害虫駆除・衛生管理の会社が飲食店・事業所での作業の記録から、顧客に出す作業報告書と次回までの対策の提案を ChatGPT で下書きする

処理の起点を決める

訪問を終えた日のうちに、事務所か車の中で始めます。 作業記録の表は現場で入力が済んでいるので、貼って下書きを作るまでは数分です。 翌日以降に回すと、所見の細かいところを技術員が思い出せなくなります。

1訪問ごとに新しいチャットを開きます。 同じ日に回った3件を1つのチャットに続けて貼ると、前の顧客の場所の名前や薬剤が、次の報告書に混ざります。 同じ顧客の別の建物も分けます。

月2回の契約先は、2回目の報告書に1回目の要点を「前回の要点」として渡します。 前回の報告書の全文ではなく、要点の3〜5行だけです。

入力データを集める

質を決めるのは、環境の状況の3列です。 「場所／見たこと／前回から直ったか」がそろっていると、AIは「前回お願いした排水溝のふたの隙間は、今回も同じでした」と前回からの続きとして提案を書けます。この列が無いと、提案は毎月同じ定型に戻ります。

水準の目安は、厚生労働省の資料にある考え方に合わせます。 建築物の環境衛生の維持管理の資料では、捕獲指数などをもとに「許容水準」「警戒水準」「措置水準」の3段階に分け、ゴキブリでは捕獲指数0.5未満などを許容水準の条件の1つとしています。区域ごとに別の水準値を関係者の協議で決めることもできるとされているので、顧客ごとの取り決めをソースに置きます。

データの取得方法を決める

ChatGPT と作業記録の表はつなぎません。 技術員が、その訪問の行だけを絞り込んでコピーし、チャットに貼ります。表の全部の顧客の記録が ChatGPT に渡る経路を作らないためです。

指数の式は、資料の数え方に合わせて作ります。 ゴキブリ指数は1日1トラップあたりの捕獲数に換算した値で、資料では、配置したトラップが10個までなら捕獲数の多い上位3つ、それ以上なら上位30％のトラップを用いて換算するとされています。この数え方を表計算の式に入れ、AIには結果だけを渡します。

ソースの資料は技術責任者だけが差し替えます。 提案文を技術員が各自で足すと、会社として顧客に頼む範囲がまた分かれます。

提案文の一覧は、場所の種類と見たことの種類の組み合わせで並べます。 たとえば「排水溝 × ふたの隙間」「倉庫 × 段ボールの放置」「厨房 × 食品の露出」「ごみ置き場 × ふたの開けっぱなし」のように行を作り、それぞれに顧客へのお願いの文を1〜2文で決めます。AIは、記録の行の場所と見たことから、一覧の行を引き当てるだけになるので、選び方のぶれが小さくなります。資料が示す環境調査の観点（清掃の状況、整理・整頓、食物の管理、厨芥の処理、施設・設備の隙間）を見出しにすると、漏れなく並べられます。

AIへ渡す前に整形する

1. 顧客名を契約先コードに置き換える … 作業記録の表は契約先コードで持ち、顧客名と住所は貼りません。場所の名前は「厨房・排水溝の前」「倉庫の北側」のように、建物の中の呼び方だけにします
2. 薬剤の欄を製品名で埋める … 「いつもの」「ベイト剤」のような書き方を製品名に直します。AIは書かれた名前をそのまま写すので、略称のままだと報告書も略称になります
3. 空欄を「確認せず」か「なし」に分ける … 痕跡の欄が空のときに、見ていないのか見て無かったのかを選びます
4. 前回の要点を短くする … 前回の報告書の全文は貼りません
5. 1訪問分だけを貼る … 2件以上をまとめて貼りません

3番目がいちばん効く前処理です。 空欄のまま貼ると、AIは「ねずみの痕跡は見られませんでした」と書きます。見ていない場所を「無かった」と報告すると、 次の月に痕跡が見つかったとき、顧客には「先月は無かったのに急に出た」と映ります。

