派遣会社の営業が派遣先との月次の打合せ（Teams）を Copilot でまとめ、増員と条件の変更の依頼を今の個別契約と並べた一覧にする

処理の起点を決める

打合せの終了をきっかけに、営業担当がその日のうちに始めます。 増員の依頼は、開始の日が近いほどスタッフ探しの時間が足りなくなるからです。打合せの直後なら、どの話が依頼でどの話が見通しかを営業担当がまだ覚えています。

文字起こしは、派遣先の了承を得てから始めます。 公式の文字起こしのページでは、文字起こしが始まると参加者全員に通知が表示されるとされています。ただ、通知は了承の代わりになりません。営業担当が冒頭で「ご依頼の聞き漏れを防ぐために文字起こしを使います」と伝え、了承の返事を文字起こしの最初に残します。 了承が得られない派遣先は、これまでどおりメモで記録します。

打合せを、Teams の定期的な会議の1つの系列にしないでください。 公式のページでは、定期的な会議で後の回が文字起こしされると、それまでの回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。打合せは回ごとに別の会議として立て、Copilot の表はその日のうちに派遣先のフォルダに保存します。

入力データを集める

質を決めるのは、職場の呼び方の一覧です。 打合せでは「Bラインにも」「出荷場のほう」のように呼ばれます。呼び方と組織単位の対応が無ければ、Copilot はどの個別契約の話かを決められず、就業の場所が変わる話かどうかも分かりません。

出席者の一覧で、発注を決める立場かどうかを分けます。 現場の責任者が「もう1人いると助かる」と言っても、発注を決めるのは派遣先の人事や購買の担当であることが多いからです。役割が分かれば、「依頼」の根拠を、発注を決める立場の人の発言に限れます。

前回の打合せの記録は、同じフォルダに置きます。 前回「検討します」とされた増員の答えが、今回の打合せで出ることが多いからです。

データの取得方法を決める

会議の Copilot には、会議のチャットの「まとめ」タブから指示を出します。 ここで3つの表を作らせ、その表を Copilot Chat に貼ってから、個別契約の一覧に並べさせます。 公式のページでは、会議の Copilot はチャットに書かれたことと、文字起こしに残った発言を使うとされ、画面で共有された資料の中身を使うとは書かれていないためです。

公式のページでは、Copilot Chat の「/」で SharePoint のリストを参照でき、一度に2万件までの項目を扱えるとされています。一方で、リストの添付の列と参照の列は参照できないとされています。個別契約の一覧で派遣先を「参照」の列にしている場合は、派遣先の名前を文字の列として持たせます。 そのうえで、指示の中で派遣先の名前を示し、その派遣先の行だけを使わせます。

AIへ渡す前に整形する

1. 出席者の一覧を作る … 名前、所属、役割
2. 職場の呼び方の一覧を作る … 事業所・組織単位の正式な名前と、打合せでの呼び方
3. 議題の順番を決める … 「稼働の状況」「来月以降の人数」「条件の相談」「スタッフについて」「宿題の確認」の順にします
4. スタッフについての話は議題を分ける … 増員や条件の話と混ざらないよう、最後に話します
5. 依頼の確かめを口にする … 話の終わりに、営業担当が「では、出荷場に12月1日から2名、今と同じ時間で、正式なご依頼として承ります。検品の追加は、ご検討中ということでよろしいですか」と段階を付けて言い直します

5番目を軽く見ないでください。 営業担当が言い直し、派遣先が答えるだけで、Copilot が「依頼」の根拠にできる双方の発言が打合せの中に生まれます。 同時に、検討中の話もはっきり残ります。

AIに処理させる

させるのは、打合せの発言を依頼の種類ごとに分け、段階を付け、根拠の発言を写すこと、今の個別契約の値を並べること、注意の要る発言と宿題を一覧にすることです。

「段階」が、この構成でいちばん大事なところです。 「お願いします」「手配してください」「正式に」は依頼、「〜かもしれない」「検討中」「上と相談して」は検討中、「〜だと助かる」「できれば」だけで終わる話は、話に出ただけです。

