知財部が開発部門との月次の発明の発掘の会議（Teams）を Copilot でまとめ、発明の候補と届出の宿題の一覧を作る

処理の起点を決める

会議の終了をきっかけに、担当者がその日のうちに始めます。 技術者が話の中身を覚えているうちに宿題を届けたいからです。依頼が数日遅れると、技術者は次の開発の作業に移り、発明届は後回しになります。

文字起こしは、会議の冒頭で始めます。 知財部の担当者が「候補と宿題の一覧を作るために文字起こしを使います」と告げます。公式の文字起こしのページでは、文字起こしが始まると参加者全員に通知が表示されるとされています。開発の部門長には、最初の会議の前に目的と保存先を伝えておきます。

会議を、毎月の定期的な会議の1つの系列にしないでください。 公式のページでは、定期的な会議で後の回が文字起こしされると、それまでの回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。月ごとに別の会議として立て、Copilot の表は会議の当日に会議の記録のフォルダへ保存します。 公式のまとめのページでも、AI のノートとタスクは組織の方針に従って期限が来ると消えるとされています。

入力データを集める

質を決めるのは、台帳の「別名」の列と、呼び方の一覧です。 別名の列には、その候補が会議で呼ばれたことのある名前を、担当者が月ごとに書き足します。「放熱シートの貼り方」「熱の件」「B案の筐体」が同じ候補の別名として並んでいれば、Copilot が結びつけの手がかりにできます。

呼び方の一覧には、開発の符号を入れます。 技術者は「K7の基板」「次のPシリーズ」のように、製品を符号で呼びます。符号が何を指すかが分からないと、予定表の「K7 量産出荷」と、会議の「K7の基板の話」を並べられません。

開発の予定表は、外に出る日の列名だけをそろえてもらいます。 グループごとに様式が違っても、予定日・種類（発表／投稿／展示／提示／出荷）・対象の3つの列があれば並べられます。

データの取得方法を決める

会議の Copilot には、会議のチャットの「まとめ」タブから指示を出します。 ここで話に出た技術ごとの表と宿題の表を作らせ、その表を Copilot Chat に貼ってから、台帳と予定表に並べさせます。 公式のページでは、会議の Copilot は文字起こしの発言に加えて、会議の前24時間までのチャットも使うとされています。

公式のページでは、Copilot Chat で SharePoint のリストは一度に2万件までの項目を扱えるとされています。台帳の約200件は収まります。一方で、リストの添付の列と参照の列は参照できないとされています。台帳で開発グループを「参照」の列にしている場合は、グループの名前を文字の列として持たせます。 別名の列も文字の列にします。

1つの SharePoint のサイトから参照できるファイルやページは10件までとされています。開発の予定表が6つのグループで別のサイトにあると、1回の指示で全部を参照できないことがあります。会議の対象のグループの予定表だけを参照させます。 1回の会議は1つのグループなので、これで足ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 議題に候補番号を入れる … 台帳から「検討中」「届出待ち」の候補を抜き出し、候補番号つきで会議のチャットに先に書きます
2. 呼び方の一覧を更新する … 新しい開発の符号が出てきたら、会議の前に足します
3. 予定表の列名をそろえる … 予定日・種類・対象の3つの列
4. 話に移るたびに番号を言う … 担当者が「次は C-0412、先月の放熱の件です」と言い、チャットにも書きます
5. 新しい話には仮の名前を付ける … 台帳に無い話が出たら、担当者がその場で「仮に『端子の圧入』と呼びます」と言います
6. 終わりに宿題を言い直す … 会議の最後の5分で、担当者が候補ごとに「C-0412 は田中さんが図面を、来週金曜までに」と担当・中身・期限を言い直します

4番目と6番目を軽く見ないでください。 番号の発言があるだけで、Copilot は結びつけの根拠を「例の件」ではなく候補番号の発言に置けます。宿題の言い直しがあれば、会議の途中の「誰かがやる」が、担当の名前のある宿題に変わります。 言い直しの無い会議では、宿題の表が「担当の発言なし」で埋まります。

