フランチャイズ本部のスーパーバイザーが加盟店を訪ねた臨店の記録と写真のメモから、Copilot で臨店報告書とオーナーへの改善依頼の下書きを作り、前回の依頼の進み具合を確かめる

処理の起点を決める

臨店の終了をきっかけに、スーパーバイザーがその日のうちに始めます。 臨店の直後なら、下書きを読んで「この所見はメモの書き方が足りなかった」とすぐに気づけます。翌日に回すと、メモに無いことを思い出して足すことができなくなります。

1回の Copilot のやり取りで扱うのは1店分という決まりにします。2店分をまとめると、A店の所見がB店の下書きに混ざります。

月に一度、部長が報告書の一覧を見る日を決めます。 160件の報告書の「本部の判断に回す事項」と、前回の依頼が「直っていなかった」ものを部長が読み、商品部・開発部への申し送りと、オーナーとの面談が要る店を決めます。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん上の臨店メモです。 Copilot が報告書に書けるのは、メモに書かれたことだけです。メモが「トイレ×」としか書いていなければ、報告書も「トイレに問題があった」以上のことは書けません。 臨店メモの型は、所見を「何を、どこで、どう見たか」の短い文で書く形にします。

写真そのものは Copilot に読ませません。 写真はスーパーバイザーが撮った証拠として報告書に番号で添えるもので、所見の中身はメモの文で書きます。 写真から所見を起こさせると、写っていないことを読み取ったように書く下書きになりやすいからです。

前回の臨店報告書は、必ず参照させます。 前回の依頼を一覧にし、今回のメモと並べるのに使います。前回の報告書が無い店（新しく開いた店）は、この欄を空にして下書きを作ります。

依頼文の決まりは、部長が作って全員で同じものを使います。 「基準書の項目番号のある依頼だけを書く」「仕入れ・営業時間・価格・取引先に触れない」「オーナーと店のスタッフの人柄や態度を評価しない」を書いた1ページの文書です。

データの取得方法を決める

臨店メモは、スマートフォンの Word で本部の型に書きます。 型には点検の区分ごとの見出しと、各行に「項目番号」「所見」「写真の番号」「前回の依頼か」の欄があります。書いたメモは、その場で加盟店のフォルダに保存されます。

参照させるファイルは、毎回この表のとおりに選びます。 Copilot は、指定しなくても指示と権限に応じて役に立ちそうな情報を使うことがあるとされています。ファイルを明示して選ぶことで、別の店の報告書や古い基準書が混ざる余地を減らします。

写真は、撮った順に番号を付けて保存します。 スマートフォンのカメラの名前のままでは、報告書の番号と結びつきません。臨店の終わりに写真をフォルダに移すとき、P01 から順に名前を付け直します。 臨店メモの「写真の番号」の欄と、ファイルの名前が一致していることが前提です。

AIへ渡す前に整形する

1. 臨店メモの欄が埋まっているかを見る … 項目番号の無い所見は、どの基準に当たるかが分からなくなります。項目番号は臨店中に書きます
2. 前回の依頼の確認結果をメモに書く … 前回の依頼の一つひとつについて「直っていた」「直っていなかった」「見ていない」をメモに書きます。書かれていないものは、下書きでも「見ていない」になります
3. 聞き取りのメモを分けて書く … オーナーや店長から聞いた話は「聞き取り」の欄に書き、自分が見たことと混ぜません
4. 個人の名前を書かない … 店のスタッフはメモに名前を書かず、「店長」「ホールのスタッフ」のように役割で書きます
5. 写真の番号とファイルの名前をそろえる … 臨店メモの写真の番号と、フォルダの写真の名前を合わせます
6. 前回の報告書が最新のものかを確かめる … 加盟店のフォルダに、確定した前月の報告書があるかを見ます。下書きのままのものを参照させません

2番目を軽く見ないでください。 前回の依頼の確認は、この構成の大事な役目の1つです。メモに書かれていない依頼を Copilot が「直っていた」と推し量って書くと、 直っていない依頼が報告書の上で消えます。

4番目は、第13章の個人の情報の扱いとつながります。 加盟店のスタッフは本部の社員ではありません。名前と所見を結びつけた記録を本部に持つ必要はなく、 所見は店の運営のことに限ります。

AIに処理させる

させるのは、臨店メモを報告書の様式に並べ替え、改善依頼の下書きを作り、前回の依頼と今回の確認結果を並べることです。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 前回の依頼が5つあり、今回のメモで3つに触れていると、Copilot は残りの2つも「改善が見られた」と書いて表を埋めがちです。メモに無いものは「今回は見ていない」と書かせ、次回の臨店の持ち越しにします。

