寺院が檀家の年忌法要の時期を Make で毎月拾い、家ごとの案内状と法要までの準備の説明を下書きして、住職の確認の後に送る

処理の起点を決める

毎月1日の朝に動かします。 案内は法要の時期の3か月前に出すので、1日に動かせば、その月のうちに住職の確認と郵送が終わります。 毎日動かす必要はありません。命日の月で拾うので、1か月に1回で漏れはありません。

拾う対象は、「3か月後の月」に年忌の命日がある故人です。 1月1日に動けば4月の命日の故人を拾います。命日が月の初めの故人は、案内から法要の時期までが短くなるので、日取りの相談の期限を早めに書くよう、準備の決まりの側で定めます。

手で動かす経路も残します。 台帳に故人を書き足した月や、施主から「今年が年忌か」と問い合わせがあったときに、住職がシナリオを1回だけ動かせるようにします。スケジュールの画面にある「Run once」で動かせます。

1度作った案内は二度作りません。 台帳の案内の段階の列に「下書き済み」と書き、同じ故人・同じ回忌の行に値があれば拾いません。 手で動かしたときに同じ案内が二重にできるのを防ぎます。

入力データを集める

質を決めるのは、準備の決まりの表です。 住職が毎回書き添えていた説明を、項目ごとに1行で書いておきます。 AIは、この表に書かれた決まりの中から、その家に当てはまるものを選んで文にします。表に無い準備をAIが付け足さないように、指示でも縛ります。

法要の記録は、前回の様子を文面に生かすために渡します。 「前回の三回忌には十数名でお参りいただきました」と添えられれば、施主は今回の人数を考えやすくなります。 ただし、住職のメモの列は内部の覚え書きなので、AIには渡しません。

お布施の額は、どの表にも持たせません。 寺の方針として案内状に書かないことにしているためで、AIが一般論で額に触れないよう、指示で禁じます。

データの取得方法を決める

何回忌に当たるかは、スプレッドシートの式で出しておきます。 故人の台帳に「次の年忌の年月」と「次の回忌」の列を置き、命日と年忌の表から式で計算します。 シナリオはその列で絞るだけで、数える仕事は表と式に置きます。

年忌の重なりは、もう一度 Search Rows で探します。 拾った故人ごとに、同じ施主の番号で、次の年忌の年が同じ故人を AND の条件で探します。命日の月が違っても同じ年なら見つかるので、同じ年に年忌が重なる家が分かります。重なる故人も材料に入れてAIを呼び、1通の案内状でまとめて相談するか、別々に出すかの確認のメモを住職向けに書かせます。

Update a Row での書き戻しは、行の番号で行います。 公式のページでは、Update a Row は行の番号で対象を指定するとされています。Search Rows で拾った行の番号を残しておき、 書き戻しに使います。

AIへ渡す前に整形する

1. 宛先の確認の印 … 施主の最後に確かめた日から3年を超えていれば「宛先の確認」の印を付けます。計算はシナリオの式で行い、AIに渡しません
2. 重なりの印 … 同じ施主で同じ年に年忌を迎える故人が見つかれば、「年忌の重なり」の印を付けます
3. 個人の情報を絞る … AIに渡すのは、戒名・俗名・回忌・命日の月日・施主の氏名と続柄・前回の法要の日取りと人数だけです。住所、電話、メール、住職のメモは渡しません
4. 戒名の扱い … 戒名は台帳の文字列をそのまま渡し、AIの出力からは使わず、ひな形への差し込みは台帳の値から直接行います
5. 空の項目の確認 … 戒名・命日・施主の氏名のどれかが空の故人は、AIを呼ばずに「台帳の確認」として住職の一覧へ回します

4番目がいちばん大事です。 戒名には常用でない字が多く、AIが文中で書き写すときに、似た字に置き換わることがあります。 案内状の戒名の欄は、台帳の値をひな形に差し込みます。本文の中では戒名を繰り返させず、「故人」「〇〇様」と書かせます。

