社会福祉法人の法人本部が、各施設から届く月次報告の利用率・職員の配置・事故・苦情から、Copilot で理事長向けの報告書を作る

処理の起点を決める

毎月5日の締切で、全施設の報告が当月のフォルダにそろったことを起点にします。 本部の担当は、5日の夕方にフォルダの中のファイルの数を見て、15施設がそろっているかを確かめます。そろっていない施設には、Teams で声をかけます。

報告がそろう前にカードを作り始めない決まりにします。 Notebook の参照は最新の状態に保たれ、データが変わると回答もそれに沿うとされています。途中でカードを作ると、あとから届いた施設の分が入ったり入らなかったりして、どれが当月の全体か分からなくなります。

そろったら、当月のフォルダを施設長の側からは閲覧のみに切り替えます。施設長が報告を直したいときは、本部に連絡して直してもらいます。報告書の根拠を固定するための操作です。

理事長への報告の日から逆算して、作業の日を決めておきます。 5日にそろい、6〜7日にカードと下書き、8日に本部長の絞り込み、10日に理事長へ、という順です。締切に遅れる施設が1つあるだけで全体が止まるので、遅れが2か月続いた施設には本部長から施設長に伝えます。

入力データを集める

質を決めるのは、様式の統一と「施設長から本部へ」の欄です。 様式が揃っていればカードの項目が揃い、「施設長から本部へ」の欄に判断を仰ぎたいことを書く決まりがあれば、文章に埋もれなくなります。

事故と苦情の概要には、利用者や申出者の氏名を書かない決まりにします。 個人情報の保護に関する法律では、病歴などを含む個人情報を要配慮個人情報と定めています。事故の概要は利用者の心身の状態に触れやすく、氏名と組み合わさると要配慮個人情報になりえます。 個人が分かる記録は施設の介護ソフトと事故報告書に残し、月次報告には「80代女性、居室で転倒、打撲」のように書きます。

データの取得方法を決める

数字は、集約表が施設の報告の表を式で読み込みます。 様式を統一し、表のセルの位置を固定しておけば、本部の担当が手で写す必要がありません。式で集めた数字には、前月・前年同月との差の列を式で付けます。

自由記述は、Notebook の参照から Copilot が読みます。 公式のページでは、Copilot は参照として加えた場所のうち、利用者がアクセス権を持つものだけを使うとされています。Microsoft Copilot のプライバシーのページでも、Copilot は利用者が少なくとも閲覧の権限を持つ組織のデータだけを示すとされています。本部の担当が見られる当月のフォルダの報告だけが材料になります。

前月のカードを参照に加えるのは、第3章の（d）を防ぐためです。 前月のカードと当月の報告を並べると、「3か月続けて夜勤の欠員」のような続いている問題を Copilot が拾えます。

決裁の決まりの要点を加えるのは、判断を仰ぐ事項の候補を絞るためです。 「職員の採用は施設長、施設の設備の大きな修繕は理事長」のような決まりがあれば、Copilot は施設長が自分で決められることを候補から外せます。

Excel の Copilot には、集約表について答えの場所が分かる聞き方をします。 「種別ごとに、利用率が前月より下がった施設を、差の列の値とともに挙げて」「事故の件数が前年同月より増えた施設を、種別とともに挙げて」のように聞き、答えを集約表の差の列と見比べます。 「どの施設が悪いか」のような聞き方はしません。

AIへ渡す前に整形する

1. 様式を統一する … 数字の表の並びとセルの位置を本部で固定し、施設長が改造できないよう保護します。施設独自の数字は、表の下の「施設独自の指標」の欄に書いてもらいます
2. ファイル名をそろえる … 「月次報告_施設名_年月」にします。カードの施設名がファイル名から引けるようにします
3. 個人が分かる情報を外す … 利用者・申出者・職員の氏名を自由記述に書かない決まりにし、本部の担当が保存の時点で目で確かめます。 書かれていたら施設長に直してもらいます
4. 施設の種別を表に入れる … 特別養護老人ホーム、通所介護、障害福祉サービス、保育所では、利用率の意味も事故の種類も違います。種別を表の先頭に書き、種別ごとに比べるようにします
5. 締めの記録 … そろった日時とファイルの数を集約表の先頭に書きます

