採用担当と現場の責任者との求人要件のすり合わせ会議（Teams）の記録から、必須・歓迎の要件と選考の進め方をまとめる

処理の起点を決める

会議の終了と文字起こしの保存を起点にします。 書き出しを頼むのは採用担当の操作で、会議の直後、責任者の言い回しを覚えているうちに頼みます。 引用だけでは伝わらない言葉の重さ（本気の必須か、口癖の「絶対」か）を補えるのは、その場にいた本人だけです。

起点の手前に、会議の中での2つの決まりを置きます。 1つ目は冒頭の了承と名乗りです。「要件を正確に残すために文字起こしを使います」と伝え、「募集番号R-2410、バックエンドエンジニアの募集のすり合わせです」と声に出します。書き出しの冒頭に募集番号が入り、求人要件書のフォルダと突き合わせられます。

2つ目は終わりの読み合わせです。決まっていない事項を1つずつ声に出し、誰がいつまでに決めるかを確かめます。 「年収の幅は、来週の水曜までに部長と人事部で決めます」と言えば、その言葉が記録に残ります。

会議は募集ごとに別の会議にします。 1つの会議で2つの職種を続けて話すと、文字起こしの上でどちらの職種の要件か分からなくなります。定期の会議のシリーズにもしません。 定期的な会議では、後の会議で文字起こしをすると前の会議の Copilot の会話の履歴が失われるとされているためです。要件を見直す会議も、新しい単発の会議として招待します。

入力データを集める

質を決めるのは、指示文です。 採用担当ごとに思いついた言葉で頼むと、区分の付け方がばらつきます。採用グループで指示文を決め、全員が同じ文で頼みます。

指示文の中心は、区分の言葉の決まりです。 採用グループで次のように決めておきます。

「〜してほしい」を区分の発言なしにするのが、この表の要です。 責任者にとっては必須のつもりでも、歓迎のつもりでも同じ言い方になるため、どちらかは責任者に決めてもらいます。

前回の求人要件書は、Copilot には渡しません。 要件を見直す会議では、採用担当が前回の版を手元に開き、書き出しと並べて、何が変わったかを自分で見ます。 前回の版を Copilot に見せると、会議で話されなかった要件まで「引き続き必須」として書き出すことがあるためです。

データの取得方法を決める

書き出しは、会議のチャットから Copilot を開いて頼みます。 サポートのページでは、1,300字を超える回答は Word で開けるとされています。要件の多い職種の書き出しはこれを超えるので、Word で開いて募集番号のフォルダに保存します。ただし、秘密度ラベルや「コピーと転送を無効にする」の設定がある会議では、Word で開けないとされているので、採用の会議にはこれらを付けない運用にします。

引用は、回答に示される情報源から文字起こしの該当箇所で確かめます。 回答には使った情報源が示されるとされているので、要件1つずつについて、責任者が本当にそう言ったかをたどれます。

AIへ渡す前に整形する

1. 会議を募集ごとの単発の会議として招待する … 会議名に募集番号と職種名を入れます
2. 会議の冒頭に、募集番号と職種名を声に出す … 書き出しの冒頭に入れさせます
3. 文字起こしを使うことを伝える … 参加者が望まない場合は、その会議ではメモで記録します
4. 要件を見直す会議では、前回の求人要件書を採用担当の手元に開いておく … Copilot には渡しません
5. 会議の終わりに、決まっていない事項を読み合わせる … 第7章「トリガー」のとおり
6. 条件にできない話が出たら、その場で軽く話題を戻す … 「年齢ではなく、どんな経験が要るかで書きましょう」と返します

6番目は、会議の進め方の決まりです。 厚生労働省のリーフレットは、「求めているのは年齢ですか、それとも能力ですか？」と問いかけ、採用したい人物像を年齢ではなく明示することを勧めています。その場で能力の言葉に言い換えてもらえれば、要件書に書ける要件が1つ増えます。

AIに処理させる

させるのは、会議の記録から決まった区分に分けて書き出すことだけです。 求人要件書に写すのも、区分を確かめるのも、条件にできない発言を責任者と話し直すのも採用担当です。

5行目の「言い直し」を独立させているのが、この表の工夫です。 会議の後半の発言を採れば正しいとは限りません。「なくてもいい」は、別の要件と比べた上での言葉かもしれません。 両方を並べて責任者に確かめるほうが、要件書の確定までの往復が減ります。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「バックエンドエンジニア」と聞くと、生成AIは会議で出ていない言語やクラウドの経験を「必須」として足しがちです。足された要件は、責任者が言ったものと見分けがつかなくなります。 引用と時刻を必ず付けさせ、引用の無い要件は書かせません。

指示内容を固定する

書き出しには、会議のチャットから開いた Copilot に次の指示を入れます。 指示文は採用グループの SharePoint に置き、毎回コピーして使います。

この会議の文字起こしとチャットだけを使って、求人要件を次の区分に
分けて書き出してください。各行に、根拠にした発言の引用（文字起こしの
文のまま）、発言者、時刻を付けてください。
冒頭に、会議で読み上げた募集番号と職種名を書いてください。