AIに処理させる

させるのは、決まった事実と準備の決まりから、その家に合わせた案内状の本文と準備の説明を書き、住職が確かめるべき点をメモにすることです。

準備の説明は、表の行を選んで書かせます。 遠方の施主には「遠方からお越しの方へ」の行を、年忌の重なりがある家には「同じ年に年忌が重なる場合」の行を選ばせます。どの行を選んだかを used_rules に返させ、住職が確かめられるようにします。

4行目がいちばん起きやすい失敗です。 何も言わないと、AIは一般的な法要の準備として「お供え物はお花と果物が一般的です」「平服で構いません」のような説明を足します。寺や宗派によって違うことを、寺の名前で書いてしまいます。

施主への呼び方も、AIに選ばせません。 続柄から「ご尊父様」「ご母堂様」のような言い方を作らせると、続柄の欄の書き方しだいで誤ります。続柄ごとの呼び方を準備の決まりと同じ表に持たせ、 本文では「故 {俗名} 様」とだけ書かせます。呼び方を添えたい寺は、ひな形の側に表の値を差し込みます。

指示内容を固定する

あなたは寺院の寺務の担当として、檀家の施主に年忌法要の案内状を下書きします。
下の「事実」と「準備の決まり」に書かれていることだけを使ってください。
推測で補わないでください。

【書くもの】
1. letter_body：案内状の本文。時候のあいさつ、年忌の案内、日取りの相談のお願いを
   4〜6文で。丁寧な手紙の言葉づかいで、施主の氏名は「{施主の氏名}様」と書く
2. preparation：準備の説明を、下の「準備の決まり」の行から当てはまるものを選んで
   1行ずつの箇条書きにする。選んだ行の番号を used_rules に入れる
3. memo_for_priest：住職が確かめるべき点を1〜3行で

【厳守事項】
- 回忌、命日、日取りの相談の期限は「事実」に書かれた値をそのまま使ってください。
  計算し直したり言い換えたりしないでください。
- 戒名を本文に書かないでください。故人は「故 {俗名} 様」と書いてください。
- お布施、志、金額、その目安に一切触れないでください。
- 「準備の決まり」に無い準備（服装、お供えの品、作法の説明）を書かないでください。
- 前回の法要の記録が無いときは、前回に触れないでください。
- 年忌の重なりがあるときは、本文で合わせて執り行うとは書かず、
  「ご一緒のご相談も承ります」までにとどめ、memo_for_priest に重なりを書いてください。
- 宛先の確認の印があるときは、memo_for_priest の最初に書いてください。
- 亡くなった方や施主の家族について、記録に無い事情を想像して書かないでください。

【事実】
施主：{施主の氏名}（故人との続柄：{続柄}）
故人：{今回の故人と、同じ年に年忌が重なる故人ごとに、俗名・回忌・命日の月日}
前回の法要：{日取り}・{参列の人数}（無ければ「記録なし」）
日取りの相談の期限：{相談の期限}
年忌の重なり：{あり/なし}／宛先の確認：{あり/なし}／遠方：{あり/なし}

【準備の決まり】{preparation_rules}

「計算し直さない」を書くのは、AIが命日から回忌を数え直そうとするからです。 数え直して表と違う回忌を書くと、表で決めた正しい回忌が文面の中で上書きされます。 値は渡したものをそのまま使わせます。

年忌が重なる家の書き方を細かく決めているのは、それが住職の判断だからです。 「お二人の年忌を合わせて執り行います」と書けば、施主が相談する前に寺が決めたように読めます。 本文では相談を受けることだけを書かせ、判断の材料はメモで住職に渡します。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Make an API Call で Messages API を呼び、output_config.format に JSON スキーマを渡します。

{
  "letter_body": "",
  "preparation": [ { "rule_no": "", "text": "" } ],
  "used_rules": [ "" ],
  "memo_for_priest": ""
}

構造化出力には、公式の決まりがあります。 スキーマのオブジェクトには additionalProperties: false が必要で、数値の最小・最大や文字列の長さの制約は使えず、使うと400のエラーになるとされています。本文の文の数は、スキーマではなく指示で縛ります。

