賃貸管理会社が外国籍の入居者に出す断水・設備点検・ごみの出し方の変更のお知らせを Gemini で多言語に訳し、日時と注意事項の取り違えを点検する

処理の起点を決める

担当が入力のフォームを送信したときに動きます。 Google Apps Script のインストール型のトリガーには、フォームの送信で動く種類があります。送信のたびに、そのお知らせの1件だけを処理します。 原稿を直したときは、同じお知らせの番号を選んでフォームを送り直し、全部の言語を一度に訳し直します。

インストール型のトリガーは、作った人のアカウントで動きます。 担当それぞれのアカウントで作るのではなく、入居者対応の係の共用のアカウントで1つだけ作ります。 作った人の異動で止まらないよう、作り直しの手順を用語集のシートの隅に書いておきます。

断水の当日の朝に出す追加のお知らせ（「本日の断水は予定どおり行います」）も、同じフォームで出します。前のお知らせの番号を選ぶと、欄の値を引き継ぎ、変わったところだけを直せます。

入力データを集める

質を決めるのは、欄の分け方です。 日付と時刻を本文の中に書いてしまうと、突き合わせる相手がいなくなります。 本文には {日付} {開始時刻} のような差し込みだけを書き、値は欄に入れます。差し込みが無い本文は、送信のときに担当に戻します。

入居者にしてほしいことも、欄に分けます。 「断水の前に水を汲み置いてください」「点検の日にご不在の場合は、前日までに連絡してください」のように、入居者の行動に関わる文を1つずつ欄にします。訳し戻しで確かめるのは、主にこの欄です。

用語集は、最初に30語ほどで始めます。 断水と点検の種類、設備の名前、ごみの種類です。言語ごとの訳語は、その言語を読める社員か、社宅を借り上げている企業の担当に一度見てもらって決めます。

データの取得方法を決める

フォームの回答から、欄の値と本文を取ります。 スクリプトは回答の行を読み、日付の欄の値から曜日を計算して、本文の {曜日} に入れます。 担当が本文に曜日を直接書いていたら、計算した曜日と比べ、違えば送信者にメールで知らせて処理を止めます。

物件の台帳から、添える言語を引きます。 物件のコードで行を探し、言語の一覧を取ります。台帳に言語の書かれていない物件は、日本語だけで出すか担当に確かめます。

Gemini API へは、お知らせごとに2回送ります。 1回目で、全部の言語の訳文と書き抜きを受け取ります。2回目で、1回目の訳文を日本語に訳し戻させます。2回目には、元の日本語の原稿を渡しません。 原稿を見せると、訳文ではなく原稿をなぞった日本語が返り、訳し戻しの意味がなくなります。

有料の利用枠で使い、store を false にします。 Gemini API の規約では、有料のサービスではプロンプトと応答が製品の改善に使われないとされています。Interactions API は既定でやり取りを保存し（有料の枠で55日）、保存しないときは store=false を付けると案内されています。

AIへ渡す前に整形する

1. 差し込みの確認 … 本文に {日付} {開始時刻} {終了時刻} {対象} の差し込みがあるかを確かめます
2. 曜日の計算 … 日付の欄から曜日を計算し、本文に入れます
3. 時刻の書き方の統一 … 時刻は24時間制の「9:00」「13:30」で欄に持ちます。「午後1時半」のような書き方は欄に入れません
4. 部屋番号の書き方の統一 … 「203号室」「2階の全室」のように、台帳と同じ書き方にします
5. 個人の情報の除外 … 本文に入居者の名前が入っていないかを確かめます。部屋番号だけで対象を示します
6. 用語集の付け足し … その種類のお知らせに出る語の訳語だけを、言語ごとに指示に入れます

3番目を軽く見ないでください。 欄の時刻が「1:30」なのか「13:30」なのか分からないと、訳文が午前と午後のどちらで書かれていても、突き合わせで正しいと判定してしまいます。 欄は24時間制に固定し、訳文の側には午前・午後か24時間制かをその言語の書き方で書かせます。

