顧問先から毎月届く会計資料を仕分けて、不足している書類の督促文を作る

処理の起点を決める

毎朝7時に、前日から当日朝までに届いたものを処理します。Google Apps Script の時間主導型トリガーを使います。1分おきから月1回まで指定できますが、実行時刻は多少ばらつきます（午前7時のトリガーなら7時から8時の間で実行時刻が選ばれます）。資料の仕分けに分単位の正確さは要りません。

加えて、毎月10日・20日・25日に不足一覧を作る別のトリガーを設定します。日次の仕分けと、月次の不足チェックを分けるのが要点です。

なぜ届いた瞬間に処理しないのか。 顧問先は、通帳の写しを何枚かに分けて連続で送ってきます。1枚ずつ処理すると、「1ページ目だけ届いた」という記録が残り、後から続きが来たときに整合を取り直すことになります。1日分をまとめて処理するほうが、判別が安定します。

入力データを集める

「必要書類リスト」を作ることが、この構成の前提です。 顧問先ごとに必要な書類が決まっていなければ、不足の判定ができません。この整備が、実装の中で一番時間のかかる作業です。

データの取得方法を決める

メールの添付： Apps Script の GmailApp で、受領用アドレスの未処理ラベルが付いたスレッドを取り、添付を取得します。処理後にラベルを付け替えます。

ストレージ： 顧問先ごとの受領フォルダを共有し、DriveApp で新着ファイルを取得します。顧問先ごとにフォルダを分けておくと、顧問先の特定が不要になります。 これだけで判別の負担が大きく減ります。

OCR： Azure AI Document Intelligence の prebuilt-read モデルを使います。PDFとスキャン画像から印刷文字と手書き文字を抽出し、段落、行、単語、位置、言語を検出します。WordやExcel、PowerPoint、HTMLからのテキスト抽出にも対応します。手書きかどうかの判定結果が信頼度とともに返ります。

通帳の写しには手書きの書き込みが多くあります。 「〇〇社入金」「家事按分」といったメモが手書きで入っていることがあり、これが仕訳の手がかりになります。手書きの検出結果を保存しておくと、後で担当者が確認できます。

有料プラン（S0）ではPDFとTIFFで2,000ページまで、ファイルサイズは500MBまで処理できます。無料プラン（F0）では先頭2ページしか処理されず、ファイルサイズも4MBまでなので、通帳の写しのような複数ページの書類には使えません。

AIへ渡す前に整形する

1. 画像の品質確認 … スマートフォンで撮った写真は、傾き、影、ピンぼけがあります。OCRの結果が短すぎる（文字がほとんど取れない）場合は、判別に回さず「読み取れない」として人に回します
2. 複数ページの結合 … 通帳の写しは、連続して送られた複数の画像が1冊分であることがあります。送信日時が近く、同じ顧問先からのものをまとめて扱います
3. 顧問先の特定 … フォルダで分かれていればそれを使います。メールの場合は差出人アドレスで顧問先マスタを引きます。一致しなければ、書類の記載（社名）から候補を出し、人に選ばせます
4. 重複の検出 … 同じ書類が再送されることがあります。ファイルのハッシュと、OCR結果の先頭部分で重複を判定します
5. 会計資料でないファイルの除外 … 顧問先からのメールには、会計資料以外の添付（案内状、契約書）も混ざります

AIに処理させる

OCRとAIで役割を分けます。

OCR（Document Intelligence）にさせること： 文字の読み取りだけ。金額の抽出も、項目の構造化もここではしません。

AIにさせること：

金額や取引内容の抽出はしません。 それは記帳の工程で会計ソフトが行います。ここで判別するのは「何の書類が、何月分、届いたか」だけです。役割を広げると、判別の精度が落ち、確認の手間が増えます。