AIに処理させる

させるのは、話に出た技術を候補に分けること、台帳の既存の候補に結びつけること、宿題を担当と期限の発言で並べること、予定表の日付を写すことです。

「既存の候補との結びつけ」が、この構成でいちばん大事なところです。 決め手にしてよいのは、候補番号の発言、台帳の別名との一致、開発の符号と対象の一致の3つだけにします。「例の件」「前に話したやつ」は決め手になりません。理由の発言を写させれば、担当者は数秒で結びつけを確かめられます。

2行目が、いちばん起きやすい失敗です。 会議では、グループの代表が後輩の考えた仕組みを説明することがよくあります。話した人を発明者の欄に写すと、発明届の段で発明者の記載が実態とずれます。 特許法第35条は、職務発明について従業者が相当の利益を受ける権利を定めています。誰が発明者かは、発明届の段で本人たちに確かめる事項で、会議の話者から決めません。

指示内容を固定する

会議の Copilot への指示（「まとめ」タブで出す）：

この会議は、当社の知財部と開発グループの発明の発掘の会議です。
次の3つの表を作ってください。

【表1 話に出た技術】
仮の名前／候補番号の発言（あれば）／中身の要点／状態の発言／
話した人／根拠の発言（話者・時刻）
【表2 宿題】
候補（番号か仮の名前）／担当／中身／期限の発言／根拠の発言（話者・時刻）
【表3 切り分けに迷った話】
発言の範囲（時刻）／迷った理由

【厳守事項】
- 中身の要点には、会議で話された構成と効果だけを書いてください。
  話されていない構成や効果を補わないでください。
- 「それは前に出したやつと同じ」と打ち消された話は、表1に載せず、
  表3に「打ち消しあり」として載せてください。
- 話した人の欄には、その技術を説明した人の名前だけを書いてください。
  発明者かどうか、誰の考えかを書かないでください。
- 担当が名前で言われていない宿題は、担当を「担当の発言なし」としてください。
- 期限は話されたとおりに写してください。日付を計算しないでください。
- 根拠の発言は、文字起こしの文をそのまま写してください。要約しないでください。
- 発明に当たるか、特許を受けられるかを書かないでください。
- 出席者の話し方や熱心さを書かないでください。

Copilot Chat への指示（表を貼ってから出す）：

次の表と、/発明候補台帳 /開発の予定表（このグループ分） /呼び方の一覧 を参照してください。

1. 表1の各行を、台帳の候補に結びつけてください。
   決め手にしてよいのは、候補番号の発言、台帳の別名の列との一致、
   呼び方の一覧で同じ製品を指す開発の符号の3つだけです。
   結びつけた行には候補番号と決め手の種類と決め手の発言を、
   決め手が無い行は「結びつけ不明」としてください。
2. 台帳に無い行は「新しい候補」として、仮の名前を並べてください。
3. 各行の対象の製品や技術について、予定表から外に出る日と種類を写してください。
   予定表に無いものは「予定表に記載なし」とし、日付を計算しないでください。
4. 外に出る日が予定表にある候補のうち、表2に発明届の宿題が無いか、
   担当が「担当の発言なし」の候補を、外に出る日の近い順に並べてください。
5. 台帳の更新案を、候補番号／最後に話に出た月／次の宿題／別名に足す呼び方 の列で作ってください。
   状態の列は書き換えないでください。
6. 担当ごとに宿題をまとめ、依頼の下書きを作ってください。

決め手を3つに限るのは、 Copilot が中身の似ている候補を結びつけがちだからです。放熱の話は台帳に何件もあり、中身が似ているだけで結びつけると、別の候補の宿題が消えます。 決め手の種類を書かせておけば、「中身が似ている」で結びついた行は出てきません。

5番で状態を書き換えさせないのも同じ理由です。 会議で「もう届出を書き始めました」と言われても、届出が知財部に届くまでは「届出待ち」です。 状態を発言で動かすと、届いていない届出が届いたことになります。

