フォームとメールで届く広告制作の依頼を、媒体・納期・予算・素材のヒアリング票にそろえて案件台帳に登録し、足りない項目を確認する

処理の起点を決める

経路が2つあるので、Zap も2本に分けます。 フォーム用とメール用で、取り出しより後の手順は同じ形にそろえます。

フォームは、Webhooks by Zapier の Catch Hook で受けます。 Zap を作ると固有のURLが発行され、フォームの送信時にそのURLへPOSTするように設定します。このURLはZapの持ち主が変わらない限り変わりませんが、知られると誰でもZapを動かせるので、パスワードと同じように扱います。 フォームの設定画面以外に書かないでください。Catch Hook は要求の本文を解析して欄ごとの値にしてくれます。

メールは、Gmail の New Email Matching Search で受けます。 共有アドレスに届くメールのうち、検索の条件に合うものだけで動かします。条件には、自社の通知メール、請求書の送付、営業メールなど、制作の依頼でないことが分かっているものを除く式を書きます。Gmail のトリガーはいずれもポーリングで動きます。

フォームの通知メールを、メール用の Zap で拾わないようにします。 フォームの送信で自社に届く通知メールも共有アドレスに入るなら、検索の条件で除きます。除かないと、同じ依頼が2本の Zap で2回処理されます。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の項目の定義です。 「媒体」が掲載先なのか配布方法なのか、「納期」が入稿日なのか掲出開始日なのか。定義があいまいなままだと、AIは自分なりの解釈で埋めます。 ベテランの営業がふだん聞いている項目を、意味と一緒に書き出します。

フォームの欄の値は、自由記述より優先しません。 予算の欄で「〜30万円」が選ばれていても、自由記述に「予算は50万円まで」と書いてあることがあります。食い違いは、どちらかに決めずに両方を残し、確認の対象にします。

データの取得方法を決める

案件台帳の照合は、Google Sheets の Lookup Spreadsheet Row で行います。 検索する列にメールアドレスの列を、検索する値に差出人のメールアドレスを指定します。「最後の行から探す」設定にすると、同じ依頼主の直近の依頼が先に見つかります。 見つからなければ新しい依頼主です。

重複の判定は、AIではなく条件で行います。 同じメールアドレスで、14日以内に「受付中」の行があれば重複の疑い、という条件を Filter か Paths の条件に書きます。日数と状態は自社で決める取り決めで、 後から変えやすいように条件の側に置きます。

添付ファイルは読みません。 入稿規定や参考資料のPDFが添付されていることはありますが、この構成では「添付あり」という事実だけを台帳に残します。添付の中身は担当者が開いて見ます。

AIへ渡す前に整形する

1. 本文の整形 … メールの署名、引用された過去のやり取り、定型の挨拶文を除きます。Zapier の Formatter で、引用の記号で始まる行と、署名の区切りより下を落とします
2. 長さの確認 … 本文が極端に長いもの（過去のやり取りが何十通も引用されているものなど）は、先頭から決めた文字数で切り、その旨を台帳に残します
3. フォームの欄の値の取り込み … 選ばれた選択肢を、自由記述とは別の入力として渡します
4. 今日の日付の付与 … 「来月末」「2週間後」のような相対的な納期を、AIが日付に置けるように、受付日を一緒に渡します
5. 差出人の情報の付与 … 会社名と氏名を、本文とは別の入力として渡します

4番目を省かないでください。 受付日が無いと、「来月末」が何月かを決められず、AIは推測します。受付日を渡したうえで、置いた日付と元の表現の両方を返させます。

AIに処理させる

させるのは、依頼の文面からヒアリング票の項目を取り出し、書かれていない項目を「不明」とし、依頼の種類を見分けることです。

「不明」と「なし」を分けるのが、この表でいちばん大事なところです。 「写真はこちらで用意できません」と書かれていれば写真は「なし」で、撮影の手配が要るという情報です。何も書かれていなければ「不明」で、聞くべき項目です。 混ぜると、撮影の見積が漏れるか、聞かなくてよいことを聞きます。

指示内容を固定する

AI by Zapier の指示の欄に、次のように書きます。 出力のフィールドは、項目ごとに名前と型と説明を定義します。

あなたは広告制作会社の営業部で、届いた制作の依頼を整理する担当です。
次の依頼の文面から、ヒアリング票の項目を取り出してください。
書かれていることだけを写し、推測で埋めないでください。

【受付日】{received_date}
【差出人】{sender_company} {sender_name}
【フォームで選ばれた値】{form_values}  （メールの場合は空）
【依頼の文面】{body}

【項目の意味】
- 媒体: 制作物をどこに載せるか、どう配るか（掲載先・配布方法）。制作物の種類ではない
- 納期: 依頼主が完成品を受け取りたい日。掲出・配布の開始日が書かれていれば別に写す
- 素材: ロゴのデータ、写真、原稿。依頼主が用意できるかどうか

