、AIが自分の知識で読み替えないようにします。 どの旧資格をどう扱うかは、法人の採用の方針で決めることです。

データの取得方法を決める

応募の通知は、トリガーが返す本文をそのまま使います。 添付の履歴書は読みません。最初の返信には本文の項目で足り、読ませると外部に渡す個人の情報が増えます。

事業所の条件は、求人の番号で引きます。 事業所名は書き方が揺れるので、媒体に掲載する求人のタイトルの末尾に条件表の番号を入れておきます。

返事の無い応募者は、Lookup Spreadsheet Rows (Advanced) で一度に取ります。 このアクションは最大500行を返します。管理表には「要再案内」の列を計算式で作っておき、案内日から2日以上たち、返事が無く、再案内が2回未満の行に「要」と出すようにして、その列で引きます。日付の計算をワークフローで組むより、管理表の計算式のほうが、後で条件を変えるときに直しやすいからです。

AIへ渡す前に整形する

1. 通知かどうかの確認 … 件名と送信元から、応募の通知であることを確かめます。媒体からのお知らせや請求のメールは、ここで止めます
2. 重複の確認 … 同じメールアドレスか電話番号で、直近30日に応募が無いかを管理表で引きます。同じ人が複数の事業所に応募していることがあります
3. 求人の番号の取り出し … 件名か本文から求人の番号を取り出し、条件表を引きます。番号が無い通知は、事業所名で引いたうえで人に回します
4. 署名と定型文の除去 … 媒体の通知の末尾にある注意書きや広告の文は、AIに渡す前に切ります。長いほど、関係の無い文から項目を拾う誤りが増えます
5. 面接の枠の取り出し … 条件表から、その事業所の面接の曜日と時間帯を取り出し、今日から5営業日分の候補をワークフローで日付にします

2番目を軽く見ないでください。 同じ人が近くの特養とデイサービスの両方に応募してくることはよくあり、別々に案内を送ると、同じ法人から別の日時の案内が2通届きます。 重複が見つかったら下書きを作らず、どちらで面接するかを採用担当に決めてもらいます。

5番目で候補日をワークフローで作るのは、AIに日付の計算をさせないためです。 任せると、存在しない日付や休みの日が候補に入ることがあります。

AIに処理させる

AIのステップは2つに分けます。 1つ目で通知から項目を拾い、2つ目で案内の文面を書きます。1つにまとめると、拾った項目を確かめる前に文面ができ、拾い誤りがそのまま応募者に届きます。 間に Paths を挟み、案内の種類をワークフローの規則で決めます。

1つ目のステップ（項目の拾い出し）でさせること：

2つ目のステップ（案内の下書き）でさせること： 面接の案内の文面を、Paths で決まった案内の種類に合わせて書きます。候補日はワークフローが作ったものをそのまま並べ、条件と食い違う点があれば、決めつけずに確かめる質問を1〜2文で入れます。

4行目が、最も起きやすい失敗です。 AIは親切に「月給は〇〇円からです」と書き足しますが、求人票と1円でも違えば、応募者にとっては約束と同じです。

指示内容を固定する

1つ目のステップ（項目の拾い出し）：

あなたは介護事業所の採用担当の補助です。
求人媒体から届いた応募の通知を読み、決められた項目を拾ってください。

【厳守事項】
- 本文に書かれていることだけを拾ってください。推測で埋めないでください。
- 書かれていない項目は「記載なし」としてください。
- 資格は、書かれた名称をそのまま入れてください。
  名称を読み替えたり、いまの名称に直したりしないでください。
- 「受講中」「取得予定」と書かれていれば、qualification_status に
  「受講中」と入れてください。修了と扱わないでください。
- 夜勤の可否は、本文に夜勤についての記述がある場合だけ「可」「不可」と
  してください。記述が無ければ「記載なし」です。
- 年齢、性別、家族、健康についての記述があっても、拾わないでください。
- 媒体の注意書きや広告の文から項目を拾わないでください。

【応募の通知】{email_body}
【件名】{email_subject}

2つ目のステップ（案内の下書き）：

あなたは介護事業所の採用担当です。応募してくれた方へ、
面接の案内の返信を下書きしてください。

【書き方】
- 応募へのお礼から始め、3〜4段落、400字以内にしてください。
- 候補日は【面接の候補日】をそのまま箇条書きにしてください。
  日付や曜日を変えたり、足したりしないでください。
- 案内の種類が「質問つき」のときは、【食い違い】の点を1〜2文で
  確かめてください。決めつけず、他の働き方の可能性も残してください。
  例：「夜勤の無い日勤のみの働き方もご相談できますので、
  ご希望をお聞かせください。」
- 案内の種類が「情報が足りない」のときは、足りない項目だけを
  丁寧に尋ねてください。
- 給与、手当、休日などの待遇は書かないでください。
  尋ねられていれば「面接の際にご説明します」としてください。
- 見送りや不採用を示す表現は書かないでください。
- 持ち物、所要時間、交通費の扱いは【決まり文句】のとおりに書いてください。

