シェアオフィスの運営会社が拠点ごとの設備・催し・館内の決まりのメモから ChatGPT で会員向けの月次のお知らせを作る

処理の起点を決める

起点は、月初の号と月半ばの号の締め日です。 月初の号は前月の25日、月半ばの号は当月の10日を締めにし、締めの日までに拠点長が材料を書き、運営担当が点検の表を写します。 締めの翌日に6拠点分をまとめて作り、配信は締めの2日後にします。

急ぎの点検や工事の通知も、トリガーです。 ビル管理会社から、配信済みの号に載っていない点検や断水の通知が届くことがあります。次の号まで待つと間に合わないものは、その拠点だけの臨時のお知らせとして作ります。 臨時のお知らせも、同じプロジェクトで、同じ型を使って作ります。型を変えると【確認】の形も変わり、照らし方がぶれます。

決まりの変更が決まったときは、効力が生じる日から逆算して号を選びます。 本部から「12月1日から会議室の予約のキャンセルの期限を変える」と届いたら、変わる日より前の号に必ず載せます。 変わる日の直前の号だけに載せると、月半ばの号を読まない会員に届きません。月初の号と月半ばの号の両方に載せるのを決まりにします。

入力データを集める

拠点の材料は、次の形で書きます。

【拠点の材料】渋谷拠点 2026年12月 月初の号
設備：
- 3F 複合機を入れ替え。12/15（火）13:00〜17:00 は 3F の複合機が使えない。4F の複合機を使ってほしい
- 5F 会議室B のモニターが故障中。交換は 12/8（火）の見込み。それまで会議室B は貸し出しを止める
催し：
- 12/17（木）19:00〜21:00 年末の交流会（2F ラウンジ）。申し込みはポータルから。12/14（月）締め
休館・受付：
- 12/29（火）〜1/3（日）は受付を休む。会員カードでの入館は可

点検の表は、次の形で写します。

拠点	日付	曜日	開始	終了	フロア	止まるもの	予備日
渋谷	2026-12-06	日	08:00	12:00	全館	電源・空調・照明・エレベーター・入館カード	2026-12-13（日）
渋谷	2026-12-10	木	22:00	23:30	1F〜3F	給水（トイレ・給湯室）	なし

日付には曜日の列を別に持たせます。 日付と曜日が食い違えば、写し間違いか、通知の誤りかのどちらかです。どちらの場合もお知らせを作る前にビル管理会社に確かめます。

「止まるもの」は、通知の言葉ではなく、会員に関係する言葉に直して写します。 通知には「受変電設備点検」「高圧停電」と書かれていますが、会員が知りたいのは電源、空調、照明、エレベーター、入館カード、Wi-Fi のどれが止まるかです。どれが止まるかはビルの設備によるので、分からないものは拠点長がビル管理会社に確かめてから写します。 ChatGPT に「高圧停電なら Wi-Fi も止まる」と推し量らせることはしません。

決まりの変更は、次の形で貼ります。

【決まりの変更】全拠点
対象：会員規約 第12条（会議室の予約の取消し）
いつから：2027年1月1日（金）以降の予約の取消しから
変更前：会議室の予約の取消しは、利用日の前日までに会員ポータルから行うものとします。
変更後：会議室の予約の取消しは、利用日の前日18時までに会員ポータルから行うものとします。
         期限を過ぎた取消しは、予約の時間の利用料をいただきます。
本部の確認：運営部長・2026年11月20日

「本部の確認」の欄が空の決まりは、お知らせに載せません。 決まりの変更は本部が文言を確定してから知らせるもので、拠点長の「たぶんこう変わる」という段階の話を載せると、会員はそれを決まりとして読みます。

データの取得方法を決める

点検の表は、写した人と照らす人を分けます。 通知の PDF から写す作業は、お知らせの全体で最も誤りが入りやすい箇所です。運営担当の1人が写し、もう1人が通知と照らしてから ChatGPT に貼ります。照らした人の名前を表の端に書きます。

AIへ渡す前に整形する

1. 点検の表の日付と曜日を照らす … 曜日の列と日付が合っているかを、カレンダーで確かめます
2. 予備日の扱いを決める … 予備日をお知らせに書くか、本番の日だけを書くかを、点検ごとに決めます
3. 拠点の材料を拠点ごとに分ける … 1回のチャットには1つの拠点の材料と点検の表だけを貼ります
4. 決まりの変更の「本部の確認」の欄を見る … 空なら貼りません
5. 前の号との重なりを見る … 前の号に載せた点検をもう一度載せるなら、「再掲」と型に書きます

1番目の曜日の照らし合わせは、型に貼る前に行います。 ChatGPT に曜日を付けさせると、日付から曜日を計算して書き、元の通知が誤っていたことが見えなくなります。 曜日は表の値をそのまま写させます。

