採用担当が求人票を、日本に住む外国籍の応募者向けに英語とやさしい日本語に訳し、明示すべき労働条件が訳から抜けていないかと数字の食い違いを確かめる

処理の起点を決める

起点は、求人票の原文を「訳す」のフォルダに保存したときです。 新しい求人のときも、条件を変えたときも、同じフォルダに保存します。条件を変えたときは、変えた版を保存すれば、英語とやさしい日本語の両方を作り直します。 第3章の（c）の、片方だけを直す状態を作らないためです。

同じ求人の前の版があれば、前の版との差分も対応表に出します。 変わった項目に印を付け、担当者がまずそこを見られるようにします。ファイル名に求人の番号を入れる決まりにし、番号で前の版を探します。

入力データを集める

質を決めるのは、明示事項の一覧です。 職業安定法施行規則の第4条の2第3項は、募集のときに明示する事項として、次のものを挙げています。

更新の基準は、更新のある有期の契約のときだけ、派遣の旨は派遣労働者として雇うときだけの事項とされています。同じ条の第6項は、試用期間中とその後で条件が違うときは、それぞれを示すことを求めています。原文の「試用期間」の欄に、期間中の給与が別に書かれていれば、訳でも期間中と期間後の両方が出ているかを確かめます。

一覧は、法令の文と原文の項目の名前を結ぶ表として、人事部で作ります。 一覧そのものが法令に照らして正しいかは、社会保険労務士に一度見てもらいます。

データの取得方法を決める

Word の表は、Functions で読みます。 生成AIに Word のファイルを渡して読ませるより、表の行を項目の名前と本文の組にしてから渡すほうが、項目の取り違えが起きません。 表の形でない原文（段落だけで書かれた求人票）は、この構成では受けずに担当者へ戻します。

訳語の表は、3列で持ちます。

「社会保険完備」を英語で4つの保険に開くのは、明示事項が保険ごとの適用を求めているからです。 「Full social insurance」と訳すと、どの保険かが訳から消えます。

AIへ渡す前に整形する

1. 項目に分ける … 原文の表を、項目の名前と本文の組にします
2. 明示事項の一覧と突き合わせる … 一覧の事項ごとに、原文の項目があるか、本文が空でないかを見ます。空の事項は「原文に無い」と印を付けます
3. 数字を取り出す … 本文から金額（「280,000円」「28万円」）、時刻（「9:30」「9時30分」）、日数（「125日」）、期間（「3か月」「1年」）を取り出し、形をそろえて項目ごとの一覧にします
4. 日付をそろえる … 元号の日付は西暦にそろえた値も持ちます
5. 前の版と比べる … 同じ求人の前の版があれば、項目ごとに本文の差を取ります

3番目で「28万円」を「280000」にそろえるのは、照合を形の違いで外さないためです。 英語の訳では「JPY 280,000」、やさしい日本語では「28万円」と書かれることがあります。どちらも同じ値に直してから比べます。

4番目は、やさしい日本語の決まりから来ています。 出入国在留管理庁と文化庁の「在留支援のためのやさしい日本語ガイドライン」は、元号を使わずに西暦を使うこと、年月日の表記に「／」を使わないことを挙げています。原文の日付が元号なら、訳では西暦にし、照合も西暦の値で行います。

AIに処理させる

させるのは、項目ごとに英語とやさしい日本語に訳し、使った訳語と、ふりがなの候補を返すことだけです。

原文に無い言葉を足させないのが、この構成でいちばん大事な線です。 外国籍の応募者向けと伝えると、AIは親切のつもりで「在留資格のサポートがあります」「日本語が苦手でも大丈夫です」と書き足すことがあります。どちらも、会社が決めていなければ書いてはいけない条件です。

計算させないのも同じ理由です。 時給と月の時間から月給を書き足したり、年収を月給に割ったりすると、原文に無い数字が求人票に載ります。

やさしい日本語の決まりは、指示に書きます。 ガイドラインは、一文を短くして一文に言いたいことを1つだけにすること、外来語（カタカナ語）はほかに適切な言葉が無いときだけ使うこと、二重否定を使わないこと、尊敬語と謙譲語を使わず丁寧語だけにすること、漢字の量に注意してふりがなを付けることを挙げています。

指示内容を固定する

あなたは企業の採用担当で、求人票を外国籍の応募者向けに訳す立場です。
【項目】ごとに、英語の訳（en）と、やさしい日本語の訳（easy_ja）を作ってください。

【英語の訳の決まり】
- 原文の意味を変えずに訳してください。
- 【訳語の表】にある語は、表の英語を使ってください。

【やさしい日本語の決まり】
- 一文は短くし、一文で言いたいことは1つだけにしてください。
- 外来語（カタカナ語）は、ほかに適切な言葉が無いときだけ使ってください。
- 二重否定を使わないでください。
- 尊敬語と謙譲語は使わず、「です」「ます」で書いてください。
- 日付は西暦で書き、「／」を使わないでください。
- 【訳語の表】にある語は、表のやさしい日本語を使ってください。
- 漢字を含む語と、その読みを ruby に入れてください。