1. 仕事の内容
2. 必須の要件：発言者が「必須」「絶対」「ないと難しい」など、
   欠かせないとはっきり述べたものだけ
3. 歓迎の要件：「できれば」「あれば嬉しい」「歓迎」など、
   なくてもよいとはっきり述べたものだけ
4. 区分の発言なし：要件として話されたが、2にも3にも当たる言葉が無いもの
5. 言い直し：同じ要件について区分が変わった発言を、両方の引用で並べる
6. 選考の進め方：選考の段階、面接官、書類選考で見るところ、日程の目安
7. 決まっていない事項：事項、決める人、期限
8. 募集の条件にできない発言の候補：年齢、性別、家族、出身地・本籍、
   宗教、支持政党、住まいなどに触れた発言の時刻の範囲と区分だけを書き、
   発言の中身は書かないでください。

【守ること】
- 会議で話されなかった要件を足さないでください。
- 引用の無い要件は書かないでください。
- 2と3の区分を、職種の一般的な相場で付け直さないでください。
- 5の言い直しは、後の発言を正しいとして片方を消さないでください。
- 年収の幅、処遇、合否の見込みは書かないでください。
- 決める人や期限が会議で述べられていなければ、空欄にしてください。

区分の言葉の例を指示文に書いているのは、区分の境目をそろえるためです。 「ないと難しい」を必須に入れるか、「できれば」を歓迎に入れるかを指示文で決めておけば、採用担当が誰でも、同じ会議から同じ区分の書き出しが出ます。

8番で「中身は書かない」と書いているのは、要件書の材料に残さないためです。 時刻の範囲が分かれば、採用担当は文字起こしで中身を確かめられます。書き出しの側に中身を写す理由はありません。

出力形式を固定する

Copilot の回答を、決まった区分の表で受け取ります。 API で受け取るわけではないので、JSON ではなく見出しと表の形を指示文で決めます。

【書き出しの例（抜粋）】

この形にする1つ目の理由は、求人要件書の欄にそのまま対応することです。 様式の「必須」「歓迎」「選考の進め方」の欄に、区分ごとに写せます。

2つ目は、「区分の発言なし」と「言い直し」を残せることです。 責任者に確認を頼むときに、「この2行だけ、必須か歓迎かを決めてください」と絞って聞けます。 要件書の全体を読み直してもらうより、返事が早く来ます。

3つ目は、条件にできない発言の候補を、中身を書かずに場所だけで示せることです。 採用担当は時刻で文字起こしを開き、どう話し直すかを決めます。

システムへ連携する

採用管理の仕組みには、確定した求人要件書の内容だけを採用担当が登録します。 Copilot の書き出しは、確定前の材料として SharePoint のフォルダに置くだけです。責任者の確認を経ていない区分が、募集の条件として外に出ることはありません。

人が確認する

1. 条件にできない発言の候補を先に見る … 時刻の範囲で文字起こしを開き、中身を確かめます。要件として残せる言い換え（必要な経験やスキル）があるかを考え、責任者と話し直します
2. 必須と歓迎の引用を確かめる … 引用が文字起こしにあるか、区分の言葉どおりかを見ます。引用の無い要件が混ざっていたら消します
3. 「区分の発言なし」と「言い直し」をまとめる … 責任者に確かめる行として、求人要件書の確認の依頼に添えます
4. 決まっていない事項を確かめる … 決める人と期限が空欄のものは、責任者と決めます
5. 求人要件書に写し、責任者に送る … 確認を受けて確定します

目標は、会議1件あたり30分です。 書き出しを確かめて様式に写すのに20分、責任者への確認の依頼と、決まっていない事項の段取りに10分という見込みです。

1番目の話し直しでは、責任者の言葉を能力の言葉に置き換える案を持っていきます。

置き換えは採用担当の案で、決めるのは責任者です。 置き換えられない場合は、その発言は要件書に入れません。

例外に対処する

上から3行目までは、会議の段取りで防げます。 文字起こしの設定の確認、採用担当が主催すること、1会議1職種の3つを、採用グループの決まりにします。

記録を残す

• 会議の文字起こし … Teams 会議の記録として残ります
• Copilot の書き出し … Word で開いて、募集番号のフォルダに保存します
• 採用担当が直した箇所 … 消した要件、責任者に確かめた行、確かめた結果
• 確定した求人要件書 … 版と確定日、確認した責任者
• 条件にできない発言の候補が出た件数 … 採用グループで月に1回数えます

最後の行は、責任者向けの説明の材料になります。 同じ部署で候補が続けて出るなら、募集の条件の考え方を、部署の責任者に向けて説明する機会を設けます。

会議中の Copilot とのやり取りが保持されることがある点も、採用グループで知っておきます。 管理者向けのページでは、組織の Microsoft Purview の保持ポリシーによっては、録画と文字起こしをオフにしても、会議中の Copilot への問いかけと回答がコンプライアンスのために保持されうるとされています。