自動車整備工場の整備士が作業しながら話した音声を文字にし、点検項目・交換部品・測定値を点検整備記録簿と請求明細の下書きにそろえる

処理の起点を決める

整備士が録音を止め、音声ファイルが保存されたことを起点にします。 録音は作業番号のQRコードを読み取ってから始め、ファイル名に作業番号を入れます。 音声の中身から車や顧客を推定させることはしません。同じ車種が続く日に取り違えます。

録音は1台につき1本を基本にします。車検のように作業が長いものは、点検の区分ごとに分けて録っても構いません。 同じ作業番号の音声が複数あるときは、時刻順につないでから取り出します。

処理は1本ずつすぐに流します。整備士が作業を終えて次の車に移る前に、下書きがタブレットに届くことを目標にします。日の終わりにまとめて流すと、確かめる時点で記憶が薄れ、今の「後から書く」問題がそのまま残ります。

入力データを集める

質を決めるのは、部品マスタの「現場の呼び方」の列です。 整備士は「エアクリーナーエレメント」を「エアクリ」と言い、「ブレーキパッド」を「パッド」と言います。呼び方の列が無いと、取り出した部品をマスタに照らせません。

フレーズリストは、この呼び方の列から作ります。 公式のページでは、フレーズリストは2,000件を超えないこと、長くなると品質と応答の速さに影響することが示されています。全部の部品を入れず、よく出る部品と言い回しに絞ります。 作業の区分ごとにリストを切り替えるのも有効です。

データの取得方法を決める

文字起こしは、ワークフローから高速文字起こしの API を呼ぶだけです。音声ファイルと、definition に次の設定を入れて送ります。

返ってくるのは、全文の combinedPhrases と、区切りごとの phrases です。phrases には、区切りごとの開始時刻（offsetMilliseconds）、長さ、本文、confidence が付きます。 取り出しに使うのは区切りごとの本文と信頼度で、信頼度の低い区切りは「聞き取りに自信がない」として下書きに印を付けます。

高速文字起こしは表示用の形（句読点・大文字を整えた形）だけを返します。 「3ミリ」が「3 mm」や「三ミリ」のように表記の揺れを伴うことがあるので、数値と単位は、取り出しの後にプログラムでそろえます。

作業番号から、整備管理のシステムの車両と作業の区分を引きます。作業の区分が分かれば、どの点検項目の表を使うかが決まります。 記録簿の項目表と部品・工賃のマスタは、表を読むだけで足ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 作業番号の確認 … ファイル名の作業番号が整備管理のシステムにあるかを確かめます。無ければ処理せず整備士へ戻します
2. 形式と長さの確認 … 受け付ける形式かと、5時間未満・500MB未満かを確かめます。1台分なら通常は数分から数十分です
3. 複数ファイルの結合 … 同じ作業番号の音声が複数あれば、録音した時刻の順に扱います
4. 無音と雑音の区間の確認 … エアツールやコンプレッサーの音で、話した部分が埋もれていないかを見ます。全体の信頼度が低いファイルは、取り出しの前に整備士へ知らせます
5. フレーズリストの選択 … 作業の区分（車検・法定点検・一般整備）に応じたリストを選びます
6. 点検項目の表の選択 … 作業の区分と車両の種類から、使う項目の表を決めます

4番目は、マイクで決まります。 スマートフォンを作業台に置いたまま話すと、工具の音が勝ちます。口元に近いヘッドセットのマイクを使うだけで、聞き取れる区切りが増えます。 最初の試しのときに、マイクの違いで結果を比べてください。

AIに処理させる

生成AIにさせるのは、文字起こしの文章を、記録簿と請求の元になる項目に分けることだけです。

左の列のうち、測定値の「位置」がいちばん間違えやすいところです。 「左前3ミリ、右前4ミリ」と続けて話すと、文字起こしの区切りによって位置と値の組がずれることがあります。位置が話された直後の値だけを組にし、組にできないものは 不明 にします。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 点検項目の表を渡すと、話に出なかった項目をそれらしく「良好」で埋めます。それは点検した記録ではなく、点検したことにした記録です。

指示内容を固定する

あなたは自動車整備工場で、整備士が作業中に話した内容を
点検整備記録簿と請求明細の元になる項目に整理する担当です。
以下は音声を文字にしたものです。話されていることだけを使い、
推測で補わないでください。

【取り出す項目】
1. 点検項目の結果（項目の呼び方と、話した結果）
2. 測定値（項目、位置、値、単位）
3. 交換した部品（話した呼び方のまま、数量、位置）
4. 行った作業（交換・調整・清掃・締付など）
5. 申し送り（次回の交換の推奨、お客様へ伝えること）

【厳守事項】
- 話されていない点検項目を、良好として埋めないでください。
  checks には話に出てきた項目だけを入れてください。
- 測定値は話された数字をそのまま入れ、丸めたり換算したりしないでください。
  位置と値の組が確定できないときは position を「不明」にしてください。
- 部品の品番、単価、工賃は書かないでください。
  部品は話された呼び方のまま part_spoken に入れてください。
- 数量が話されていなければ quantity は null にしてください。
- 作業指示に無い作業や部品は additional を true にしてください。
- 意味が確定しない文字列は直さずに unclear_spans に写してください。
- 点検の結果の良否、保安基準への適合、交換の要否を評価しないでください。
- evidence には根拠にした文字起こしの文字列をそのまま写してください。