JSON にする理由の1つ目は、ひな形の差し込みに使えることです。 letter_body と preparation をひな形の別々のタグに入れ、戒名・回忌・命日は台帳の値を別のタグに入れます。 AIの書いた文と台帳の事実が、同じ文書の中で混ざらずに並びます。

2つ目は、used_rules で住職が確かめやすくなることです。 どの決まりを選んだかが分かれば、遠方の案内が抜けていないか、重なりの案内が付いているかを一目で見られます。

返ってくる値の例は次のとおりです。

【letter_body】
秋冷の候、皆様にはお健やかにお過ごしのことと存じます。
さて、来る令和九年一月、故 山田太郎 様の七回忌を迎えられます。
前回の三回忌には、ご家族十二名でお参りいただきました。
つきましては、ご法要の日取りを十一月末日までにご相談いただけましたら幸いです。
【preparation】
・日取りのご相談は、電話または寺務所の窓口で承ります（規則3）
・卒塔婆をお申し込みの方は、法要の二週間前までにお知らせください（規則5）
【memo_for_priest】
同じ年に故 山田花子 様の十三回忌（令和九年六月）が重なります。

この例でも、戒名と回忌の欄はひな形の側で台帳から差し込みます。 本文の回忌と命日の月は、渡した事実をそのまま写したものです。

stop_reason も確かめます。 公式のページでは、max_tokens で止まると出力が不完全でスキーマに合わないことがあるとされています。end_turn 以外で止まったものは差し込まず、 住職の一覧に「下書きの作り直し」として回します。

システムへ連携する

Gmail は下書きまでにし、送信のモジュールは置きません。 送るのは住職が案内状を確かめた後で、郵送と同じ日に寺務の担当が下書きから送ります。

案内状の文書の名前には、施主の番号と回忌を入れます。 「0123_十三回忌_2027-04」のようにしておけば、その月のフォルダを開くだけで、住職が確かめる順番と抜けが分かります。

ひな形のタグは、事実と文を分けて置きます。

住所と戒名はAIを一度も通りません。 宛名の誤りと戒名の誤りが、AIの出力から入る経路を最初から作らないためです。

人が確認する

住職が案内状を1通ずつ読みます。 寺務の担当は、「宛先の確認」の家への電話と、台帳の空欄の確認を受け持ちます。

1. 住職への確認のメモを先に読む … 年忌の重なりと宛先の確認の印があるものから見ます
2. 戒名と回忌を台帳と見比べる … 差し込まれた戒名、回忌、命日が台帳と同じかを見ます
3. 本文と準備の説明を読む … 言葉づかいと、その家に当てはまらない説明が無いかを見て、直します
4. 年忌の重なりを決める … まとめて相談するか、別々に案内するかを決めます
5. 直した内容を残す … 直した箇所の多い決まりの行は、表の書き方を見直します

2番目を省かないでください。 戒名は台帳から差し込んでいるので字の置き換わりは起きませんが、台帳に移すときの打ち間違いは、ここでしか見つかりません。 最初の数か月は特に丁寧に見ます。

目標は、40件をならして1件6分です。 読む、直す、印刷して封入する時間を合わせたものです。それより多い月は、準備の決まりの表の書き方が家の事情に合っていません。

例外に対処する

上の3行が大半を占めます。 どれもAIではなく台帳の情報の古さの問題です。案内状を出すたびに施主の情報を確かめ、最後に確かめた日を直していくと、 年ごとに印の付く家が減ります。

記録を残す

• 家ごとの案内状の文書（その月のフォルダにそのまま残る）
• Claude API が返したJSONの全文と、そのときの準備の決まりの表の版
• 住職が直した後の案内状と、直した箇所
• 送った日、送った手段（郵送・メール）、施主からの日取りの連絡
• 宛先の確認の結果と、施主の情報を直した日

直した箇所の記録は、準備の決まりの表を直す材料です。 同じ行の説明が毎回直されるなら、表の書き方がその寺の言い方に合っていません。