補助金・助成金の申請書の下書きを、公募要領と社内資料から作る

処理の起点を決める

公募要領をSharePointの申請フォルダに置いたことを起点にします。

最小構成では、担当者が置いた時点で Copilot に読ませます。半自動化では、Power Automate の SharePoint コネクタの「ファイルが作成されたとき」トリガーで自動的に処理を始めます。

着手を早めることが、この構成のもっとも大きな効果です。 公募が出てから「やるかどうか」を決めるまでに2週間かかっているなら、要件の確認が半日で終わるだけで、使える期間が2週間増えます。

入力データを集める

「過去の申請書と結果」の台帳が、この構成の資産になります。

1行に1申請を持ちます。

この台帳がないと、「3年前に同じ補助金に出した」ことすら分かりません。

データの取得方法を決める

公募要領の構造化： PDFから次を抜き出します。

• 対象者の要件（業種、規模、事業年数、過去の受給歴の制限）
• 補助対象経費と、対象外の経費
• 補助率・補助上限
• 審査項目（もっとも重要）
• 必要書類の一覧
• スケジュール（公募締切、交付決定、事業実施期間、実績報告）

審査項目は、公募要領の「審査項目」「審査の観点」「加点項目」の章にまとまっていることが多くあります。 ここを正確に取ることが、この構成の前提です。

社内資料の参照： Copilot を使う場合、Word の下書き機能では、プロンプトの中で / を入力してファイル名を指定すると、そのファイルを参照して文章を作れます。参照できるファイルは最大20個、1ファイルあたり150万語（3,000ページ相当）まで拡張されています。 フォルダを指定した場合は、その中の直近10ファイルが参照されます。

「直近10ファイル」の制限に注意してください。 資料フォルダをそのまま指定すると、関係のない直近のファイルが読まれます。必要な資料を個別に指定するのが確実です。

AIへ渡す前に整形する

1. 公募要領の章立ての分解 … 要件・審査項目・必要書類・スケジュールに分けます
2. 審査項目の抽出と番号づけ … 各審査項目に番号を振ります。下書きとの対応づけに使います
3. 加点項目の分離 … 加点項目は必須ではありませんが、取れるものは取ります。必須要件と分けて扱います
4. 必要書類の期限の算出 … 納税証明書のように取得に時間がかかる書類を洗い出し、逆算した期限を付けます
5. 社内資料の絞り込み … 審査項目に関係しそうな資料を選びます
6. 過去の申請の引き当て … 同じ補助金・似た内容の過去の申請を探します

AIに処理させる

AIに次のことをさせないでください。

「数値を空欄にする」ことが、この構成でもっとも重要な設計です。

生成AIに事業計画書を書かせると、「労働生産性を年率3％向上させます」「5名を新規雇用します」といった、それらしい数値が自然に入ります。 担当者が読み流すと、そのまま提出されます。採択後の実績報告で、その数値の達成を求められます。

空欄にしたうえで、「この数値は設備投資計画書のどこから取る」という指示を添えてください。

指示内容を固定する

あなたは、補助金の申請書を作成する担当者を支援する担当者です。
公募要領の審査項目に対応づけた事業計画書の下書きを作ってください。

【厳守事項】
- 数値を書かないでください。
  金額、人数、率、期間、台数などの数値は、すべて【要記入：○○】の形で
  空欄にし、どの社内資料から取るべきかを添えてください。
  例：【要記入：設備投資額（設備投資計画書 表2より）】
  「約2,000万円」のような概数も書かないでください。
- 要件を満たしているかを判断しないでください。
  「本社は要件を満たしています」と書かないでください。
  確認すべき要件を requirements_to_check に一覧として挙げるだけにしてください。
- 採択の可能性について述べないでください。
  「この点は高く評価されると考えられます」と書かないでください。
- 事業の内容を、あなたが作らないでください。
  社内資料に書かれている計画を、審査項目に沿って整理するだけです。
  資料にない取り組みを提案しないでください。
- 各段落について、どの審査項目に対応するかを審査項目の番号で示してください。
  対応する審査項目がない段落を書かないでください。
- 社内資料に材料が見つからない審査項目は、
  本文を書かず、missing_materials にその審査項目と、
  必要な情報の種類を挙げてください。
  「一般的には〜」と書いて埋めないでください。
- 参照した社内資料は、ファイル名と該当箇所を source に記載してください。