3番目で拠点を分けるのは、拠点の取り違えを防ぐためです。 6拠点の材料を1度に貼ると、新宿の点検が渋谷のお知らせに入るといった取り違えが起きます。拠点ごとに新しいチャットを開きます。点検の表は全拠点の表を貼り、指示で拠点を選ばせ、行の数を書き添えます。表を拠点ごとに切り分けて貼ると、切り分けるときに行を落とします。

AIに処理させる

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「全館停電」と書けば、ChatGPT は「エレベーター・自動ドア・Wi-Fi・空調がご利用いただけません」と、ありそうなものを並べたくなります。実際には非常用の電源で動くものがあり、ビルによって違います。 表の「止まるもの」の列だけを書かせます。

3行目も、指示に書かないと起きます。 決まりの変更の原文は硬い文で、ChatGPT は親切に「つまり、前日の夕方までにキャンセルしてね、ということです」と書き換えます。「夕方」は18時ではありません。 原文はそのまま載せ、案内の1〜2文も原文にある時刻と日付だけを使わせます。

5行目は、催しの報告で起きます。 前の月の交流会の様子を書くとき、拠点長のメモに「○○社の△△さんが登壇」とあれば、ChatGPT はそのまま書きます。会員がどの拠点に入っているかは、会員にとって知られたくない情報のことがあります。 登壇者の名前を載せるなら、本人の了解を拠点長が取り、メモに「掲載の了解あり」と書いたものだけにします。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示（プロジェクトのすべてのチャットに適用される）

あなたはシェアオフィスの運営会社の本部の運営担当として、
会員向けのお知らせの下書きを作ります。
チャットに貼られた【拠点の材料】【点検の表】【決まりの変更】と、
ソースの拠点ごとの基本の案内・決まり文句・表記の決まりだけを使ってください。

【作るもの】指定された拠点について、次の4つを作る。
1. メールの本文（件名を含む）。並びは、点検・工事 → 設備 → 決まりの変更
   → 休館・受付 → 催し の順
2. 掲示の文。点検・工事と休館を中心に、1項目3行以内
3. ポータルの投稿。見出しと要点を箇条で。詳しくはメールを見るよう案内する
4. 【確認】写した日時・曜日・フロア・止まるもの、決まりの変更の対象といつから

【守ること】
- 【点検の表】は、指定された拠点の行だけを使ってください。
  日付・曜日・時刻・フロア・止まるものは、表のとおりに写してください。
- 曜日を自分で計算しないでください。表の曜日の列を写してください。
- 止まるものは、表の「止まるもの」の列に書かれたものだけを書いてください。
  表に無い設備が止まる、または止まらない、と書かないでください。
- 予備日は、表の予備日の列に日付がある場合だけ、「予備日」と明記して書いてください。
- 【決まりの変更】の「変更後」の原文は、一字も変えずに「」で囲んで載せてください。
  言い換え・要約・省略をしないでください。掲示の文でも原文を載せてください。
- 決まりの変更の案内の文は1〜2文にし、原文にある日付と時刻だけを使ってください。
  「夕方」「前日中」のような言葉に置き換えないでください。
- 点検や工事の理由・安全性・ビルの設備の説明を書き足さないでください。
- 人の名前・会社の名前は、【拠点の材料】に「掲載の了解あり」と書かれたもの以外は
  書かないでください。
- 料金・返金・例外の扱いについて約束する文を書かないでください。
- 材料に無いことを書かないでください。分からないことは【確認】の最後に
  「材料に無いもの」として書き出してください。
- 【確認】では、表の行の順に並べ、使った行の数を書いてください。

チャットに貼るのは、その拠点の材料と、全拠点の点検の表と、決まりの変更だけです。 指示と決まり文句はプロジェクトに置いてあるので、運営担当のどちらが作っても、同じ書き方のお知らせになります。

毎回のチャットの最初の書き込みは、次の形にそろえます。

渋谷拠点の 2026年12月 月初の号を作ってください。
【拠点の材料】（渋谷拠点の型をそのまま貼る）
【点検の表】（全拠点の表をそのまま貼る）
【決まりの変更】（全拠点向けの型をそのまま貼る）
点検の表の渋谷の行は2行です。

「材料に無いもの」を書き出させるのは、ChatGPT が埋めたがる穴を見える場所に出すためです。 例えば、複合機の入れ替えの間に印刷した書類をどこで受け取るかが材料に無ければ、本文に推し量って書くかわりに、【確認】の最後に「材料に無いもの：入れ替えの間の印刷物の受け取り」と出させます。 担当は拠点長に聞いて材料に足してから作り直します。