AIに処理させる

させるのは、表の事実を顧客向けの文にすることと、提案文を選んで場所を当てはめること、そして文と表の食い違いを拾うことです。

3行目の「駆除しました」は、いちばん書かれやすい言い方です。 作業を終えた報告として自然な言葉ですが、次の月に捕獲があれば、報告書と食い違います。 「〇〇に薬剤を処理しました。次回の調査で効果を確かめます」と、行ったことと次にすることに分けさせます。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示（作業報告書の下書き）：

あなたは害虫・ねずみの防除の会社で、技術員の作業の記録から
顧客に出す作業報告書の文を下書きする担当です。
貼られた記録の表と前回の要点だけを材料にしてください。

【書く欄】
1. 所見（区域ごとに：指数と水準の区分、前回の値との比較、痕跡、目撃）
2. 作業内容（トラップの回収・設置の数、薬剤の製品名・量・場所・方法、掲示の有無）
3. 次回までの対策のお願い（環境の状況の行ごとに）

【厳守事項】
- 数字（捕獲数・指数・前回の値・薬剤の量）は表の値をそのまま写してください。
  計算し直したり、丸めたり、水準の区分を付け直したりしないでください。
- 薬剤は表の製品名をそのまま書いてください。略したり、一般名に直したりしないでください。
- 表で「確認せず」の欄は「今回は確認していません」と書いてください。
  「見られませんでした」と書いてよいのは「なし」の欄だけです。
- 「駆除しました」「解決しました」「今後は発生しません」と書かないでください。
  行った作業と、次回の調査で確かめることを書いてください。
- 3 は、ソースの「提案文の一覧」から番号で選び、[場所] に表の場所の名前を入れてください。
  一覧に合うものが無い行は「（技術責任者に確認）」と書いてください。
- 環境の状況で「前回から直ったか」が「いいえ」の行は、
  「前回もお願いしておりました」と添えてください。
- 法令の基準を満たしている・満たしていないとは書かないでください。
- 顧客向けの丁寧な文（です・ます調）で、1文50字程度までにしてください。
- 最後に【記録との対応】として、各文が表のどの行に基づくかを書いてください。

【この顧客の水準の取り決め】ソースの「水準の取り決め」のうち契約先コード {code}
【作業の記録の表】{records}
【前回の要点】{previous}

スキル「作業報告書の点検」の指示：

貼られた作業報告書の下書きと、作業の記録の表を照らし合わせ、
次に当たる箇所をすべて表にしてください。直した報告書は書かないでください。

【拾うもの】
- 数字が表の値と違う（捕獲数・指数・前回の値・薬剤の量）
- 水準の区分が表の区分と違う
- 薬剤の製品名・場所・方法が表と違う、または表に無い薬剤が書かれている
- 場所の名前が表に無い
- 表で「確認せず」の欄を「見られませんでした」「なし」と書いている
- 「駆除しました」「解決しました」「発生しません」など、効果の保証に読める言い方
- 提案文の一覧に無い提案
- 【記録との対応】に根拠の無い文

【表の列】番号／該当箇所（原文のまま）／種類／表の値／直しの案
拾うものが無ければ「該当なし」とだけ書いてください。

点検のスキルにも記録の表を渡すのが要点です。 下書きだけを読ませると、文として自然かどうかしか見ません。表と照らし合わせることで、数字の写し違いと「確認せず」の取り違えが拾えます。

「確認せず」と「なし」の区別は、下書きと点検の両方に書きます。 片方だけだと、下書きで混ざったものを点検が見逃すか、その逆が起きます。

出力形式を固定する

下書きは、報告書のひな形の欄に合わせた見出し付きの文で受け取ります。 ひな形に貼る文なので、JSONにはしません。 数字の表は作業記録の表からひな形に直接貼り、AIの文はその下の所見・作業内容・提案の欄に入れます。

【所見】
厨房：ゴキブリ指数 1.2（措置水準）。前回 0.4 から増えています。
  チャバネゴキブリを、トラップ No.3（流し台の下）で9匹、No.5（冷蔵庫の裏）で6匹捕獲しました。
倉庫：ゴキブリ指数 0.1（許容水準）。前回 0.2。
ねずみ：倉庫の北側の棚の下でふんを確認しました（5粒程度）。
客席：今回は確認していません。