【応募者】{name} 様（応募した求人：{job_title}）
【案内の種類】{route}
【食い違い】{mismatch}
【面接の候補日】{slots}
【面接の場所と担当】{place} ／ {interviewer}
【決まり文句】{boilerplate}

1つ目の「名称を読み替えない」が要です。 任せると、受講中の研修を修了と書いたり、旧制度の名称の当てはめを推測で決めたりします。

2つ目の「決めつけず、他の働き方の可能性も残す」は、例を添えないと効きません。 例が無いと、「夜勤ができない方は応募の対象外です」と書きます。指示の中に、望む言い回しを1文そのまま置きます。

出力形式を固定する

1つ目のステップは、AI by Zapier の出力の項目として定義します。 項目を定義しないと、まとめた1つの文章が返り、後ろのステップで項目ごとに使えません。

{
  "applicant_name": "",
  "email": "",
  "phone": "",
  "job_code": "",
  "qualification_raw": "",
  "qualification_status": "修了 | 受講中 | 記載なし",
  "experience_years": "",
  "employment_type": "常勤 | 非常勤 | どちらでも | 記載なし",
  "available_days": "",
  "night_shift": "可 | 不可 | 記載なし",
  "commute": "",
  "contact_preference": "",
  "missing_items": []
}

項目ごとに受け取れば、Paths の条件にそのまま使えます。 案内の種類は次の規則で決めます。

Paths は左から順に評価され、どれにも当たらないときの分岐を1つ置けます。 「情報が足りない」を左端に置き、どれにも当たらない分岐は採用担当への通知にします。1つのグループに置ける分岐は10本までです。

管理表にも項目ごとに書き込めるので、事業所の管理者が面接の前に応募者の概要を一覧で読めます。

2つ目のステップは、subject（件名）と body（本文）、notes_for_staff（採用担当への注意。たとえば「待遇の質問あり」）の3項目で受け取ります。notes_for_staff は下書きには入れず、Slack の通知にだけ載せます。

システムへ連携する

Gmail へは、送信ではなく下書きの作成だけを行います。 Gmail には Send Email のアクションもありますが、この構成では使いません。送信の権限をワークフローに持たせないことで、誤った1通が自動で届く経路を最初から無くします。

再案内の Zap 3 では、Looping by Zapier で1人ずつ下書きを作ります。 Lookup Spreadsheet Rows (Advanced) が返した複数の行を、ループで1行ずつ回し、それぞれに AI by Zapier の再案内と Gmail の下書きを作ります。ループは最大500回まで回せ、ループの後ろのアクションは1回ごとに1タスクを使います。 Looping は Professional 以上のプランで使え、いまはオープンベータとされています。ループの入れ子はできず、1つの Zap の中で複数の Paths にループを置くこともできません。 そのため、再案内の Zap は Paths を使わない単純な形にします。

管理表の更新は、1回の実行で1行です。 Update Spreadsheet Row は1回の Zap の実行で1行しか更新できないとされているので、ループの中で1人ずつ「再案内1回目」を書き込みます。

人が確認する

応募者に届くものは、すべて採用担当が確かめてから送ります。 下書きを送らずに止めるのは、この構成の前提です。

1. Slack の通知を見て、notes_for_staff を先に読む … 待遇の質問、重複の応募、条件の食い違いがあれば、そこで分かります
2. 候補日を確かめる … 事業所の管理者の予定が変わっていないかを確かめます。候補日は条件表から作られるので、急な予定の変更は反映されていません
3. 質問の書き方を確かめる … 食い違いを確かめる質問が、応募者を突き放す書き方になっていないかを読みます
4. 電話を希望する応募者には電話する … contact_preference に電話の希望があれば、下書きを送る前に電話します。介護の求人では、メールより電話を望む応募者が少なくありません
5. 送る … 直したら、そのまま Gmail から送ります

目標は、300件をならして1件4分です。

例外に対処する

上から3行目は、媒体によって必ず起きます。 応募者のメールアドレスを通知に載せず、管理画面のメッセージ機能でのやり取りを求める媒体があるためで、媒体の規約に沿って連絡します。 6行目の失敗で応募が埋もれないよう、下書きの無い応募の件数を毎朝の通知に載せます。

記録を残す

• 応募の通知のメール（Gmail にそのまま残る）と、受け取った日時、媒体名
• 1つ目のステップで拾った項目と、そのとき引いた事業所の条件
• 案内の種類と、それを決めた条件（どの食い違いに当たったか）
• 作った下書きと、採用担当が実際に送った文面
• 再案内の回数と日付、返事の有無、最終の状態（面接の予定／辞退／連絡途絶）
• 媒体ごとの、応募から最初の返信までの時間

4つ目で「実際に送った文面」を残すのは、下書きとの差を見るためです。 毎回同じ箇所を直しているなら、指示か決まり文句を直せば済みます。最後の行は、媒体の費用を見直す材料になります。