「注意の要る発言」を別の表にするのは、 労働者派遣法が、紹介予定派遣を除き、派遣の役務の提供を受けようとする者は労働者派遣契約の締結に際し、派遣労働者を特定することを目的とする行為をしないように努めなければならないとしているからです。Copilot にはこうした発言を依頼として扱わせず、写すだけにします。 どう応えるかは営業の責任者が決めます。

1行目が、いちばん気をつけるところです。 打合せでは派遣先が「Cさんは覚えが早い」「Dさんは遅れることがある」とスタッフの話をします。公式のプライバシーのページは、職場のやり取りから人の業績・態度・内面の状態・人柄を推し量る用途を制限しているとしています。スタッフについての話は、発言をそのまま写した「申し出」として扱い、Copilot に「〜な人」とまとめさせません。 受け取ったコーディネーターが、スタッフ本人の話も聞いてから対応します。

指示内容を固定する

会議の Copilot への指示（「まとめ」タブで出す）：

この会議は、当社（派遣会社）と派遣先の月次の打合せです。
出席者の一覧、職場の呼び方の一覧を使い、次の3つの表を作ってください。

【出席者】{attendees}   ← 名前／所属（派遣先・当社）／役割（発注を決める立場・現場の責任者）
【職場の呼び方】{workplace_aliases}

【表1 依頼】
種類／職場（組織単位）／段階／人数・開始の時期・期間・時間・業務の発言／根拠の発言（話者・時刻）
【表2 注意の要る発言】発言をそのまま／話者・時刻
【表3 宿題】担当（派遣先・営業・コーディネーター）／内容／期限の発言／根拠の発言（話者・時刻）

【段階の決め方】
- 依頼 … 発注を決める立場の人が「お願いします」「手配してください」「正式に」と言った場合、
          または当社の確認の言葉に明示に同意した場合だけ
- 検討中 … 「かもしれない」「検討中」「上と相談して」
- 話に出ただけ … 上のどちらでもない
【厳守事項】
- 根拠の発言は、文字起こしの文をそのまま写してください。要約しないでください。
- 人数・時期・時間は話されたとおりに写し、計算や日付への置き換えをしないでください。
- 迷ったときは、依頼ではなく検討中を選んでください。
- 特定のスタッフを選ぶ・指名する・事前に会いたいといった発言は、表1に入れず表2に写してください。
- スタッフについての話は、表3に「スタッフに関する申し出」として発言をそのまま写してください。
  スタッフの働きぶりや人柄を評価・要約する文を書かないでください。
- 派遣できるか、契約の変更が要るかの判断を書かないでください。

Copilot Chat への指示（表を貼ってから出す）：

次の表と、/個別契約の一覧 /前回の打合せの記録 を参照してください。
派遣先は「{client_name}」です。この派遣先の行だけを使ってください。

1. 表1の各行に、同じ組織単位の個別契約の一覧から、業務の内容・就業の場所・
   就業の日と時間・期間・人数・抵触日を写してください。一覧に無いものは「記載なし」とします。
2. 発言の値が今の値と違う行に「契約の変更」と付けてください。
   一覧に無い組織単位や業務の行には「新しい契約」と付けてください。
3. 前回の打合せの記録で「検討中」だった話のうち、表1に出てこないものを並べてください。
4. 表3を担当ごとに並べてください。

「迷ったときは検討中」を書くのは、 見通しを依頼として手配する損のほうが、依頼を検討中として派遣先に確かめる手間よりずっと大きいからです。

出力形式を固定する

今の契約と並べた依頼の一覧は、次の列で受け取ります。

種類 | 職場 | 段階 | 発言の値 | 今の契約の値 | 印 | 根拠の時刻
増員 | 出荷場（物流課） | 依頼 | 2名、12月1日から | 6名 | 契約の変更 | 00:14「出荷場に12月1日から2名、正式にお願いします」
就業の時間 | 出荷場（物流課） | 検討中 | 繁忙期は1時間延長かも | 8:30〜17:30 | － | 00:17「繁忙期は1時間延ばすかもしれません」
業務の追加 | 出荷場（物流課） | 話に出ただけ | 検品も | ピッキング・梱包 | 契約の変更 | 00:19「検品もお願いできると助かるんですが」
就業の場所 | 2階の梱包 | 検討中 | 1名 | 記載なし | 新しい契約 | 00:22「2階の梱包にも1人いると…上と相談します」

