外国籍の内定者に送る労働条件通知書・入社案内を英語に訳し、給与・試用期間・社会保険の用語を訳語表と照らして確かめる

処理の起点を決める

和文の労働条件通知書と入社案内が確定したことを起点にします。 和文は、条件の決定と社内の承認を経てから確定させます。承認の前の和文で英訳を作ると、条件が変わったときに英訳だけが古いまま残ります。

内定者1名につき、チャットを1つにします。 労働条件通知書と入社案内は、同じ内定者なら同じチャットで訳します。用語の訳し方を、2つの書類でそろえるためです。 別の内定者の書類を同じチャットで訳すと、前の内定者の勤務の制度が混ざります。チャットの名前は「内定者の管理番号＋書類の種類」にします。

和文が確定した日のうちに英訳まで作ります。 内定を伝えてから書類が届くまでの日数は、内定者が会社を比べる材料の1つです。和文と英訳を同じ日に送ることを目安にします。

条件が後から変わったときは、和文を直してから英訳を作り直します。 英訳だけを手で直すと、和文との食い違いが残ります。作り直すときも、同じ内定者のチャットで行い、変えた箇所を一覧に出させます。

入力データを集める

質を決めるのは、訳語表です。 和文の用語と英訳を1対1で並べ、同じ和文に2つの英訳を載せません。 場面によって訳し分けるときは、使う場面の列に書きます。

この表は、自社で社会保険労務士と決める訳語表の例です。 例に載せた訳が唯一の正解というわけではありません。大事なのは、会社として1つに決め、全員がそれを使うことです。

英訳のひな形には、2024年4月の改正で加わった項目を入れておきます。 静岡労働局の案内では、2024年4月から、労働契約を結ぶときと有期の契約を更新するときに就業場所・業務の変更の範囲を明示することなどが追加されたとされています。厚生労働省のモデルの英語版にも、Place of Employment (Scope of change)、Job duties (Scope of change) の欄があります。 ひな形に欄があれば、AIが訳を省くことはありません。

データの取得方法を決める

和文は、確定した文書からコピーして貼ります。 貼る前に、次の置き換えを行います。

置き換えは、和文の文書作成の仕組みの差し込みの欄を使うと速くなります。 ひな形の金額や日付の欄が差し込みの欄になっていれば、差し込みの前の状態のひな形と、差し込む値の一覧が、そのまま「記号に置き換えた和文」と「置き換えの表」になります。

記号は、英語に訳しても形が変わらないものにします。 【W1】のような記号は、AIが英訳の中でもそのまま残しやすい形です。「金額A」のような日本語の記号にすると、Amount A と訳されて戻せなくなります。

AIへ渡す前に整形する

1. 和文が承認済みの確定版かを確かめる … 承認の記録の日付と、和文の版を見ます
2. 氏名・住所・生年月日を記号に置き換える … 英訳に要るのは宛名の場所だけです
3. 金額・日付・時間・日数を番号付きの記号に置き換える … 置き換えの表を手元に残します
4. 和文の日付の書き方を西暦にそろえる … 和暦が混ざっていると、英訳の段階で年を変換することになります
5. 和文に訳語表に無い社内の制度名があるかを見る … あれば先に訳語表に足すか、一覧で挙げさせます
6. 入社案内の添付（地図や提出書類の様式）を外す … 文章の部分だけを貼ります

3番目の置き換えの表は、チャットに貼りません。 表は担当者の手元のファイルに置き、英訳が返ってきてから使います。チャットにあるのは記号だけで、内定者の給与の額も入社日も入りません。

4番目を省くと、AIが年を変換します。 和暦から西暦への変換をAIに任せると、元年や年の境目で取り違えることがあります。 和文の段階で西暦にそろえておけば、日付は記号のまま英訳に入ります。