指示内容を固定する

あなたは会計事務所の資料受領を担当する担当者です。
OCRで読み取った書類のテキストから、書類の種類と対象月を判別してください。

【厳守事項】
- 金額、取引先名、勘定科目を抽出しないでください。
  この処理で必要なのは、書類の種類と対象月だけです。
- 対象月が書類に書かれていない場合は、推測しないでください。
  target_month を null にし、reason に理由を書いてください。
  ファイルの送信日から推測してはいけません。
- 書類の種類が判別できない場合は document_type を unknown にし、
  読み取れた特徴（表の見出し、印字されている語）を features に書いてください。
- 通帳の写しの場合、記載されている期間の最初の日と最後の日を
  period_from / period_to に書いてください。
  読み取れないページがあれば unreadable_pages に記載してください。
- 書類に記載された社名が、想定している顧問先名
  「{expected_client_name}」と異なる場合は、
  client_name_match を false にしてください。
  表記の揺れ（株式会社の前後、旧字体）は一致として扱って構いません。

【想定している顧問先】{expected_client_name}
【この顧問先が例年送ってくる書類】{past_document_types}
【OCRで読み取ったテキスト】{ocr_text}
【手書きと判定された箇所】{handwritten_spans}
【ファイル名・送信日時】{file_meta}

「送信日から対象月を推測してはいけない」の指示が必要です。 9月10日に届いた資料は8月分のことが多いのですが、7月分が遅れて届くこともあります。推測で8月分として記録すると、8月分が届いたことになり、督促が止まります。 これは不足を見逃す方向の誤りなので、避けなければなりません。

出力形式を固定する

{
  "document_type": "bankbook | invoice_received | invoice_issued | receipt | sales_ledger | payroll | other | unknown",
  "target_month": "",
  "period_from": "",
  "period_to": "",
  "client_name_match": true,
  "page_count": 0,
  "unreadable_pages": [],
  "features": [],
  "confidence": "high | medium | low",
  "reason": ""
}

target_month を null にできる形にするのが重要です。空文字で返させると、後段がそれを「今月分」として扱う実装になりがちです。

confidence が low のものは、自動で保存せず、人の確認に回す列に入れます。

システムへ連携する

保存： 顧問先ごとのフォルダに、{書類種別}_{対象年月}_{連番}.pdf の形で保存します。判別できなかったものは _要確認 フォルダに入れます。 顧問先のフォルダに紛れさせると、担当者が「届いている」と誤解します。

受領台帳： スプレッドシートに、顧問先×書類種別×対象月の受領状況を記録します。列は、顧問先コード、書類種別、対象月、受領日、ファイル名、判別の確信度、確認済みか、です。

不足一覧： 毎月10日・20日・25日に、必要書類リストと受領台帳を突き合わせて不足を出します。顧問先ごとに1行にまとめ、不足している書類名を並べます。

督促文： 顧問先ごとに下書きを作ります。送信は人が行います。 理由は2つあります。ひとつは、すでに電話で「今月は遅れる」と聞いている顧問先に督促を送ると失礼になること。もうひとつは、顧問先との関係は事務所の資産であり、自動送信のメールに任せる部分ではないことです。

会計ソフトへの連携はしません。 この構成は受領の管理までです。

人が確認する

判別の結果は全件、担当者が受領台帳で確認します。 ただし、確認は「一覧をざっと見る」程度で、1件ずつ開き直すことはしません。

必ず人が見る必要があるのは次の3つです。

• confidence が low のもの
• target_month が null のもの
• client_name_match が false のもの

この3つが _要確認 に入り、人が分類します。 想定では、月1,000枚のうち100枚程度がここに入ります。

督促文は全件、担当者が読んでから送ります。 顧問先の状況（体調、繁忙、前月の行き違い）を知っているのは担当者です。

例外に対処する

記録を残す

この業務では、書類の保存そのものが事務所の責務です。

• 受領した書類の原本（顧問先ごと・月ごとに整理）
• OCRの抽出結果
• AIの判別結果と確信度
• 人が分類を直した件（直す前と直した後）
• 督促を送った日時と、送った担当者
• 受領台帳の更新履歴

「人が分類を直した件」が精度の実測値になります。 「通帳の写しを請求書と判別した」が月に何件あるかを数えます。特定の顧問先で誤りが集中するなら、その顧問先の書類の形式に問題があります。

顧問先の会計資料は、顧問契約上の守秘義務の対象です。保存場所へのアクセス権限を、担当者と管理者に限定してください。