半年以上注文のない取引先を販売管理のデータから拾い、過去の購入品と新商品の情報をもとに掘り起こしのメール文を担当者ごとに下書きする

処理の起点を決める

月初に営業事務が配る対象の一覧を起点にします。 販売管理のシステムで「最終受注日が6か月以上前、かつ過去2年の間に3回以上の注文がある」取引先を引きます。注文が1回だけの取引先は、別の扱いにします。 スポットで1度買っただけの取引先と、継続して買っていて止まった取引先では、声のかけ方が違います。

営業担当は、配られた一覧のうちその月の前半に連絡する取引先を決め、1日に数社ずつ案を作ります。 1日にまとめて20社分を作ると、確かめる側の集中が続きません。

取引先1社につき、チャットを1つにします。 同じチャットで次の取引先の案を作ると、前の取引先の品目が混ざります。チャットの名前は「取引先コード＋年月」にします。

同じ取引先に、前回の掘り起こしのメールから3か月たたないうちは送りません。 一覧に毎月残る取引先に毎月同じようなメールが届くと、読まれなくなるうえ、配信停止の申し出につながります。前回送った日は、販売管理のシステムの取引先の記録で見ます。

入力データを集める

質を決めるのは、新商品・後継品・廃番の一覧の「後継の関係」の列です。 備考欄に「〇〇の後継」と文で書かれていると、AIは読み取れても、担当者が確かめにくくなります。後継品の行に、元の品目コードを列として持たせます。 この列があれば、購入履歴の品目コードとそのまま結びつきます。

購入履歴は、明細ではなく集計で渡します。 注文1件ずつの明細を貼ると、単価や値引きの記録まで入ります。メールの材料に要るのは、何を、どのくらいの頻度で、いつまで買っていたかだけです。 単価を渡さないことで、案に価格が入る経路を最初から断ちます。

メールの末尾の定型は、AIに書かせずに文例の文をそのまま使わせます。 総務省のパンフレットでは、広告宣伝メールには送信者などの氏名または名称、受信拒否の通知ができる旨、受信拒否の通知を受けるための電子メールアドレスまたはURLの表示が義務づけられているとされています。この部分を丁寧に言い換えさせると、必要な表示が抜けることがあります。

データの取得方法を決める

購入履歴の集計は、販売管理のシステムの集計の機能で出します。 取引先コードを条件に、品目ごとの注文の回数と最後に注文した月を出す形を、営業事務が1つ作っておきます。

取引先の担当者の氏名は、チャットに貼りません。 宛名は「{ご担当者}様」のまま残させ、送るときに営業担当が入れます。メールの材料に、個人の氏名は要りません。

商品部の一覧は、更新されたら Sources の古い版を消してから新しい版を置きます。 古い版が残っていると、すでに廃番になった品目を新商品として案内する案が出ます。

AIへ渡す前に整形する

1. 配信停止の申し出のある取引先を外す … 営業事務が持つ一覧と取引先コードで突き合わせます
2. 声をかけない取引先を外す … 与信の問題で取引を止めている取引先、倒産・廃業の情報がある取引先を外します
3. 前回の連絡から3か月たっていない取引先を外す … 取引先の記録の日付で見ます
4. 購入履歴を集計の形にそろえる … 品目コード・品名・回数・最後に注文した月・数量の目安の5列にし、単価と金額の列を消します
5. 取引先の担当者の氏名と連絡先を消す … 集計に入っていれば消してから貼ります
6. 広告宣伝メールとして送ってよい相手かを確かめる … 自社で決めた基準で、取引関係にある取引先か、送信の同意があるかを見ます

1番目は、送る直前にもう一度見ます。 月初に一覧を作った後で配信停止の申し出が届くことがあります。総務省のパンフレットでは、送信に同意した相手であっても、受信拒否の通知を受けた場合には以後の送信が禁止されるとされています。

6番目は、法務と一度決めておく項目です。 総務省のパンフレットでは、広告宣伝メールは原則としてあらかじめ同意した者にだけ送ることができ、例外として取引関係にある者に送信する場合や、名刺などの書面で電子メールアドレスを通知した者に送信する場合が挙げられています。半年以上注文のない取引先をどこまで「取引関係にある者」として扱うかは、自社の法務と決めてください。 この構成は、その判断をAIにさせません。

