追加・変更工事の協議のメールと打合せの記録から、Copilot で変更の経緯・指示の日付・金額の根拠をまとめ、発注者との変更契約の協議資料の下書きを作る

処理の起点を決める

変更契約の協議の日程が決まった時点を起点にします。 工事営業が日程を Teams の現場のチャネルに書き、工事担当にフォルダの資料をそろえるよう頼みます。資料がそろったと工事担当が返したら、工事営業がノートブックで指示を送ります。

ただし、フォルダへの保存は変更の依頼を受けた日から始めます。 協議の直前にまとめて集めると、第3章の（a）に戻ります。変更番号を採った日にフォルダを作り、関係するメールが届くたびに入れていくのが、この構成の前提です。

月に一度、協議の予定の無い変更もまとめて回します。 書面の状況を一覧で見るためです。着手しているのに書面の無い変更を、協議の前に拾います。

入力データを集める

質を決めるのは、メールが日時と差出人の見える形で入っているかです。 本文だけを貼り付けたファイルでは、指示の日付と指示した人を根拠つきで示せません。 Outlook からの PDF の保存を、工事担当の習慣にしてもらいます。

当初契約書の変更の条項を入れるのは、協議の前提を確かめるためです。 建設業法第19条第1項第6号は、設計変更等の申出があった場合の工期の変更、請負代金の額の変更、それらの額の算定方法に関する定めを契約書の記載事項に挙げています。契約に算定の方法が書いてあれば、協議資料もその書き方に沿わせます。

データの取得方法を決める

変更ごとにノートブックを1つ作り、参照を3つ加えます。 変更ごとのフォルダ、当初契約書の変更の条項、書き方の決まりです。

決まった資料をファイルとして直接加えるのは、公式のページの書き方に沿ったものです。 公式のページは、特定のファイルを確実に含めたいときは、ノートブックに直接追加するよう書いています。

議事録は、変更に触れた回だけを写して入れます。 定例の議事録を全回分入れると、ほかの変更の話が経緯に混ざります。変更番号を議事録の決定事項の行に書いておくと、写す回を探すのが速くなります。

どのメールを入れるかは、工事担当が Outlook のスレッドの要約で見当を付けます。 1件の変更のスレッドは、図面の差し替えや日程の調整が混ざって長くなりがちです。要約の番号付きの引用から元のメールに移り、指示・回答・見積の送付に当たるメールだけを PDF にします。 日程の調整だけのメールまで入れると、時系列の行が増えて確かめる手間が増えます。迷ったものは入れておき、時系列の「区分」で見分けます。

AIへ渡す前に整形する

1. メールを PDF にする … 差出人・宛先・送信日時が見える形で保存し、ファイル名を「日付_差出人_件名」にします
2. 図面を一覧にする … 図面の画像は参照の対象外の形式です。図面番号・版・日付を一覧にした文書を入れ、図面そのものは別に置きます
3. 見積の内訳を書き出す … 項目・数量・単価・金額の明細を表のファイルにし、版の日付をファイル名に付けます
4. 古い版を分ける … 見積や指示書を出し直したら、古い版を「旧」のフォルダに移します。経緯の時系列には旧版も要るので、消さずに、旧版と分かる名前にします
5. 口頭の指示をメモにする … 現場で受けた口頭の指示は、その日のうちに工事担当がメモにして入れます。メモは「工事担当の記録」であることが分かる名前にします

4番目で旧版を消さないのは、経緯の材料だからです。 「当初の見積はこの範囲で、その後この指示で範囲が広がった」という流れは、旧版と新版を並べて初めて示せます。 ただし、金額の根拠に使うのは新版だけと、指示の中で明記します。

AIに処理させる

させるのは、1件の変更の記録から、次の4つを抜き出してまとめることです。

工期への影響は、記録に書かれた記述だけを拾わせます。 「工程表の第5版で内装の完了が1週間後ろへ」といった記述があれば原文を写し、無ければ「工期への影響の記録なし」とします。 何日延びるかを、AIに見積もらせてはいけません。工期の変更は請負代金と並ぶ協議の柱で、契約書の変更の条項にも算定の方法が書かれていることがあります。

