契約書から期限・自動更新・解約条項を抽出して台帳を作る

処理の起点を決める

SharePointの受領フォルダにファイルが作成されたことを起点にします。Power Automate の SharePoint コネクタに標準トリガーがあります。

電子契約サービスを使っている場合は、締結完了のWebhookを起点にするほうが確実です。 押印済みPDFの受け渡しが自動化されるためです。

なお、既存の1,200件については、別途一括処理が必要です。 これは初回の移行作業として、フォルダ内の全PDFを順次処理するバッチを走らせます。

入力データを集める

データの取得方法を決める

テキスト抽出： 押印済み契約書は、電子契約ならテキストPDF、紙の契約書をスキャンしたものなら画像PDFです。両方が混在します。 画像PDFはOCRが必要です。

別紙・覚書の扱いが厄介です。 契約期間が本体ではなく「覚書」で変更されていることがあります。同一契約に紐づく文書をまとめて処理する仕組みが必要です。 ファイル名の規則、またはフォルダ構成で紐づけます。

契約種別の判定： 契約書のタイトル（「業務委託契約書」など）から判定します。タイトルだけで判定できない場合は、本文の内容も見ます。

AIへ渡す前に整形する

1. テキストPDFと画像PDFの振り分け … テキストが取れるかを確認し、取れなければOCRに回します
2. 別紙・覚書の紐づけ … 同一契約の関連文書をまとめます
3. 条項の分割 … 「第◯条」の単位で分けます
4. 相手先名の名寄せ … 契約書上の社名と、取引先マスタを突き合わせます

AIに処理させる

抽出のみです。日付の計算はさせません。

日付の計算（通知期限の逆算）は、抽出した記述をもとにプログラムで行います。 「満了の3か月前」を「2026年12月31日」に変換する処理は、暦の計算です。AIに計算させると、月末の扱いや起算日の解釈でずれます。契約の期限管理でずれは許されません。

指示内容を固定する

あなたは契約管理台帳を作成する担当者です。
以下の契約書から、指定された項目を抽出してください。

【厳守事項】
- 日付の計算をしないでください。
  「満了の3か月前」のような記述は、そのまま原文の表現で返してください。
  具体的な日付に変換しないでください。
- 契約書に記載がない項目は "記載なし" としてください。
  一般的な慣行や他の契約書の内容で補わないでください。
  （例：自動更新の定めがない契約に「通常1年更新」と書かない）
- 各項目について、根拠となる条項番号と原文を必ず記載してください。
  示せない項目は "記載なし" としてください。
- 別紙・覚書で本体の条件が変更されている場合、
  変更後の内容を採用し、amendments に変更の経緯を記載してください。
- 金額は契約書の記載どおりに返してください。
  税抜・税込の別が明記されている場合はそれも記載し、
  明記がない場合は "不明" としてください。
- 条項の解釈や、有利不利の評価をしないでください。

【契約種別】{contract_type}

【契約書本文（条文単位）】
{contract_text}

【別紙・覚書】
{amendments}

「日付の計算をしない」の1行が、この構成でもっとも重要です。 期限管理の目的は、通知期限を1日も間違えないことです。LLMに暦計算をさせる理由はありません。

「記載がない項目を慣行で補わない」も同様です。 自動更新の定めがない契約に「通常1年更新」と書かれると、台帳を見た人は自動更新があると誤解します。

出力形式を固定する

{
  "contract_type": "",
  "counterparty": "",
  "execution_date": "",
  "term_start": "",
  "term_end": "",
  "auto_renewal": "あり | なし | 記載なし",
  "auto_renewal_condition": "",
  "renewal_period": "",
  "non_renewal_notice": {
    "raw_text": "満了の3か月前までに書面により",
    "period_value": 3,
    "period_unit": "月",
    "method": "書面",
    "clause": "第3条第2項"
  },
  "termination": { "allowed": true, "notice_raw": "", "clause": "" },
  "amount": { "value": 0, "unit": "月額 | 年額 | 総額", "tax": "税抜 | 税込 | 不明" },
  "payment_terms": "",
  "jurisdiction": "",
  "has_antisocial_clause": true,
  "confidentiality": { "exists": true, "survival_raw": "" },
  "amendments": [],
  "citations": [
    { "field": "", "clause": "", "quote": "" }
  ],
  "not_found": []
}

non_renewal_notice を raw_text と period_value / period_unit に分けている点が要点です。AIは原文と、そこから読み取った数値・単位までを返し、実際の日付計算はプログラムが term_end と組み合わせて行います。

システムへ連携する

台帳への登録： SharePointリストまたは契約管理SaaSへ登録します。Excelで管理している場合も、期限監視を自動化するには、SharePointリストなど機械が読める形に移すことを勧めます。

期限監視： 日次で台帳を確認し、通知期限の90日前・30日前に該当する契約について、契約の主管部門と法務へ通知します。

通知先を「法務」だけにしないでください。 更新するか否かの判断は、その契約を使っている事業部門が行います。法務だけに通知しても、事業部門への確認で時間が過ぎます。台帳に「主管部門」の項目を持たせ、そこへ通知します。

人が確認する

全件、人が承認します。

理由は、台帳の誤りが期限の失念に直結するためです。特に次の3項目は必ず確認します。

1. term_end（満了日） … これを誤ると、通知期限が全部ずれます
2. auto_renewal（自動更新の有無） … 「なし」を「あり」と誤ると、更新されると思って放置します。逆も同様に危険です
3. non_renewal_notice（通知期限の記述） … 原文と照合します

確認を速くするため、PDFの該当箇所をハイライトして、抽出結果と並べて表示する画面を用意してください。これがないと、確認に15分かかり、削減効果が出ません。

例外に対処する

記録を残す

• 契約書PDF（原本）
• AIの抽出結果と citations
• 承認者と承認日時
• 人が修正した項目
• 期限通知の送信履歴

期限通知の送信履歴を残すことが重要です。 「通知したが事業部門が対応しなかった」のか「通知自体が飛んでいなかった」のかを、後から区別できるようにします。