文書の保存期間を判定して、廃棄してよいものと残すものを分ける

処理の起点を決める

保管年数の長い箱の一覧が届いたときが起点です。

倉庫業者から、定期的に「保管◯年以上の箱の一覧」が提供されることがあります。なければ、自社の台帳から抽出します。

半自動化では、次の2つのトリガーを追加します。

• 毎月：保存期間が満了する文書の一覧を出す
• 新しく文書を預けるとき：種別と保存年限を登録する

2つ目が長期的には効きます。 預けるときに保存年限が決まっていれば、満了時に自動で一覧に出ます。 後から遡って判定する作業がなくなります。

入力データを集める

「保存年限の対応表」がこの構成の中核です。

1行に1つの文書種別を持ちます。

「起算日の種類」の列を必ず作ってください。 帳簿書類の保存期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間です（欠損金や災害損失金が生じた事業年度は10年間）。「作成日から7年」ではありません。

労働関係の書類については、労働基準法第109条が5年間の保存を定めていますが、第143条の経過措置により、当分の間は3年間とされています。この扱いを社内としてどうするかを、対応表で決めてください。

対応表は法務が作ります。AIに作らせないでください。 法令の解釈が含まれます。

データの取得方法を決める

倉庫の目録： 倉庫業者の管理システムからCSVで出力します。目録の記載の質が、この構成の精度を決めます。 「2015年度 経理関係」としか書かれていない箱は、中身を開けて確認するしかありません。

共有フォルダの一覧： ファイルサーバからフォルダ名・ファイル名・日付の一覧を取得します。中身は読みません。 ファイル名と保存場所だけで判定できる範囲にとどめます。

事業年度の提出期限： 経理から、各年度の確定申告書の提出期限を取得します。起算日の計算に必要です。

訴訟・調査の記録： 進行中の訴訟や税務調査に関係する文書は、保存期間が過ぎていても廃棄してはいけません。 この照合を必ず入れてください。

AIへ渡す前に整形する

1. 文書名の正規化 … 年度の表記（2015年度／H27年度／平成27年度）、部門名の表記をそろえます
2. 年度の抽出 … 目録やフォルダ名から対象年度を抽出します。年度が分からないものは判定できません
3. 部門の特定 … 保管した部門を特定します。廃棄の照会先になります
4. 混在の検出 … 目録の記載から、複数種別が入っている可能性を判定します
5. 訴訟・調査との照合 … 対象年度や部門が、進行中の案件に関係しないかを確認します
6. 過去の廃棄記録との照合 … すでに廃棄済みのものを除きます

5番目を必ず実装してください。 訴訟や調査に関係する文書の廃棄は、証拠隠滅と受け取られかねません。 保存期間の満了とは別の判断が必要です。

AIに処理させる

AIに次のことをさせないでください。

「対応表にない種別の保存年限を推定させない」ことが、特に重要です。 生成AIに「この文書は何年保存ですか」と聞けば、それらしい年数が返ります。法令は改正され、業種ごとの特則もあります。学習時点の理解に基づく答えを根拠にはできません。

指示内容を固定する

あなたは、文書の保存期間の判定を支援する担当者です。
目録の記載から文書の種別を分類し、保存年限の対応表を引き当ててください。

【厳守事項】
- 廃棄してよいかを判断しないでください。
  「廃棄可能です」「処分して問題ありません」と書かないでください。
  保存年限と起算日の情報を示すだけにしてください。
- 対応表にない文書種別の保存年限を、あなたが答えないでください。
  分類できなかったものは document_type を null にし、
  unclassified に理由とともに入れてください。
  「一般的には◯年です」と書かないでください。
- 法令の解釈をしないでください。
  「この文書は帳簿書類に該当します」といった判断を書かないでください。
  対応表の記載をそのまま引用してください。
- 起算日そのものを計算しないでください。
  対応表の「起算日の種類」を転記するだけにしてください。
  実際の日付の計算は別途行います。
- 目録の記載から複数の文書種別が読み取れる場合は、
  すべてを列挙し、mixed_content を true にしてください。
  もっとも長い年限を選ぶといった判断をしないでください。
- 目録の記載が「経理関係」のように種別を特定できない場合は、
  document_type を null にし、needs_inspection に
  「目録の記載では種別を特定できません」と入れてください。
  推測で分類しないでください。
- 判定の根拠として、目録のどの記載を見たかを quoted_text に入れてください。

