面接の前に、候補者の応募書類と前の選考段階の評価から、面接官が確かめるべき点と質問の案をまとめた準備メモを作る

処理の起点を決める

二次面接・最終面接の日程の確定を起点にします。 採用管理システムから日程の確定がメールで通知される設定にし、Power Automate がその通知メールを受けて、採用担当の Teams に「準備メモの作成：候補者番号、面接の段階、面接の日時、面接官」を投稿します。

準備メモは面接の前日の正午までに作ります。 前日の夕方に面接官へ送り、面接の当日の朝に読めるようにします。当日の朝に作ると、確認の時間が取れずに送ることになります。

一次面接の評価が入る前に二次面接の日程が決まることがあります。 その場合は、一次面接の評価が入ったことを確かめてから作ります。評価が無いまま作ると、全項目が「まだ」になり、メモの意味がありません。

最終面接のメモには、二次面接の評価も入れます。 段階が進むほど評価のコメントが増え、面接官が読む量も増えるので、最終面接ほどメモの効き目が大きくなります。 一方で、最終面接の面接官は役員であることが多く、メモは二次面接のときより短く、確かめたい点を3つまでに絞らせます。

入力データを集める

質を決めるのは、一次面接のコメントです。 評価が「4」でも、コメントが「よかった」だけなら、何を根拠に4としたかが分かりません。エージェントはそれを「根拠の書かれていない評価」として「まだ」に入れます。 面接官のコメントの書き方がそろうほど、メモは短く、的確になります。

履歴書は、学歴・職歴の年月と資格の欄だけを使います。 履歴書の様式によっては、適性・能力に関係のない欄が含まれていることがあります。それらの欄は、書き出す時点で入れないか、エージェントに使わせないようにします。

評価シートに「次の面接への申し送り」の欄が無ければ、足しておきます。 コメントの中に紛れた「次で確認を」は拾い漏れることがあります。欄が分かれていれば、申し送りは必ずメモの「確かめたい点」に載ります。

データの取得方法を決める

採用管理システムから、候補者ごとに PDF で書き出します。 書き出したファイルは、採用グループの3名だけが開ける SharePoint の候補者のフォルダに入れます。フォルダの名前は候補者番号にし、氏名は使いません。

エージェントのチャットで、候補者のフォルダのファイルを指定して渡します。 Word の Copilot と同じように、チャットの入力欄で「/」を入力してファイル名を打つと参照先を選べます。1件で渡すのは、応募書類と評価を合わせて3〜4ファイルです。

同じチャットで2人以上の候補者を続けて扱わないでください。 前の候補者の書類がチャットの文脈に残り、別の候補者の経歴がメモに混ざるおそれがあります。候補者ごとに新しいチャットを始めることを、採用担当3名の決まりにします。

AIへ渡す前に整形する

1. ファイル名を「候補者番号_種類」にする … 例：C2026-0912_職務経歴書.pdf。氏名をファイル名に入れません
2. 書き出しの範囲を絞る … 採用管理システムの書き出しで、応募の経路、年齢、写真などの項目を含めない設定にします
3. 履歴書の不要な欄を入れない … 適性・能力に関係のない欄がある様式は、学歴・職歴・資格のページだけを書き出します
4. 前の段階の評価をそろえる … 書類選考と一次面接の評価を1つの PDF にまとめ、段階の名前を見出しにします
5. パスワードを付けない … パスワードで保護されたファイルは使えないとされています。フォルダの権限で守ります

2番目と3番目が、この構成の安全の土台です。 エージェントの指示で「使わない」と書くより、最初から渡さないほうが確実です。 渡さなければ、メモに紛れ込むこともありません。

AIに処理させる

させるのは、6つの評価項目ごとに前の段階の評価を整理し、まだ確かめていない点に質問の案を付けることです。

いちばん大事なのは、評価の点数ではなく根拠の有無で分けることです。 4段階で「4」が付いていても、根拠が書かれていなければ「まだ」です。点数の高い項目ほど、二次面接で聞かれなくなりがちだからです。