4番目を軽く見ないでください。 保育所の「利用率」と特別養護老人ホームの「利用率」を同じ列で並べると、種別の違いを施設の良し悪しと読み違えます。 Copilot も、種別が書いていなければ15施設を一列に比べます。

AIに処理させる

1段目でさせるのは、施設ごとに同じ項目のカードを埋めることです。 2段目でさせるのは、カードと集約表から報告書の見出しに並べることです。

判断を仰ぎたい事項の候補には、根拠の文を必ず添えさせます。 「夜勤の職員が来月2名減る見込みで、派遣の職員を入れるかどうか相談したい」のように、施設長が書いた文をそのまま写させます。 要約すると、施設長の困りごとの温度が消えます。

事故は件数と概要を写すまでにします。 事故への対応が適切だったか、再発防止策が十分かの評価は、施設長と法人の事故の担当が行います。Copilot が「対応は適切」と書いた一文が理事長の報告に載ると、確かめていない評価が法人の見解になります。

指示内容を固定する

1段目（Copilot Notebooks）：

あなたは社会福祉法人の法人本部で、施設の月次報告を整理する立場です。
参照に加えた当月のフォルダの報告と、前月の報告カード、
決裁の決まりの要点だけを見てください。

【施設ごとに作る報告カードの項目】
1. 施設名と種別
2. 利用の状況（報告の表と文から写す。計算しない）
3. 職員の状況（欠員・採用・退職・長期の休み。見込みを含む）
4. 事故とヒヤリハット（件数は表から写し、概要は種類と程度だけ）
5. 苦情（件数と内容の区分、対応の状況）
6. 施設長からの相談（文をそのまま写す）
7. 判断を仰ぎたい事項の候補（根拠の文を写し、決裁の決まりの要点で
   理事長の決裁に当たりそうなものに「決裁」、
   施設長の権限で決められそうなものに「施設」と印を付ける）
8. 前月から続いている問題（前月のカードと同じ問題があれば「継続」と印）

【厳守事項】
- 報告に書かれていないことを書かないでください。分からなければ「記載なし」。
- 数字を計算しないでください。表の数字をそのまま写してください。
- 利用者・申出者・職員の氏名が書かれていたら写さず、
  「氏名の記載あり（本部で確認）」と書いてください。
- 事故への対応の良し悪し、再発防止策の十分さを評価しないでください。
- 施設どうしを比べたり、順位を付けたりしないでください。
- 原因を断定しないでください。
- 判断を仰ぎたい事項を、理事長に上げるかどうか決めないでください。印を付けるだけです。

2段目（Word の Copilot。報告書の型を開いた状態で）：

/報告カード_{年月} と /集約表_{年月} だけを材料に、この報告書の
3つの見出しの下書きを書いてください。

【見出し】
1. 法人全体の状況 … 集約表の数字を種別ごとに写し、前月との差を添える。
   差は集約表の列をそのまま使う。
2. 施設ごとの要点 … 施設ごとに3行以内。「継続」の印の問題を先に書く。
3. 理事長の判断を仰ぎたい事項（候補）… 見出しの下に
   「※本部長が絞り込む」と入れ、「決裁」の印のものを、
   施設名・根拠の文とともに箇条書きで並べる。

【守ること】
- カードと集約表に無いことを書き足さないでください。
- 数字は丸めず、そのまま写してください。
- 事故への対応の評価、職員の配置の提案、施設どうしの比較をしないでください。
- 氏名を書かないでください。
- Web の情報は使わないでください。

「施設どうしを比べたり、順位を付けたりしない」を書くのが要です。 何も言わないと、Copilot は報告書の冒頭に「利用率の高い施設」「事故の多い施設」を並べがちです。種別も規模も違う施設の順位は、理事長の判断を誤らせます。

