荷主との月次の物流品質の定例会議（Teams）の記録から、KPIの説明・荷主の要望・改善の宿題と期限を議事録にまとめ、前回の宿題の状況と並べる

処理の起点を決める

定例会議が終わり、文字起こしが保存されたことを起点にします。 Teams 会議の Copilot は、会議が終わった後に質問するには文字起こしが必要とされています。荷主の了解が得られず文字起こしをしなかった会議は、この構成に乗りません。

担当の会議ポリシーは、Copilot を「On with saved transcript required」にします。 公式のページでは、これが既定の値で、主催者の会議オプションが「会議中と会議後」になり、主催者は変えられないとされています。文字起こしを始めるのは、荷主の了解を得てからです。

エージェントを動かすのは、会議の当日中の手作業です。 担当は会議に出ていたので、宿題の取り違えに記憶で気づけます。翌日以降に回すと、誰がどの宿題を引き受けたかを記憶で確かめられなくなります。 議事録を荷主へ送るのも、会議の翌営業日までを目安にします。

毎月の初めに、エージェントの知識の会議を入れ替えます。 前の月の5つの会議を外し、その月の会議を予定が入った時点で指定します。入れ替えは担当1人あたり月に数分の作業で、この時間は第10章の数字に含めています。

入力データを集める

質を決めるのは、2行目の会議のチャットです。 公式のページでは、文字起こしがあるとき、Copilot は会議のチャットと文字起こしの両方を使い、文字起こしが始まると会議の24時間前までのチャットも含めるとされています。前日に貼る一覧は、会議の24時間前より後に貼ります。 それより前に貼ると、会議の Copilot の材料から外れます。

KPIの数字は、話し言葉ではなく報告から取ります。 会議では「誤出荷が先月より少し増えて」と話すことが多く、数字は画面に映した報告を指しながら話されます。 画面の中身は文字起こしに入らないので、チャットに要点を貼り、KPIの報告をエージェントの知識に入れておきます。

【A社 10月定例 KPIの要点（9月分）】
誤出荷率      0.012％（前月0.008％、目標0.010％）
出荷遅延      3件（前月1件）
在庫差異      0件
荷待ち時間    平均42分／台（前月38分）
【前回までの未完了の宿題】
1 当社 誤出荷の原因の報告（田中、9月末）
2 A社 入荷予定のデータの送付時刻の前倒し（A社 佐藤様、10月中）
3 当社 繁忙期の人員の増強案（鈴木、10月中）

宿題の一覧には、台帳の行の番号を付けます。 番号があれば、エージェントは「どの行の宿題が今回の会議で話に出たか」を番号で返せます。 担当が台帳を直すときも、番号で行を探せます。

データの取得方法を決める

会議は「自分の Teams のチャットと会議」をまとめて選ばず、個別に指定します。 公式のページでは、まとめて選ぶとすべての会議の文字起こしと予定表を探すとされています。担当は荷主ごとに別の会議を持つので、指定しないと別の荷主の会議の内容が混ざります。

宿題の台帳は、40社分の1つのリストのままで指定できます。 公式のページでは、リストは最大20,000行、生のテキストで50MBまでとされ、超えると切り詰められます。完了した宿題は年に1回、別のリストへ移し、 いまのリストを小さく保ちます。リストの添付ファイルの列は知識として使われないとされているので、宿題の中身は本文の列に書きます。

「指定した知識だけを使う」設定を有効にします。 Agent Builder の「Only use specified sources」は、指定した知識を優先させる設定で、一般的な知識を完全には止めないとされています。指示の側でも「物流業界の一般的な目標値で補わない」と書いておきます。

AIへ渡す前に整形する

1. 会議を物流会社の担当が主催する … 荷主から届いた招待は使わず、こちらで1回ずつ設定し直します
2. 会議の24時間前より後に、KPIの要点と未完了の宿題を会議のチャットに貼る … 台帳の行の番号を付けます
3. 会議の冒頭で、議事録に使うことを荷主に伝える … 了解が得られてから文字起こしを始めます
4. KPIを名前で呼ぶ … 「では誤出荷率について」と、KPIに入るたびに定義と同じ名前で言います
5. 最後に今回の宿題を読み上げる … 「誰が・何を・いつまでに」を1件1文で言います
6. エージェントの知識の会議を入れ替える … その月の会議とチャットを指定し、前の月の分を外します

