知財部が特許事務所と毎月開く案件打合せの Teams 会議の記録から、Copilot で案件ごとの指示事項・期限・宿題をまとめ、案件台帳の更新案と指示の確認書の下書きにする

処理の起点を決める

打合せの終了をきっかけに、担当者がその日のうちに始めます。 確認書が早く届くほど、事務所は書面の作成に早く入れます。打合せの翌朝までに確認書を送ることを目安にします。

文字起こしは、打合せの冒頭で始めます。 進行役の担当者が「指示の確認書を作るために文字起こしを使います」と告げる決まりにし、事務所とは最初の打合せの前に、文字起こしを使うこと、保存の期間、閲覧できる人を書面で確かめておきます。 事務所の側にも守秘の義務があり、他の依頼者の話が出ないよう、事務所の側も意識できるようにします。

打合せを、Teams の定期的な会議の1つの系列にしないでください。 公式のページでは、定期的な会議で後の回が文字起こしされると、それまでの回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。打合せは回ごとに別の会議として立て、Copilot の表はその日のうちに確認書のフォルダに保存します。

入力データを集める

質を決めるのは、案件番号の対応です。 打合せでは「先ほどのセンサの件」「2つ目の拒絶理由の件」のように、案件番号を言わずに話が進みがちです。議題に自社と事務所の両方の案件番号と発明の名称を並べ、進行役が番号を読み上げてから話し始めます。 番号が読み上げられていれば、Copilot が発言を案件に結びつけられます。

事務所の案件の一覧は、法定の期限の唯一の出どころとして扱います。 打合せでは期限の話も口頭で出ますが、台帳の法定の期限の列は、一覧の値と食い違っていないかを確かめるためだけに使います。 一覧と台帳の期限が違えば、それ自体を事務所への確認事項にします。

出席者の一覧も、打合せの前に作っておきます。 文字起こしには話者の名前が付きますが、その人が自社の人か事務所の人かは文字起こしには書かれていません。 指示は自社から事務所への発言なので、誰が言ったかで指示かどうかが変わります。

データの取得方法を決める

会議の Copilot には、会議のチャットの「まとめ」タブから指示を出します。 ここで案件ごとの表を作らせ、その表を Copilot Chat に貼ってから、事務所の案件の一覧と台帳と並べさせます。 公式のページでは、会議の Copilot が答えに使うのは会議のチャットに書かれたことと文字起こしの発言とされていて、共有されたファイルの中身までは使うと書かれていないためです。

公式のページでは、会議のオプションで「会議のチャット・字幕・文字起こしのコピーと転送をオフにする」を有効にすると、Copilot の回答を Word や Excel に書き出せないとされています。打合せでは、この設定を有効にしないでおきます。秘密度ラベルで書き出しを止めている場合も同じです。

事務所の案件の一覧は、ファイルで受け取ります。 メールの本文に一覧を貼ってもらうと、毎回の形がそろいません。案件番号・段階・法定の期限・所内の締切の列を持つ一覧のファイルを、事務所ごとのフォルダに置いてもらいます。

AIへ渡す前に整形する

1. 出席者の一覧を作る … 名前、自社か事務所か、役割（弁理士・事務の担当・知財部の担当）
2. 議題に案件番号を並べる … 自社と事務所の両方の案件番号と発明の名称を、扱う順に並べます。進行役が番号を読み上げてから話し始める決まりにします
3. 事務所の案件の一覧を置く … 打合せの前の週に、事務所ごとのフォルダに置いてもらいます
4. 一覧と台帳の期限の突き合わせ … 打合せの前に、一覧の法定の期限と台帳の値が合っているかを Copilot Chat で並べ、違うものは議題の先頭に置きます
5. 発明者の個人の事情の話を分ける … 発明者の処遇や評価の話になったときは、その間は文字起こしを止めます
6. 他の依頼者の話を分ける … 事務所が他の依頼者の事例を話し始めたら、文字起こしに残すかを進行役が確かめます

4番目を打合せの前に済ませておくと、 打合せの中で期限を確かめる時間が減り、期限の食い違いを口頭で直して記録が残らない、ということも防げます。

AIに処理させる

させるのは、案件ごとに発言を区分して並べること、指示と言える発言を写すこと、期限を種類ごとに分けること、自社の宿題を拾うことです。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 事務所の弁理士が「請求項1を実施例の構成に絞る補正で応答するのがよいと思います」と言い、知財部が「なるほど」と返すと、Copilot は方針が決まったとして指示に入れがちです。指示にするのは、自社の出席者が「その方針でお願いします」「進めてください」と明示した場合だけにし、それ以外は事務所からの提案として残させます。

