業界団体・同窓会の事務局が会費の納入状況をスプレッドシートで管理し、Apps Script と AI で未納の会員への案内の文面を事情に合わせて下書きする

処理の起点を決める

毎月5日の朝に、時間主導型のトリガーで動かします。 Apps Script の時間主導型のトリガーは、毎分から月に1回までの間隔で動かせます。公式のページでは、9時に設定すると9時から10時のあいだのどこかで動き、その時刻が保たれるとされています。担当が出勤する前に終わる時刻に置きます。

ただし、日付だけを条件にはしません。 前月の入金が会費の記録に入りきっていないうちに案内を作ると、月末に払ってくれた会員にまで未納の案内が届きます。 スクリプトは最初に会費の記録のシートの「状態」の欄を見て、前月分が「入金反映済み」でなければ何も作らず、会計担当へ知らせて止まります。翌日の同じ時刻にもう一度見に行き、反映済みになった日に動きます。

インストール型のトリガーは、作った人のアカウントで動きます。 公式のページにそう書かれており、Gmail の下書きもそのアカウントにできます。トリガーは担当者個人ではなく、事務局の会費窓口のアカウントで作ります。 会員から返信が来るのもこのアカウントになり、2人の担当が同じ受信箱を見られます。トリガーが失敗したときのまとめのメールもこのアカウントに届きます。

入力データを集める

質を決めるのは、名簿の「担当者を更新した日」です。 会費の担当者が替わったことを会員から知らされても、名簿を直す日が記録されていないと、請求書を送った後に担当者が替わったのかどうかが分かりません。 この日付があれば、「請求書が新しい担当者の手元に届いていないかもしれない」という事情を機械的に拾えます。

休会の相談の印は、事務局の誰が受けた相談でも付けます。 理事や事務局長が個人的に聞いた話は記録に残りにくく、印が無いまま3回目の案内が飛ぶのが、この業務でいちばん避けたい失敗です。

データの取得方法を決める

すべて同じスプレッドシートの中にあるので、Apps Script から各シートの値を範囲でまとめて読みます。 スクリプトの中で会員の番号と請求の番号をキーにして突き合わせます。

段階は、送付の記録だけで決めます。 期限からの日数で決めると、前の月に案内を送りそびれた会員が、いきなり2回目になります。送った回数で決めれば、送りそびれても段階が飛びません。 ただし、前回の案内から決まりの日数（1か月）が経っていない会員は対象から外します。

AIへ渡す前に整形する

1. 入金の状態を確かめる … 前月分が「入金反映済み」かを見ます。反映前なら止めます
2. 足りない額を出す … 請求額から入金額を引きます。差が決まりのシートの「手数料の差の上限」以下なら、未納として扱わず、確認の一覧に「手数料差」として出します
3. 段階を決める … 送付の記録の数で、1回目・2回目・3回目を決めます。3回目を送った会員は対象から外し、事務局長の確認待ちに回します
4. 事情を決める … 次の表の順に当てはめ、当たったものを1つ以上付けます
5. 確認待ちを分ける … 休会の相談中、事務局のメモに「理事が対応中」とある、宛先が戻ってきた会員は、下書きを作らずに確認待ちにします
6. 差し込む値を用意する … 会員名、担当者の氏名、足りない額（3桁区切り）、元の期限、新しい期限、振込先、条文を、スクリプトの側で文字にしておきます

AIには、決まった事情の名前だけを渡します。 入金の履歴や名簿のメモをまるごと渡して「事情を読み取って」とすると、メモに書かれた個人的な話を文面に書き込むことがあります。

AIに処理させる

させるのは、段階と事情に合わせて、案内のメールの件名と本文を書くことです。 本文は4つの段落に分けます。

3段落目が、この構成の中心です。 担当者の交代なら「ご担当の方が替わられた際に請求書がお手元に届いていない場合もあるかと存じ、改めてお送りします」、一部入金なら「一部をお振り込みいただいており、ありがとうございます。差額の【不足額】について…」。この一言があるかないかで、受け取った会員の受け止め方が変わります。