AIに処理させる

させるのは、購入履歴と商品の一覧を突き合わせて触れる品目を選ぶことと、文面の案と確認表を作ることです。

右端の列は、どれも「書かない」の側に倒しています。 掘り起こしのメールは、具体的に書けば返事が来やすくなりますが、事実と違うことを1つ書けば、その取引先との信頼が戻らなくなります。 結びつきが分からない品目は、案内しないほうが安全です。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「半年ぶりのご連絡」と書かせると、AIは丁寧さのつもりで「何かご不便をおかけしていたのではと案じております」と続けます。注文が止まったのが工場の移転のためなら、この一文は的外れなうえに、不満があったかのような印象を残します。 理由に触れない書き出しを、文例の側で用意しておきます。

2行目も、指示で強く止めます。 「ぜひこの機会に」と書かせると、AIは「お得な価格でご案内できます」のような、決めていない条件を書き足すことがあります。単価を渡していなくても、価格に触れる言葉は出てきます。

指示内容を固定する

次の文をプロジェクトの指示に置きます。 取引先ごとのチャットでは、取引先の情報と購入履歴の集計と前回の連絡を貼るだけにします。

あなたは包装資材の商社の営業担当として、半年以上ご注文のない取引先に送る
メールの案を作る立場です。Sources の「新商品・後継品・廃番の一覧」
「文例」「メールの末尾の定型」に従ってください。

【やること】
1. 購入履歴の品目コードを、新商品・後継品・廃番の一覧の「元の品目コード」
   の列と突き合わせてください。
2. 買っていた品目が廃番で後継品があれば、後継品の案内を1つ書いてください。
   後継品が一覧に無ければ、廃番になった事実だけを書いてください。
3. 買っていた品目と同じ区分の新商品が一覧にあれば、1つまで挙げてください。
4. 件名と本文を、文例の型に沿って作ってください。
   宛名は「{ご担当者}様」のまま残してください。
5. 本文の最後に、「メールの末尾の定型」をそのまま付けてください。
   一字も変えないでください。
6. 案の後に確認表を付けてください（列：確認の項目／内容／根拠にした行）。
   確認の項目は、触れた購入履歴、案内した品目、前回の連絡、
   営業担当が確かめること、です。

【厳守事項】
- ご注文が止まった理由を推し量る文を書かないでください。
  「ご不便」「ご不満」「他社様」に当たる言葉を使わないでください。
- 価格、値引き、送料、納期、在庫について書かないでください。
- 一覧に無い品目を案内しないでください。品目名を作らないでください。
- 購入履歴に無い品目を「以前ご注文いただいた」と書かないでください。
- 突き合わせの根拠が無い品目は、案内しないでください。
- 取引先の情報が足りず案が作れないときは、作らずに足りない項目を書いてください。

【取引先の情報】{取引先コード／業種／地域}
【購入履歴の集計】{品目コード／品名／注文の回数／最後に注文した月／数量の目安}
【前回の連絡】{前回送った月と返事の有無。無ければ「なし」}

「一字も変えないでください」を明記しないと、末尾の定型が整えられます。 「配信停止をご希望の場合は」の一文が、AIの手で「今後のご案内が不要な場合は、お気軽にお申し付けください」に変わると、受信拒否の通知先のアドレスやURLが落ちることがあります。

「ご不便」「ご不満」「他社様」と言葉を挙げているのは、禁止の範囲を具体的にするためです。 「推し量らないでください」だけだと、AIは推し量っていないつもりで「状況が変わられたかと存じます」と書きます。言葉を挙げると、その周りの言い回しも避けるようになります。

出力形式を固定する

チャットには、2つの部分で返させます。

【件名】
以前ご注文いただいていたストレッチフィルムの後継品のご案内

【本文】
{ご担当者}様

いつもお世話になっております。〇〇商事の営業部でございます。
以前、手巻き用のストレッチフィルム（品目 SF-2015）を
継続してご注文いただいておりました。
この品目はメーカーの仕様変更により廃番となり、
後継品として SF-2015N を取り扱っております。
同じ幅・同じ長さで、芯の材質が変わったものです。
お使いの状況に変わりがなければ、サンプルをお送りすることもできますので、
ご入用の際はこのメールにご返信ください。
（以下、メールの末尾の定型）

