写真館が撮影の後の写真の選定・データの納品・アルバムの注文を Make で追い、段階ごとの案内の文面を作って返事の無い客を拾う

処理の起点を決める

シナリオ1は、客からの返事を起点にします。 Watch emails で代表アドレスの受信箱を見張り、送信元のアドレスが案件台帳にある客のものだけを扱います。 15分ごとに動かし、1回で扱う件数の上限は50にします。返事が来た客の行の「最後に返事があった日」を、受信の日付で書き換えます。

シナリオ2は、毎朝9時に1回動かします。 受付が開く前に下書きをそろえ、開店の準備のあいだに確かめて送れるようにします。1日に何度も動かさないのは、同じ客に1日に二度案内が届くのを避けるためです。 拾う条件はすべて日付で決まるので、1日1回で足ります。

シナリオ2が拾う条件は、撮影の種類ごとの段階の表に書いておきます。 例えば次のような決まりです。

日数は写真館が決める値で、表を書き換えればシナリオを直さずに変えられます。 ワークフローは、この表と案件台帳の日付を比べるだけです。

入力データを集める

質を決めるのは、受付のメモです。 「祖父母に見せてから選ぶので月末まで待ってほしい」「アルバムは要らないと当日に言われた」と書かれていれば、2回目の催促の文面が変わり、アルバムの案内はそもそも出しません。 メモを書く列を案件台帳に1つ持たせ、客と話したことをそこに残す運用にします。

文例の一覧には、必ず入れる項目を段階ごとに書いておきます。 選定の案内なら「ギャラリーのURL」「選定の期限」「選ぶ枚数」、データの納品なら「共有リンク」「リンクの期限」「保存のお願い」です。最初の案内を自動で送ってよいかは、この項目がすべて文面に入っているかで決めます。

データの取得方法を決める

返事の無い客は、2つの日付を比べて拾います。 「最後に返事があった日」が「最後に連絡した日」より前か空で、かつ最後に連絡した日から段階の表の日数を超えたものです。シナリオ1が返事の日付を書き込んでいるので、メールを開かずに表の条件だけで決まります。

共有リンクは、客のメールアドレスに限って作ります。 「リンクを知っている人なら誰でも」にすると、転送されたメールから写真が見られます。 有効期限は写真館の受け取りの期限に合わせ、その日付を文面に入れます。期限は1年より先にできないので、長く持っていてほしいデータは「保存してください」と文面で頼みます。

同じ家族の別の撮影があるときは、案件の番号で分けます。 送信元のアドレスで引くと、七五三と家族写真の2行に当たることがあります。2行に当たったら、件名に含まれる案件の番号で選び、番号が無ければ両方の行の返事の日を書き換えます。 返事の中身を読み分けるのは受付の担当です。

AIへ渡す前に整形する

1. 段階と日付の確認 … 段階の表と比べて、案内を出す日を過ぎているかを確かめます
2. 受付のメモの確認 … 「アルバム不要」「連絡不要」などの決まった語があれば、その段階を飛ばします
3. 期限の文字の用意 … 期限は日付と曜日の文字にしてから渡します（「10月25日（日）」）
4. 残りの日数の計算 … 期限までの日数をワークフローが計算して渡します
5. AIに渡す範囲を絞る … 渡すのは、名字、撮影の種類、段階、期限、残りの日数、連絡の回数、受付のメモです。子どもの名前、写真そのもの、電話番号は渡しません

3番目と4番目は、AIに日付を計算させないための準備です。 「あと5日」と書かせるなら、5はワークフローが出した数字を使わせます。AIが撮影日から数え直すと、1日ずれることがあります。

5番目で子どもの名前を外すのは、文面に要らないからです。 七五三の案内でも「お子さまの写真」と書けば足ります。写真そのものをAIに渡すことはこの構成ではありません。 文面に名前が要るときは、受付の担当が下書きに書き足します。

AIに処理させる

させるのは、段階と連絡の回数に合わせて、件名と本文を書くことだけです。 誰に送るか、いつ送るか、期限をいつにするかは、すべてワークフローと店が決めています。

アルバムの案内は、2回目で終わりにします。 写真館にとっては売上でも、3回目の案内は客にとって売り込みに見えます。 段階の表の側で回数の上限を決め、AIは回数に合わせた長さで書くだけです。

2行目は起きやすい失敗です。 アルバムの案内に、AIは「今ならお得に」と書きがちです。特典は店の決まりで、期間や条件があります。 書かれた1文が、店の約束として受け取られます。

指示内容を固定する

あなたは写真館の受付の担当として、撮影をされたお客さまへの案内メールを
書きます。下に渡した段階と回数に合わせて、件名と本文を書いてください。
日付・日数・URL・リンクは、渡したものをそのまま使ってください。

【段階ごとに必ず入れること】
- stage が selection：ギャラリーのURL、選定の期限、選ぶ枚数
- stage が delivery：共有リンク、リンクの期限、データを保存していただく
  お願い
- stage が album：アルバムと台紙のご案内（下の案内文をそのまま）、
  注文の締め、注文の方法

【回数ごとの言い回し】
- attempt が 1：ご案内として書く。
- attempt が 2 以上：確認として短く書く。急かす言い方をしない。
  memo に事情があれば、それに沿った一言を入れる。
- overdue が true：期限が過ぎたことを事実として伝え、after_deadline_note
  の文をそのまま写す。延長や例外を書かない。

