海外から届く請求書と経費の説明を訳して、計上に必要な情報がそろっているか点検する

処理の起点を決める

受付フォルダにファイルが保存されたときを起点にします。

メールの受信箱をそのままトリガーにしないでください。 海外からのメールには、請求書以外のやり取りも大量に含まれます。受信箱のルールで、添付ファイルのあるメールから対象を絞ってフォルダへ保存する形にしてください。

絞り込みの条件を最初に決めてください。

除外の条件が要ります。 見積書と請求書は様式が似ています。見積書を請求書として処理すると、二重計上の原因になります。

月次のトリガーも置きます。 月初に、前月に処理した件を集計します。どの取引先で不足が多いかが見えると、請求書の様式そのものを取引先と話す材料になります。

締めの前のトリガーも有効です。 月次の締めの3営業日前に、まだ不足が解消していない件を一覧にします。 締めに間に合うかが早く分かります。

入力データを集める

データの取得方法を決める

用語集がこの構成の質を決めます。 一般的な翻訳ツールの訳では実務に使えません。次の形で持ってください。

「補足」の列が効きます。 訳しただけでは、その語が計上にどう関わるかが分かりません。「計上期の判断に使う」「仕入税額控除に関わる」と書いておけば、担当者が見落としません。

用語集は、過去の請求書から作ってください。 直近1年の海外請求書を30件ほど見れば、繰り返し出てくる語が50〜80語集まります。最初から網羅しようとしないでください。

計上に必要な項目の一覧も、次の形で整理します。

「書かれていない場合」の列が、この構成の本体です。 何が足りないと何が困るのかを書いておけば、問い合わせの優先度が決まります。

「$ は米ドルとは限らない」のような注意も書いてください。 シンガポールドル、香港ドル、豪ドルも記号は同じです。通貨の取り違えは金額を大きく誤ります。

過去の処理： 運用を始めてからたまります。同じ取引先から毎月同じ内容の請求書が来る場合、前回の処理を示せると判断が速くなります。

用語集は、言語ごとに分けて持ってください。 4言語分をまとめて1つにすると、毎回すべてを渡すことになり入力が長くなります。判別した言語の分だけを渡す形にすれば、費用も精度も改善します。

用語集を育てる仕組みも、最初から決めておいてください。 担当者が訳を直したとき、その語を用語集へ足す流れです。

「2回以上」を基準にする理由は、1回だけの訂正には文脈による例外が含まれるためです。 繰り返し直される語だけを足すほうが、用語集が肥大しません。

発注・契約の情報は、任意ですが価値があります。 発注番号が請求書に書かれていれば、購買システムの発注内容と突き合わせられます。「発注は5,000ユーロなのに請求が5,500ユーロ」という差異を、支払う前に見つけられます。 ただし、海外の取引先が発注番号を書かないことも多く、書かれていない前提で設計してください。

AIへ渡す前に整形する

1. ファイル形式の判別 … PDF（文字あり）、PDF（画像）、画像、Excel、メール本文
2. 文字と表の取り出し … PDFと画像は、レイアウトを保ったまま文字と表を取り出します
3. 言語の判別 … 文字の種類と語彙から判定します。1つの請求書に2言語が混ざることがあります
4. 取引先の特定 … 請求書の発行者名と、会計システムの取引先一覧を突き合わせます
5. 発注番号の抽出 … 書かれていれば、購買システムの発注と突き合わせます
6. 過去の処理の取得 … 同じ取引先の直近3件を取ります
7. 重複の検出 … 同じ請求書番号がすでに処理されていないかを確認します

