審議会・委員会の文字起こしから公開用の会議録要旨を作り、個人情報の点検と公用文の表記の校正まで済ませる

処理の起点を決める

会議の翌営業日に、所管課の担当者が作業を始めます。仕組みが自動で動くのではなく、人が文書を開いて Copilot に指示を出すことが起点です。

Teams で開く会議は、文字起こしの取り忘れを仕組みで防ぎます。 開催者が会議の Copilot をオフにすると、録画と文字起こしもオフになります。逆に、会議ポリシーの Copilot の設定を「オンで、トランスクリプトの保存が必須」（PowerShell では EnabledWithTranscript）にすると、開催者が作る会議の Copilot の既定値が「会議中および会議後」になり、開催者は変更できません。 この設定は既定値でもあります。

審議会の事務局を務める職員に、このポリシーを割り当ててください。 会議ポリシーはグループや個々のユーザーに適用でき、会議テンプレートに含めることもできます。「審議会用」のテンプレートを1つ作っておけば、所管課が変わっても同じ設定で会議が開かれます。

文字起こしは、開催者ごと・ユーザーごとのポリシー設定です。会議に文字起こしを含めるには開催者の設定がオンである必要があり、文字起こしを開始するユーザーの設定もオンである必要があります。 事務局の職員が開催者になり、自分で文字起こしを開始する運用にすると、設定の食い違いが起きません。

端から端まで暗号化された会議では、Teams の Copilot は使えません。 非公開の議題を扱う回でこの設定を使っている場合は、その回だけ対面の手順（録音とアップロード）に切り替えます。

入力データを集める

委員名簿の記号の対応表は、Copilot に渡しません。 渡すのは記号だけです。氏名と記号の対応は、話者ラベルを置き換える人の手元にだけ置きます。

データの取得方法を決める

Teams の文字起こし： 会議後、会議の録画と同じ場所（OneDrive と SharePoint）に保存されます。録画を有効にしていても文字起こしがオフだと、文字起こしのファイルは保存されません。 この組み合わせが起きないよう、トリガーの設定を先に済ませます。

コピーの制限に注意してください。 管理者は、開催者が参加者に対して会議のチャット、ライブキャプション、文字起こしのコピーや転送を制限できるかを選べ、この開催者ごとの設定は既定でオンです。事務局の職員自身が開催者なら問題ありませんが、別の職員が開いた会議の文字起こしを持ち出すときに止まることがあります。 開催者を事務局の職員にそろえてください。

Word のトランスクリプト： 新しい Microsoft Edge または Chrome で Microsoft 365 にサインインし、Web 版の Word から録音ファイルをアップロードします。文字起こしが終わると、トランスクリプトのウィンドウから全体または一部を文書に追加できます。

次第と非公開の事項： 開催通知の文書から、議題の番号と題名、公開・非公開の別を書き写します。非公開の議題は、題名だけを残し中身を渡さないのが安全です。文字起こしからも、その議題の時間帯を先に切り取ります（前処理の2番目）。

前回の要旨： 継続審議の事項があれば、その部分だけを貼ります。「前回に引き続き」の中身を要旨に正しく書くためです。

AIへ渡す前に整形する

1. 話者ラベルの置き換え … Word のトランスクリプトでは、話者のラベルを編集すると、そのすべての出現箇所が変わります。「Speaker 1」を「委員長」、「Speaker 3」を「委員A」のように、委員名簿の記号で置き換えます。Teams の文字起こしは表示名で残るので、Word の置換で氏名を記号に置き換えてから貼ります。 事務局の職員は「事務局（〇〇課長）」とします
2. 非公開の議題の切り取り … 非公開とした議題の時間帯を、文字起こしから削除します。残したまま「ここは載せないで」と指示するより、渡さないほうが確実です
3. 開会前・休憩中の雑談の削除 … 録音の最初と最後、休憩中の会話を削ります。雑談には、委員の家族や職場の話が混ざりやすいためです
4. 次第との対応づけ … 文字起こしの中に「【議題1】」「【議題2】」の見出しを、議題が切り替わった位置に入れます。議題の切れ目を Copilot に推測させると、境目の発言が前後に振り分けられます
5. 表記基準の抜粋 … 表記の手引から、会議録で使う部分だけを抜き出して文書の末尾に貼ります。手引の全体を貼ると、会議録に関係のない指摘が増えます

1番目の置き換えは、Copilot に任せません。 声の聞き分けの誤りで、委員Aの発言が委員Bのものとして記録されることがあります。話者の取り違えは要旨の中身を変えてしまうので、最初の数発言は録音を聞いて確かめてください。

AIに処理させる

Copilot にさせること（3つの指示を順に出す）：

3つを1つの指示にまとめないでください。 「要旨を作って、個人情報を消して、表記を直して」と一度に頼むと、要旨の中で黙って言い換えや削除が行われ、何を消したかが分からなくなります。 点検と校正は、できあがった要旨に対して別に行い、候補を表で出させます。