AIに処理させる

させることは2つです。1回目は、用語集にそろえて訳し、訳文の中に入れた日時と部屋番号をその言語のまま書き抜くこと。2回目は、訳文を日本語に訳し戻すことです。

1回目の書き抜きは、AIに点検させるためのものではありません。 訳文の中の「November 5 (Wed) 9:00–13:00」を、{"date": "2026-11-05", "weekday": "Wed", "start": "09:00", "end": "13:00"} の形で返させ、欄の値と同じかどうかはスクリプトが比べます。 AIに「合っていますか」と聞くと、合っていると答えます。

3行目と4行目がいちばん起きやすい失敗です。 断水のお知らせを訳させると、AIは「浴槽にも水を溜めておくと便利です」のような親切な一文を足したがります。善意の一文でも、管理会社が決めていない案内です。 逆に「必ず連絡してください」を「できれば連絡してください」に弱めると、点検の日の不在が増えます。求め方の強さは、原稿のとおりに訳させます。

指示内容を固定する

1回目（翻訳と書き抜き）

あなたは賃貸管理会社が入居者に出すお知らせを翻訳する係です。
次の日本語のお知らせを、{言語の一覧} に訳してください。

【お知らせの欄】
種類：{断水}　物件：{物件名}　対象：{A棟 全室}
日付：{2026-11-05}　曜日：{水}　開始：{09:00}　終了：{13:00}
入居者にしてほしいこと：
  1. {断水の前に、飲み水とトイレ用の水を汲み置いてください。}
  2. {断水のあいだは、蛇口を閉めておいてください。}
問い合わせ先：{管理部 03-xxxx-xxxx（平日 9:00〜18:00）}
【本文】{差し込みの入った本文}
【用語集】{この種類のお知らせに出る語の、言語ごとの訳語}

【やること】
1. 言語ごとに、件名と本文を訳す。用語集の訳語を必ず使う。
2. 時刻は、その言語でふつうに使う書き方で書く。午前・午後を取り違えないこと。
3. 訳文の中に書いた日付、曜日、開始と終了の時刻、対象、問い合わせ先を、
   訳文に書いたとおりの文字列で書き抜き、数字の値を添える。
4. 用語集に無い語を訳したときは new_terms に挙げる。

【厳守事項】
- 日本語のお知らせに無い注意事項や助言を足さないでください。
- 「〜してください」「必ず〜」の求め方の強さを変えないでください。
- 日付、曜日、時刻、部屋番号を、欄の値から変えないでください。
- 訳文に入れられなかった値は、書き抜きで missing にしてください。

2回目（訳し戻し）

次の文は、入居者向けのお知らせを {言語} に訳したものです。
この文だけを見て、日本語に訳してください。
元の日本語の文は渡していません。推測で補わないでください。
入居者にしてほしいことは、文ごとに分けて番号を付けてください。
意味が取れない箇所は「意味が取れない」と書いてください。

1回目の「助言を足さない」を明記しないと、ほぼ毎回足されます。 お知らせの文は短く、AIは読み手に親切にしようとして補います。補われた一文は、日本語の原稿にも、ほかの言語の訳文にも無いので、言語によって案内が違うお知らせになります。

2回目の「元の文は渡していない」は、手順の上でも本当に渡しません。 指示の文に書くだけでなく、スクリプトが1回目の訳文だけを送ります。

出力形式を固定する

1回目は、次の形の JSON で受け取ります。 lang と status は enum で決まった文字列に絞ります。

{
  "notice_id": "N-2026-1105-A",
  "translations": [
    { "lang": "en | zh-Hans | vi | ne",
      "title": "",
      "body": "",
      "extracted": {
        "date": { "text": "November 5", "value": "2026-11-05", "status": "found | missing" },
        "weekday": { "text": "Wednesday", "value": "Wed", "status": "found | missing" },
        "start": { "text": "9:00 a.m.", "value": "09:00", "status": "found | missing" },
        "end": { "text": "1:00 p.m.", "value": "13:00", "status": "found | missing" },
        "target": { "text": "All units in Building A", "value": "A棟 全室", "status": "found | missing" },
        "contact": { "text": "", "value": "", "status": "found | missing" }
      },
      "new_terms": [ { "ja": "", "translated": "" } ] }
  ]
}