7の重複の検出は必ず入れてください。 海外からの請求書は、催促として同じものが再送されることがあります。二重計上を防ぐ最初の関門です。

3の言語判別で、混在に注意してください。 中国の取引先の請求書は、中国語と英語が混ざります。片方の言語だけを訳すと、抜けが出ます。

AIに処理させる

科目も計上期も決めさせません。 「これは修繕費」「当月に計上」といった判断は経理が行います。

税の扱いも判定させません。 「仕入税額控除の対象」「源泉税の税率は10％」といった記述を禁じてください。租税条約と現地の税法が関わり、専門的な判断が要ります。

為替の換算もさせません。 社内レートと換算の基準日は経理部が定めています。計算はシステム側で行ってください。

指示内容を固定する

役割と禁止事項は system_instruction に書きます。

【system_instruction】
あなたは経理部で海外取引の計上を支援する担当者です。
外国語の請求書と経費の説明を訳し、計上に必要な項目がそろっているかを
点検することが役割です。

【厳守事項】
- 勘定科目を決めないでください。
  「これは修繕費です」「消耗品費に当たります」と書かないでください。
- 計上期を決めないでください。
  「当月に計上すべきです」と書かないでください。
- 税務上の判断をしないでください。
  「仕入税額控除の対象です」「源泉税の税率は10％です」と書かないでください。
  税の記載があれば、それをそのまま訳して示すだけにしてください。
- 為替の換算をしないでください。
  金額は原文の通貨と数値のまま示してください。
- 原文に書かれていないことを補わないでください。
  「一般的にこの種の請求では期間は1か月です」と書かないでください。
  書かれていなければ「記載なし」としてください。
- 用語集に載っている語は、必ず用語集の訳を使ってください。
  一般的な訳に置き換えないでください。
- 抜き出した項目には、原文のどこに書かれていたか（ページと該当箇所）を必ず添えてください。
  示せない項目は「記載なし」としてください。
- 通貨は記号だけで判断しないでください。
  「$」は米ドルとは限りません。国名や通貨コードの記載を確かめ、
  確かめられなければ「要確認」としてください。
- 数値は原文のまま写してください。桁区切りと小数点の記号が
  国によって違うことに注意してください（1.234,56 と 1,234.56）。
- 問い合わせ文は、不足している項目を聞くだけにしてください。
  支払の督促、条件の交渉を含めないでください。

抜き出しの指示は次のようになります。

下の請求書について、訳と項目の抜き出しを行ってください。

【言語】
{detected_languages}

【原文（レイアウトを保った形）】
{document_text}

【用語集（原語 / 言語 / 社内の訳 / 補足）】
{glossary}

【計上に必要な項目の一覧（項目 / 必須か / よく書かれる場所 / 書かれていない場合）】
{required_fields}

【取引先の情報（名称 / 国 / 通貨 / 取引の内容）】
{supplier_info}

【同じ取引先の過去の請求書（直近3件の項目と処理）】
{past_invoices}

【発注の情報（あれば）】
{purchase_order}

「数値は原文のまま写す」の指示が、実務では非常に重要です。 ヨーロッパでは小数点にカンマを使います。「1.234,56」を「1234.56」ではなく「1.23456」と読み違えると、金額が1000分の1になります。 訳す過程で数値を触らせないでください。

「通貨は記号だけで判断しない」も同じ理由です。 シンガポールの取引先からの「$1,000」は、米ドルかシンガポールドルかで金額が大きく違います。

「用語集の訳を必ず使う」の指示は、訳のぶれを止めます。 同じ語が月によって違う訳になると、過去との比較ができなくなります。

「問い合わせ文に督促を含めない」も入れてください。 経理からの問い合わせが督促の形になると、取引先との関係に影響します。聞きたいのは項目の内容だけです。

出力形式を固定する

{
  "document_id": "",
  "source_file": "",
  "detected_languages": [],
  "supplier": { "name_original": "", "name_matched": "", "country": "", "supplier_code": "" },
  "fields": [
    {
      "name": "",
      "value": "",
      "original_text": "",
      "location": { "page": 0, "area": "" },
      "status": "found | not_found | needs_check",
      "note": ""
    }
  ],
  "line_items": [
    { "description_original": "", "description_ja": "", "quantity": "", "unit_price": "", "amount": "", "vague": false }
  ],
  "currency": { "value": "", "confidence": "high | low", "basis": "" },
  "tax_note_original": "",
  "tax_note_ja": "",
  "missing_required": [],
  "duplicate_of": null,
  "po_matched": null,
  "differences_from_last": [],
  "inquiry_draft": { "language": "", "body": "" },
  "ready_for_entry": false
}

