売却査定の依頼フォームから物件と売却の事情を整理して査定の準備票にし、当日中に送る初回の連絡文と訪問査定の候補日を用意する

処理の起点を決める

Gmail の「New Labeled Email」で、「査定依頼」のラベルが付いたメールを受け取ります。 ラベルは Gmail のフィルタで、自社サイトのフォームと取引のある査定サイトの送信元のアドレスを条件に付けます。新しい査定サイトと取引を始めたら、フィルタに送信元を1つ足すだけです。

ラベルのトリガーを選ぶ理由があります。 Zapier の Gmail のトリガーはすべて一定の間隔で見に行く方式（Polling）で、新しいメールを拾う対象の時間の幅が、「New Email」と「New Email Matching Search」は1時間、「New Labeled Email」は無制限とされています。 Zap を一時的に止めて設定を直したあとでも、ラベルの付いたメールは取りこぼしにくくなります。

処理が終わったメールには「Add Label to Email」で「処理済み」のラベルを足します。 「処理済み」が付いていない依頼の数が、そのまま未処理の数になります。

入力データを集める

質を決めるのは、担当表の「行ける曜日と時間帯」です。 カレンダーの空きだけで候補日を選ぶと、担当者が店番の日や、別の店舗に出る日にも訪問査定が入ります。カレンダーに書かれない決まりを、担当表の列として持たせます。

自由記入欄は必ず渡します。 「父が施設に入ったので」「転勤が決まって」という一文が、希望の時期と事情の手がかりになります。

データの取得方法を決める

Google カレンダーから取るのは、予定の中身ではなく、予定が入っている時間帯だけです。 「Find Busy Periods in Calendar」は、指定した期間について予定の入っている時間帯を探すアクションです。AIに渡すのも時間帯だけにすれば、担当者の予定の件名（他の顧客の名前が入っていることがある）を外へ出さずに済みます。

日付の書き方に注意します。 Zapier の Google カレンダーの説明では、日付は MM/DD/YYYY の形式で扱うとされています。年/月/日で渡すと、月と日を取り違えます。 受付台帳への行の追加には、つないだアカウントに編集者の権限が要ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 本文の整形 … 通知に付く広告と署名を、決まった区切りの文字列から下を切り捨てて外します
2. 経路の判定 … 送信元のアドレスから、自社サイトか、どの査定サイトかを決めます。AIに推測させず、送信元の一覧で機械的に決めます
3. 重複の確認 … AIが抜き出した町名と電話番号の下4桁で受付台帳を検索し、直近30日に同じ依頼があれば duplicate の印を付けます
4. 期間の作成 … トリガーの日付の翌日から10日間を、MM/DD/YYYY の形で作ります
5. 担当者の決定 … 抜き出した町名で担当表を引きます。引けなければ店長を担当者にし、needs_human を立てます

3番目は、査定サイトを複数使っている会社ほど効きます。 所有者が2つのサイトから同じ物件の依頼を出すと、同じ依頼が2通届き、2人の担当者が別々に電話をかけることになります。 所在地の書かれる場所は経路ごとに違うので、照合は抜き出したあとの項目で行います。

AIに処理させる

1つ目のステップ（抽出）では、次の3つをさせます。

（1）物件の情報と売却の事情を、項目ごとに抜き出す

（2）書かれていない項目を、最初の電話で聞くことにする

空欄になった項目のうち、プロンプトで決めた項目だけを questions に並べさせます。

（3）注意が要る事情の印を付ける

印は、当たる記載があるかどうかだけです。 事情の良し悪しや、売却のしやすさは判断させません。根拠にした一文を必ず写させ、担当者が印の妥当さをその場で確かめられるようにします。

2つ目のステップ（作成）では、候補日と下書きを作らせます。 担当者の予定が入っている時間帯、担当表の行ける曜日と時間帯、所有者の希望を渡し、予定と重ならない90分の枠を3つ選ばせます。選んだ枠ごとに、所有者の希望のどれに合わせたかを書かせます。

1行目がいちばん大事です。 所有者は価格を知りたくて依頼しているので、AIは「おおよそ○○万円前後が見込まれます」と書きたがります。根拠になる現地の確認も取引事例の調べも、まだ何もしていません。

指示内容を固定する

1つ目のステップ（抽出）の指示です。

あなたは住宅の売買仲介会社で、売却査定の依頼を受け付ける担当者の補佐です。
下の依頼の本文から、決められた項目を抜き出してください。

【抜き出す項目】
property_type（mansion / house / land / other / unknown）、
town（町名まで）、address_detail（町名より細かい部分）、
area（数値と単位を書かれたとおり）、built（書かれたとおり）、
layout、floor、occupancy（living / vacant / rented / unknown）、
reason（書かれた言葉のまま）、timing（書かれた言葉のまま）、
loan_balance（書かれたとおり）、co_owner（書かれたとおり）、
contact_method、contact_time、visit_preference

