英文契約の締結前に、英文と和訳を条項ごとに並べた対訳表を作り、訳の抜けと定義語の訳のずれを拾って稟議に回せる形にする

処理の起点を決める

営業から「最終案」として契約が届いたことを起点にします。 交渉の途中の版で対訳表を作ると、版が変わるたびに作り直しになります。稟議に回す版が決まってから作ります。

営業は、案件フォルダに最終案を置き、法務の受付の Teams チャネルに案件番号と締結の希望日を投稿します。担当者は、投稿を見て Notebook に契約を加え、指示を順に流します。自動で走らせる設計にはしません。 契約の最終案は、届いた後に「やはりこの条だけ直したい」と差し替えられることが多く、誰がどの版で対訳表を作ったかを、担当者の操作として残すほうが確実です。

最終案の後に相手方から修正が入ったときは、Word の比較の機能で旧版との差分を出し、変わった条項だけを訳し直します。 全文を訳し直すと、確かめ終わった訳まで変わります。Word の「2つのバージョンの文書を比較（リーガル ブラックライン）」は、元の文書と変更後の文書を選ぶと、変更を変更履歴として示した3つ目の文書を作り、比べた元の2つの文書は変えないとされています。変更は文字単位か単語単位で示せます。変更履歴の付いた条項の条番号を拾い、その条項だけを指示2から流し直します。

入力データを集める

質を決めるのは訳語集です。 訳語集が無いと、定義語の訳は毎回その契約の中だけで決まります。契約ごとに「本製品」と「対象製品」が入れ替わる状態は、訳語集でしか止められません。

過去の対訳表を入れるのは、同じ相手方の言い回しをそろえるためです。 同じ相手方の書式は、毎回ほぼ同じ文で届きます。前回確定した訳と同じ文には、同じ訳を当てさせます。 決裁者が前回の稟議と見比べたときに、同じ条項の訳が違うと、条件が変わったように見えるからです。

データの取得方法を決める

PDFで届いた契約は、Word にしてから入れます。 スキャンした PDF は、条番号や段落の区切りが崩れて読まれることがあり、条項の区切りが崩れると対訳表の行がずれます。 相手方に Word の版を頼めるなら、そちらを使います。

別紙（Schedule、Exhibit）は本文と分けて扱います。 価格表や仕様の一覧のような別紙は、表のまま和訳すると崩れやすく、稟議で読まれるのは本文が中心です。別紙は見出しと説明文だけを訳し、表の中身は英文のまま添付します。

AIへ渡す前に整形する

1. 条項の区切りを確かめる … 条番号（Article、Section、1.1 のような番号）で本文を区切れるかを確かめます。番号の無い前文と末尾の署名欄は、それぞれ1行として扱います
2. 版を確かめる … ファイル名と本文の版の表示が最終案であることを確かめます。変更履歴が残っていれば、すべて反映した版にします
3. 条項のまとまりに分ける … 30ページを超える契約は、5〜8条ずつに分けて訳させます。定義の条項は、どのまとまりにも付けます
4. 定義語の候補を拾う … 定義の条項の見出し語と、本文中で「(the "Products")」のように定義されている語を一覧にします
5. 個人の情報を外す … 署名欄の個人名と連絡先は、訳す対象から外します

3番目で定義の条項をどのまとまりにも付けるのは、定義語の訳を全体で1つにするためです。 まとまりごとに定義を知らないまま訳させると、まとまりごとに違う訳が付きます。

4番目の一覧は、指示1の答え合わせにも使います。 本文の途中で定義される語は、定義の条項だけを見ていると漏れます。担当者が拾った一覧と指示1の定義語表を並べ、片方にしか無い語があれば、そこから確かめます。 漏れた定義語は、本文で一般の語として訳されてしまうからです。

AIに処理させる

させるのは4つの指示で、順に流します。

3番目で拾う「義務と権利と禁止の言葉」が、この構成でいちばん大事です。 「shall」「shall not」「may」「must」「will use reasonable efforts」は、訳し分けを誤ると義務が努力目標に、禁止が任意に変わります。英文の側の言葉と、それに当てた和訳の言葉を対で書き出させ、人は対を見て確かめます。

4行目がいちばん効きます。 長い但し書きや二重否定の文で、訳が難しいところほど黙って短くされます。訳せないことを書かせれば、人が見るべき行がそこだと分かります。

指示内容を固定する

指示2（和訳）の例です。

あなたは商社の法務部で、英文契約の社内向けの参考訳を作る立場です。
参照先の英文契約と、指示1で作った定義語表だけを使ってください。

【作るもの】
条項ごとに1行の表。列は「条番号｜英文｜和訳」。
条番号と英文は、契約に書かれたとおりに写してください。

【厳守事項】
- 英文の1文に対して、和訳も1文で対応させてください。
  文をまとめたり、分けたり、順番を入れ替えたりしないでください。
- 定義語（大文字で始まり、定義語表にある語）は、定義語表の訳だけを使ってください。
  小文字の一般の語を、定義語の訳で訳さないでください。
- shall は「〜するものとする」、shall not は「〜してはならない」、
  may は「〜することができる」と訳してください。
  定義語表の「言い回し」の欄に別の訳があれば、そちらを使ってください。
- provided that、except、unless、notwithstanding、subject to の部分を省かないでください。
- 数字、日付、期間、金額、割合、通貨は英文のまま数字で写してください。
  日数を月数に直す、通貨を換算する、といった書き換えをしないでください。
- 意訳をしないでください。読みにくくても、英文と見比べられる訳にしてください。
- 訳せない、または訳が決められない文は、和訳の欄に「【訳出困難】」と書き、
  その理由を括弧で一言添えてください。省略しないでください。
- 条項の良し悪し、自社に不利かどうかは書かないでください。
- 署名欄の個人名と連絡先は訳さず、「（署名欄）」と書いてください。

