司法書士事務所が依頼者とのオンラインの打合せ（Teams）を Copilot でまとめ、登記の内容の聞き取りと必要書類の一覧を作る

処理の起点を決める

打合せの終了をきっかけに、補助者がその日のうちに始めます。 依頼者は打合せの直後に「何を用意すればいいか」をいちばん早く知りたいからです。役所に行く日を決めるのは依頼者で、案内が遅れるほど集め終わるのも遅れます。

文字起こしは、依頼者の了承を得てから始めます。 公式の文字起こしのページでは、文字起こしが始まると参加者全員に通知が表示されるとされています。ただ、通知は了承の代わりになりません。補助者が冒頭で「聞き漏れを防ぐために文字起こしを使います。記録は事務所の中だけで使います」と伝え、了承の返事を文字起こしの最初に残します。 了承が得られなければ、その打合せはこれまでどおりメモで記録します。

打合せは案件ごとに別の会議として立てます。 公式のページでは、定期的な会議で後の回が文字起こしされると、それまでの回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。同じ依頼者との2回目の打合せも、別の会議として立て、Copilot の表はその日のうちに案件ごとのフォルダに保存します。

入力データを集める

質を決めるのは、書類の点検表の書き方です。 「相続人に未成年者がいる場合」「登記簿の住所と亡くなった方の最後の住所が違う場合」のように、条件と書類が1行ずつ並んだ表にしておきます。 条件が文章の中に埋もれた手引きのままだと、Copilot は条件に当たる話を拾えても、どの書類に結びつけるかを取り違えます。

点検表は、事務所の司法書士が作り、改めた日を表に書きます。 書類の取り扱いは改正や運用で変わることがあります。Copilot は点検表に書かれたことしか使わないので、点検表が古ければ案内も古くなります。

出席者の一覧には、続柄を入れます。 文字起こしには話者の名前が付きますが、その人が亡くなった方の子なのか、子の配偶者なのかは書かれていません。 続柄があれば、「誰が言ったか」で話の確かさを補えます。

データの取得方法を決める

会議の Copilot には、会議のチャットの「まとめ」タブから指示を出します。 ここで事実の表と確かめることの表を作らせ、その表を Copilot Chat に貼ってから、書類の点検表と案内のひな形に照らさせます。 公式のページでは、会議の Copilot はチャットに書かれたことと、文字起こしに残った発言を使うとされ、画面で共有された書類の中身を使うとは書かれていないためです。

依頼者が画面で見せた書類は、読み上げてもらいます。 固定資産税の通知書や登記の書類を画面に映してもらうことがありますが、画面の共有だけでは Copilot が中身を拾えません。 補助者が「所在と地番を読み上げていただけますか」と頼むと、文字起こしに残り、確かさの区分も「書類で確かめた事実」にできます。

地番や名字の漢字は、会議のチャットに書いてもらうのも有効です。 公式のページでは、会議の Copilot は文字起こしに加えて会議のチャットに書かれたことも使い、会議の前24時間までのチャットも含めるとされています。読み上げだけだと「一の二十三」と「1-23」の聞き違いが起きますが、依頼者が書類を見ながらチャットに打った文字は、そのまま根拠として写せます。

公式のページでは、Copilot Chat の「/」で参照できるのは、1つの SharePoint のサイトから10件までのファイルやページとされています。登記の種類ごとの点検表を1つのファイルにまとめ、参照するのは点検表とひな形の2つで済む形にします。

AIへ渡す前に整形する

1. 出席者の一覧を作る … 名前、立場、続柄
2. 依頼の種類を確かめる … 予約のときの聞き取りから、点検表のどの登記の種類を使うかを先に決めます
3. 聞き取りの順番を決める … 「不動産」「亡くなった方」「相続人」「遺言・遺産の分け方」「住所の変更」の順に聞きます
4. 書類は読み上げてもらう … 画面に映した書類の要の部分を、依頼者に読み上げてもらいます
5. 区切りと確かめを口にする … 項目の終わりに、補助者が「土地は2筆、通知書で確かめた、建物は覚えていない、ということでよろしいですか」と確かさを付けて言い直します