3行目は、3回目の案内でも同じです。 3回目に添える会則の条文は、スクリプトが本文の後に差し込みます。AIの書く本文の中では、退会という言葉を使わせません。 条文を添える理由の一文（「会則の該当の条文を念のため添えます」）も、決まりのシートの固定の文にします。

指示内容を固定する

あなたは業界団体の事務局で、会費の入金がまだ確認できていない会員企業の
ご担当者へ、会費のご案内のメールを書く担当です。
以下の材料だけを使って、件名と、本文を4つの段落に分けて書いてください。

【書き方】
- subject：件名。「年会費のご案内」を含め、30字以内。
- greeting：時候のあいさつ一文と、日頃のご協力へのお礼。
- notice：会費の入金がまだ確認できていないことを、穏やかに伝える。
    【会費の年度】【元の期限】の記号を使う。
- consideration：事情に合わせた一言。
    一部入金 … 一部のお振込みへのお礼と、差額【不足額】のお願い
    担当者の交代 … 請求書が届いていない可能性への配慮と、請求書の再送
    初めての未納 … 行き違いの可能性への配慮
    連続の未納 … 前年度分も合わせてご確認いただきたい旨
    特になし … 空にする
- closing：【新しい期限】までのお願い、【振込先】、問い合わせ先、
    入れ違いの場合のおわび、結びのあいさつ。

【段階ごとの調子】
- 1回目：ご確認のお願い。行き違いの可能性を先に書く。
- 2回目：改めてのお願い。1回目のご案内を送ったことに触れる。
- 3回目：最後のお願いとして丁寧に。強い言葉を使わない。

【厳守事項】
- 金額・日付・口座を本文に直接書かないでください。記号をそのまま置いてください。
- 会則の条文を書かない・要約しないでください。
- 退会、資格の停止、法的な措置、催告といった言葉を使わないでください。
- 未納の理由を推し量って書かないでください。
- 会員名、担当者名は【会員名】【担当者名】と書いてください。
- used_tokens には、本文で使った記号をすべて並べてください。
- 材料が足りず書けないときは、本文を空にし、needs_review に理由を書いてください。

【案内の段階】{stage}
【事情】{circumstances}
【文面の決まり】{style_rules}

「催告」まで禁じているのは、3回目の調子を指示すると法律の言葉を持ち出すことがあるためです。 催告という言葉には法的な意味があり、事務局の案内のメールに AI の判断で書かれてよい言葉ではありません。 強さは段階ごとの調子の書き方で決め、言葉の選び方は禁止で絞ります。

事情を複数渡すことがあります。 担当者が替わり、しかも一部だけ入金されている、という会員もいます。その場合は consideration に2つの事情を1〜2文で入れるよう、文面の決まりに書いておきます。

出力形式を固定する

Claude API の構造化出力で、次の形の JSON を受け取ります。 公式のページでは、output_config.format に type: "json_schema" を指定し、オブジェクトには additionalProperties: false を付けることとされています。

{
  "member_no": "M-0582",
  "stage": "first | second | third",
  "circumstances": ["partial_payment", "contact_changed"],
  "subject": "",
  "greeting": "",
  "notice": "",
  "consideration": "",
  "closing": "",
  "used_tokens": ["【会費の年度】", "【元の期限】", "【不足額】", "【新しい期限】", "【振込先】"],
  "needs_review": ""
}

1つ目の理由は、記号の使い方をスクリプトで検算できることです。

2つ目は、段落ごとに見られることです。 担当は3段落目を重点的に読めば足ります。1段落目と4段落目は、段階が同じならほぼ同じ形になります。

3つ目は、stage と circumstances を返させて照合できることです。 公式のページでは、列挙型の値は大文字小文字だけ違う形で返ることがあるとされているので、比べるときは大文字小文字を区別しません。 構造化出力は数値の最小値・最大値の制約に対応していないため、金額の範囲の確かめはスクリプトの側で行います。