Gemini API で構造化した出力を得るには、response_format にオブジェクト型を指定して mime_type を application/json にし、schema にスキーマを渡します。 スキーマは JSON Schema の一部に対応しており、string / number / integer / boolean / object / array / null の型と、description / enum / required / minimum / maximum などが使えます。

ただし、JSON Schema のすべての機能に対応しているわけではありません。 また、非常に大きなスキーマや深くネストしたスキーマは受け付けられないことがあります。 出力は構文としては正しいJSONになりますが、内容が意味として正しいかは、受け取った側で確かめてください。

currency を独立させ、confidence を持たせている点が実務では効きます。 通貨の取り違えは金額を大きく誤ります。low の場合は必ず人が確かめる設計にしてください。

vague のフラグも要ります。 明細の記載が「Service」「Misc」のように具体性がない場合に立てます。科目を決めるのに足りない、という合図です。

tax_note_original と tax_note_ja を分けている理由があります。 税の記載は判断せず、原文と訳の両方をそのまま残します。 判断は税理士と経理が行います。

differences_from_last は、前回の請求書との違いです。 単価が変わった、明細が増えた、通貨が変わった。繰り返しの取引では、違いだけを見れば足ります。

システムへ連携する

会計システムへの自動起票は行いません。

自動起票をしない理由は、科目と計上期の判断が残っているからです。 この構成が出すのは、判断に必要な情報がそろった状態までです。

問い合わせの自動送信もしません。 取引先への連絡は、担当者が内容を確認して送ります。現地の担当者との関係を考えると、自動で送られる連絡は望ましくありません。

購買システムとの突合は自動で構いません。 発注番号が書かれていれば、発注の内容と金額を突き合わせます。ここは判断が要らない機械的な処理です。

原文のファイルは、証憑として保管します。 訳文は参考であって証憑ではありません。原文を必ず残してください。

人が確認する

担当者の確認は必ず残します。 確認の深さを、状態で分けます。

確認を速くするための設計が効きます。

• 原文と訳文を左右に並べる
• 抜き出した項目に、原文の該当箇所を示す
• missing_required を上に集める
• 同じ取引先の前回の処理を併記する
• 明細の金額の合計と請求総額の一致を機械で確かめて示す

5つ目は、AIにさせずシステムで計算してください。 明細の合計と総額が合わないことがあります。この確認は計算であって、判断ではありません。

訳文をそのまま証憑にしないでください。 監査や税務調査では原文が求められます。訳は理解のための補助です。 点検シートにもその旨を書いてください。

例外に対処する

「小数点と桁区切り」は、実務でもっとも危険な誤りです。 ドイツやタイの請求書では「1.234,56」と書かれます。これを「1,234.56」に直す処理を入れないでください。 原文のまま残し、システム側で通貨と国に応じて解釈してください。

記録を残す

この記録は、取引先ごとの傾向を見る材料になります。

• 原文のファイル（証憑として保管）
• 訳文と、抜き出した項目
• 不足していた項目と、問い合わせの内容
• 現地からの回答と、解消までの日数
• 担当者の訂正（訳の直し、項目の直し）
• 最終的な計上の内容（科目・金額・計上期）
• 用語集に足した語

「解消までの日数」を必ず記録してください。 どの取引先の、どの項目の不足が、締めを遅らせているかが分かります。特定の取引先で毎月同じ項目が抜けているなら、請求書の様式そのものを話すべきです。

「担当者の訳の直し」も記録してください。 同じ語が繰り返し直されているなら、用語集に足すべき語です。

原文には、取引の内容と金額が含まれます。 保管場所と閲覧範囲を経理部に限定してください。海外拠点の経費には、現地の従業員の氏名が含まれることがあります。

保存期間は、会計帳簿と証憑の保存期間に従ってください。 訳文をどこまで保存するかも、あわせて決めてください。