出力形式を固定する

1段目のカードは、施設ごとの表で受け取ります。 本部の担当が Word の「報告カード」ファイルに貼り、施設の報告と見比べて直します。

表にする理由は3つです。 1つ目は、担当が施設の報告と1項目ずつ見比べられることです。2つ目は、15施設のカードが同じ項目で並ぶので、書きぶりの丁寧さに左右されないことです。第3章の（b）で、3行しか書かない施設は「記載なし」の欄が目に見えるようになります。3つ目は、翌月のカードを作るとき、前月の表として参照できることです。

2段目の報告書は、Word の型の3つの見出しに文章が入った状態で受け取ります。 3つ目の見出しの下には「※本部長が絞り込む」と、決裁の印の付いた候補が施設名と根拠の文つきで並びます。本部長は、この中から理事長に上げるものを選び、上げないものは本部で処理する旨を書きます。

システムへ連携する

この構成は、介護ソフトや人事システムにはつなぎません。 利用者の記録と職員の個人の情報はそれぞれのシステムに置いたまま、月次報告には施設長がまとめた数字と概要だけが載ります。 個人が分かる情報を Copilot の材料にしない形にしています。

理事会への報告には、月次の報告書をそのまま使いません。 3か月分の報告書と理事長の指示を本部長がまとめて、理事長の職務の執行の状況の報告の材料にします。

人が確認する

人が確かめる場所は3つです。 1段目のカード、Excel の Copilot の答え、2段目の下書きです。

1. カードの数字を施設の報告の表と見比べる … 写し間違いが無いかを1施設ずつ見ます
2. 施設長からの相談がそのまま写されているかを見る … 要約で意味が変わっていないかを確かめます
3. 氏名が載っていないかを見る … 「氏名の記載あり」の印があれば、施設長に直してもらいます
4. 判断を仰ぎたい事項の候補を絞る … 本部長が、決裁の決まりに照らして理事長に上げるものを選びます
5. 事故の評価や施設の比較が混ざっていないかを見る … 「適切」「多い」などの語があれば消します

1番目と2番目は担当が全施設で行います。 15施設で1施設あたり数分です。カードの横に施設の報告を開き、数字は表の欄と、相談は「施設長から本部へ」の欄と見比べます。「記載なし」の欄は、本当に書かれていないのか、Copilot が拾えなかったのかを報告で確かめます。

3番目で氏名が見つかった施設には、その月のうちに施設長へ伝えます。 1回で直らない施設は、様式の自由記述の欄の頭に「氏名は書かない」の注意書きを入れます。

4番目は本部長の仕事です。 Copilot の「決裁」の印は、決裁の決まりの要点との照らし合わせにすぎません。例外や過去の経緯を知っているのは本部長で、印のまま理事長に上げることはしません。

例外に対処する

4行目は、月次の報告の流れに乗せてはいけない例外です。 重大な事故や行政への報告が要る事案は、月次の報告書を待たずに法人の手順で扱います。 月次の報告書には、その後の経過を載せます。

5行目は、運用が慣れるまで毎月出ます。 施設長は相談を自由記述の途中に書く習慣があり、Copilot は拾えることも拾えないこともあります。本部長が絞り込むときに、カードの候補だけでなく各施設の「施設長から本部へ」の欄にも目を通すことを、最初の3か月は続けます。

記録を残す

• 当月のフォルダ（そろった時点の施設の報告、施設長からは閲覧のみ）
• 集約表と、そろった日時・ファイルの数
• 担当が直す前と直した後の報告カード（Word の版の履歴で残る）
• 報告書の下書きと、本部長が仕上げた版
• 判断を仰いだ事項と、理事長の指示
• Copilot とのやり取りの履歴（管理者が Purview で保持のポリシーを設定する）

判断を仰いだ事項と理事長の指示を残すのは、翌月の報告書で進みを追うためです。 指示が施設に届いたか、施設でどう扱われたかを、翌月のカードの「前月から続いている問題」で確かめます。

Copilot とのやり取りは保存されます。 公式のページでは、プロンプトと応答が利用履歴として保存され、管理者は Purview で保持のポリシーを設定できるとされています。事故や苦情の概要を含むので、保持の期間を本部で決めておきます。