掲示の文でも決まりの原文を載せるのは、掲示がいちばん読まれるからです。 掲示だけ短く言い換えると、会員は掲示の言い換えのほうを決まりとして覚えます。 長くなる場合は、掲示には「何が・いつから」の案内と、原文はポータルで読めることを書き、原文を省いたことを【確認】に出させます。

出力形式を固定する

次の形で受け取ります。

【メール】
件名：【渋谷拠点】12月のお知らせ（12/6 全館停電・会議室の取消しの期限の変更）
本文：
（決まり文句のあいさつ）
■ ビルの点検
・12月6日（日）8:00〜12:00 全館
  止まるもの：電源・空調・照明・エレベーター・入館カード
  予備日：12月13日（日）
・12月10日（木）22:00〜23:30 1F〜3F
  止まるもの：給水（トイレ・給湯室）
■ 設備
・3F 複合機の入れ替え：12月15日（火）13:00〜17:00 ……
■ 決まりの変更（会員規約 第12条）
2027年1月1日（金）以降の予約の取消しから、次のとおり変わります。
「会議室の予約の取消しは、利用日の前日18時までに……」
■ 年末年始の受付
■ 催し
（決まり文句の結び）

【掲示】
【ポータル】

【確認】
点検（渋谷 2行）：
1. 2026-12-06（日）08:00〜12:00 全館／電源・空調・照明・エレベーター・入館カード／予備日 12-13（日）
2. 2026-12-10（木）22:00〜23:30 1F〜3F／給水（トイレ・給湯室）
決まりの変更：会員規約 第12条／2027年1月1日（金）以降の取消しから／原文は掲示・メール・ポータルに全文
材料に無いもの：複合機の入れ替えの間の印刷物の受け取り

3つの形を1回の応答で受けるのは、同じ材料から同時に作るためです。 メールを作ってから掲示を頼むと、掲示はメールの文を元に作られ、メールの誤りがそのまま写ります。 3つとも材料から作らせ、【確認】も材料の表と同じ書き方で並べさせます。

【確認】は、表と同じ並び・同じ書き方で出させます。 担当が照らすのは点検の表のほうなので、表と同じ順で並んでいるほうが速く見比べられます。 行の数を書かせるのは、前処理で数えた行の数と比べるためです。

システムへ連携する

どこにも自動では書き込みません。 通知から ChatGPT へも、ChatGPT から配信へも人の手を通すので、照らしていない日時が会員に届く経路がありません。 お知らせの誤りは会員の予定に直結するので、配信の操作は運営の責任者だけが行います。

人が確認する

1. 【確認】の行の数を、点検の表のその拠点の行の数と比べる … 合わなければ作り直します
2. 【確認】の日時・曜日・フロア・止まるものを、点検の表と照らす … 1行ずつ見ます
3. 決まりの原文を、決まりの変更の型と照らす … 一字ずつ見ます。とくに時刻と日付と数字を見ます
4. 「材料に無いもの」を拠点長に聞いて埋める … 埋めたら材料に足して作り直します
5. 本文を読む … 止まるものが足されていないか、言い換えで意味が変わっていないか、名前が出ていないかを見ます

2番目と3番目を省かないでください。 日時と決まりは、お知らせで最も読まれ、誤ると会員の予定と契約に関わる欄です。【確認】を表と照らす作業は、3つの形の文の中から日時を探すより速く、確実です。

照らす人と作る人を分けると、見落としが減ります。 運営担当の1人が下書きを作り、もう1人が【確認】を照らし、運営の責任者が本文を読む形にします。点検の表を写した人と【確認】を照らす人も分けます。

目標は、1号35分です。 材料をそろえて貼る時間、【確認】を照らす時間、3つの形を配信と掲示とポータルに載せる時間が中心です。

例外に対処する

上から3行目までは、指示か材料の問題です。 どれも【確認】を照らせば気づけるので、照らす前に配信しないことを決まりにします。

記録を残す

• 配信したメール、掲示の PDF、ポータルの投稿（拠点・号・日付をファイル名に入れる）
• その号で使った拠点の材料、点検の表、決まりの変更の型
• 運営担当が照らした【確認】と、直した箇所
• 「材料に無いもの」と、拠点長に聞いて埋めた内容
• 決まりの変更を載せた号と、配信の日時

最後の行は、決まりの変更をいつ会員に知らせたかの記録です。 会員から「聞いていない」と言われたとき、どの号で、何日に、どの文言で知らせたかを示せます。会員規約が民法の定型約款に当たる場合、変更には周知の方法と時期の決まりがあります（第13章）。記録は運営会社のファイルで残し、チャットを記録の置き場にしません。 公式のページでは、削除したチャットは一般に30日以内に完全削除の予定に入るとされ、職場のワークスペースの会話はワークスペースの会話の保持の設定に従うとされています。