【厳守事項】
- 日付は deadline_text、日数は days_left をそのまま書く。計算しない。
- URLとリンクは url の値をそのまま入れる。直したり、短くしたりしない。
- 料金・割引・特典・期間限定の言葉を書かない。
- 期限を延ばす、新しい期限を決める、と読める文を書かない。
- 写真の出来や写っている人のことを書かない。
- memo が空なら、返事が無い理由を推し量る言葉を書かない。
- お子さまの名前は書かない。「お子さま」と書く。
- 必ず入れる項目のうち書けなかったものがあれば、missing_items に並べる。

【お客さま】{family_name} 様
【撮影の種類】{shoot_type}
【段階・回数・期限切れ】{stage} / {attempt} / {overdue}
【期限】{deadline_text}（あと {days_left} 日）
【URLまたはリンク】{url}
【受付のメモ】{memo}
【店の案内文】{album_note} / {after_deadline_note}
【店名と署名】{signature}

「期限を延ばすと読める文」を禁じるのは、AIが気をきかせるからです。 2回目の催促で、AIは「ご都合が合わなければご相談ください」と書き、それが期限の延長を受け付けると読まれます。 延長を受けるかは店の決まりで、店の決まりがあれば after_deadline_note に書いて渡します。

URLを「短くしない」と書くのは、AIが長いURLを省略したり、表記を整えたりすることがあるからです。 1文字違うリンクは、客には開けないリンクです。

出力形式を固定する

次の形の JSON を返させます。

{
  "case_id": "",
  "stage": "selection | delivery | album",
  "attempt": 1,
  "subject": "",
  "body": "",
  "included_items": ["url", "deadline", "count"],
  "missing_items": [],
  "url_in_body": "",
  "deadline_in_body": "",
  "needs_attention": false
}

構造化出力にする1つ目の理由は、自動で送ってよいかをワークフローが判定できることです。 最初の案内では、missing_items が空で、url_in_body が渡したURLと一致し、deadline_in_body が渡した期限と一致したものだけを送ります。1つでも合わなければ下書きに回します。 Claude API の構造化出力は、スキーマを output_config.format に渡すと、その形の JSON が応答の本文に入る仕組みです。

2つ目は、ルーターの条件にそのまま使えることです。 stage と attempt と needs_attention で分岐させます。スキーマでは、オブジェクトに additionalProperties: false を付ける必要があります。 数値の最小・最大の制約は書けないので、attempt の範囲はワークフローの側で確かめます。

3つ目は、応答の終わり方を確かめられることです。 公式のページでは、stop_reason が max_tokens のときは出力が途中で切れてスキーマに合わないことがあるとされています。stop_reason を見て、通常の終わり方でなければ送らず、下書きも作らずに「要確認」にします。

案件台帳には、次の列を足します。

システムへ連携する

ルーターのルートは、次の順に並べます。 1本目は needs_attention が true のもの、2本目は2回目以降と期限切れ（下書き）、3本目は最初の案内で照合を通ったもの（送信）、最後にフォールバックです。公式のページでは、ルートは1本ずつ順に処理され、どの条件にも当たらないデータはフォールバックのルートが受け持つとされています。送信のルートを最後のほうに置くのは、迷ったものが先に下書きのルートに落ちるようにするためです。

ギャラリーには書き込みません。 選定が終わったかどうかは、受付の担当がギャラリーの画面で確かめて、案件台帳の段階を書き換えます。

人が確認する

受付の担当が確かめるのは、下書きに回ったものだけです。 最初の案内で照合を通ったものは自動で送られ、案件台帳に「自動送信」と残ります。

1. 期限と残りの日数 … 下書きの日付が案件台帳と同じかを見ます
2. 受付のメモとの食い違い … メモに「月末まで待ってほしい」とあるのに催促になっていないかを見ます
3. 期限切れの文面 … 店の決まりの文が写されているか、延長と読める文が無いかを見ます
4. 送る … Gmail の画面から送り、案件台帳の送り方を「下書き→送信済み」にします

自動送信の分は、週に一度、送った件数と文面を流し見ます。 最初の案内の文例を変えたときは、変えた週だけ自動送信を止め、すべてを下書きにして確かめます。

選定とアルバムの注文の中身を確かめるのは、これまでどおり受付の担当です。 客が選んだ写真の枚数が多すぎる、アルバムの仕様の相談が来た、といった返事には人が答えます。

例外に対処する

上の2行が大半を占めます。 七五三の撮影では、予約は母親のアドレスで入っても、選定の返事は父親や祖父母のアドレスから届くことがあります。案件台帳に「家族のアドレス」の列を足し、受付が分かったときに書き足していくほうが効きます。

記録を残す

• 送った文面と送り方（自動送信／下書きから送信）、送信の日時
• AIに渡した入力と、返ってきた JSON の全文、stop_reason
• 自動送信の判定の結果（必須の項目、URL、期限が一致したか）
• 作った共有リンクの権限の種類、相手のアドレス、有効期限
• 受付の担当が下書きを直した箇所
• 段階ごとの連絡の回数と、返事が来るまでの日数

4つ目を残すのは、データの受け取りの問い合わせに答えるためです。 「リンクが開けない」と言われたとき、期限が切れたのか、別のアドレスで開こうとしているのかが、この記録で分かります。

最後の行は、段階の表の日数を見直す材料になります。 選定の返事が平均して何日で来るかが分かれば、2回目の催促を出す日を、客の返事の実際に合わせて決め直せます。