海外拠点から届く現地の法令・規制の変更の連絡を訳して、対応が要るものを選ぶ

処理の起点を決める

専用の受付箱にメールが届いたときを起点にします。

まず宛先を1つにまとめてください。 現状は担当者個人、拠点ごとの窓口、部門の共有アドレスに散らばっています。海外拠点と現地の顧問に、この受付箱を宛先にしてもらう依頼を出すところから始まります。 これは技術の話ではありませんが、ここが揃わないと処理が始まりません。

件名の規則は期待しないでください。 拠点によって書式が違い、現地の顧問は自社の様式で送ってきます。件名から規制の種類を取ろうとすると外れます。 本文と添付を読んで判断する前提で作ってください。

添付の有無で処理を分けます。 本文だけの連絡、本文に要約があり添付に原文がある連絡、本文が転送の一言だけで実体が添付にある連絡の3つの形があります。3つ目がいちばん多く、本文だけを見ると何も分かりません。

続報が届きます。 同じ規制について「公布された」「施行日が決まった」「細則が出た」と複数回連絡が来ます。規制の名称を原文のまま持っておき、続報を前の連絡に紐づけてください。 紐づかないと、同じ規制が別件として3回仕分けされます。

再処理の入口も用意してください。 訳が怪しい、区分が違うと担当者が判断したときに、同じ連絡をやり直せる形にします。

入力データを集める

データの取得方法を決める

事業・製品・拠点の一覧： ここがこの構成の質を決めます。部署名の一覧ではなく、規制が当たる単位で持ってください。

「取り扱う材料」と「出荷の形」の列が、いちばん効きます。 たとえば、ある国の包装材の表示に関する規制が変わったとき、当たるかどうかを決めるのは事業区分ではなく、その拠点がどんな梱包で出荷しているかです。部署名だけの一覧では、この判断ができません。

一覧は完璧でなくてかまいません。 最初は製品群と拠点と材料の3列だけで始め、外れた事例が出るたびに列を足していく形で十分です。「この列があれば落とせた」という経験が、列の追加の根拠になります。

用語集と「訳さない語」の一覧： この構成で最初に作るべきものです。

「訳さない語」の一覧づくりに半日かけてください。 法令の名称を日本語に訳してしまうと、現地の拠点や顧問とのやり取りで通じなくなります。 「あの規制のことです」と説明し直す手間が毎回発生します。

所管の一覧： 規制の種類ごとに、本社のどの部門が受けるかを決めた表です。現状、これが誰の頭の中にもない状態になっていることがあります。 「この種類は品質保証部だったか、生産技術部だったか」を毎回考えているなら、先に表にしてください。この表があるだけで、振り分けの8分が短くなります。

過去の仕分け結果： 同じ規制について続報が届いたとき、前回どう判断したかが参照できると速くなります。特に「関係しない」と落としたものの理由が残っていることに意味があります。 前回落とした理由と、今回の連絡の内容が食い違っていれば、そこが見直しどころです。

AIへ渡す前に整形する

1. 訳す範囲の切り分け … 署名、過去の転送スレッド、定型の免責文、配信停止の案内を落とします
2. 言語の判別 … 本文と添付それぞれについて、何語で書かれているかを判別します
3. 添付の文字の取り出し … PDFの官報の写しから文字を取り出します。画像だけの添付は読み取れない旨を残します
4. 重複の除去 … 本文の英語の要約と、添付の原文が同じ内容を指している場合の対応づけをします
5. 複数の規制の分割 … 1通に3件の規制がまとめられていることがあります。件ごとに分けます
6. 続報の紐づけ … 規制の名称をもとに、過去の連絡と同じものかを判定します
7. 個人情報の確認 … 現地の顧問の担当者名や連絡先が含まれます。扱いを決めてください

1がこの構成でいちばん地味に効きます。 転送を3回繰り返したメールは、実体より過去のスレッドのほうが長くなります。そのまま訳すと、同じ内容を何度も訳すことになります。 切り分けの規則は、拠点ごとのメールの書式を見て決めてください。

5を忘れると件数が合いません。 現地の顧問は月次のまとめで複数の規制を1通に入れてきます。1通を1件として扱うと、2件目以降が仕分けされないまま埋もれます。

3の添付の読み取りは、完全を求めないでください。 画像だけの官報の写しは読めないことがあります。読めなかったことを「読み取り不可」として残し、人が原文を見る形にしてください。 推測で補うほうが危険です。