システムへ連携する

API の呼び出しでは muteHttpExceptions を true にします。 公式のページでは、これを true にすると失敗の応答でも例外を投げないとされています。応答のコードを見て、混み合いならしばらく待ってやり直し、それ以外の失敗はその会員を確認待ちに回します。 API キーはスクリプトのプロパティに置きます。公式のページでは、スクリプトのプロパティはそのスクリプトの利用者全員で共有され、スクリプトの間では共有されないとされています。

Gmail は下書きまでです。 createDraft は宛先・件名・本文に加えて、添付のファイル、CC、HTML の本文、差出人の表示名、返信先を指定して下書きを作れます。担当者の交代の事情がある会員には、請求書の PDF を添付します。 請求書は会計ソフトから請求の番号の名前で決まったフォルダに書き出しておき、スクリプトがその番号のファイルを添付の配列に入れます。ファイルが見つからなければ、添付せずに確認待ちの印を付けます。

CC には会員の代表者を入れません。 3回目の案内でも同じです。会費の担当者を飛ばして代表者に知らせるかどうかは、事務局長が決めることです。 このメソッドを使うスクリプトには https://mail.google.com/ のスコープの承認が要るとされているので、最初の承認は会費窓口のアカウントで行います。

人が確認する

全件を担当が読みます。 確認の一覧には、会員ごとに段階、事情、足りない額、検査の結果、下書きへのリンクが並びます。

1. 確認待ちを先に片づける … 休会の相談中、理事が対応中、宛先の戻り、3回目を送り終えた会員。事務局長に回すものと、名簿を直せば済むものに分けます
2. 「手数料差」を見る … 差額を請求しないと決まりで定めた範囲のものです。会計担当と相談し、入金の記録を「完納」に直します
3. 3段落目を読む … 事情に合った一言になっているか。一部入金の会員に全額が未納のように読める文が混ざっていないか
4. 差し込まれた値を1つ確かめる … 足りない額を会費の記録と見比べます
5. 直して送る … 下書きを開いて送ります。送った後に確認の一覧の「送付」に印を付けます

1件3分を目安にします。 読む・直すで2分、添付と宛先の確認・送信で1分です。3回目の案内は少していねいに読み、 条文が正しく差し込まれているかを見ます。

入れ違いが起きることを前提にします。 5日に下書きを作り、10日に送る間に入金が届くことがあります。送る前に会費の記録の入金の欄をもう一度見るのが、担当の最後の確認です。

例外に対処する

最後の行は、Apps Script の上限から来ます。 公式の上限の表では、スクリプトの実行時間は1回あたり6分で、トリガーで動かした合計の実行時間は個人のアカウントで1日90分、Google Workspace のアカウントで1日6時間です。120件を1回で作ると、混み合いのやり直しが重なったときに6分を超えることがあります。30件ずつ作り、残りがあれば数分後に動く1回きりのトリガーで続きを作ります。 トリガーはユーザー・スクリプトごとに20個までとされているので、続きのトリガーは動いたら消します。

記録を残す

• 実行の日時、対象の月、対象の会員の数、作った下書きの数、確認待ちの数
• 会員ごとの段階と事情、そう決めた根拠（送付の記録の数、担当者を更新した日、入金額）
• AIに渡した段階・事情、AIが返した JSON の全文（差し込む前のもの）
• 検査の結果と、確認待ちにした理由
• 担当が送った日時と、大きく直した段落と理由
• そのとき差し込んだ会則の条文の版

2つ目で根拠を残すのは、会員から「なぜ2回目なのか」と聞かれたときのためです。 送付の記録の数で段階を決めているので、いつ何回目を送ったかをその場で答えられます。

最後の行は、会則が改正されたときのためです。 3回目の案内に添えた条文がどの版かが分かれば、改正の前後で案内を受けた会員を絞れます。