【厳守事項】
- 本文に書かれていない値を推測で補わないでください。
  書かれていなければ空欄にしてください。
- 「20年くらい」「たぶん70㎡」のようなあいまいな記載は、
  そのまま写してください。年や数値に直さないでください。
- ㎡と坪を換算しないでください。
- reason と timing は、要約や言い換えをせず、書かれた言葉を写してください。
- 査定の価格、相場、売れやすさについて何も書かないでください。

【聞くこと】次の項目のうち空欄のものを questions に並べてください。
property_type、area、built、occupancy、loan_balance、co_owner、timing
これ以外の項目を questions に足さないでください。

【注意が要る事情】本文に次に当たる記載があれば、flags に印を入れ、
根拠にした一文をそのまま flag_evidence に写してください。
inheritance / divorce / co_ownership / loan_trouble / occupied_by_other / urgent
記載がなければ flags は空にしてください。事情を推し量って印を付けないでください。

【経路】{channel}
【依頼の本文】{body}

reason と timing に「書かれた言葉を写す」を書くのは、ここが要約されやすいからです。 「転勤が決まり、来年3月までに引き渡したい」を「早期の売却を希望」とされると、期限の日付が消えます。 「事情を推し量って印を付けない」は、「妻と相談して」に divorce を付けるような読み込みを防ぎます。

2つ目のステップ（作成）の指示は、候補日のきまりと文面のきまりを書きます。「候補は {busy_periods} と重ならず、前後に30分以上の間をあけた90分の枠から3つ。{available_rules} の曜日と時間帯の中だけ。{visit_preference} に合う枠を優先。価格・相場を書かない。flags に印がある依頼では、事情に触れず、話を聞かせてほしいという一文にとどめる。300字以内、です・ます調」という内容です。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力項目として、次の項目を定義します（1つ目と2つ目のステップの出力をまとめて示します）。

{
  "channel": "own_site | portal_a | portal_b",
  "property": {
    "property_type": "mansion | house | land | other | unknown",
    "town": "", "address_detail": "",
    "area": "", "built": "", "layout": "", "floor": "",
    "occupancy": "living | vacant | rented | unknown"
  },
  "circumstances": {
    "reason": "", "timing": "", "loan_balance": "", "co_owner": ""
  },
  "contact": { "method": "", "time": "", "visit_preference": "" },
  "questions": [],
  "flags": [],
  "flag_evidence": "",
  "slots": [
    { "start": "", "end": "", "reason": "" }
  ],
  "draft_subject": "",
  "draft_body": "",
  "needs_human": { "value": false, "reason": "" }
}

構造化する理由の1つ目は、受付台帳の列にそのまま入れられることです。 property と circumstances の項目が分かれていれば、「Create Spreadsheet Row」で列ごとに入ります。準備票は受付台帳の1行そのもので、担当者は台帳の行を見れば準備票を読めます。

2つ目は、Paths の条件にできることです。 条件に合う分岐はすべて動くので、 2本目の条件に「flags が空」を足し、両方が動かないようにします。

システムへ連携する

Gmail には下書きを作るだけで、「Send Email」のアクションは置きません。 下書きは共有アドレスの下書きに入り、担当者が開いて直して送ります。送信のアクションを Zap に入れないことで、候補日がずれた連絡文が所有者に届く経路をなくします。

Google カレンダーに予定は作りません。 「Create Detailed Event」で仮の予定を入れることもできますが、所有者が選ぶ前に入れると、他の依頼の候補日が選べなくなります。 予定は、所有者から返事が来た日を担当者が入れます。

人が確認する

担当者が、準備票と下書きの全件を確かめてから送ります。 送らない限り所有者には何も届かないので、確認を省くと単に何も起きません。

注意が要る依頼は、責任者が連絡する担当者と文面を決めます。 相続で共有者が複数いるときは、誰に連絡するかから決めます。電話を希望している所有者には電話し、questions を聞くことのメモに使います。

例外に対処する

価格の数字を Filter で止めるのは、プロンプトの禁止だけでは足りないからです。 本文に「近所の家が3,000万円で売れたので」とあると、それを受けた一文を書くことがあります。

文字の扱いの制限にも備えます。 Zapier の Gmail の説明では、Gmail と IMAP は一部の Unicode の文字の扱いが弱く、エラーになることがあるとされています。導入前に実際の依頼を何通か流し、日本語が崩れないかを確かめてください。

記録を残す

• 依頼のメール（Gmail にそのまま残り、ラベルで処理済みが分かる）
• 準備票（受付台帳の1行）、questions、flags と根拠の一文、候補日
• 担当者が下書きを送った日時と、電話に切り替えたか
• 担当者が外した印、足した印
• 所有者が選んだ候補日と、訪問査定の実施日
• AIのステップの入出力（Zap の実行履歴）

AI by Zapier は実行のたびに知識がリセットされます。 2通目の依頼を前の依頼と結びつけるのは、受付台帳の検索の役目です。

4つ目の「外した印、足した印」が、プロンプトを直す材料になります。 co_ownership を担当者が毎回足しているなら、「名義は夫婦で」のような書き方を印の例に足します。