【作業内容】
トラップを12個回収し、12個設置しました。
厨房の流し台の下と冷蔵庫の裏に、〇〇（製品名）を〇g処理しました。
処理の前後に、厨房の入口に掲示を行いました。

【次回までの対策のお願い】
［提案2］流し台の下は、ゴキブリが潜みやすい場所です。
  床と配管のまわりの食べかすを、閉店後に取り除いていただけますでしょうか。
［提案5］倉庫の北側の棚の下に段ボールが置かれています。前回もお願いしておりました。
  段ボールは潜み場所になりやすいため、移していただけますでしょうか。
次回の訪問で、厨房の2か所のトラップの捕獲数を確かめます。

【記録との対応】所見の厨房→トラップ行3・5、指数の列／…

点検のスキルの返す表：

【記録との対応】は、ひな形に貼る前に消します。 技術員が確かめるための欄です。数字の表を作業記録の表から直接貼るのは、 AIの文と数字の表が別々の経路で報告書に入るようにするためです。文の中の数字が違っていても、表は正しいまま残ります。

システムへ連携する

ChatGPT から顧客へは何も自動で出しません。 送るのは営業事務で、措置水準のある報告書は技術責任者が読んでからです。

作業記録の表は、ChatGPT の出力で書き換えません。 表は現場の記録で、報告書はその読み物です。点検で食い違いが見つかったときに直すのは文のほうで、 表の値が誤っていたと分かった場合だけ、技術員が表を直してから下書きを作り直します。

人が確認する

全部の報告書を、作業した技術員本人が読みます。 そのうえで、措置水準の区域がある報告書を技術責任者が読みます。

1. 点検の表を先に見る … 数字・薬剤・場所の食い違いを直します。表の値が正しいかも、このとき現場の記憶と照らします
2. 「確認せず」の扱いを見る … 見ていない場所を「無かった」と書いていないかを確かめます
3. 提案を読む … 選ばれた提案文が、その場所の状況に合っているか。合わなければ別の番号に替えます
4. 措置水準の報告書を技術責任者に回す … 追加の作業や設備の改修の提案が要るかは、技術責任者が書き足します
5. 営業事務が体裁を見て送る … 数字の読み直しは点検の表で済んでいるので、宛先と添付を中心に見ます

3番目を省かないでください。 AIは一覧から合いそうな提案を選びますが、現場を見ていません。 排水溝のふたの隙間の提案が、ふたの無い排水溝に当てはめられることがあります。

技術責任者が4番目で見るのは、提案が足りているかです。 措置水準の区域では、顧客側の清掃や整頓だけでは足りず、侵入経路の封鎖や設備の隙間の補修を顧客に検討してもらうことがあります。これは提案文の一覧に入れず、技術責任者が現場の写真と記録を見て自分の言葉で書きます。見積が要る提案を、AIの選んだ定型で済ませないためです。

目標は、1件あたりの確認が8分です。 許容水準だけの報告書は5分ほどで、措置水準のある報告書は技術責任者の確認も含めて15分前後かかります。点検の表に数字の食い違いが毎回出る技術員は、表の入力のしかたに理由があります。

例外に対処する

1行目と2行目は、この構成の外に出しておくものです。 生きたねずみや健康被害は、報告書の文を整える話ではなく、その場で伝える話です。 報告書の流れに乗せると、伝えるのが翌日になります。

記録を残す

• 作業記録の表（現場の入力のまま）と、訪問日・担当の技術員
• ChatGPT の下書きと点検の表（チャットはプロジェクトに残す）
• 送った報告書のPDFと、送った日
• 技術責任者が読んだ記録（措置水準の報告書）
• 提案文の一覧・水準の取り決めの版（いつ何を変えたか）
• 区域ごとの指数と水準の推移

残す中心は、作業記録の表と送った報告書のPDFです。 建築物衛生法の施行規則は、特定建築物の所有者などに、ねずみ等の防除の状況を記載した帳簿書類を備えておくことを求めています。顧客の帳簿に綴じられる報告書と、その元になった記録が会社の側でも対応していることが大事です。

チャットは下書きの経過です。 削除したチャットは原則として30日以内に完全に削除される予定とされているので、残すべきものはチャットではなく会社のフォルダに置きます。