1つ目の理由は、extracted の value を欄の値と機械的に比べられることです。 スクリプトは、言語ごとに value が欄の値と同じかを見て、違えば mismatch、missing ならそのまま印を付けます。 さらに text がその言語の訳文の中に本当にあるかを文字列で探し、無ければ書き抜きが訳文と食い違っているとして印を付けます。

2つ目は、text を残すことで、担当が訳文のどこを見ればよいか分かることです。 印が付いたとき、担当は text の文字列で訳文の中を検索し、その箇所だけを確かめます。

3つ目は、new_terms で用語集を育てられることです。 用語集に無い語の訳が毎回並ぶので、月に一度まとめて見て、決まった訳語として用語集に足します。

お知らせの一覧の行は、次の形です。

システムへ連携する

掲示の紙と一斉のメールには、スクリプトから出しません。 担当が確認の欄で「出してよい」を選んだ訳文だけを、担当が掲示の書式とメールに入れます。印の付いた訳文がそのまま入居者に届く経路を作りません。

用語集にも書き込みません。 new_terms は一覧に並べるだけで、用語集に足すのは担当が確かめてからです。

人が確認する

1. 曜日の食い違いの知らせを見る … 送信のときに知らせが来たら、日付の欄と本文を直して送り直します
2. 印の付いた箇所を確かめる … mismatch と missing の付いた言語の訳文を、text で検索して見ます。直せないときは、その言語の訳文を1回目からやり直します
3. 訳し戻した文を原稿と並べる … 入居者にしてほしいことの欄ごとに、意味が同じか、求め方の強さが同じかを見ます。「意味が取れない」と出た箇所は、その文を短く書き直して送り直します
4. 出すかどうかを選ぶ … 言語ごとに「出してよい」「直す」を選びます
5. 入室を伴う点検のお知らせは、もう1人が見る … 日付と対象の部屋を、点検の業者からの日程と照らします

3番目で見るのは、意味と強さです。 訳し戻した日本語が原稿と同じ言葉である必要はありません。「汲み置いてください」が「水を準備してください」に戻ってくれば意味は通っていますが、「水を準備すると便利です」に戻ってきたら、求め方が弱くなっています。

目標は、40件をならして1件30分です。 印の無いお知らせは、訳し戻した文を読んで数分で終わり、入室を伴う点検で印の多いものは1時間近くかかります。同じ言語で同じ種類の印が続くなら、用語集か本文の書き方を直します。

例外に対処する

上から4行目までが大半を占めます。 どれもAIの訳の質の問題ではなく、原稿の書き方と、書き抜きの突き合わせで見つかる誤りです。 欄と差し込みの書き方を守るほうが、指示の文をいじるより効きます。

記録を残す

• お知らせごとの欄の値、本文、計算した曜日
• 1回目と2回目の呼び出しが返した JSON の全文
• そのときの用語集の版
• 突き合わせで付いた印と、担当がどう直したか
• 担当が「出してよい」を選んだ日時と、出した訳文
• お知らせの後に来た問い合わせの件数と内容（どの言語の入居者からか）

4つ目の行が、訳の誤りの傾向を見る材料です。 ある言語で終了の時刻の mismatch が続くなら、その言語の時刻の書き方の指示を足します。

最後の行は、この構成の目的に直接つながります。 多言語のお知らせを出した物件で「知らなかった」の問い合わせと、点検の日の不在が減ったかを、お知らせの種類ごとに見ます。