5番目を軽く見ないでください。 補助者が言い直し、依頼者が答えるだけで、Copilot が確かさの区分の根拠にできる発言が、項目ごとに生まれます。 依頼者にとっても、何が「分からない」まま残ったかがその場で分かります。

AIに処理させる

させるのは、打合せの発言を項目ごとの事実に分け、確かさの区分を付け、根拠の発言を写すこと、確かめることを並べること、事実を書類の点検表の条件に当てはめることです。

「確かさの区分」が、この構成でいちばん大事なところです。 「通知書には〜と書いてあります」「戸籍を見たら〜」は書類で確かめた事実、「〜だったと思います」「たしか」は記憶、「分かりません」「聞いてみます」は分からない、です。区分を決め手の言葉と一緒に写させれば、補助者は根拠の発言を読んで数秒で確かめられます。

1行目と3行目が、いちばん起きやすい失敗です。 依頼者が「兄弟3人で分けます」と話すと、何も言わなければ Copilot は相続人を3人と書き、持分を3分の1ずつとしがちです。相続人の範囲は戸籍で確かめるまで決まりません。 書類も、Copilot が一般の知識から「念のため」と足すと、依頼者は要らない書類を取りに行くことになります。

指示内容を固定する

会議の Copilot への指示（「まとめ」タブで出す）：

この会議は、当事務所と依頼者の登記の打合せです。
出席者の一覧を使い、次の2つの表を作ってください。

【出席者】{attendees}   ← 名前／立場（依頼者本人・家族・事務所）／続柄
【依頼の種類】{registration_type}

【表1 事実】
項目／依頼者の話（話されたとおり）／確かさの区分／話した人（立場・続柄）／根拠の発言（話者・時刻）
【表2 確かめること】
内容／誰が確かめるか（依頼者・事務所）／根拠の発言（話者・時刻）

【確かさの区分の決め方】
- 書類で確かめた事実 … 依頼者が書類を見ながら話した、または読み上げた場合だけ
- 依頼者の記憶 … 「思います」「たしか」「はず」を含む話、書類を見た様子の無い話
- 分からない … 「分かりません」「聞いてみます」「調べます」
【厳守事項】
- 根拠の発言は、文字起こしの文をそのまま写してください。要約しないでください。
- 地番・家屋番号・氏名・日付は話されたとおりに写し、補ったり直したりしないでください。
- 相続人の範囲、持分、申請する登記の種類を書かないでください。
- 申請の期限を計算しないでください。
- 迷ったときは「書類で確かめた事実」ではなく「依頼者の記憶」を選んでください。
- 家族の関係や事情について、良し悪しや推測を書かないでください。

Copilot Chat への指示（表を貼ってから出す）：

次の表と、/書類の点検表 /案内のひな形 を参照してください。

1. 点検表の「{registration_type}」の行のうち、いつも要る書類を並べてください。
2. 点検表の条件つきの書類ごとに、表1の事実がその条件に当たるかを、
   「当たる」「当たらない」「事実が決まるまで保留」で示し、根拠にした表1の行を書いてください。
   表1の区分が「分からない」の事実を根拠にするときは、必ず「保留」としてください。
3. 書類を、点検表の区分のとおり「依頼者が用意」「事務所が取り寄せ」に分けてください。
   点検表に無い書類を足さないでください。
4. 案内のひな形を使い、依頼者が用意する書類と、表2で依頼者が確かめることの案内の下書きを作ってください。
   「保留」の書類は「確かめていただいた後にご案内します」と書いてください。

「点検表に無い書類を足さない」を2か所に書くのは、 Copilot が親切に書類を足すと、補助者が点検表と見比べないかぎり気づけないからです。足すかどうかは、司法書士が決めます。

出力形式を固定する

必要書類の一覧は、次の列で受け取ります。

書類 | 区分 | 当てはめ | 根拠の事実（表1） | 根拠の時刻
固定資産税の課税明細書（最新年度） | 依頼者が用意 | いつも要る | － | －
亡くなった方の出生から死亡までの戸籍 | 事務所が取り寄せ | いつも要る | － | －
亡くなった方の住民票の除票 | 事務所が取り寄せ | 当たる | 登記簿の住所と最後の住所が違う（依頼者の記憶） | 00:09「たしか登記のあとに引っ越しています」
遺産分割協議書 | 事務所が作る | 事実が決まるまで保留 | 遺産の分け方の話し合い（分からない） | 00:21「兄とはまだ話していません」
在留証明 | 依頼者が用意 | 事実が決まるまで保留 | 相続人の1人が海外に住む（依頼者の記憶） | 00:15「弟は今アメリカだと思います」

