マンション管理会社が毎月の理事会の録音とメモから、議事録の下書きと決まったこと・管理会社の宿題を作り、組合員向けの広報の文案を添える

処理の起点を決める

組合ごとの受付フォルダに、録音とメモがそろって保存されたことを起点にします。 録音だけが先に入っても動かしません。出席者と議題の一覧が無いと、議題ごとに分けてまとめられないからです。

フォルダは「組合のコード_理事会の日付」の名前で作り、録音のファイルとメモの書式の2つが入った時点で処理を始めます。理事会の翌朝には下書きができているように、夜の理事会の後、フロント担当が帰りがけにスマートフォンから保存できる形にしておきます。

処理が終わったら、フォルダの名前に「下書き済み」を足します。失敗したときは名前を変えず、受付フォルダに残っているものが未処理だと分かるようにします。

入力データを集める

質を決めるのは、出席者・議題のメモです。 議題の一覧と順番があれば、AIは文字起こしを議題ごとに区切れます。議題の一覧が無いと、雑談や報告の途中の話を独立した議題として扱い、議事録が細切れになります。

前回の宿題の一覧を渡すのは、報告の議題を正しく扱うためです。 「先月の件、見積が出ました」という報告は、前回の宿題を知らないと何の話か分かりません。前回の宿題と照らして、どの宿題が完了し、どれが続いているかを分けさせます。

組合ごとの議事録の書き方は、書式への流し込みの段で吸収します。 AIには共通の形でまとめさせ、発言者の書き方や結果の見せ方の違いは、組合ごとの書式の側に持たせます。担当が替わっても、書式を引き継げば書き方がそろいます。

出席者は役職で書き、氏名は書きません。 議事録の書式の出席者の欄には氏名が入りますが、それは書式への流し込みの段で、メモから直接入れます。 AIには「理事長」「副理事長」「理事A」のような役職だけを渡します。

データの取得方法を決める

録音は、受付フォルダから取り出して受付の処理で整えます。元の録音はそのまま組合の保管フォルダに残し、API に渡すのは分割した写しです。

文字起こしは分割したファイルごとに呼び、結果を順番どおりにつなぎます。 分割の境目で発言が切れることがあるので、分割は無音の箇所を探して行い、前後を数秒ずつ重ねます。 重なった部分の重複は、つなぐときに取り除きます。

話者の区別は、この構成では行いません。 OpenAI API には話者を区別する文字起こしのモデルもありますが、理事会の議事録に要るのは「誰が言ったか」より「何が決まったか」です。発言者を残さないほうが、広報の文案で個人が特定される余地も減ります。 必要な発言者は、フロント担当が確認の段で書き足します。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … mp3、mp4、mpeg、mpga、m4a、wav、webm のどれかであることを確かめ、それ以外は m4a に変換します
2. 分割 … 1ファイルが25MBを超えないよう、無音の箇所で区切ります
3. 冒頭と終わりの雑談を外す … 開会の宣言の前と閉会の後は、フロント担当がメモに時刻を書き、その範囲だけを使います
4. 用語の一覧を keywords に入れる … 組合ごとの設備と業者の名前です
5. 出席者の氏名を役職に置き換える … メモの書式から、AIに渡す文には役職だけを使います
6. 休憩中の録音を外す … 録音を止め忘れた休憩中の会話は、議事に関係のない私的な話が入ります

6番目を軽く見ないでください。 休憩中や閉会後の雑談には、住民のうわさや個人的な事情が出ることがあります。議事録に入れるべきでない話は、文字起こしの前に外すのがいちばん確実です。 録音を止め忘れたら、メモに時刻を書いておきます。

AIに処理させる

させるのは3つです。議題ごとのまとめ、宿題の一覧、広報の文案です。 1回の呼び出しで、構造化出力の1つのJSONとして返させます。

2行目と3行目が、この構成でいちばん大事な組み合わせです。 決定とするには、文字起こしの中に「異議ありませんか」「では、そのように決定します」のような採決や了承の発言があることを条件にし、その発言を写させます。 写せなければ決定にしません。根拠の発言が付いていれば、フロント担当は録音のその箇所だけを聞けば確かめられます。

期限を推測させないことも大事です。 「次の理事会までに」と言われていれば次の理事会の日を、何も言われていなければ「期限なし」とします。それらしい期限を書かれると、管理表に誤った期限が残ります。

4行目は、広報の文案の段で特に起きやすい誤りです。 議題のまとめに「○○号室のリフォームの申請を承認」と書くのは議事録の中では自然ですが、それをそのまま広報に写すと、誰の住戸かが全戸に知られます。 広報では「専有部分の修繕の申請1件を承認しました」のように、件数と結果だけにします。

指示内容を固定する

あなたはマンション管理会社のフロント担当として、管理組合の理事会の
議事録の下書きを作ります。文字起こしと、出席者・議題のメモ、
前回の宿題の一覧、広報の決まりだけを使ってください。推測で埋めないでください。

【議題ごとにすること】メモの議題の一覧の順番に
1. 議事の経過の要領を3〜5文で書く。発言者の名前や役職は書かない
2. 結果を decided（決定）／continued（継続審議）／reported（報告）／
   approved（承認）／rejected（不承認）のどれかにする
3. decided・approved・rejected にした場合は、根拠となる採決や了承の発言を
   文字起こしからそのまま写す
4. 宿題があれば、担当・内容・期限を書く

【結果の選び方】
- 採決や了承の発言（「異議ありませんか」「では決定とします」など）が
  文字起こしに無い議題は、decided にしないでください。continued にしてください。
- 「次回までに見積を取る」のような段取りの合意は、宿題として書き、
  議題の結果は continued にしてください。
- 聞き取れない箇所は「聞き取り不能」と書き、内容を補わないでください。