注意の要る発言と宿題は、別の一覧で受け取ります。

【注意の要る発言】
00:15「前に来ていたAさんにまた来てもらえると一番いいんですが」（派遣先 総務 ◇◇様）
【宿題】
営業：出荷場の2名の増員の個別契約の変更を契約の担当に依頼 | 期限の発言なし
派遣先：2階の梱包の人数を社内で相談して連絡 | 来週中
コーディネーター：スタッフに関する申し出（00:26 の発言）を本人に確かめる | 期限の発言なし

1つ目の理由は、段階を根拠の発言で確かめられることです。 就業の時間は「検討中」、検品は「話に出ただけ」なので、受注の一覧には登録しません。第3章の（b）の「スタッフへの断りの連絡」を、ここで防ぎます。

2つ目は、今の契約の値と並ぶことです。 検品は「話に出ただけ」でも、業務の内容が今の契約と違うので「契約の変更」の印が付きます。 営業担当は、派遣先が正式に依頼してきたときに契約の手続きが要ることを、この時点で知れます。第3章の（c）を、この印で防ぎます。

3つ目は、注意の要る発言が依頼から分かれることです。 Aさんの名前の出た発言は、増員の依頼の一部にせず、営業の責任者に回します。第3章の（d）の担当ごとのばらつきを、決まった回し先で無くします。

システムへ連携する

個別契約の一覧には書き込みません。 契約の変更は、契約の担当が派遣先と書面を取り交わしてから一覧を直します。打合せの依頼で一覧を書き換えると、まだ結んでいない条件でスタッフが働くことになります。

新しい契約の印が付いた行は、契約の担当が手続きを確かめます。 労働者派遣法では、新しい労働者派遣契約を結ぶときは、派遣先があらかじめ抵触日を派遣元に通知することや、比較の対象となる労働者の待遇の情報を提供することが定められています。営業担当は、印の付いた行を契約の担当に回すまでにとどめます。

人が確認する

1. 「依頼」の行を確かめる … 根拠の発言が、発注を決める立場の人の明示の言葉かを見ます。現場の責任者の「助かる」だけなら「検討中」に直します
2. 人数と開始の時期を確かめる … 録画のその時刻で聞き直します
3. 職場の取り違えを確かめる … 「職場不明」と「新しい契約」の行は、呼び方の一覧と照らします
4. 注意の要る発言を営業の責任者に回す … 回答の仕方は責任者が決めます

1番目と4番目を省かないでください。 1番目を省くと見通しで手配が始まり、4番目を省くと、スタッフを選ぶような求めに営業担当が1人で応えることになります。

目標は、1件あたり15分です。 内訳は第10章に示します。

例外に対処する

6行目は、スタッフを守るための扱いです。 派遣先の話だけで記録を作ると、スタッフの言い分の無いまま評価のような文が社内に残ります。 発言の写しにとどめ、本人の話と並べて扱います。

7行目は、設定の問題です。 公式のページでは、会議のチャット・字幕・文字起こしのコピーと転送をオフにする設定や、書き出しを禁じる秘密度ラベルがあると、Copilot の回答を Word や Excel に書き出せないとされています。

記録を残す

• 会議の Copilot の表と、Copilot Chat の一覧（派遣先のフォルダ）
• 受注の一覧に登録した依頼と、登録した日時
• 契約の担当に回した「契約の変更」「新しい契約」の行と、手続きの結果
• 注意の要る発言と、営業の責任者の対応
• 営業担当が直した行と、直す前の段階

4つ目は、派遣先との関係の記録になります。 同じ派遣先から同じような求めが続くなら、営業の責任者が派遣先と話す材料になります。