AIに処理させる

させるのは、訳語表とひな形に沿って英訳を作ることと、3つの一覧を付けることです。

右端の列は、どれも「人に戻す」の側に倒しています。 労働条件の英訳は、AIが自然に訳した一語が、内定者にとっての約束になります。 訳語表に無い語を訳すときは、案として挙げるだけにし、決めるのは人です。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 「みなし残業」や「裁量労働制」の箇所で、AIは内定者に分かりやすくしようとして、「This means that overtime pay is included in your salary」のような説明を足します。 説明の中身が和文の条件と少しでも違えば、英訳が条件を変えたことになります。説明が要るなら、社会保険労務士と作った説明文を訳語表の「使う場面」に載せ、その文だけを使わせます。

指示内容を固定する

次の文をプロジェクトの指示に置きます。 内定者ごとのチャットでは、記号に置き換えた和文を貼るだけにします。

あなたは人事部の採用の担当として、外国籍の内定者に送る労働条件通知書と
入社案内を英語に訳す立場です。Sources の「訳語表」「英訳のひな形」
「末尾の定型」に従ってください。

【やること】
1. 和文を英語に訳してください。項目名は英訳のひな形の項目名を、
   用語は訳語表の英訳を使ってください。
2. 【W1】【D1】【H1】【氏名】などの記号は、一字も変えずに英訳に残してください。
3. 英訳の最後に「末尾の定型」をそのまま付けてください。
4. 英訳の後に、次の3つの一覧を付けてください。
   (1) 訳語表に無かった語（列：和文の語／訳の案／出てきた箇所）
   (2) 記号の一覧（列：記号／和文にある／英訳にある）
   (3) 訳語表またはひな形から外れた箇所（列：箇所／理由）。無ければ「なし」

【厳守事項】
- 記号を数字や日付に置き換えたり、記号の番号を変えたりしないでください。
- 訳語表にある語は、文脈に合わないと思っても訳語表の英訳を使い、
  合わないと思う理由を (3) に書いてください。
- 和文に無い説明、例、補足を書き足さないでください。
- 法律や制度の意味を解説しないでください。
- 和文の誤りや食い違いに気づいたら、直さずに (3) に書いてください。
- 和文の一部が貼られていないと思われるときは、訳さずにそのことを書いてください。

【書類の種類】{労働条件通知書／入社案内}
【和文（記号に置き換えたもの）】{本文}

「文脈に合わないと思っても訳語表の英訳を使う」を明記しないと、AIは訳語表より自然な訳を選びます。 「賞与」を、文の流れに合わせて performance bonus と訳すことがあります。訳語表と違う訳が1つ入れば、訳語表を作った意味がなくなります。 合わないと思う理由は (3) に書かせ、訳語表を直すかどうかを人が決めます。

「和文の誤りに気づいたら直さずに書く」を入れているのは、AIが和文の矛盾に気づくことがあるからです。 試用期間が3か月なのに、試用期間の終わる日が入社日の6か月後になっている、のような食い違いです。AIが英訳の側で辻褄を合わせると、和文の誤りが見えなくなります。

出力形式を固定する

チャットには、英訳と3つの一覧を返させます。

【英訳（抜粋）】
Notice of Employment
To: 【氏名】
Contract period: Indefinite term. Probationary period: from 【D1】 to 【D2】
Place of Employment (Immediately after hiring): Head Office
Place of Employment (Scope of change): Offices designated by the company
Wages: Basic salary JPY 【W1】 per month / Commuting allowance: up to JPY 【W2】 per month
（以下、ひな形の項目の順に続く）

【(1) 訳語表に無かった語】
| 和文の語 | 訳の案 | 出てきた箇所 |
| リモート勤務手当 | Remote work allowance | 賃金の手当の欄 |

【(2) 記号の一覧】
| 記号 | 和文にある | 英訳にある |
| 【W1】 | ○ | ○ |
| 【W2】 | ○ | ○ |
| 【D1】 | ○ | ○ |
| 【D2】 | ○ | ○ |

【(3) 訳語表またはひな形から外れた箇所】
| 箇所 | 理由 |
| 試用期間 | 和文の試用期間「3か月」と【D1】【D2】の間の長さを確かめてください |

