寺院の寺務所が檀家から届く法要・墓所の問い合わせのメールを Claude で読み、住職の予定から日程の候補を添えた返信の下書きを作る

処理の起点を決める

Apps Script の時間主導型トリガーで、10分ごとに動かします。 公式のページでは、時間主導型トリガーは「毎分から月1回まで」の間隔で動かせ、開始の時刻は少しずれることがあるとされています。問い合わせの返信は数分を争うものではないので、10分の間隔で足ります。

拾う対象は、Gmail の検索で絞ります。 問い合わせフォームから届くメールと代表アドレスに届くメールに Gmail のフィルタで「問い合わせ」のラベルを付けておき、label:問い合わせ -label:下書き済み で探します。処理が終わったスレッドにだけ「下書き済み」を付けるので、途中で失敗したスレッドは次の回でもう一度拾われます。

1回の実行で扱う件数を決めておきます。 Apps Script の1回の実行時間は6分までとされているので、1回に10件までとし、残りは次の回に回します。トリガーの合計の実行時間は Google Workspace のアカウントで1日6時間まで（個人のアカウントで90分まで）とされ、月120件なら十分に収まります。

急ぎの検知だけは、Claude を呼ぶ前に行います。 本文に「亡くなりました」「訃報」「枕経」「通夜」などの言葉があれば、Claude の結果を待たずに寺務所の共有のチャットと住職の携帯のメールに通知します。AIが応答しないときでも、急ぎの連絡だけは止めないためです。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の行です。 返信のひな形と答えない話題の一覧が無ければ、Claude は一般的な寺院の慣習を想像で書きます。その寺の決まりと違う持ち物や流れが下書きに入ると、担当が気づかずに送ってしまいます。

台帳から渡すのは、該当する家の行だけです。 檀家400軒の台帳を丸ごと渡しません。差出人のアドレスで台帳を引けたときはその家の行、引けなかったときは何も渡さず、「台帳で見つからない」と書いて渡します。

データの取得方法を決める

差出人の特定は、メールアドレスを先に、名前を後に使います。 台帳の連絡先の列にアドレスがあればそれで引き、無ければ本文の署名の名字と、台帳の施主の名字を照らします。名字だけで引けた家が2軒以上あるときは、どれも渡さずに「候補が複数」と書きます。 同じ名字の檀家は珍しくありません。

希望の時期は、本文から粗く読み取ってから範囲を決めます。 「来年の春」「11月の土日」「四十九日のころ」のような書き方を、Apps Script が月の単位で範囲にします（春なら3〜5月、など）。読み取れなかったら、受信日から60日先までを範囲にします。 四十九日の場合は、台帳の命日から寺の年忌の表で四十九日の日を出し、その前の土日を範囲にします。

空いている法要の枠は、プログラムで計算します。 範囲の日ごとに、寺の決まりの「法要の枠の時刻」（10時・13時・15時）を並べ、住職か本堂のカレンダーに重なる予定がある枠と、「法要を受けない日」の枠を外します。残ったものに S01、S02 のような番号を振って、最大20枠を Claude に渡します。 枠には、法要の前後の移動の時間（30分）も含めて重なりを見ます。

AIへ渡す前に整形する

1. 引用部分を落とす … 返信の返信で届いたものは、> で始まる行と「〜wrote:」以降を落とし、最新の本文だけにします
2. 署名と定型文を落とす … 携帯のキャリアの署名やフォームの定型の文言を落とします
3. 台帳を引く … アドレス、名字の順で引き、見つからない・複数の場合はその旨を書きます
4. 回忌を計算する … 台帳の命日と寺の年忌の表から、今年と来年に当たる回忌をプログラムで出します
5. 希望の時期を範囲にする … 月の単位の範囲にします。読み取れなければ60日先までにします
6. 空き枠を計算する … 住職と本堂の両方が空いている枠に番号を振ります
7. 急ぎの言葉を見る … 該当すれば先に通知します（トリガーの節）
8. 個人に関わる項目を絞る … 渡すのは、施主・故人・命日・区画番号・管理料の状況までです。電話番号と住所は渡しません