経緯は「指示」と「検討」を分けて書かせます。 議事録の「検討する」「持ち帰り」は指示ではありません。指示とみなすのは、変更を行うよう求める記述だけで、検討は時系列には載せても、区分を分けます。第3章の（b）の取り違えは、ここで防ぎます。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 内訳の金額を足して「追加の金額は合計で〇〇円」と書く。計算が合っていても、その数字は見積の版と対応していません。 金額は内訳の行を指すだけにさせ、合計は見積の仕組みが出したものを人が写します。

指示内容を固定する

あなたは建設会社の工事営業で、追加・変更工事の変更契約の協議資料を作る担当です。
このノートブックの参照だけを使い、変更番号 {CO番号} について次の4つをまとめてください。

【1. 経緯の時系列】
次の列の表にしてください。日付の古い順に並べます。
日付｜区分｜指示した人（会社・名前）｜内容｜根拠のファイル名｜根拠の原文
- 区分は「指示」「検討」「回答」「見積の提出」「合意」のいずれかです。
- 「指示」は、変更を行うよう求める記述に限ります。
  議事録の「検討する」「持ち帰り」「方向性を確認」は「検討」です。
- 根拠の原文は、根拠にした文を原文のまま短く写してください。
- 日付が書かれていない記述は、表の末尾に「日付不明」としてまとめます。

【2. 金額の根拠の箇所】
見積の内訳の最新の版から、この変更に当たる行の項目名と行番号を挙げてください。
前提条件の記述があれば原文を写してください。
金額の計算・合計・増減の算出はしないでください。
工期への影響は、記録に書かれた記述の原文だけを写してください。
記述が無ければ「工期への影響の記録なし」と書き、日数を見積もらないでください。

【3. 書面の状況】
変更の指示書・合意書・注文書の変更の書面について、日付と書面の名前を挙げ、
記録にある着手の日（工事担当のメモ・議事録・メールに書かれたもの）を並べてください。
書面の日付と着手の日の前後について、評価や判断は書かないでください。

【4. 記録の無い事項・食い違い】
- 経緯の中で、根拠のファイルが無い事項
- 記録どうしで日付・内容・数量が食い違う箇所（両方のファイル名と原文）
を一覧にしてください。どちらが正しいかは書かないでください。

【厳守事項】
- 参照に書かれていないことを、推測や一般的な進め方で補わないでください。
- 旧版の見積・指示書は経緯の材料にだけ使い、金額の根拠には最新の版だけを使ってください。
- 契約の変更に当たるか、法令に違反するか、誰に責任があるかは書かないでください。
- 人の名前は、記録に書かれたとおりに写してください。

「指示」の定義を指示の中で言い切るのが、この指示の要です。 何も言わないと、議事録の「検討する」も「指示」として時系列に並びます。協議の席では、検討の段階を指示の日付として示すと、そこから先の話が崩れます。

書面の状況で「前後について判断を書かない」と言うのは、判断を人に残すためです。 日付を並べれば、着手が先か書面が先かは誰でも分かります。AIに「違反のおそれ」と書かせると、その文言が社内の資料に残ります。

出力形式を固定する

ノートブックの答えは、4つの節を持つ決まった形で受け取ります。 後段は協議資料のひな形に人が移すので、節と列の並びを固定した表にします。

【変更番号 CO-012　3階テナント内装変更】
1. 経緯の時系列
日付｜区分｜指示した人｜内容｜根拠のファイル名｜根拠の原文
2026-08-21｜検討｜設計事務所 田中｜3階の間仕切りの位置の変更を検討｜定例議事録_第18回.pdf｜3F間仕切り位置、テナント要望により変更を検討する
2026-09-04｜指示｜設計事務所 田中｜変更図面A-312（第2版）のとおり施工｜20260904_田中_3F変更図.pdf｜添付の図面A-312 rev.2 にて施工をお願いします
2026-09-10｜見積の提出｜当社 工事営業 佐藤｜変更見積（第1版）を提出｜20260910_佐藤_変更見積送付.pdf｜変更見積書（第1版）をお送りします
日付不明｜指示｜発注者 鈴木｜照明器具の追加｜工事担当メモ_0912.docx｜施主鈴木様より照明追加の口頭指示