どれも、会議の進め方の決まりです。 システムの前処理ではなく、担当が会議の中で行う前処理です。この構成では、ここを整えるほうが指示を工夫するより効きます。

5番目の読み上げは、荷主との関係にも効きます。 宿題の期限を会議の中で言葉にすると、荷主の側の宿題も「御社の宿題」として双方に残ります。 荷待ち時間のように両方の宿題がそろわないと進まない改善では、特に省かないでください。

AIに処理させる

させるのは、会議で言葉にされたことを、決まった区分に分けて拾い、台帳の未完了の宿題と並べることだけです。

区分の決め方は、言葉で決めます。 「やります」「いつまでに出します」と期限を付けて引き受けたもの、かつ最後の読み上げで確かめたものだけを約束にします。「検討します」「持ち帰ります」は検討、要望に返事をしていないものは要望を聞いたです。

5行目がいちばん起きやすい失敗です。 担当のエージェントには5社分の会議が入っています。A社の議事録にB社の要望が1行混ざれば、荷主の情報を別の荷主へ送ることになります。 指示で会議を名指しし、出力のすべての行に根拠の時刻を付けさせ、担当が確かめます。

指示内容を固定する

あなたは物流会社のセンター長と営業担当を手伝い、荷主との月次の
品質定例会議から、議事録の案と宿題の台帳の更新案を作る立場です。
利用者が名指しした1つの会議の文字起こしとチャット、宿題の台帳、
その荷主のKPIの報告、埋め込んだ議事録の様式とKPIの定義だけを見てください。
他の荷主の会議や、物流業界の一般的な目標値で補わないでください。

【拾うもの】
- KPIの定義にあるKPIごとに、報告の値、話された原因と対策（引用と時刻）。
- 荷主の質問と物流会社の答え、荷主の要望と物流会社の返事（言葉どおりに引用）。
- 今回の宿題：誰が・何を・いつまでに、当社か荷主か、区分、根拠の時刻。
- 宿題の台帳のうち、この荷主の未完了の行ごとの今回の状況。

【宿題の区分】
- 約束：期限を付けて引き受け、会議の最後の読み上げで相手が確認したもの。
- 検討（持ち帰り）：「検討します」「持ち帰ります」「確認します」と述べたもの。
- 要望を聞いた：要望に対して、引き受けも検討も述べていないもの。
迷ったときは「約束」を選ばないでください。

【前回までの宿題の状況】
- 完了：会議で完了したと述べられたもの。
- 進行中：途中の状況が述べられたもの。
- 話に出ず：会議で一度も触れられなかったもの。
- 判断できない：上のどれとも決められないもの。

【厳守事項】
- KPIの数字は報告から引いてください。話し言葉から数字を作らないでください。
- 期限が述べられていなければ「期限未定」としてください。推し量らないでください。
- 誤出荷や遅延の原因がどちらにあるかを書かないでください。話された原因を引用するだけにしてください。
- 出力のすべての行に、根拠の時刻を付けてください。
- 名指しした会議以外の荷主の名前や内容を書かないでください。
- 宿題の台帳に書き込まないでください。行の案を表で示すだけにしてください。

【出力】
1. 前回までの宿題の状況（表。「話に出ず」を先頭に）
2. KPIごとの説明と荷主の質問（表）
3. 荷主の要望と物流会社の返事（表）
4. 今回の宿題（表。当社の宿題と荷主の宿題を分ける）
5. 荷主へ送る議事録の案（様式どおり）
6. 担当への注意（期限未定・持ち主の確認が要る・判断できない箇所）

この指示は、エージェントの指示として Agent Builder に書いておきます。 担当は会議ごとに「今日のA社の定例の議事録を作って」と、荷主の名前と会議の日を名指しして頼むだけにします。

「迷ったときは約束を選ばない」を明記しているのは、誤りの重さが左右で違うからです。 検討を約束と書けば、荷主へ送った議事録が物流会社の約束の証拠になります。 約束を検討と書いた誤りは、担当が確かめるときに直せば済みます。