【保存年限の対応表】
{retention_table}

【社内の文書管理規程で定めている上乗せ】
{internal_rules}

【対象の文書】
箱番号／フォルダ: {container_id}
預けた日／作成日: {stored_date}
部門: {department}
目録の記載: {inventory_description}
対象年度: {fiscal_year}

「廃棄してよいかを判断しないでください」の1行が、この構成の安全装置です。 これを書かないと、「保存期間を満了しているため廃棄可能です」という記録が残ります。その記録を見て担当者が廃棄し、後から必要になったときに取り返しがつきません。

「推測で分類しない」も必ず入れてください。 「経理関係」という記載から「おそらく総勘定元帳を含むと思われます」と推測されると、開けて確認すべき箱が、確認されないまま処理されます。

出力形式を固定する

{
  "container_id": "",
  "department": "",
  "fiscal_year": "",
  "classifications": [
    {
      "document_type": "",
      "retention_years": 0,
      "legal_basis": "",
      "start_date_type": "",
      "exception_note": "",
      "internal_rule_override": "",
      "quoted_text": "",
      "confidence": "high | medium | low"
    }
  ],
  "mixed_content": false,
  "unclassified": [],
  "needs_inspection": [],
  "litigation_hold_check": "not_checked",
  "inquiry_draft": ""
}

計算部分（プログラム）の出力：

{
  "container_id": "",
  "start_date": "",
  "start_date_basis": "",
  "retention_end_date": "",
  "is_expired": false,
  "longest_retention_in_container": 0,
  "litigation_hold": {
    "matched": false,
    "matched_case": "",
    "matched_basis": ""
  }
}

分類（AI）と期限の計算（プログラム）を分けます。 起算日の計算は、事業年度の提出期限のデータから機械的に行えます。AIに計算させる理由がありません。

longest_retention_in_container を持つのは、1つの箱に複数種別が混在する場合の扱いを明示するためです。箱単位で廃棄するなら、もっとも長い年限に合わせることになります。 その判断を人が行えるよう、内訳を残します。

litigation_hold は、訴訟・調査との照合結果です。 matched: true のものは、保存期間が満了していても廃棄の対象外です。

is_expired: true は「保存期間が満了している」という事実であり、「廃棄してよい」ではありません。 画面の表示でも、この2つを混同させない文言にしてください。

システムへ連携する

最小構成では連携はありません。担当者が生成AIに貼って作業します。

半自動化では、次をつなぎます。

廃棄の実行を自動化しないでください。 文書の廃棄は取り返しがつきません。倉庫業者への廃棄依頼は、法務の承認を経て人が行います。

共有フォルダの自動削除も行わないでください。 「保存期間を過ぎたファイルを自動削除」という仕組みは、誤って必要なファイルを消したときに復旧できません。

廃棄予定日の通知は自動化してよい部分です。 「来月、この箱の保存期間が満了します」という通知があれば、計画的に処理できます。

人が確認する

廃棄の判断は、必ず法務が行います。

6番目の「関係部門への照会」を省かないでください。 法定の保存期間を満了していても、その部門が業務上まだ使っている可能性があります。 「もう要らないか」を確認してから廃棄します。

廃棄の決定は、承認の記録を残してください。 「いつ、誰が、何を根拠に廃棄を決めたか」が、後から必要になることがあります。

例外に対処する

記録を残す

• 判定結果（分類、年限、根拠、起算日の種類）
• 法務が分類を修正した内容と、修正前後
• 関係部門への照会と、その回答
• 廃棄の決定（決定日、決定者、根拠）
• 廃棄の実施記録（実施日、実施方法、証明書）
• 対応表の変更履歴
• litigation_hold で保留した文書の一覧

「廃棄の決定と根拠」は、この構成でもっとも重要な記録です。 後から「なぜあの文書を捨てたのか」を問われたときに、何を根拠に、誰が決めたかを示せる必要があります。

廃棄記録そのものは、長期に保存してください。 廃棄した事実の記録は、廃棄した文書より長く必要になることがあります。

対応表の変更履歴を残してください。 法改正で年限が変わったとき、「いつの時点の対応表で判定したか」が分かる必要があります。