4番目を AI にさせない理由ははっきりしています。 何回忌が何年に当たるかは、寺の数え方で決まる計算です。計算をAIに任せると、もっともらしい年がそのまま返信に書かれます。 年忌の表をシートに持ち、コードで出した結果を「台帳から計算した回忌」として渡します。

8番目は、返信に要らないものを渡さないということです。 電話番号や住所は下書きを書くのに使いません。渡さなければ、下書きに写ることもありません。

AIに処理させる

させるのは、問い合わせを読んで5つのことを返すことだけです。

1行目がいちばん大事です。 「来年3月の土曜の午前」と希望されて、その枠が空いていないとき、何も言わなければ Claude は希望どおりの日時を書きます。希望に合う枠が無いときは、無いと書かせます。

指示内容を固定する

あなたは寺院の寺務所で、檀家からのメールの問い合わせに返信の下書きを作る係です。
返信は寺務所の担当が読んでから送ります。あなたが送ることはありません。

【返すもの】
1. inquiry_type：問い合わせの種類（下の一覧から1つ）。ほかにも当たれば other_types に並べる
   memorial_service（年忌法要） / forty_ninth（四十九日） / interment（納骨） /
   grave_care（墓所の管理） / eitai_kuyo（永代供養） / toba（塔婆の申込） /
   urgent（訃報など急ぎ） / other（その他）
2. extracted：施主、故人、回忌、希望の時期、参列の人数、会食の有無
3. selected_slots：【空いている法要の枠】の番号から、希望に合うものを最大3つ
4. reply_body：返信の下書き
5. staff_notes：担当が送る前に確かめること、住職に聞くこと

【日程について】
- 日程の候補は、【空いている法要の枠】にある番号だけから選んでください。
  一覧に無い日時を、本文にも selected_slots にも書かないでください。
- 希望に合う枠が無いときは、selected_slots を空にし、slot_note に理由を書き、
  返信には「ご希望の時期は予定が埋まっております。別の時期をお知らせください」と書いてください。
- 回忌は【台帳から計算した回忌】の値だけを使ってください。自分で年を計算しないでください。
  メールに書かれた回忌と台帳の値が違うときは、staff_notes に両方を書いてください。

【書かないこと】
- お布施、費用、管理料の額。聞かれたら「住職から改めてお返事いたします」と書き、
  staff_notes に「お布施の額の問い合わせ」のように何を聞かれたかを書いてください。
- 墓所を使えるか、改葬・墓じまい・永代供養への切り替えができるかの答え。
- 宗旨や作法の解釈。
- 【寺の決まり】に無い持ち物や当日の流れ。

【抜き出しについて】
- メールに書かれていないことは空欄にし、missing_items に挙げてください。推測で埋めないでください。
- 台帳が「見つからない」「候補が複数」のときは、施主と故人を台帳から補わないでください。

【文体】
- 【返信のひな形】の書き出しと結びを使い、丁寧語で書いてください。
- 本文はおおむね400字までにしてください。

【問い合わせ】{message}
【台帳の該当行】{ledger_row}
【台帳から計算した回忌】{memorial_years}
【希望の時期として読み取った範囲】{date_range}
【空いている法要の枠】{slots}
【返信のひな形】{template}
【寺の決まり（持ち物・当日の流れ・塔婆の締め切り）】{rules}
【答えない話題の一覧】{no_answer_topics}

「一覧に無い日時を書かない」を、本文と selected_slots の両方について書いているのには理由があります。 番号の欄だけを縛ると、本文のほうに「3月15日（土）の午前はいかがでしょうか」と、一覧に無い日時を書き足すことがあります。本文の日付も、後段のプログラムで一覧と照らします。