【厳守事項】
- 原文に無い条件・説明・言葉を足さないでください。
  「外国籍の方歓迎」「ビザのサポートあり」「日本語が苦手でも大丈夫」などを
  原文に無いのに書かないでください。
- 金額・時刻・日数・期間・回数は、原文の値を変えずに書いてください。
  計算・換算・丸めをしないでください。
- 原文の意味が分からない箇所は、訳さずに unclear に原文のまま入れてください。
- 項目を1つも飛ばさないでください。原文の本文が空の項目は、訳も空にしてください。
- used_terms に、【訳語の表】から使った日本語の語を入れてください。

【訳語の表】{glossary}
【項目】{items}

「原文の本文が空の項目は、訳も空に」を書かないと、AIは空の項目を埋めます。 「勤務地の変更の範囲」が空なら、「会社の定める場所」のように、それらしい文を自分で書きます。 空のまま返させ、空であることを対応表に出します。

「意味が分からない箇所は unclear に」も外せません。 社内の略語や、職種に固有の言い回しを、AIは推し量って訳します。推し量った訳は、照合では見つけられません。 訳さずに返させれば、担当者がそこだけ見ます。

出力形式を固定する

構造化出力で、次の形で受け取ります。

{
  "job_no": "",
  "items": [
    { "item_key": "salary",
      "source": "月給 280,000円〜350,000円（固定残業代 月20時間分 35,000円を含む）",
      "en": "",
      "easy_ja": "",
      "ruby": [ { "word": "", "reading": "" } ],
      "used_terms": [""] } ],
  "unclear": [ { "item_key": "", "text": "" } ]
}

item_key は明示事項の一覧のキー（job_content・job_change_scope・contract_period・probation・renewal・workplace・workplace_change_scope・hours・overtime・break・holidays・salary・insurance・employer・smoking）と、それ以外の項目（company_intro・selection など）です。

Microsoft の公式ページでは、構造化出力はすべての項目を必須にし、オブジェクトに常に additionalProperties: false を付けるとされ、文字列の minLength・maxLength・pattern・format、配列の minItems・maxItems は使えないとされています。スキーマは最大100個のプロパティ・5段の入れ子までとされているので、項目を固定のキーで並べず、items の配列にしています。

給与の項目は、たとえば次のように返ってくる想定です。

{ "item_key": "salary",
  "source": "月給 280,000円〜350,000円（固定残業代 月20時間分 35,000円を含む）",
  "en": "Monthly salary: JPY 280,000 to 350,000 (including a fixed overtime allowance of JPY 35,000 for 20 hours of overtime per month)",
  "easy_ja": "1か月の給料は、28万円から35万円です。この中に、決まった時間の残業の分として、毎月払うお金（20時間分で3万5千円）が入っています。",
  "ruby": [ { "word": "給料", "reading": "きゅうりょう" },
            { "word": "残業", "reading": "ざんぎょう" } ],
  "used_terms": ["固定残業代"] }

この例では、照合で「数字が違う」が出ます。 原文の「35,000」がやさしい日本語では「3万5千円」になっていて、数字の形をそろえる規則に「万」と「千」の組み合わせが無いと、同じ値と読めません。 前処理の数字の取り出しは、訳の側にも同じ規則で当てます。それでも読めない書き方は、指示で「金額は『3万5000円』の形で書く」と決めておくほうが早く片付きます。

1つ目の理由は、項目のそろいを機械で数えられることです。 Functions は、明示事項の一覧のキーが items に全部あるか、source が空でない項目で en と easy_ja が空でないかを確かめます。

2つ目は、ruby でふりがなを担当者が確かめられることです。 媒体によってふりがなの付け方が違うので、ふりがなは本文に埋め込ませず、語と読みの組で返させます。 読みの誤りは人が直し、Functions がその媒体の形（かっこ書きなど）にします。

システムへ連携する

応答は Azure OpenAI の側に残しません。 公式ページでは、Responses API の応答は既定で30日保持されるとされているので、store=false にします。原文と訳は SharePoint に残します。

人が確認する

1. 印の付いた項目から見る … 「訳から抜けた」「数字が違う」「数字が足された」を先に直します
2. 「原文に無い」を判断する … 明示が要る事項かを担当者が判断し、要るなら原文を直してから訳し直します
3. やさしい日本語を読み直す … 意味が伝わるか、言い換えが不自然でないかを読みます。できれば外国籍の社員に読んでもらいます
4. ふりがなを確かめる … ruby の読みを確かめます
5. 承認する … 承認した版だけを媒体と採用ページに載せます

2番目を担当者が判断するのは、明示が要るかどうかが求人の形で変わるからです。 更新の基準は有期の契約のときだけの事項で、正社員の求人なら空で構いません。この構成は空を知らせるだけで、要否は決めません。

例外に対処する

3行目の「応相談」は、訳でいちばん崩れやすい箇所です。 英語で「Negotiable」とだけ書くと、何を相談できるのかが消えます。 原文の文をそのまま訳させ、数字の照合からは外します。

記録を残す

• 原文の版と、明示事項の一覧との突き合わせの結果
• 項目ごとの数字の一覧
• AIの応答の JSON（英語・やさしい日本語・使った訳語・ふりがなの候補・unclear）
• 対応表と、印の一覧
• 担当者が直した箇所と、承認した版
• 媒体と採用ページに載せた日

承認した版を残すのは、明示した条件の記録として要るからです。 職業安定法施行規則の第4条の2第7項は、明示した業務の内容等の記録を、募集が終わる日（その後に契約を結ぶならその日）まで保存することを求めています。英語とやさしい日本語で示した内容も、同じ期間残します。