5行目は、依頼の文を書かせる段階で効きます。 公正取引委員会の考え方は、本部の指導がフランチャイズ・システムを運営するのに必要な限度を超えると、優越的地位の濫用に当たりうるとしています。例として、正当な理由なく本部や本部の指定する事業者とだけ取引させること、実際の販売に必要な量を超える仕入れを求めること、品質が急速に落ちる商品の見切り販売を制限することなどが挙げられています。こうした話題を、担当の熱意で依頼文に書かせない仕組みが要ります。

指示内容を固定する

報告書の下書き（本部の様式を開いた状態で、Word の Copilot に出す指示）：

あなたは飲食のフランチャイズ本部で、スーパーバイザーの臨店報告書を
本部の様式に整える立場です。/臨店メモ /前回の臨店報告書 /QSC基準書 を参照してください。

【作るもの】
1. 所見：品質・サービス・清潔さの区分ごとに、基準書の項目番号の順に並べる。
   各行に「項目番号」「所見」「写真の番号」を書く
2. 前回の依頼の確認：前回の臨店報告書の「改善依頼」をすべて一覧にし、
   臨店メモの確認結果を「直っていた／直っていなかった／今回は見ていない」で書く
3. 聞き取り：売上・人手・困りごと・本部への要望を、聞いたとおりに短く書く
4. 本部の判断に回す事項：仕入れの量・営業時間・価格や値引き・取引先に
   関わる話が臨店メモにあれば、ここに書く

【厳守事項】
- 臨店メモに書かれていないことを書かないでください。
  所見を補ったり、原因を推測したりしないでください。
- 前回の依頼のうち、臨店メモに確認結果が書かれていないものは
  「今回は見ていない」としてください。「直っていた」と推し量らないでください。
- 写真の番号は臨店メモに書かれたものをそのまま写してください。
- 店のスタッフやオーナーの人柄・態度・やる気・能力を評価する言葉を
  書かないでください。所見は店の設備・手順・記録・提供の状態に限ります。
- 人の名前を書かないでください。役割（店長、ホールのスタッフ）で書きます。
- 聞き取りの内容は「〜とのこと」と書き、自分が見た所見と混ぜないでください。
- 臨店メモの項目番号が基準書に無い場合は、所見の行に「項目番号不明」と書いてください。
- 本部の判断に回す事項には、意見や勧めを書かず、話の中身だけを書いてください。

改善依頼の下書き（確定した報告書を開いた状態で出す指示）：

/確定した臨店報告書 /依頼文の決まり を参照し、加盟店のオーナーへの
改善のお願いの下書きを作ってください。

【書き方】
- オーナーは本部の部下ではなく、独立した事業者です。お願いの文で書いてください。
- 依頼は、報告書の所見のうち「基準書の項目番号」があるものだけにしてください。
  1つの依頼に1つの項目番号を付けてください。
- 前回の依頼で「直っていなかった」ものは、前回もお願いしたことが分かるように書いてください。
- よくできていた点があれば、報告書の所見から1〜2つを最初に書いてください。

【書かないこと】
- 仕入れの量・営業時間・価格や値引き・取引先の指定に関わるお願いは、
  依頼文に書かないでください。「本部で確認してご連絡します」とだけ書き、
  中身は別の欄「本部の判断に回す事項」に分けてください。
- 期限を書かないでください。期限の欄は空けておいてください。
- 契約の解除や違約金など、不利益を示す言葉を書かないでください。
- 報告書に無いことを書かないでください。

「期限を書かない」を明記しないと、Copilot は「1週間以内に」と書き添えます。 期限はオーナーの店の事情を聞いてから決めるもので、下書きの段階で決まったように書かれると、そのまま送られます。

出力形式を固定する

報告書の下書きは、本部の様式の4つの欄に入る形で受け取ります。

【所見】
区分 | 項目番号 | 所見 | 写真
品質 | Q-03 | スープの温度の記録が14時以降空欄だった | P02
清潔さ | C-07 | 冷蔵庫の扉のパッキンにカビの付着があった | P05

【前回の依頼の確認】
前回の依頼 | 項目番号 | 今回の確認
客席の調味料入れの補充の手順を決める | S-04 | 直っていた
トイレの清掃の記録を毎日付ける | C-02 | 直っていなかった
排気フードのフィルターの清掃 | C-11 | 今回は見ていない