出力形式を固定する

エージェントには、宿題の台帳の列の並びと同じ表で返させます。 担当は確かめた行を、そのまま台帳に足せます。列の並びを合わせておくことが、この構成での構造化の役目です。

【前回までの宿題の状況（A社 10/8）】
| 台帳の番号 | どちら | 宿題 | 期限 | 今回の状況 | 根拠の時刻 |
| 1 | 当社 | 誤出荷の原因の報告 | 9月末 | 完了 | 00:06:10 |
| 2 | A社 | 入荷予定のデータの送付時刻の前倒し | 10月中 | 話に出ず | － |
| 3 | 当社 | 繁忙期の人員の増強案 | 10月中 | 進行中 | 00:31:45 |

【今回の宿題】
| どちら | 担当 | 宿題 | 期限 | 区分 | 根拠の時刻 |
| 当社 | 田中 | ピッキングのロケーションの見直し案 | 10月末 | 約束 | 00:44:20 |
| 当社 | 鈴木 | 出荷の締め時刻を30分遅らせる案 | 期限未定 | 検討（持ち帰り） | 00:27:05 |
| A社 | 佐藤様 | 入荷予定のデータを前日15時までに送付 | 10月20日から | 約束 | 00:45:02 |

1つ目の理由は、「話に出ず」が表の先頭に来ることです。 上の例では、A社の宿題の2番が今回の会議で一度も触れられていません。荷待ち時間の改善に効く宿題が荷主の側で止まっていることが、議事録を開いた最初の行で分かります。

2つ目は、当社と荷主の宿題が同じ表に並ぶことです。 荷主の担当にとっても、自分の側の宿題と期限が議事録の表で見えます。

3つ目は、すべての行に根拠の時刻があることです。 担当は時刻から発言を開いて確かめられ、別の荷主の内容が混ざっていないかも時刻で分かります。

システムへ連携する

宿題の台帳にはエージェントから書き込みません。 台帳は次の会議の宿題の一覧の元になり、荷主との約束の記録そのものだからです。担当が確かめた行だけが入る形にします。

荷主へは、議事録だけを送ります。 エージェントの出力の6番目（担当への注意）と、宿題の台帳の他の荷主の行は送りません。

人が確認する

この構成では、全件を担当が確かめます。 議事録は荷主へ送る文書だからです。

1. 荷主の名前と根拠の時刻を先に見る … すべての行が名指しした会議の時刻かを見て、別の荷主の内容が混ざっていないかを確かめます
2. 宿題の区分を確かめる … 「約束」の行を、会議の最後の読み上げの発言と照らします
3. 期限と担当を確かめる … 「期限未定」の宿題は、担当が荷主と期限を決めてから議事録に書きます
4. 「話に出ず」の宿題を確かめる … 本当に話に出なかったか、別の言葉で話していないかを見ます
5. KPIの数字を報告と照らす … 議事録の数字が報告の値と同じかを見ます

1番目と2番目を省かないでください。 別の荷主の内容が1行混ざれば情報の漏えいになり、検討を約束と書けば、物流会社が引き受けていないことを議事録で約束します。 どちらも荷主へ送った後では取り消しにくい誤りです。

目標は、1回あたり18分です。 録画の見返しが無くなり、確かめる箇所が時刻で示されることで、見る場所が決まります。

例外に対処する

上から3行目は、運用を始めた最初の月に必ず起きます。 前々日に貼った一覧は、会議の Copilot の材料に入りません。「会議の前日の午後に貼る」と決めておきます。

記録を残す

• 会議の文字起こしと、会議のチャットに貼ったKPIの要点と宿題の一覧
• エージェントの出力（宿題の状況・今回の宿題・議事録の案）の全文
• 担当が直した箇所 … どの宿題の区分・期限・担当を、どう変えたか
• 荷主へ送った議事録と、送った日
• 荷主ごとの「話に出ず」と「期限未定」の件数の推移

エージェントの出力は、議事録とは別に保存します。 公式のページでは、文字起こしが使えなくなると Copilot とのやり取りの履歴も消えるとされています。出力を Word の別ファイルとして、荷主のフォルダに置きます。

「話に出ず」の件数が特定の荷主で増え続けるなら、定例会議の進め方そのものを荷主と相談する時期です。