AIに処理させる

4つの処理をさせます。

（1）訳す

この構成は流暢な訳文を目指しません。 目指すのは、規制の名称・施行日・対象・義務の内容が正確に取れていることです。読みやすさのために語を補うことを禁じてください。

施行日の扱いが、この構成でいちばん神経を使う部分です。 原文に日付がなく、起算点からの期間だけが書かれていることがあります。解釈した日付だけを残すと、後から起算点が違っていたときに気づけません。 原文の表現と解釈した日付の両方を持ってください。

義務の主体と行為を分ける理由は、突き合わせのためです。 「製造者が」なのか「輸入者が」なのか「販売者が」なのかで、自社のどの拠点に当たるかが変わります。まとめて1つの文にしてしまうと、機械で突き合わせられません。

（2）抜き出す

訳した内容から、規制の種類、対象となる製品や活動、対象となる事業者の区分、期限、必要な手続きを抜き出します。抜き出せなかった項目は「不明」として残してください。 空欄にすると、書かれていなかったのか処理が落ちたのかが区別できません。

（3）突き合わせる

抜き出した対象と、社内の事業・製品・拠点の一覧を突き合わせます。当たった行を、根拠として必ず残してください。 「当たった」という結果だけでは、担当者が確かめられません。

（4）影響の区分に分ける

undetermined を必ず置いてください。 そして、その連絡の原文の該当箇所を添えさせてください。訳の問題なのか、連絡そのものが曖昧なのかを、人が切り分けられるようにするためです。この区分を用意しないと、判断できないものが monitor に流れ込み、様子見の台帳が使えないほど膨らみます。

法的な適否の判断はさせません。 「適用される」「対応は不要」と書かせないでください。この構成が言えるのは「自社の一覧のこの行に当たった」までです。

指示内容を固定する

あなたは日本の本社の法務部で、海外拠点からの規制の連絡を受ける担当者です。
届いた連絡を訳し、自社に対応が要るかどうかを仕分けしてください。

【厳守事項】
- 法令の名称、条番号、当局の名称は訳さないでください。
  原文の表記のまま残してください。
  「訳さない語」の一覧にある語も、原文のまま残してください。
- 読みやすさのために語を補わないでください。
  原文に書かれていない主語や目的語を足さないでください。
- 施行日は日付に直してください。
  原文に日付がなく、起算点からの期間だけが書かれている場合は、
  原文の表現をそのまま残したうえで、解釈した日付を併記してください。
  起算点が読み取れない場合は「不明」としてください。
- 義務の主体（誰が）と行為（何をする）を、必ず分けて書いてください。
  1つの文にまとめないでください。
- 罰則は、原文から読み取れた場合のみ書いてください。
  書かれていなければ「記載なし」としてください。
  一般的にこの種の規制には罰則がある、と推測しないでください。
- 法的な適否を判断しないでください。
  「適用される」「対応は不要」と書かないでください。
  下の一覧のどの行に当たったかを示すところまでにしてください。
- 自社の一覧に当たったと判断した場合、当たった行を必ず示してください。
  行を示せない場合は当たったと書かないでください。
- 訳文から判断できない場合は、impact を undetermined にしてください。
  そのうえで、判断できなかった原因となる原文の該当箇所を引用してください。
  分からないものを monitor に入れないでください。
- 原文の該当箇所は、必ず原文の言語のまま引用してください。
  訳した文を引用として使わないでください。
- 記載がなければ「不明」としてください。空欄にしないでください。

【連絡の原文（本文と添付）】
{notice_text}

【原文の言語】
{source_language}

【訳さない語の一覧】
{do_not_translate}

【社内の訳語の一覧】
{glossary}

【自社の事業・製品・拠点の一覧（事業区分／製品群／拠点／取り扱う材料／出荷の形）】
{entities}

【規制の種類ごとの所管部門の一覧】
{owners}

【この規制についての過去の連絡と、そのときの区分と理由】
{previous_notices}

「記載がなければ『不明』とする」の指示を必ず入れてください。 これがないと、生成AIは書かれていない項目を一般論で埋めます。規制の連絡でこれをされると、書かれていないことが書かれているように見えます。 施行日と罰則で特に起きます。

「行を示せない場合は当たったと書かない」も外せません。 根拠のない「当たりそう」は、担当者が確かめられません。確かめられない仕分けは、結局最初から読み直すことになります。

「分からないものを monitor に入れない」は、運用が崩れるのを防ぐ指示です。 様子見の台帳は、後から見返す前提の記録です。判断できなかったものが混ざると、見返す価値がなくなります。