【厳守事項】
- 書かれていない項目は「不明」にしてください。相場や一般的な例で埋めないでください。
- 「用意できない」「ない」と書かれている素材は「なし」、何も書かれていない素材は「不明」です。
  この2つを混ぜないでください。
- 金額、数量、サイズは書かれた数値と単位のまま写してください。換算しないでください。
- 納期は、書かれた表現を due_text にそのまま写し、受付日をもとに日付に置けるときだけ
  due_date に入れてください。置けなければ due_date は「不明」です。
- フォームで選ばれた値と文面の記載が食い違うときは、どちらかに決めず、
  conflicts に両方を書いてください。
- 受けられるか、間に合うか、いくらになるかを書かないでください。
- 制作の依頼でないもの（売り込み、採用の応募、請求、その他）は、
  request_type にその種類を書き、ほかの項目は空にしてください。
- missing_items には「不明」になった項目の名前だけを並べてください。

「不明」と「なし」の区別を、項目の意味と厳守事項の2か所に書いています。 片方だけだと、素材の欄で「書かれていない」を「なし」と読む動き方をします。撮影の手配が要るかどうかに直結する区別なので、重ねて書きます。

「媒体は制作物の種類ではない」を明記するのは、取り違えが多いためです。 「Instagram の広告」と書かれていると、制作物も媒体も「Instagram」になりがちです。制作物は「SNS広告のバナー」、媒体は「Instagram」と分けて取らせます。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力のフィールドを、次の項目で定義します。 項目ごとに値が分かれて返るので、そのまま案件台帳の列と確認メールの差し込みに使えます。

{
  "request_type": "production | sales_pitch | job_application | billing | other | unclear",
  "deliverable": "",
  "media": "",
  "size_quantity": "",
  "due_text": "",
  "due_date": "",
  "start_date_text": "",
  "budget": "",
  "assets_logo": "あり | なし | 不明",
  "assets_photo": "あり | なし | 不明",
  "assets_copy": "あり | なし | 不明",
  "decision_maker": "",
  "conflicts": "",
  "missing_items": ""
}

1つ目の理由は、Paths の条件に使えることです。 request_type が production 以外ならCの経路、missing_items が空ならAの経路、それ以外はBの経路、と条件を項目の値だけで書けます。 自由文で返させると、分岐の条件が書けません。

2つ目は、確認メールの下書きに missing_items をそのまま差し込めることです。 何を聞くかがAIの出力で決まり、どう聞くかは自社で決めた聞き方の例で決まります。

Paths の分岐は、次のとおりです。

Cの経路で unclear を台帳に入れないのは、担当者が見落とさないようにするためです。 台帳に入ると「受付済み」に見えます。ラベルの付いたメールは、担当者が毎日1回まとめて目で見ます。

システムへ連携する

確認メールは Create Draft で作り、Send Email は使いません。 送るかどうか、どう直すかは担当者が決めます。Gmail には Reply to Email や Create Draft Reply もありますが、 フォームからの依頼には返信する元のメールが無いので、新しい下書きとして作ります。メールの依頼には Create Draft Reply を使い、スレッドを保ちます。

案件台帳への書き込みは、1件1行の追加だけです。 既存の行を書き換えません。重複の疑いがあっても、新しい行を足して印を付けます。 どちらを残すかは担当者が決めます。

人が確認する

担当者が見るのは、台帳に足された行と、Gmail の下書きです。

1. 台帳の行を見る … 取り出された項目を、元の依頼と見比べます。特に予算と納期は、元の文面を必ず開いて確かめます
2. 重複の印を見る … 印が付いた行は、直近の行と同じ依頼かを確かめ、片方に「重複」と書きます
3. 下書きを直して送る … 聞く項目が多すぎれば絞り、急ぎの依頼なら電話に切り替えます
4. Cの経路のラベルを見る … 1日1回、ラベルの付いたメールを流し見て、制作の依頼が混ざっていないかを確かめます

1番目で予算と納期を必ず見るのは、そこが見積と段取りの前提になるからです。 「30万円」が税込みか税抜きか、「来月末」が入稿日か掲出日か。取り出しが正しくても、意味の取り違えはあります。

4番目を省かないでください。 依頼の文面が短すぎたり、売り込みのような書き出しだったりすると、制作の依頼が unclear や sales_pitch に入ります。ここで拾わないと、その依頼には誰も返信しません。

目標は、1件あたり6分です。 行の確認に2分、下書きの手直しと送信に3分、重複とラベルの確認をならして1分という想定です。

例外に対処する

上の1行目が、運用でいちばん多い例外です。 「見積をお願いします」だけの依頼に、8項目を並べた確認メールを返すと、依頼主は面倒に感じて返信しません。 こうした依頼は、電話で5分話すほうが早くそろいます。

記録を残す

• 依頼の受付日時、経路（フォーム／メール）、差出人
• AI by Zapier に渡した本文と、返ってきた項目の全文
• 案件台帳に足した行と、重複の印
• 下書きの文面と、担当者が送った文面
• Cの経路に入った依頼と、担当者が制作の依頼として拾い直したもの
• Zap の実行履歴（失敗した手順と、その依頼）

4つ目で、送った文面を残すのは、確認メールの書き方を育てるためです。 担当者が毎回同じところを直しているなら、聞き方の例のほうを直します。

5つ目は、依頼の種類の見分けを直す材料です。 拾い直したものが多いなら、指示の書き方か、Gmail の検索の条件を見直します。