質問の案は、過去の行動を聞く形にします。 評価項目と基準に書かれた「確かめたい行動の例」に沿い、「そのとき、あなたは何をしましたか」の形で聞く案を、1つの点につき2つまで出させます。「あなたはチームワークを大切にしますか」のような、答えが決まっている質問は出させません。

聞いてはいけない事項は、メモから外して別に出します。 厚生労働省の公正採用選考特設サイトでは、本籍・出生地、家族、住宅状況、生活環境・家庭環境、宗教、支持政党、人生観・生活信条、尊敬する人物、思想、労働組合・学生運動などの社会運動、購読新聞・雑誌・愛読書などを、応募用紙に記載させたり面接でたずねたりして把握することが、就職差別につながるおそれがあるとされています。応募書類や前のコメントにこれらが書かれていたら、準備メモには載せず、どの書類のどこにあったかを採用担当への注意に出させます。

4行目がいちばん起きやすい失敗です。 職務経歴書に「受注管理システムの改修」とあると、モデルは「データベースの設計の経験について」と質問を作ります。書かれていないことを前提にした質問は、面接官に誤った前提を持たせます。

指示内容を固定する

エージェントの指示（Agent Builder の「指示」の欄に書くもの）の例です。

あなたは採用担当が、二次面接・最終面接の面接官に渡す準備メモを作るのを
手伝う役割です。採用担当が指定した応募書類と前の段階の評価、
知識の「評価項目と基準」「聞いてはいけない事項の手引」だけを根拠にしてください。

【作るもの】
1. 評価項目（6項目）ごとに、次の4つに分けて整理してください。
   - 確かめられたこと：前のコメントに具体的な経験や行動が書かれているもの
   - まだ確かめていないこと：評価はあるが根拠が無い、または触れていないもの
   - 評価者の間の食い違い：評価が2段階以上違う、またはコメントが逆の内容のもの
   - 申し送り：前の面接官が次の面接で確認するよう書いたもの
   それぞれに、根拠の書類名と段階名を付けてください。
2. 「まだ」「食い違い」「申し送り」の点ごとに、質問の案を2つまで出してください。
   評価項目と基準の「確かめたい行動の例」に沿い、過去の行動を聞く形にしてください。
3. 準備メモの冒頭に、経歴の要約を5行以内で書いてください。
   職務経歴書に書かれた役割と期間だけを使ってください。

【厳守事項】
- 応募書類と評価に書かれていないことを補わないでください。
- 合否の見込み、評価の点数、性格や人柄の推測を書かないでください。
- 「聞いてはいけない事項の手引」にある事項が書類やコメントに含まれていたら、
  準備メモには一切書かず、末尾の「採用担当への注意」に、
  書類名・段階名・該当する事項の種類だけを書いてください。中身は写さないでください。
- 年齢、性別、国籍、健康、家族に触れる質問を作らないでください。
- 確かめられたことについては、質問を作らないでください。
- 評価が高い項目でも、根拠が無ければ「まだ」に入れてください。

「中身は写さない」を明記しないと、注意の欄に家族の事情がそのまま書かれます。 注意の欄は採用担当しか見ませんが、準備メモと同じファイルにある以上、送付の手違いで面接官に届くおそれがあります。 種類だけを書かせ、中身は元の書類で採用担当が確かめます。

「確かめられたことには質問を作らない」は、聞き直しを止めるための一文です。 何も言わないと、モデルは全項目に質問を作り、面接官は一次面接と同じことを聞くことになります。