3つの一覧に分ける理由の1つ目は、確認の順番が決まることです。 採用の担当は、(2) の記号の一覧を最初に見て、「和文にある」と「英訳にある」がすべてそろっているかを確かめます。 記号が1つでも欠けていれば、その英訳は使わず、作り直させます。

2つ目は、訳語表を育てられることです。 (1) に挙がった語は、社会保険労務士と訳を決めて訳語表に足します。同じ語が次の内定者の書類に出てきたときには、訳語表の英訳が使われます。 月を重ねるほど (1) は短くなります。

3つ目は、和文の誤りが見えることです。 (3) に和文の食い違いが挙がれば、英訳を直す前に和文を直します。 例の (3) のように、試用期間の長さと日付の関係は、記号のままではAIにも分かりません。人が置き換えの表を見て確かめる点として、一覧に残させます。

システムへ連携する

ChatGPT と採用管理のシステムは、つなぎません。 月20件なら、和文を貼る手間は1件数分です。内定者の書類をAIの側から送る経路を、最初から作りません。

記号を戻す作業は、差し込みの機能で行うと確実です。 英訳のファイルの【W1】などの記号を差し込みの欄にし、置き換えの表から値を入れます。手で1つずつ書き換えるより、写し間違いの起きる場所が減ります。

人が確認する

採用の担当と、もう1人の担当が、すべての英訳を確かめてから送ります。

1. (2) の記号の一覧を見る … すべての記号が和文と英訳の両方にあるかを確かめます。欠けていれば作り直させます
2. (3) の外れた箇所を見る … 和文の誤りが挙がっていれば、和文を直してから英訳を作り直します
3. (1) の訳語表に無かった語を決める … 社会保険労務士に確かめ、決まった訳で英訳を直し、訳語表に足します
4. 記号を元の値に戻す … 置き換えの表から差し込みます
5. もう1人の担当が、戻した値を和文と見比べて読み直す … 金額・日付・時間・日数を1つずつ見ます

5番目は省かないでください。 記号のおかげでAIが数字を変えることはありませんが、置き換えの表を作るとき、戻すときに人が誤ることはあります。 最後の見比べは、AIの確認ではなく人の手作業の確認です。

勤務の制度が初めての組み合わせの内定者は、社会保険労務士にも英訳を見てもらいます。 裁量労働制の内定者を初めて採る月や、海外に住んだまま入社日を迎える内定者のように、ひな形に無い条項がある書類は、訳語表だけでは足りません。

目標は、1件45分です。 置き換えて貼るのに5分、一覧を確かめて訳語表に無い語を直すのに15分、値を戻してもう1人が見比べるのに25分の想定です。

例外に対処する

1行目は、作り直すのが原則です。 欠けた記号を人が書き足すと、どの値がどの位置に入るべきだったかを、人が推し量ることになります。 作り直しは数分で済みます。

7行目の内定者からの質問は、運用が始まってから増えます。 英訳がそろうと、内定者は細かい点まで読むようになり、「この手当はどんなときに出ますか」と尋ねてきます。 答えは条件の説明なので、人事が和文と訳語表をもとに答えます。

記録を残す

• 送った和文と英訳と、送った日・内定者の管理番号（採用管理のシステムに残る）
• 3つの一覧（送った英訳と一緒に保存する）
• 置き換えの表（和文と同じ場所に、和文と同じ期間だけ保存する）
• そのとき使った訳語表と英訳のひな形の版
• 訳語表に足した語と、決めた日・決めた人
• 内定者からの英訳についての質問と答え

ChatGPT のチャットは、送った後に消します。 英訳と一覧は採用管理のシステムに残っているので、チャットを残す理由はありません。内定者の情報を置く場所を、採用管理のシステムと人事のファイルに保ちます。

5つ目の訳語表の変更の記録は、訳語表そのものに書きます。 「いつから、この語をこう訳すことにしたか」が分かれば、過去に送った英訳と今の訳語表が違うときに、どちらが当時の正しい訳かが分かります。