確かめることの一覧は、誰が確かめるかで分けて受け取ります。

【依頼者に確かめていただくこと】
・ご兄弟の方と、遺産の分け方を話し合われたか | 00:21
・弟さんの今の住所（国と都市） | 00:15
・建物が登記されているか（課税明細書に家屋の記載があるか） | 00:07
【事務所が確かめること】
・相続人の範囲（戸籍で確かめる） | 00:12「兄弟は3人だったと思います」

1つ目の理由は、書類ごとの当てはめの根拠が見えることです。 住民票の除票は「依頼者の記憶」をもとに「当たる」になっています。補助者は、登記簿の住所を確かめてから案内に入れるかを決められます。 第3章の（c）の漏れは、条件に当たる話が表に出ることで減ります。

2つ目は、「保留」が案内から外れることです。 遺産分割協議書と在留証明は、事実が決まるまで案内しません。依頼者は、今すぐ取りに行くものだけを案内で受け取ります。 第3章の（b）の「案内のやり直し」を、ここで防ぎます。

3つ目は、確かめることが一覧で依頼者に届くことです。 第3章の（e）の拾い出しが、表2で済みます。

システムへ連携する

案内は補助者が送ります。 Copilot の下書きをそのまま送ることはしません。司法書士が確かめた書類の一覧をもとに、補助者が依頼者の状況に合わせて整えます。

案件の一覧への記録も、補助者が行います。 事実の表を案件の一覧に写すのは、戸籍などで確かめた後です。記憶の話を案件の一覧に写すと、事務所の中で事実として扱われます。

人が確認する

1. 「書類で確かめた事実」の行を確かめる … 根拠の発言に、書類を見た様子や読み上げがあるかを見ます。無ければ「記憶」に直します
2. 地番・氏名・日付を確かめる … 文字起こしの聞き違いが起きやすい行です。録画のその時刻で聞き直します
3. 書類の当てはめを点検表で確かめる … 「当たる」「保留」の根拠の事実が正しいか、点検表に無い書類が混ざっていないかを見ます
4. 司法書士が登記の内容と一覧を確かめる … どの登記を申請するかを決め、一覧を了承します

1番目と3番目を省かないでください。 1番目を省くと記憶が事実として案内に使われ、3番目を省くと、点検表に無い書類や外れた書類がそのまま依頼者に届きます。

目標は、1件あたり15分です。 内訳は第10章に示します。相続人が多い案件や家族の話が食い違った案件は15分を超えますが、住所の変更や抵当権の抹消のように事実の少ない案件で釣り合うという見立てです。

本人と意思の確認は、この構成の外で行います。 オンラインの打合せの記録は、事務所の規程に沿った本人の確認や、登記の意思の確認の代わりになりません。

例外に対処する

5行目は、文字起こしの限界です。 地番の数字や珍しい名字は、言い方によって聞き違いが起きます。案内に使う前に、書類の写しで確かめる工程を外さないでください。

6行目は、相続の打合せでよく起きます。 「父は再婚していない」「いや、一度している」のような食い違いを、Copilot にどちらかに決めさせず、両方を写して戸籍で確かめます。

記録を残す

• 会議の Copilot の表と、Copilot Chat の一覧（案件ごとのフォルダ）
• 依頼者の了承の発言の時刻
• 司法書士が確かめた書類の一覧と、確かめた日時
• 依頼者に送った案内と、送った日時
• 補助者が直した行と、直す前の区分
• 使った書類の点検表の版（改めた日）

最後の行は、点検表を改めたときのためです。 どの版の点検表で案内したかが残っていれば、改める前の版で案内した依頼者を拾い出し、追加の案内が要るかを確かめられます。

4つ目と書類の一覧が、依頼者とのやり取りの記録になります。 後から「その書類は案内されていなかった」と言われたとき、何をいつ案内したかを示せます。