【聞き取り】
- 平日の夜の客数が前年より少ないとのこと
- 昼のホールのスタッフが1名足りないとのこと

【本部の判断に回す事項】
- 深夜の営業時間を短くしたいとの相談があった

改善依頼の下書きは、メールの本文にそのまま移せる文と、下の一覧で受け取ります。

【お願いの一覧】
番号 | 項目番号 | お願いすること | 前回もお願いしたか | 期限（空欄）
1 | C-02 | トイレの清掃の記録を毎日付けてください | はい |
2 | C-07 | 冷蔵庫の扉のパッキンの清掃 | いいえ |

【本部の判断に回す事項】
- 深夜の営業時間の短縮のご相談（本部で確認してご連絡します）

1つ目の理由は、項目番号で報告書と依頼をつなげられることです。 依頼の1行ごとに基準書の項目番号があれば、「基準書に無いことを依頼している」行がすぐに見つかります。 番号の無い依頼は、それだけで直す対象です。

2つ目は、「本部の判断に回す事項」を依頼と別の欄に置けることです。 部長が160件分のこの欄だけを読めば、営業時間の相談がどの店から上がっているかがひと目で分かります。仕入れや営業時間の話がオーナーへの依頼文に紛れ込むことも防げます。

3つ目は、前回の依頼の確認を3つの値で受け取れることです。 「今回は見ていない」が多い担当や店は、臨店の進め方を見直す材料になります。値が3つに決まっていれば、月末に数えるのも簡単です。

システムへ連携する

Copilot から外へ自動で出ていくものはありません。 オーナーへのメールも、部長への申し送りも、スーパーバイザーが送ります。基幹のシステムの加盟店の台帳にも書き込みません。

加盟店ごとのフォルダの権限は、そのまま使います。 Copilot が参照できるのは使う人が閲覧できるファイルだけなので、担当の替わったスーパーバイザーには、新しい担当の店のフォルダの権限を渡してから使い始めてもらいます。

人が確認する

人が見るのは、すべての下書きです。 この構成では、下書きの確認が業務の中心です。

1. 所見をメモと並べて読む … 下書きの所見の1行ずつが、臨店メモのどの行から来たかを確かめます。メモに無い所見が1つでもあれば消します
2. 前回の依頼の確認を見る … 「直っていた」と書かれた依頼が、メモに確認結果として書かれているかを確かめます
3. 人柄や態度の言葉が無いかを見る … 「やる気が感じられない」「意識が低い」のような言葉は消し、見たことに書き換えます
4. 依頼文の項目番号を見る … 番号の無い依頼は消すか、部長に回します
5. 本部の判断に回す事項を部長に送る … 依頼文に入っていないことを確かめてから送ります
6. 期限をオーナーと話して決める … 電話かメールで店の事情を聞き、期限を入れてから送ります

1番目を省かないでください。 臨店報告書は、加盟店との関係の記録として何年も残ります。見ていないことが書かれた報告書は、後でオーナーと話し合うときに本部の側の弱みになります。

目標は、1件あたり24分です。 下書きを読んで直す時間が15分ほど、写真の番号の確かめとフォルダへの保存が5分ほど、依頼の期限の調整が数分という見立てです。メモの書き方がそろってくると、直す時間は短くなります。

例外に対処する

上から2行目と3行目は、前回の依頼の確認を正しく出すためのものです。 参照する前回の報告書が違っていれば、比べる相手が違ってしまいます。下書きのファイルの名前に「確定」が付いているかで見分けます。

5行目は、この構成の外に出すものです。 衛生や安全に関わる重大な事案は、報告書の下書きを待たずに本部へ電話で知らせる決まりにします。Copilot の下書きを作る手順が、急ぐべき報告を遅らせないようにします。

記録を残す

• 臨店メモと写真（加盟店のフォルダ）
• 確定した臨店報告書と、オーナーに送った改善依頼の文（加盟店のフォルダ）
• 期限と、オーナーとの話し合いの結果（改善依頼の一覧の期限の欄）
• 本部の判断に回した事項と、部長の判断の結果
• 前回の依頼の確認結果の月ごとの数（「直っていた」「直っていなかった」「今回は見ていない」）

下書きと Copilot とのやり取りは、記録として残す対象にしません。 公式のプライバシーのページでは、Copilot とのやり取りは利用者の Copilot の利用履歴として保存され、管理者は Microsoft Purview で保持の方針を決められるとされています。本部の記録として残すのは確定した報告書と送った依頼で、履歴の保持の期間は、本部の情報の取り扱いの決まりに合わせて情報システムの担当が決めます。

最後の行は、部長が毎月見る数字です。 「直っていなかった」が続く店はオーナーとの面談の候補、「今回は見ていない」が多い担当は臨店の進め方を一緒に見直す候補です。依頼を出したきりにしないための数字です。