人に残すこと：

• 候補を消すか、残すか、言い換えるかを決める
• 要旨が発言の趣旨とずれていないかを確かめる
• 委員長に確認を依頼する
• 公開してよいかを判断する

要旨化で守らせることは、「発言にないことを足さない」ことです。 要旨は短くする作業なので、つなぎの言葉として「〜との認識で一致した」「〜が了承された」が勝手に入ります。 会議で了承されていないのにそう書かれると、公開文書として事実と違います。

指示内容を固定する

指示1（要旨化）：

この文書の【文字起こし】をもとに、ホームページで公開する会議録の要旨を作ってください。

【厳守事項】
- 【次第】の議題ごとに見出しを立て、次の4つに分けて書いてください。
  説明（事務局の説明）／質疑（質問と回答）／意見（委員の意見）／結論
- 発言者は、文字起こしに書かれた記号（委員長、副委員長、委員A、事務局（〇〇課長）など）を
  そのまま使ってください。記号を振り直したり、新しい記号を作ったりしないでください。
- 発言にないことを書き足さないでください。
  特に「了承された」「一致した」「異論はなかった」は、
  会議の中でそのとおりの発言があった場合だけ書いてください。
  なかった場合は、結論の欄に「結論は示されなかった」と書いてください。
- 質疑は「委員A：〜について質問」「事務局：〜と回答」の形で、
  1件ずつ分けて書いてください。複数の委員の質問をまとめないでください。
- 数値、日付、施設名、制度名は、文字起こしのとおりに書いてください。
  聞き取りが怪しい箇所（意味が通らない語、数値の桁が不自然な箇所）は、
  そのまま書いたうえで末尾に【要確認】を付けてください。
- 文体は「である調」とし、1文を60字程度までにしてください。
- 【議題】の見出しが「非公開」となっている議題は、見出しと
  「非公開のため要旨は掲載しない」の1行だけを書いてください。
- 開会、閉会、休憩の案内、機器の操作の話は省いてください。

【出力の形】
■議題1 （議題の題名）
（1）説明
（2）質疑
（3）意見
（4）結論
■議題2 …
最後に【要確認】の箇所の一覧を付けてください。

「結論は示されなかった」と書かせる1行が重要です。 これがないと、Copilot は議題ごとに何らかの結論を作ります。審議会では、意見を聞いただけで結論を出さない議題のほうが多いはずです。

【要確認】の印も必須です。 文字起こしは、専門用語や地名を別の語に聞き違えることがあります。要旨にまとめると、聞き違いが自然な文に整えられて見分けがつかなくなります。 印を付けさせ、その箇所だけ録音を聞き直します。

指示2（公開前の点検）：

上で作った要旨を、ホームページで公開する前に点検してください。
要旨の本文は書き換えないでください。候補を表で挙げるだけにしてください。

【挙げる対象】
1. 個人名、住所、勤務先、家族構成など、個人が特定できる記載
   固有名詞でなくても、「〇〇地区で先月転居した高齢のご夫婦」のように
   組み合わせで個人が分かりそうなものも挙げてください。
2. 委員名簿の記号以外で、委員個人が分かる記載
   （委員の職業、所属団体、住んでいる地区への言及）
3. 非公開とした議題、または「非公開」「内々に」「ここだけの話」と
   前置きされた内容への言及
4. 特定の事業者の名前と、その事業者の内部の事情（経営状況、契約の条件など）
5. 検討中で確定していない案の数値や日程
   （「まだ決まっていないが」と前置きされたもの）

【出力の形】
次の列の表にしてください。
| 番号 | 議題 | 該当する文（そのまま引用） | 区分（1〜5） | 理由 | 対応の案（削除／言い換え／残す） | 言い換えの例 |

【注意】
- 迷うものも挙げてください。挙げすぎは構いません。見落としのほうが問題です。
- ただし、委員長、委員A、事務局（〇〇課長）といった記号そのものは挙げないでください。
- 公開してよいかどうかの判断はしないでください。判断は職員が行います。
- 該当がない区分は「該当なし」と書いてください。

この指示では、要旨化のときと逆に「挙げすぎてよい」と書きます。 要旨化では足さないことを求め、点検では漏らさないことを求めます。公開前の点検で困るのは見落としで、挙げすぎは担当者が1件ずつ外せば済みます。

区分2（委員個人が分かる記載）を入れているのは、記号にしても隠れないからです。 「委員A：私の店でも同じことがあり」という発言は、委員名簿が公開されていれば誰のことか分かります。記号に置き換えただけで匿名になったと考えないでください。

公開してよいかの判断はさせません。 個人に関する情報や事業者の情報をどこまで公開するかは、自団体の情報公開条例の考え方と、その審議会の会議公開の取り決めで決まります。 Copilot に判断させると、根拠のない「問題なし」が付きます。