指示3（抜けの照合）の例です。

参照先の英文契約と、指示2で作った対訳表を突き合わせてください。
英文の側から出発してください。和訳の側から出発しないでください。

条項ごとに、英文から次のものをすべて拾ってください。
1. 数字・日付・期間・金額・割合・通貨
2. shall／shall not／may／must／will／agree to／use reasonable efforts
3. not、no、neither、nor などの否定
4. provided that／except／unless／notwithstanding／subject to／in no event

拾ったものそれぞれについて、和訳の側で対応する言葉を探し、
「英文の言葉｜和訳の言葉｜判定」で書き出してください。
判定は、対応あり／対応なし／訳が弱い（義務が努力に、禁止が任意に変わっている等）
のいずれかです。迷ったときは「対応あり」を選ばないでください。
英文の文の数と、和訳の文の数も条項ごとに書いてください。

指示3で「英文の側から出発する」を2回書いているのは、そうしないと和訳を読んで問題なしと答えるからです。 和訳だけを読めば、抜けた但し書きは見えません。

文の数を書かせるのは、1文まるごとの抜けを拾うためです。 英文が5文で和訳が4文なら、どこかが抜けたか、2文がまとめられています。どちらでも、人が見るべき条項です。

出力形式を固定する

Word の文書に、次の3つの表を出させます。 Notebook の回答を Word の Copilot に渡して、稟議用の書式にそろえます。

確認の印は、確認の一覧に行がある条項に付けます。 対訳表を開いた人が、どの条項を疑ってよいかを一目で分かるようにします。

定義語表と確認の一覧の1行は、たとえば次の形になります。

1行目の「訳が弱い」は、義務が努力目標に変わった例です。 和訳だけを読むと自然な文なので、確認の一覧が無ければ見落とされます。2行目は但し書きごと消えた例で、30日という期限がまるごと抜けています。

表にする1つ目の理由は、決裁者が左右で見比べられることです。 和訳だけを渡すと、英文と対応させる手間が決裁者に移ります。

2つ目は、定義語表を稟議に一緒に付けられることです。 「本製品」が何を指すのかを、決裁者が定義の条項に戻らずに確かめられます。訳の出どころの列で「新規の案」と出た語は、担当者が訳を決めて訳語集に足すかを判断します。

3つ目は、確認の一覧の「担当者の対応」の列です。 直した、問題なし、相手方に確認、のどれかを書きます。この列が全部埋まるまで、対訳表は確定させません。

システムへ連携する

稟議のワークフローには、この構成からは何も書き込みません。 確定した対訳表を営業に返し、営業が添付します。Copilot が作ったままの訳が、確認を経ずに稟議に乗る経路を作らないためです。

確定した対訳表は、確定済みフォルダに置き直します。 次に同じ相手方の契約が来たとき、これが過去の対訳表として参照先に入ります。ファイル名には相手方・契約の種類・締結日を入れ、契約管理の台帳の番号とそろえます。 相手方の名前で探せないと、過去の訳が参照先に入らず、同じ文に違う訳が付きます。

人が確認する

1. 定義語表を先に見る … 「新規の案」の訳を決め、訳語集にある語の訳が正しく当たっているかを見ます。ここが違うと、対訳表の全体が違います
2. 確認の一覧を上から見る … 抜けの候補、訳が弱い、訳出困難を、英文と見比べて直します
3. 義務と禁止の言葉の対を見る … shall not が「しないよう努める」になっていないか、may が「しなければならない」になっていないかを見ます
4. 印の無い条項を流し読みする … 決裁者と同じ読み方で、英文と並べて通読します
5. 担当者の対応の列を埋めて確定する

1番目を最初にするのは、定義語の訳を後で変えると全文に響くからです。 定義語表を直したら、指示2から流し直します。

3番目は、確認の一覧に出ていなくても見ます。 義務と禁止の言葉は、照合の指示が「対応あり」と判定していても、当てた訳が弱いことがあります。対の一覧を縦に読むと、「〜するものとする」の列の中に「〜するよう努める」が混ざっているのが目で拾えます。

目標は、1本をならして60分です。 確認の一覧が10行前後で収まる契約なら、定義語表と一覧の確認で30分、通読で20分ほどです。一覧が30行を超える契約が続くなら、訳語集の言い回しの欄が足りていません。

例外に対処する

4行目は、訳の問題ではなく契約の問題です。 英文の中で定義語が揺れているなら、相手方の書式の誤りかもしれません。訳で勝手にそろえると、英文の揺れが見えなくなります。

記録を残す

• 対訳表を作った版の英文契約（ファイル名と版の表示）
• そのとき使った訳語集の版と、指示文の版
• Copilot が出した対訳表・定義語表・確認の一覧（直す前のもの）
• 担当者が直した後の確定版と、担当者の対応の列
• 訳語集に足した語と、足した日・足した人

直す前と直した後の両方を残すのは、指示文と訳語集を直すためです。 担当者が毎回同じ言い回しを直しているなら、訳語集の「言い回し」の欄に足せば次から直さずに済みます。どの契約にどの版の訳語集を使ったかが残っていれば、訳語集を変えた前後で訳が変わった理由も説明できます。