2. 金額の根拠の箇所
変更見積_第2版_20260925.xlsx　行12〜行31（間仕切り・内装・電気）／前提条件：夜間作業を含まない
工期への影響：工程表_第5版.pdf「3F内装完了 10/10→10/17」

3. 書面の状況
変更指示書：2026-09-04（メールでの図面送付）　変更合意書：記録なし
着手の日：2026-09-15（工事担当メモ_0915.docx）

4. 記録の無い事項・食い違い
- 照明器具の追加：指示の日付と書面の記録が無い
- 間仕切りの数量：見積第1版は12m、議事録第19回は15m

この形にする理由は3つあります。

1つ目は、協議資料の経緯の節にそのまま移せることです。 日付・指示した人・内容の列は、ひな形の経緯の表と同じ並びにしてあります。根拠の列は協議資料には載せず、手元の控えに残します。

2つ目は、「日付不明」と「記録なし」が下書きの段階で見えることです。 例の4行目のような口頭の指示は、協議の前に発注者へメールで確かめておくべき事項です。下書きの段階で見えれば、協議の前に手当てできます。

3つ目は、書面の状況を一覧にできることです。 月に一度、全部の変更の第3節だけを集めれば、着手しているのに合意書の無い変更の一覧になります。

システムへ連携する

原価管理のシステムとはつなぎません。 協議資料に載せる金額は、見積の仕組みが出したものを人が写します。AIの答えから金額が業務のシステムに入る経路を、最初から作りません。

発注者への送付も人が行います。 協議資料は社内の確認を経てから出すもので、下書きのまま外に出すことはありません。

人が確認する

確認は、工事担当と工事営業の2段で行います。

1. 工事担当が時系列を見る … 指示を受けた本人として、日付・指示した人・内容が合っているかを確かめます。「検討」と「指示」の区分は、ここで必ず見ます
2. 工事担当が記録の無い事項を補う … 自分の記憶と手元のメモで補った行には、「工事担当の記憶による」と書きます
3. 工事営業が金額の根拠を見る … 示された内訳の行が最新の版か、前提条件が協議で示すものと合っているかを確かめます
4. 工事営業が書面の状況を見る … 着手の日より後の書面しか無い変更は、上長に先に知らせます
5. 上長が協議資料を見る … 発注者との協議に出してよいかを決めます

1番目を工事担当に頼むのは、経緯を知っているのがその人だからです。 工事営業が下書きだけを見て確かめると、もっともらしい時系列を、そのまま信じてしまいます。

目標は、1件45分です。 工事担当の確認と補いに20分、工事営業の金額と書面の確認、協議資料への移しに25分を見込みます。時系列の行の半分以上を直す変更が続くなら、 フォルダに入れるメールの選び方か、議事録の写し方を見直します。

例外に対処する

上から3行目が、協議でいちばん問題になります。 口頭の指示は記録が無いので、AIには「記録なし」としか出せません。記録なしの一覧が出たこと自体が、協議の前に確かめるべきことの一覧です。

記録を残す

• 変更ごとのフォルダ（メールの PDF、議事録の写し、指示書、見積の内訳の全版、工事担当のメモ）
• Copilot が返した下書きの全文（変更ごとに、協議の日付を付けて保存）
• 工事担当が補った行と、補った人 … 「工事担当の記憶による」と書いた行の一覧
• 協議資料の最終版と、上長の確認の日付
• 協議の結果（合意・持ち越し・不調）と、変更の合意書の日付

3つ目を残すのは、協議の後で経緯を問われたときに、どこまでが記録でどこからが記憶かを示すためです。 竣工の後の精算で、記憶で補った行がどれかが分からなくなると、協議資料そのものの信用が下がります。

Copilot とのやり取りも、利用履歴として保存されます。 公式のページでは、管理者が Microsoft Purview で保持のポリシーを設定できるとされています。ノートブックの削除は元に戻せないとも書かれているので、下書きは協議資料の控えとしてフォルダに保存し、そちらを正本にします。