お布施の行に「何を聞かれたかを書く」を足しているのは、答えないだけだと情報が消えるからです。 返信に書かないことと、担当に伝えることを分けます。

出力形式を固定する

次の形の JSON で受け取ります。

{
  "inquiry_type": "memorial_service",
  "other_types": ["toba"],
  "urgent": false,
  "extracted": {
    "host_name": "",
    "deceased_name": "",
    "memorial_label": "",
    "desired_period": "",
    "attendees": "",
    "meal": "yes | no | unknown"
  },
  "missing_items": ["attendees"],
  "selected_slots": ["S03", "S07"],
  "slot_note": "",
  "reply_subject": "",
  "reply_body": "",
  "staff_notes": ["塔婆の本数が書かれていない"]
}

JSON にする1つ目の理由は、日程をプログラムで確かめられることです。 selected_slots の番号がすべて渡した一覧にあるか、本文に出てくる日付がすべて選んだ枠の日付と一致するかを Apps Script が照らします。合わなければ下書きを作らず、受付の記録に「日程の照合で止めた」と書いて担当に回します。

2つ目は、種類で振り分けられることです。 urgent が真のものは、下書きを作る前に通知の側に回します。interment と eitai_kuyo は墓所の台帳の担当、それ以外は法要の受付の担当に、受付の記録のシートで振り分けます。

3つ目は、missing_items を返信の確認事項に使えることです。 参列の人数が書かれていなければ、返信の末尾で尋ねます。聞き返す項目が毎回同じ順に並び、担当による違いが出ません。

スキーマでは inquiry_type と meal を enum にし、各オブジェクトに additionalProperties: false を付けます。reply_body の長さと selected_slots の個数（3つまで）は、スキーマでは縛れないので Apps Script で確かめます。

システムへ連携する

カレンダーにも台帳にも書き込みません。 この構成が書くのは、Gmail の下書きとラベル、受付の記録だけです。法要の予定を入れるのは、檀家から返事が来た後に担当が行います。 下書きの段階で仮の予定を入れると、送らなかった下書きの分だけ住職の予定が埋まります。

API キーはスクリプトのプロパティに置き、スクリプトは寺務所の Google アカウントで持ちます。 担当が替わってもトリガーが止まりません。

人が確認する

下書きは全件を担当が読みます。 自動で送る経路は作りません。

1. 申し送りを先に読む … staff_notes に住職に聞くことがあれば、先に聞きます
2. 日程を確かめる … 選ばれた枠を、送る直前にもう一度カレンダーで見ます。下書きを作ってから送るまでに、別の法要が入っていることがあります
3. 回忌の食い違いを確かめる … メールの回忌と台帳から計算した回忌が違うと書かれていれば、台帳の命日を確かめます
4. 言葉づかいを直す … 施主が高齢か、喪中か、ほかの事情を担当は知っています
5. 送る … 送った後に、受付の記録の「送信済み」に印を付けます

2番目を省かないでください。 寺務所は電話でも法要を受けます。電話で入った予定は、メールの下書きの時点では知りようがありません。

例外に対処する

2行目と3行目は、AIの問題ではなく台帳の問題です。 連絡先の列にアドレスが無い家が多いほど増えます。返信のついでにアドレスを台帳に足していくと、数か月で減ります。

記録を残す

• 受付の記録のシートに1件1行：受信日時、スレッドの ID、種類、急ぎかどうか、台帳の引け方（アドレス／名字／見つからない／複数）
• Claude に渡した空き枠の一覧と、選ばれた枠の番号
• Claude が返した JSON の全文（missing_items と staff_notes を含む）
• 照合で止めた場合はその理由
• 担当が送ったか、送る前にどこを直したか（日程を変えた、言葉づかいを直した、住職に聞いた）
• 急ぎの通知を送った日時

2つ目で「渡した空き枠」を残すのは、後で日程の行き違いがあったときに備えるためです。 「メールで言われた日に行ったら別の法要が入っていた」と言われたとき、下書きの時点で空いていたのか、送るまでに埋まったのかを、記録から確かめられます。