2行目は、第3章の（d）への手当てです。 打合せで言われた「来月10日」は、多くは所内の締切です。期限の発言は種類を付けて写させ、法定の期限の列は事務所の一覧の値と並べるだけにします。

4行目は、公式の考え方とも重なります。 公式のプライバシーのページは、職場のやり取りから社員の業績・態度・内面の状態・人柄を推し量る用途を制限しているとしています。「発明者の協力が得られにくい」のような書き方をさせません。

指示内容を固定する

会議の Copilot への指示（「まとめ」タブで出す）：

この会議は、知財部と特許事務所（{firm}）の月次の案件打合せです。
出席者の一覧と議題（案件番号つき）を使い、案件ごとに表を作ってください。

【出席者の一覧】{attendees}  ← 名前／自社・事務所／役割
【議題】{agenda}

【表の列】
自社の案件番号／事務所の案件番号／区分／内容／期限（種類つき）／発言者／時刻／根拠の発言

【区分は次の6つだけを使ってください】
- 指示 ………… 自社の出席者が「その方針でお願いします」「進めてください」など、
                 事務所に作業を頼むと明示した場合だけ
- 検討の依頼 … 自社の出席者が、次回までの検討や調査を頼んだ場合
- 事務所からの提案
- 自社の宿題 … 自社が持ち帰ったこと。担当が言われていれば書く
- 確認済み …… その場で双方が確かめ合った事実
- 区分不明

【厳守事項】
- 事務所の提案に自社が「なるほど」「そうですね」と返しただけでは、指示にしないでください。
- 根拠の発言は、文字起こしの文をそのまま写してください。要約しないでください。
- 期限には「法定」「所内の締切」「社内」「種類不明」のどれかを付けてください。
  打合せの発言から法定の期限を決めないでください。
- 自社か事務所かは、出席者の一覧で決めてください。
- 案件番号が読み上げられていない発言は、案件番号を「不明」としてください。
- 出席者の態度・評価を書かないでください。

Copilot Chat への指示（表を貼ってから出す）：

次の表と、/{firm}の案件の一覧（今月） /案件台帳 を参照してください。

1. 案件台帳のうち、事務所が{firm}で議題に載った案件だけを対象に、
   案件ごとの更新案を作ってください。列は
   自社の案件番号／いまの段階／更新案の次の手続／更新案の方針／法定の期限（事務所の一覧の値）／
   台帳の法定の期限／一致するか／所内の締切／自社の宿題と担当／根拠の時刻。
2. 法定の期限は、事務所の一覧の値だけを使ってください。打合せの発言の日付を使わないでください。
3. 区分が「指示」の行が無い案件は、次の手続を「指示なし」としてください。

Word の Copilot への指示（確認書の様式を開いた状態で出す）：

/案件ごとの表 を参照し、この様式に沿って指示の確認書の下書きを作ってください。
区分が「指示」の行だけを、案件番号ごとに載せてください。
指示の中身は根拠の発言に沿って書き、内容を足さないでください。
「検討の依頼」は、別の見出しで「次回までのご検討のお願い」として並べてください。

「なるほどと返しただけでは指示にしない」を具体的に書くのは、 打合せの多くの場面で、事務所の提案と自社の了承が短い言葉でつながっているからです。明示の言葉を求める指示だけでは、相づちを了承と読みます。

出力形式を固定する

会議の Copilot の表は、次の列で受け取ります。

自社番号 | 事務所番号 | 区分 | 内容 | 期限 | 発言者 | 時刻 | 根拠の発言
P-2025-031 | 24-0815 | 事務所からの提案 | 請求項1を実施例2の構成に絞る補正で応答 | － | 事務所 弁理士 | 00:12 | 「実施例2の構成に絞る補正で応答するのがよいと思います」
P-2025-031 | 24-0815 | 指示 | 上記の方針で意見書と補正書の案を作成 | 所内の締切 11/10 | 自社 担当 | 00:14 | 「ではその方針でお願いします」
P-2025-044 | 25-0102 | 検討の依頼 | 引用文献2との相違点の整理 | 次回の打合せ | 自社 担当 | 00:27 | 「引用文献2との違いを次回までに整理してもらえますか」
P-2025-044 | 25-0102 | 自社の宿題 | 実施品での構成の採否を事業部に確認 | 期限の発言なし | 自社 担当 | 00:29 | 「実施品で使っているかは事業部に確認します」