指示3（表記の校正）：

上で作った要旨を、文書の末尾に貼った【表記基準】に照らして校正してください。
要旨の本文は書き換えないでください。候補を表で挙げるだけにしてください。

【見る点】
- 【表記基準】の用字用語の一覧と違う書き方
- 漢字と仮名の使い分け、送り仮名、数字、かっこ、単位の書き方
- 同じ語が要旨の中で2通り以上に書かれている箇所
- 「等」「など」、「及び」「並びに」、「又は」「若しくは」の使い分けで、
  【表記基準】に書かれているもの

【出力の形】
| 番号 | 議題 | 該当箇所（そのまま引用） | 直し方の案 | 根拠（表記基準のどの項目か） |

【注意】
- 【表記基準】に書かれていないことは指摘しないでください。
  一般的な好みで直さないでください。
- 固有名詞（制度名、計画名、施設名、法令名）は直さないでください。
- 発言の意味が変わる言い換えは提案しないでください。

「表記基準に書かれていないことは指摘しない」の1行が、指摘の数を決めます。 これがないと、文の長さや語順の好みまで指摘が並びます。担当者は採否を決める手間が増え、結局読まなくなります。

表記基準は、自団体のものを貼ってください。 国の考え方としては、文化審議会が令和4年1月7日に「公用文作成の考え方」を建議しています。政府内の公用文作成の手引として活用されることを目指し、昭和26年の「公用文作成の要領」の理念を生かしつつ見直したものです。自団体の文書事務の手引がこれに合わせて改められているかを確かめ、会議録で使う部分を抜き出して貼ります。

出力形式を固定する

指示1の出力（要旨）：

指示2の出力（公開前の点検）：

指示3の出力（表記の校正）：

2と3の表には「採否」の列を人が足します。 この列が、あとで「なぜ消したか」「なぜ直さなかったか」を説明する記録になります。情報公開の請求や住民からの問い合わせで、要旨と録音の違いを聞かれたときの根拠です。

システムへ連携する

システム同士をつなぐ処理は作りません。 文字起こし、Word 文書、SharePoint、ホームページのCMSは、人が順に受け渡します。

作業用の文書と公開用の文書を分けてください。 作業用の文書には、文字起こしの全文と、消す前の記載が残っています。これを公開用のフォルダに置くと、CMSへの掲載のときに取り違えます。 公開用には、要旨だけを新しい文書に貼って置きます。

Copilot は、ユーザーのアクセス許可を尊重して動きます。 秘密度ラベルを継承し、保持ポリシーを適用し、やりとりの監査にも対応します。作業用の文書に秘密度ラベルを付けておくと、ラベルの扱いが Copilot の応答にも引き継がれます。 具体的に使える制御は、契約しているプランによって変わります。

CMSへの掲載は、総務部の文書担当が行います。 所管課が直接掲載できる運用だと、公開前の点検を飛ばせてしまいます。

人が確認する

すべての要旨を、3段階で人が確認します。 自動で公開する経路は作りません。

確認を速くするための工夫：

• 点検の表は、区分3（非公開の事項）と区分1（個人）を先頭に並べる
• 【要確認】の箇所には、文字起こしのタイムスタンプを添えて、録音のその位置だけを聞く
• 委員長への確認依頼では、結論の欄と、委員長自身の発言の欄だけに印を付けて送る
• 前回の要旨と並べて、委員の記号がずれていないかを見る

3つ目が効きます。 委員長に要旨の全文を送ると、確認に時間がかかり公開が遅れます。結論と本人の発言に絞れば、確認は短く済みます。 委員全員に確認を求める審議会では、各委員に本人の発言の欄だけを送ります。

総務部の文書担当は、「残す」とされた候補を重点的に見ます。 所管課は審議会の中身に詳しいため、「この程度なら分からない」と判断しがちです。 外から見る人が、住民の目で読み直します。

例外に対処する

記録を残す

残すものは、公開した要旨の根拠を後から説明できるものです。

• 文字起こしの原本（置き換え前）と、置き換え後の版
• 作業用の Word 文書（要旨の初稿）
• 公開前の点検の表と、採否
• 表記の校正の表と、採否
• 委員長の確認の記録（いつ依頼し、何を直したか）
• 公開した要旨と、公開日

点検の表と採否を、必ず残してください。 公開後に「この発言が要旨にない」と問われたとき、削除した理由を示せます。 反対に、消すべきだったものが残っていたときは、Copilot が挙げなかったのか、挙げたのに人が「残す」としたのかを分けて振り返れます。 前者なら指示2の対象を足し、後者なら判断の基準を所管課と総務部ですり合わせます。

文字起こしの原本の保存期間は、会議録の原本と同じ扱いにするか、自団体の文書の保存期間の基準で決めてください。 Teams の文字起こしは会議の録画とともに保存され、自動で期限切れになるかどうかはレコーディングのポリシーで管理されます。録画の保存期間の設定で、原本が消えないかを確かめてください。