【宿題の書き方】
- 担当は management_company／chair／director／contractor のどれかにしてください。
- 期限が言われていなければ「期限なし」とし、期限を推測しないでください。
- 前回の宿題の一覧と照らし、報告で完了と言われたものは done、
  続いているものは ongoing、触れられていないものは not_mentioned にしてください。

【広報の文案】
- 組合員に向けて、決まったこと、工事や点検のお知らせ、お願いを書いてください。
- 部屋番号、階数、氏名、滞納の額、苦情の相手が分かる書き方をしないでください。
  個人に関わる議題は「申請1件を承認しました」のように件数と結果だけにしてください。
- 継続審議の議題は「引き続き検討します」とだけ書いてください。

【厳守事項】
- 出席者の数や、理事会が成り立つかどうかを書かないでください。
- 文字起こしに無い発言や数字を書かないでください。
- 休憩中の私的な会話が混ざっていても、議事録と広報に入れないでください。

「段取りの合意は宿題として書き、結果は継続審議」を明記しないと、決定が増えます。 「では、もう1社見積を取りましょう」は合意ですが、業者の選定は決まっていません。AIはこの合意を「業者の選定について、見積を取ることに決定」と書きがちです。 段取りと結論を分けて書く場所を用意すると、取り違えが減ります。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "meeting_id": "",
  "agenda_items": [
    {
      "no": 1,
      "title": "",
      "summary": "",
      "result": "decided | continued | reported | approved | rejected",
      "basis_quote": "",
      "action_items": [
        { "owner": "management_company | chair | director | contractor",
          "task": "", "due": "" }
      ]
    }
  ],
  "previous_actions": [
    { "task": "", "status": "done | ongoing | not_mentioned" }
  ],
  "unclear_parts": [],
  "newsletter_draft": ""
}

1つ目の理由は、result と basis_quote を組にできることです。 受付の処理は、result が決定なのに basis_quote が空の議題を見つけたら、下書きに「根拠の発言なし」の印を付けます。 構造化出力でスキーマに合う形は保たれますが、中身が正しいかは別に確かめる必要があります。

2つ目は、action_items を管理表へ機械で書き出せることです。 担当が management_company の宿題は、フロント担当の宿題として管理表の候補に入ります。第3章の（c）の書き写し忘れは、ここで無くなります。

3つ目は、previous_actions で前回の宿題の行方が分かることです。 not_mentioned が続く宿題は、次の理事会の議題の案に入れます。宿題が忘れられたまま何か月も残ることを防げます。

広報の文案は、議事録とは別の欄にしています。 議事録の summary を広報に写さないためです。広報は最初から別の決まりで書かせます。 出てくる文案は、たとえば次のような形です。

【理事会だより　第○回理事会（10月）】
■ 決まったこと
・給水ポンプの部品の交換を行います。日程が決まりしだい掲示でお知らせします。
・専有部分の修繕の申請1件を承認しました。
■ 引き続き検討すること
・機械式駐車場の修繕の進め方
■ お願い
・夜間は、共用廊下での会話の声にご配慮ください。

4つ目の「お願い」の書き方に注意します。 騒音の苦情が議題になった月でも、広報では誰に向けたものか分からない一般的なお願いにとどめます。苦情の内容や時間帯を細かく書くほど、該当する住戸が推測されます。

システムへ連携する

宿題の管理表へは、確定の印を付けたものだけを正式な行にします。 AIの候補をそのまま正式な行にすると、決まっていない宿題が管理表に残ります。フロント担当が確認の段で印を付けた行だけを移します。

広報の掲示と配布は、理事長の確認の後に人が行います。 文案を自動で掲示の仕組みに送る経路は作りません。

人が確認する

フロント担当は、全件の下書きを録音と照らして確かめます。 見る順番を決めておきます。

1. 決定・承認・不承認の議題を先に見る … basis_quote の発言を録音で聞き、本当に決まったかを確かめます
2. 「根拠の発言なし」の印がある議題を見る … 決定でなければ継続審議に直します
3. 宿題の担当と期限を確かめる … 管理会社の宿題は、自分のメモと照らして漏れが無いかを見ます
4. 「聞き取り不能」の箇所を聞き直す … 聞いても分からなければ、理事長に確かめます
5. 広報の文案に個人が特定される書き方が無いかを読む … 部屋番号、階数、時間帯と場所の組み合わせも見ます

5番目の「組み合わせ」に注意してください。 部屋番号を消しても、「夜10時ごろの3階東側の騒音」と書けば、そのマンションの住民には誰のことか分かります。AIの指示では防ぎきれない書き方は、フロント担当が読んで消します。

目標は、録音を全部聞き直さずに済むことです。 決定の根拠の箇所と聞き取り不能の箇所だけを聞けば、確認は30分ほどで終わります。

例外に対処する

上から2行目と4行目は、録音の取り方で減らせます。 レコーダーを机の中央に置き、採決のときは理事長に結果を声に出して言ってもらうよう、管理組合にお願いしておきます。

記録を残す

• 元の録音と、文字起こしの結果の全文
• 出席者・議題のメモ
• AIの出力のJSONと、呼び出しの日時、モデルの名前
• フロント担当が直した箇所 … 継続審議に直した決定、書き足した宿題、広報から消した言葉
• 理事長の確認の結果と、確定版の議事録
• 宿題の管理表の行と、その元になった議題

4つ目の直した箇所は、指示を直す材料になります。 継続審議に直した決定が多いなら、決定の条件の書き方が弱いということです。

録音と文字起こしの保存期間は、管理組合と決めます。 議事録を確定した後に録音をいつ消すかを、録音の了承を得るときに一緒に決めておきます。