指示の確認書の下書きは、次の形で受け取ります。

【指示事項】
1. P-2025-031（貴所 24-0815）
   拒絶理由通知への応答について、請求項1を実施例2の構成に限定する補正を行う方針で、
   意見書および補正書の案の作成をお願いいたします。（打合せ 10/24）
【次回までのご検討のお願い】
1. P-2025-044（貴所 25-0102）
   引用文献2との相違点の整理をお願いいたします。

1つ目の理由は、指示の行を根拠の発言で確かめられることです。 1行目の提案と2行目の指示が並んでいるので、どの発言で自社が了承したかが時刻で分かります。 事務所から「この件は指示をいただいていない」と言われたときも、時刻の発言を示せます。

2つ目は、確認書に載るものが区分で決まることです。 確認書に載るのは「指示」の行だけで、「検討の依頼」は別の見出しに分かれます。 第3章の（b）の取り違えが、区分を確かめる工程に集まります。

3つ目は、自社の宿題が台帳の列に入ることです。 4行目のような自社の宿題は、更新案の「自社の宿題と担当」の列に入り、期限の発言が無いものは、担当者が期限を決めて書き足します。

システムへ連携する

案件台帳を書き換えるのは担当者です。 法定の期限の列は、事務所の一覧の値と一致しない行だけを事務所に確かめてから直します。打合せの記録から法定の期限を書き換えることはしません。

確認書のフォルダと事務所ごとのフォルダの権限は、知財部に絞ります。 公式のプライバシーのページでは、Copilot は利用者が少なくとも閲覧の権限を持つ組織のデータだけを示すとされています。出願前の発明の内容が並ぶので、権限が広いと、他の部署の人の Copilot が未公開の発明を材料に使いえます。

人が確認する

1. 指示の行を根拠の発言で確かめる … 根拠の発言が自社の出席者のもので、作業を頼む明示の言葉があるかを見ます。無ければ「検討の依頼」か「事務所からの提案」に直します
2. 案件の結びつけを見る … 案件番号が「不明」の行を、議題と時刻から振り分けます
3. 期限の種類を見る … 「法定」と付いた期限が事務所の一覧の値と合っているかを見ます
4. 確認書の中身を見る … 指示の中身が、根拠の発言より広くなっていないかを見ます
5. 自社の宿題の担当と期限を決める … 担当の発言が無い宿題は、担当者がその場で決めます

4番目を省かないでください。 Word の Copilot は文を整えるときに、「実施例2の構成に絞る」を「実施例2の構成および変形例に絞る」のように言葉を足すことがあります。 確認書の文言は、事務所がそのまま書面の範囲として読むものです。

目標は、1件あたり90分です。 表の区分を根拠で確かめる時間が35分ほど、確認書を直す時間が25分ほど、台帳を直す時間が20分ほど、宿題の依頼が10分ほどという見立てです。

例外に対処する

6行目は、打合せの中でよく起きます。 「その方針で」と言ったあとで、事業部の事情を思い出して「やはり補正の範囲は少し広めに」と言い直すことがあります。後の発言だけを確認書に載せ、前の発言を消さずに表に残しておけば、 事務所との認識の違いが出たときに経緯を示せます。

記録を残す

• 会議の Copilot の表、Copilot Chat の台帳の更新案、Word の Copilot の確認書の下書き（確認書のフォルダ）
• 事務所に送った確認書と、事務所からの受領の返信
• 案件台帳の変更の履歴（SharePoint リストの版の履歴）
• 一覧と台帳の法定の期限が一致しなかった案件と、確かめた結果

確認書は、事務所との間の指示の記録として残します。 後から費用の請求や書面の範囲について事務所と話すとき、確認書と、その根拠になった表の時刻の発言があれば、 どの打合せで何を頼んだかを示せます。文字起こしそのものの保存の期間は、事務所と取り決めた期間に合わせます。