【確認表】
| 確認の項目 | 内容 | 根拠にした行 |
| 触れた購入履歴 | SF-2015（注文12回、最後は3月） | 購入履歴の1行目 |
| 案内した品目 | SF-2015N（後継品） | 一覧の後継品の行（元の品目 SF-2015） |
| 前回の連絡 | なし | － |
| 営業担当が確かめること | サンプルを送れるか、後継品の在庫 | － |

2つに分ける理由の1つ目は、確認の順番が決まることです。 営業担当は確認表を先に読み、触れた購入履歴と案内した品目が、根拠の行と合っているかを見てから本文を読みます。 本文を先に読むと、文面の自然さに気を取られて、品目の取り違えを見落とします。

2つ目は、「営業担当が確かめること」が表に残ることです。 本文に「サンプルをお送りすることもできます」と書いたなら、本当に送れるかを確かめるのは営業担当の仕事です。 確認表にその行があれば、送る前に在庫を見る手順が抜けません。

3つ目は、送った後の記録に使えることです。 確認表を販売管理のシステムの取引先の記録に貼っておけば、次に連絡するときに、前回どの品目を案内したかが分かります。 同じ後継品を3か月後にもう一度案内する、という重なりを避けられます。

システムへ連携する

ChatGPT と販売管理のシステムは、つなぎません。 月160件なら、営業担当が集計を貼る手間は1件1分ほどです。自動でつなぐ仕組みを作るより、集計の形を1つに決めることのほうが効きます。

メールの一斉配信の仕組みも使いません。 掘り起こしのメールは、受け持ちの営業担当の名前で1通ずつ届くことに意味があります。返事は担当者に直接来て、そのまま商談になります。 一斉配信にすると、返事の受け手が分からなくなります。

人が確認する

営業担当は、すべての案を確かめてから送ります。

1. 確認表を先に読む … 触れた購入履歴と案内した品目が、根拠の行と合っているかを見ます
2. 案内した品目の在庫と扱いを確かめる … 後継品が本当に手配できるか、サンプルを送れるかを見ます
3. 本文を読む … 推し量った一文、価格や納期に触れる言葉が無いかを見ます。末尾の定型がそのまま付いているかを最後に見ます
4. 自分の言葉を一文足す … 取引先との過去のやり取りで覚えていることがあれば、担当者が書き足します
5. 宛名を入れて送る

4番目は、AIにはできない部分です。 「昨年の展示会でお会いした際に」「新しい倉庫の立ち上げの時期と伺っていました」のような一文は、担当者の記憶にしかありません。AIの案は下地で、取引先との関係を持っているのは担当者です。

取引額の大きかった上位の取引先は、メールの前に電話を入れます。 年間の取引額で上位の1割に入る取引先は、メールだけで済ませず、担当者が電話をかけてから案内のメールを送ります。その場合は、電話で話した内容をチャットに書き添え、メールが電話の内容と食い違わないようにします。

目標は、1件4.5分です。 集計を貼るのに1分、確認表と在庫を確かめるのに2分、本文を読んで一文足して送るのに1.5分の想定です。

例外に対処する

3行目から5行目までは、送る前に見つけるものです。 どれもAIの案の問題ですが、送ってしまえば取り消せません。 人間の確認の3番目で、この3つを最後に見る手順にしています。

6行目は、送った後にも続く仕事です。 配信停止の申し出は、営業担当への返事として届くことが多く、担当者が営業事務に伝え忘れると、翌月の一覧に残ります。 受け取ったらその日のうちに一覧に入れる決まりにします。

記録を残す

• 送ったメールと、送った日・取引先コード（営業担当のメールと販売管理のシステムの取引先の記録に残る）
• 確認表（取引先の記録に貼る）
• 返事の有無と中身の要点（注文の再開、担当の変更、移転、配信停止など）
• そのとき使った新商品・後継品・廃番の一覧の版
• 配信停止の一覧と、申し出を受けた日
• 営業担当が案から直した箇所（文例と指示に戻すため）

ChatGPT のチャットは、送った後に消します。 案と確認表は取引先の記録に残っているので、チャットを残す理由はありません。取引先の購入履歴を置く場所を、販売管理のシステムの1か所に保ちます。

3つ目の返事の中身は、毎月まとめて数えます。 注文が止まった理由が「担当の変更」に偏っているなら、取引先の担当者が替わったときに連絡が途切れていることになります。掘り起こしのメールより先に、担当者の交代を知る仕組みを考える材料になります。