出力形式を固定する

台帳と結びつけた一覧は、次の列で受け取ります。

仮の名前 | 候補番号 | 決め手 | 宿題の担当 | 宿題の中身 | 期限の発言 | 外に出る日 | 根拠の時刻
放熱シートの貼り方 | C-0412 | 番号の発言 | 田中 | 図面 | 来週金曜 | 2026/12/03 学会発表 | 00:08「次はC-0412、先月の放熱の件」
B案の筐体 | 結びつけ不明 | － | 担当の発言なし | 比較データ | － | 予定表に記載なし | 00:21「B案の筐体の件ですけど」
端子の圧入 | 新しい候補 | － | 佐藤 | 発明届 | 月末 | 2027/01/20 K7量産出荷 | 00:34「仮に『端子の圧入』と呼びます」

外に出る日が近いのに届出の宿題が無い候補は、別の表で受け取ります。

【外に出る日が近いのに届出の宿題なし】
C-0398 | 2026/11/18 展示会 | 表2に宿題なし | 00:41「展示会には試作機を持っていく」
C-0405 | 2026/12/03 学会発表 | 担当の発言なし | 00:15「論文は誰かがまとめて」
【台帳の更新案】
C-0412 | 2026年10月 | 図面（田中・来週金曜） | 別名に「B案の放熱」を足す

1つ目の理由は、結びつけを決め手の種類で確かめられることです。 「B案の筐体」は決め手が無いので「結びつけ不明」で残り、担当者が台帳を見て決めます。 第3章の（b）の「同じ候補が新しい番号で登録される」が、ここで止まります。

2つ目は、外に出る日の順に並ぶことです。 C-0398 は展示会に試作機を持っていく話が出ているのに、宿題がありません。知財部の担当者は、この表をその日のうちに取りまとめ役と見ます。 第3章の（d）を、この表で防ぎます。

システムへ連携する

台帳への書き込みは、担当者が行います。 Copilot の更新案を見ながら、結びつけを確かめた行だけを書き写します。 「結びつけ不明」の行は、台帳を見て担当者が決めてから書きます。

状態の列は、発明届が届いてから変えます。 会議で「書き始めた」と言われた候補も、届くまでは「届出待ち」のままにします。

人が確認する

1. 「結びつけ不明」と「新しい候補」の行を確かめる … 台帳を検索し、既存の候補の続きでないかを見ます
2. 決め手が「別名」の行を確かめる … 別名が別の候補にも付いていないかを見ます
3. 宿題の担当を確かめる … 「担当の発言なし」の宿題は、取りまとめ役に誰が持つかを聞きます
4. 外に出る日の一覧を取りまとめ役と見る … 届出を先に出すか、発表の中身を変えるかを、その日のうちに相談します
5. 台帳を更新し、依頼を送る

1番目と4番目を省かないでください。 1番目を省くと、台帳に同じ候補が2行できます。4番目を省くと、この構成で最も防ぎたい、公開のあとの届出が残ります。

目標は、1件あたり70分です。 内訳は第10章に示します。

例外に対処する

3行目は、例外の中でいちばん重い行です。 共同開発の相手や部品の仕入先が、開発の会議に出ることがあります。秘密を守る取り決めのない相手の前で話した技術は、それ自体が公知の問題になりえます。 知財部の担当者は、会議の冒頭で出席者を確かめます。

7行目は、設定の問題です。 公式のページでは、会議のチャット・字幕・文字起こしのコピーと転送をオフにする設定や、書き出しを禁じる秘密度ラベルがあると、Copilot の回答を Word や Excel に書き出せないとされています。

記録を残す

• 会議の Copilot の表と、Copilot Chat の一覧（会議の記録のフォルダ）
• 台帳を更新した日時と、更新した行、結びつけを直した行と直す前の内容
• 技術者に送った宿題の依頼と、送った日時
• 外に出る日が近い候補について、取りまとめ役と決めた扱いと日時
• 打ち消された話と、切り分けに迷った話の一覧

2つ目が、台帳の経緯の記録になります。 後から「この候補はいつ最初に話に出たか」を確かめるとき、結びつけを直した記録があれば、別の番号に付いていた月までさかのぼれます。 最初に話に出た月は、発明の経緯の手がかりになります。

4つ目は、届出が間に合わなかったときの振り返りの材料です。 どの会議で予定が分かり、誰と何を決めたかが残っていれば、次に同じ形の漏れを防ぐ手順を決められます。