出力形式を固定する

準備メモは、面接官が5分で読める1枚の Word にします。

面接準備メモ（二次面接）　候補者番号 C2026-0912　面接 10月9日 14:00

■ 経歴の要約（職務経歴書より）
・業務システムの開発会社で8年。受注管理の改修で要件定義から担当（直近3年）
・…

■ この面接で確かめたい点
| 評価項目 | 区分 | 内容 | 根拠 | 質問の案 |
| 協働 | まだ | 評価3、コメントなし | 一次面接 | ①意見が割れたとき、あなたは何をしましたか …
| 課題の解決 | 食い違い | 書類「改善の実績あり」／一次「自分の役割が不明」 | 書類選考・一次面接 | …
| 顧客 | 申し送り | 顧客との折衝の経験を確認 | 一次面接 | …

■ 前の段階で確かめられたこと（聞き直さなくてよい点）
| 技術の経験 | 受注管理の改修を要件定義から担当、工程表を自分で作成 | 一次面接 |

「聞き直さなくてよい点」を明示するのが、このメモの特徴です。 確かめたい点だけを並べると、面接官は他の項目も念のため聞きます。聞かなくてよいと書いてあることで、限られた時間を確かめたい点に使えます。

JSON ではなく Word の表にしているのは、読むのが面接官だからです。 この出力は後段のシステムに入らず、面接の前に人が読んで終わります。列を固定しておけば、どの採用担当が作っても同じ形のメモが届き、面接官は毎回同じ場所を見れば済みます。 面接官の教育でも、このメモの読み方を1回説明するだけで足ります。

採用担当への注意は、準備メモとは別のファイルに分けて保存します。 エージェントの出力では末尾に付けさせ、採用担当が確かめたあとに切り離します。

システムへ連携する

送付は「確認済み」のフォルダに入ったものだけにします。 採用担当が確かめた準備メモを 確認済み のフォルダに移すと、Power Automate がそれを面接の予定に添付します。確認前のメモが面接官に届く経路を作りません。

人が確認する

採用担当が見るのは、根拠の列と、採用担当への注意です。

1. 採用担当への注意を先に見る … 外された事項の種類と箇所を元の書類で確かめます。前の面接官が聞いた可能性があれば、その面接官に伝えます
2. 「食い違い」の根拠を開く … 2つの評価のコメントを読み、本当に食い違っているかを確かめます
3. 質問の案を読む … 書かれていない経歴を前提にしていないか、聞いてはいけない事項に触れていないかを見ます
4. 注意の欄を切り離し、確認済みのフォルダへ … 準備メモだけを移します

1番目を省かないでください。 公正採用選考特設サイトでは、適性・能力に関係のない事項は、採用基準としないつもりでも、たずねれば結果として採否の決定に影響を与えることになるとされています。準備メモから外すだけでなく、前の段階で起きたことを正すのが、この確認の役目です。

目標は、採用担当の確認が1件3分、面接官の読み込みが1件5分です。 採用担当の3分に収まらない件が続くときは、前の段階のコメントの書き方か、書き出しの設定のどちらかを疑います。

質問の案を使うかどうかは、面接官が決めます。 準備メモの質問は案であって、台本ではありません。面接の流れの中で、候補者の答えに合わせて聞き方を変えるのは面接官の仕事です。 案をそのまま読み上げる面接にしないよう、面接官への最初の説明で伝えます。

例外に対処する

上から2行目までが大半を占めます。 どちらもAIの問題ではなく、前の段階の評価の書き方の問題です。 準備メモが毎回「まだ」だらけで届くことは、一次面接の面接官にとってもコメントを書き直すきっかけになります。

記録を残す

• 準備メモの作成に使ったファイルと、作成の日時
• エージェントが出した準備メモと、採用担当が直した後の準備メモ
• 採用担当への注意の内容（種類と箇所）と、面接官へのフィードバックの記録
• 面接官へ送った日時
• 面接の後、準備メモの「確かめたい点」が評価シートのコメントで確かめられたか

最後の行が、準備メモの質を測る材料になります。 確かめたい点が面接の後のコメントで扱われていなければ、メモが読まれていないか、質問の案が使いにくいかのどちらかです。候補者の書類と準備メモは、採用の選考が終わったら社内の保存の期限に従って消します。