出力形式を固定する

{
  "notice_id": "",
  "origin": {
    "site": "",
    "sender": "",
    "source_language": ""
  },
  "regulation_name": "",
  "effective_date": {
    "interpreted": "",
    "source_expression": ""
  },
  "obligated_party": "",
  "obligation": "",
  "ja": "",
  "source_quote": "",
  "impact": "action_required | monitor | not_applicable | undetermined",
  "matched_entities": [
    { "entity_type": "", "entity_name": "", "matched_on": "" }
  ],
  "owner_candidates": [],
  "needs_human": {
    "value": true,
    "reason": ""
  }
}

構造化する理由は、仕分けの結果を後から数えられるようにするためです。 訳文だけをメールで回す形だと、「今月は何件を落としたか」「undetermined はどのくらい出たか」が分かりません。区分ごとの件数が取れて初めて、仕分けの精度を見直せます。

regulation_name を原文のまま持つことが、この設計の要です。 訳した名称を持つと、続報が届いたときに同じ規制だと紐づけられません。現地の拠点や顧問とのやり取りでも、訳した名称では通じません。 表示のための日本語訳が要るなら、別の項目として持ってください。

effective_date を2つに分けているのも同じ理由です。 interpreted は日付で持ち、期限の管理に使います。source_expression は原文の表現をそのまま持ちます。起算点の解釈が違っていたと後から分かったとき、原文の表現が残っていれば直せます。

source_quote は原文の言語のまま持ってください。 訳文の引用では、訳の誤りを確かめる役に立ちません。undetermined のときは、この項目が人の作業の出発点になります。

matched_entities の matched_on が、確認の速さを決めます。 「どの列で当たったか」が書かれていれば、担当者はその列だけを見て確かめられます。製品群で当たったのか、取り扱う材料で当たったのかは、確認の手間がまったく違います。

needs_human に理由を持たせてください。 真偽だけでは、なぜ人が見る必要があるのかが分かりません。「施行日の起算点が読み取れない」「当たった行が製品群と材料で食い違う」といった理由が書かれていれば、どこを見ればよいかが分かります。

システムへ連携する

出力は仕分けの結果として書き出すだけで、所管部門への連絡は自動で行いません。

所管部門への連絡を自動送信にしないでください。 「この規制が貴部門に当たります」という連絡が自動で飛ぶと、受け取った側は本社法務の判断として読みます。仕分けが外れていたときに、相手の時間を使わせることになります。 下書きまでを作り、法務の担当者が内容を見て送ってください。

通知の順番に意味があります。 action_required と undetermined を先に出し、monitor と not_applicable は一覧でまとめて見る形にしてください。60件がすべて同じ重みで通知されると、結局全部を読むことになります。

人が確認する

法務の担当者の確認は必ず残します。

1つ目がいちばん重要です。 60件のうち半分以上が not_applicable になりますが、ここを機械の判断のまま流すと、当たっていたものを落とします。 当たった行がないことの確認は、一覧を見れば数秒で終わります。件数が多いからこそ、1件あたりを短くする設計にしてください。

確認を速くするための工夫が効きます。

• 訳文と原文を左右に並べる
• 当たった行を、一覧のどの列で当たったかとともに示す
• 施行日の解釈と原文の表現を並べて置く
• undetermined の原文の該当箇所を、その場で開ける形にする
• 過去に同じ規制をどう判断したかを、横に出す

5つ目が、続報の処理を速くします。 同じ規制について3回目の連絡なら、前回までの判断を見るだけで済みます。毎回ゼロから読み直す必要はありません。

例外に対処する

「当たった行が列によって食い違う」は必ず起きます。 製品群では当たらないが、取り扱う材料では当たる、という状態です。機械で片方に寄せると外れます。 undetermined に落として人が見る形が安全です。

記録を残す

この記録は、仕分けの基準を直すために使います。

• 受け付けた連絡と、差出人・拠点・受信日
• 原文の言語と、訳す範囲をどう切り分けたか
• 抜き出した規制の要素
• 突き合わせの結果と、当たった行
• 機械が付けた区分と、人が確定した区分
• 区分が変わった場合の理由
• 所管部門への連絡の日付
• not_applicable と判断した理由

「機械が付けた区分と、人が確定した区分」の両方を残してください。 食い違いの多い種類が分かれば、社内の一覧のどの列が足りないかが見えます。毎回同じ種類で食い違うなら、一覧に列を足す根拠になります。

not_applicable の理由は必ず残してください。 後から当たっていたと分かったとき、なぜ落としたかを説明できるようにするためです。落とした記録が残っていないことが、現状のいちばんの弱点です。