【作業の区分】{work_type}
【指示された作業】{ordered_jobs}
【点検項目の呼び方の一覧】{check_item_names}
【文字起こし（区切りごとの時刻と信頼度付き）】
{transcript}

「話されていない項目を良好で埋めない」を最初に書くのは、点検項目の一覧を一緒に渡すからです。 一覧を渡さないと呼び方がそろわず、渡すと埋めようとします。一覧は呼び方をそろえるためだけに使わせ、埋めることは禁じます。

品番と単価を書かせないのも同じ考え方です。 生成AIは「オイル4リッター」から、それらしい品番を作ることがあります。マスタに無い品番が請求に入ると、誤請求になります。

出力形式を固定する

生成AIの出力は、構造化出力（JSON スキーマ）で受け取ります。 Claude API では output_config.format に json_schema の形でスキーマを渡します。オブジェクトには additionalProperties: false が必要で、数値の minimum ／ maximum の制約は使えないので、測定値の範囲の確認は受け取った後にプログラムで行います。

{
  "job_no": "",
  "checks": [
    { "item_spoken": "", "result_spoken": "", "evidence": "" }
  ],
  "measurements": [
    { "item": "", "position": "", "value": "", "unit": "", "evidence": "" }
  ],
  "parts": [
    { "part_spoken": "", "quantity": null, "position": "",
      "additional": false, "evidence": "" }
  ],
  "jobs": [ { "description": "", "additional": false, "evidence": "" } ],
  "advice": [ { "text": "", "evidence": "" } ],
  "unclear_spans": [ "" ]
}

プログラムがこれを記録簿の項目表と照らし、項目ごとに状態を付けます。

1つ目の理由は、記録簿の空欄の意味を分けられることです。 unmentioned は整備士に「点検したか」を、unclear は「何と言ったか」を聞く項目で、確かめ方が違います。

2つ目は、部品の照合をプログラムに任せられることです。 part_spoken を部品マスタの「現場の呼び方」の列で引き、品番と単価を付けます。引けなかった部品は請求明細に「品番未確定」として残し、フロントが選びます。

3つ目は、evidence で確かめが速くなることです。 整備士は、下書きの各行の根拠になった自分の言葉を見て、合っているかを数秒で判断できます。 音声の該当箇所は、phrases の開始時刻から再生できます。

システムへ連携する

整備管理のシステムへの登録は、フロントの確定の後だけにします。 下書きの段階で書き込むと、整備士が確かめる前の数量や部品が請求に入ります。システムへの書き込みの経路を、確定のボタン1つに絞ります。

記録簿の側は、整備士と検査員・整備主任者の確認を経て仕上げます。 下書きを印刷して清書の代わりにするか、手で転記するかは、工場の運用に合わせます。

人が確認する

1. 整備士が下書きを確定する … unmentioned と unclear の項目を埋め、測定値と部品の数量を確かめます。自分の作業は自分で確定します
2. フロントが請求明細を確定する … 品番の付いていない部品を選び、出庫票と数量を見比べます。additional: true の作業と部品は、お客様の了承の有無を確かめます
3. 検査員・整備主任者が記録簿を確かめる … 車検と法定点検では、従来どおり記録簿の内容を確認します
4. 申し送りを引渡しの説明に使う … advice を、フロントがお客様への説明の材料にします

2番目の「お客様の了承」は、この構成で忘れやすくなる点です。 作業中に追加した交換は、音声には残りますが、お客様に連絡して了承を得たかは音声からは分かりません。 追加の作業は請求する前に必ず確かめます。

目標は、360件をならして1件5分です。 整備士の確定が2分、フロントの確定が3分という置き方で、unmentioned と unclear が多い車ほど時間がかかります。

例外に対処する

2行目で従来の方法に戻せるようにしておくのが大事です。 音声が使えない日に記録簿が書けなくなると、車を返せなくなります。 紙の記録簿は、当面は並行して使える状態で残します。6行目の範囲は、項目ごとにあり得る値の幅（新品の寸法を上限とするなど、工場で決めた幅）を表で持ち、プログラムで見ます。 スキーマの側で数値の制約をかけられないためです。

記録を残す

• 元の音声ファイルと、作業番号・整備士・録音の日時
• 文字起こしの全文（combinedPhrases）と、区切りごとの本文・開始時刻・信頼度（phrases）
• 生成AIの出力（checks、measurements、parts、jobs、advice、unclear_spans）
• 記録簿の下書きと、整備士が確定のときに直した箇所
• 請求明細の下書きと、フロントが直した箇所、品番を選んだ部品
• そのとき使ったフレーズリストと、記録簿の項目表の版

4つ目と5つ目の「直した箇所」が、改善の材料になります。 同じ部品の呼び方で毎回品番を選び直しているなら、部品マスタの呼び方の列に足りない言い方があります。同じ項目で unclear が続くなら、その言葉をフレーズリストに足します。

音声と文字起こしの保存期間は、先に決めておきます。 記録簿そのものの保存期間は国土交通省令で定めるとされており、音声は記録簿の元の資料という位置づけで、どこまで残すかを工場で決めてください。