【公募要領（審査項目を含む）】
{call_for_applications}

【事業計画書の様式と記載要領】
{application_form}

【参照する社内資料】
{internal_documents}

【過去に同じ補助金へ申請した事業計画書（あれば）】
{past_application}

【過去の審査の講評（あれば）】
{past_feedback}

「数値を書かないでください」の1行が、この構成の安全装置です。 これがないと、下書きは数字入りで出てきます。そして、その数字は誰も検証していません。

「資料にない取り組みを提案しないでください」も必ず入れてください。 「あわせてDX人材の育成を行います」といった一文が入ると、それが計画の一部として提出されます。採択後、その実施を求められます。

出力形式を固定する

{
  "subsidy_name": "",
  "fiscal_year": "",
  "deadline": "",
  "requirements_to_check": [
    {
      "requirement_text": "",
      "source_section": "",
      "check_by": "経営企画 | 財務 | 人事 | 総務",
      "status": "unchecked"
    }
  ],
  "evaluation_criteria": [
    {
      "criterion_no": "",
      "criterion_text": "",
      "is_bonus": false,
      "weight_stated": ""
    }
  ],
  "draft_sections": [
    {
      "section_title": "",
      "criterion_nos": [],
      "body": "",
      "placeholders": [
        { "label": "", "source_document": "", "source_location": "" }
      ],
      "sources": []
    }
  ],
  "coverage_map": [
    { "criterion_no": "", "covered_by_sections": [], "covered": true }
  ],
  "missing_materials": [
    { "criterion_no": "", "needed_information": "", "ask_to": "" }
  ],
  "required_documents": [
    { "document": "", "obtained_from": "", "lead_time_days": 0, "deadline": "" }
  ],
  "schedule": {
    "application_deadline": "",
    "grant_decision": "",
    "project_period": "",
    "report_deadline": ""
  }
}

coverage_map が、この構成の中心の出力です。 審査項目ごとに、それに答えている段落があるかを示します。covered: false の項目が残っていれば、提出できません。

placeholders には、空欄にした数値の一覧が入ります。 担当者はこの一覧を見て、社内資料から数値を拾って埋めます。埋め忘れを機械的に検出できます。

missing_materials は、社内に材料がない審査項目です。 「賃上げの計画」を求められているのに人員計画に記載がない、といったケースです。関係部門に聞くべきことが、着手の初日に分かります。

required_documents の lead_time_days は、取得に時間がかかる書類を逆算するためです。 納税証明書や登記事項証明書の取得を締切直前に始めると間に合いません。

システムへ連携する

最小構成では連携はありません。担当者が Copilot に公募要領と資料を指定して作業します。

半自動化では、次をつなぎます。

提出そのものは自動化しません。 補助金の申請は、電子申請システム（jGrants など）や郵送で行います。内容の最終確認と提出は、必ず人が行います。

申請台帳への登録は、結果が出てから行ってください。 提出した事業計画書、結果、講評をそろえて登録します。これが次回の材料になります。

人が確認する

下書きは必ず担当者が書き直します。そのまま提出しません。

確認と作業の順序は次のとおりです。

5の「財務部による数値の確認」を省かないでください。 申請書に書いた数値は、採択後の実績報告で達成を求められます。書ける数字かどうかを、財務が確認する必要があります。

4の「自社の言葉に直す」も必須です。 生成AIが書いた文章は、どこかで読んだような一般的な表現になりがちです。自社の設備、自社の顧客、自社の課題を、自社の言葉で書き直してください。 これは審査のためだけでなく、社内で計画として通すために必要です。

例外に対処する

記録を残す

• 公募要領（年度ごと）
• 構造化した審査項目と要件
• 下書きと、担当者が書き直した最終版
• placeholders に入れた数値と、その出どころ
• coverage_map（提出時点の充足状況）
• 提出した事業計画書と必要書類
• 結果（採択・不採択）と、審査の講評
• 採択後の実績報告の期限

「数値とその出どころ」を残してください。 採択後の実績報告で、申請時の数値の根拠を求められます。「どの資料のどこから取ったか」が残っていれば、説明できます。

「実績報告の期限」の管理は、申請と同じくらい重要です。 期限までに報告しないと、補助金の返還を求められることがあります。台帳に必ず記録してください。