自治会の役員が行事・当番・役所のお知らせを Google フォームで集め、Apps Script で月次の回覧板の文面と当番表を作る

処理の起点を決める

トリガーは2つです。 1つは、お知らせのフォームが送られるたびに動くもの。もう1つは、毎月20日の朝に動き、翌月の回覧板をまとめて作るものです。

フォームの送信時のトリガーには、2つの種類があります。 フォームに結び付けたスクリプトで動くものと、回答を受けるスプレッドシートに結び付けたスクリプトで動くものです。公式のページでは、フォームの側のトリガーはイベントの response に回答の全体を、source にフォームを渡し、スプレッドシートの側のトリガーは namedValues に質問の名前と値を、values にシートの並びのままの値を渡すとされています。この構成ではスプレッドシートの側を使います。 回答の行の隣の列に「項目不足」の印を書けるからです。どちらもインストール型で、作るにはトリガーの作成の手続きが要ります。

毎月20日の朝のトリガーは、時間主導型で作ります。 Apps Script の時間主導型のトリガーは、毎分から月に1回までの間隔で動かせます。公式のページでは、9時に設定すると9時から10時のあいだのどこかで動き、その時刻が保たれるとされています。20日は自治会のお知らせの締切の日で、 その日の朝に回覧板の第1版ができ、庶務の役員が夜に読める形にします。

インストール型のトリガーは、作った人のアカウントで動きます。 公式のページにそう書かれています。トリガーは自治会の共有のアカウントで作ります。 庶務の役員の個人のアカウントで作ると、役員が交代してアカウントを外したときにトリガーが止まります。

入力データを集める

質を決めるのは、フォームの「区分」です。 区分は「自治会の行事」「当番の連絡」「子ども会・老人会」「市役所・消防・警察から」「班長から」の5つにし、区分ごとに要る項目を決まりのシートに書きます。 行事なら日時・場所・持ち物・連絡先、市役所からのお知らせなら詳細と問い合わせ先、という具合です。区分を選ばせると、要る項目がそろっているかを機械的に確かめられます。

当番の記録の「交代した印」も落とせません。 当番の世帯どうしで日を替わってもらうことがあり、交代を記録しないと、翌月の順番が1つずれます。 交代は班長がフォームの「当番の連絡」で出し、庶務の役員が当番の記録に印を付けます。

データの取得方法を決める

フォームの送信時は、イベントの namedValues から値を読みます。 質問の名前ごとに答えが配列で入っているので、区分を見て、決まりのシートの要る項目と突き合わせます。

当番の順番は、前の月の当番表から決めません。 当番の記録のシートの最後の行から順に進め、交代した印のある月は、交代する前の世帯の順で数えます。 前の月の表をコピーして直す、というこれまでのやり方が、（c）の書き写しの誤りの元でした。

AIへ渡す前に整形する

1. 要る項目を確かめる（フォームの送信のたび） … 区分ごとの要る項目が空なら、出した人に足りない項目を知らせるメールを送り、行に「項目不足」の印を付けます
2. 日時の形をそろえる … 「10/5 8:00」「10月5日（日）午前8時」のような書き方を、スクリプトが「10月5日（日）8時」の形に直します。読めない書き方は直さず「要確認」にします
3. 翌月の対象を集める（20日の朝） … 載せる月が翌月で、「項目不足」の印が無い行を集めます。20日を過ぎて出された行は、印を付けて翌々月へ回すか、庶務の役員が選びます
4. 重なりを見つける … 同じ日時・同じ場所の行事が2件あれば、どちらかの出し間違いの恐れがあるので「要確認」にします
5. 当番表を作る … 当番の種類ごとに、翌月の班と世帯をスクリプトが決めます
6. AIに渡す材料を作る … お知らせごとに、区分・件名・詳細の文だけを渡します。日時・場所・持ち物・連絡先・出した人の名前は渡しません

6番目で日時や場所を渡さないのは、AIがそれを本文に書き直すのを防ぐためです。 渡さなければ書けません。本文の中で日時に触れる必要があるときは、【日時】の記号を置かせます。

市役所からのお知らせの詳細は長いことがあります。 庶務の役員が配布物から回覧板に載せる部分を選んで貼りますが、それでも数百字になることがあり、 AIにはその要点を3〜4行にまとめさせます。問い合わせ先と、配布物の原本の置き場所は、記号で差し込みます。

AIに処理させる

させるのは、お知らせごとに見出しと短い説明を書くことです。

説明は、回覧板を手に取った人が10秒で読める長さにします。 回覧板は玄関先で読んで次の家に回すもので、長い文は読まれません。 細かい事情は連絡先に聞いてもらう形にし、連絡先の記号を必ず置かせます。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 清掃や祭りのお知らせを書かせると、「雨天の場合は中止します」「軍手をお持ちください」と、よくある決まり文句を書き足します。 詳細に書かれていなければ、その行事が雨でどうなるかは誰にも分かりません。書き足された一文は、住民にとって事実として読まれます。

5行目も気をつけます。 市役所からの制度のお知らせの要点を頼むと、「この制度は〜の方が対象です」と、配布物に無い対象の説明を足すことがあります。対象の判断は市役所に聞くもので、回覧板の役目は原本があることを知らせることです。

指示内容を固定する

あなたは自治会の庶務の役員で、毎月の回覧板に載せるお知らせを整える担当です。
以下のお知らせ1件について、見出しと短い説明を書いてください。

【書き方】
- headline：15字以内。何のお知らせかが一目で分かるように。
- body：2〜4行。住民に伝えることを、やさしい言葉で。
    お願いがあれば最後の行に書く。
    日時・場所・持ち物・連絡先に触れるときは、
    【日時】【場所】【持ち物】【連絡先】の記号をそのまま置く。
- 区分が「市役所・消防・警察から」のときは、詳細の要点を3〜4行にまとめ、
  最後に「詳しくは【原本の置き場所】をご覧ください」と書く。

【厳守事項】
- 日付、時刻、場所の名前、電話番号、人の名前を本文に直接書かないでください。
  記号をそのまま置いてください。
- 詳細に書かれていないことを書き足さないでください
  （雨天の扱い、駐車場、服装、持ち物、申込の要否など）。
- 参加を強く求める言葉、欠席を責める言葉を使わないでください。
- 市役所などのお知らせについて、対象や条件を自分の言葉で説明しないでください。
- used_tokens に、本文で使った記号をすべて並べてください。
- 詳細が短すぎて書けないときは、本文を空にし、needs_review に理由を書いてください。

【区分】{category}
【件名】{title}
【詳細】{detail}
【使える記号】{allowed_tokens}

「持ち物」を書き足しの例に名指ししているのは、行事のお知らせで最も出やすいからです。 持ち物の欄が空のお知らせは、持ち物が無いのか、書き忘れなのかが分かりません。AIに埋めさせず、フォームの段階で「持ち物なし」を選べるようにします。

出力形式を固定する

Claude API の構造化出力で、次の形の JSON を受け取ります。 公式のページでは、output_config.format に type: "json_schema" を指定し、オブジェクトには additionalProperties: false を付けることとされています。

{
  "item_id": "R-2026-11-014",
  "category": "event | duty | kids_seniors | public_office | block_leader",
  "headline": "",
  "body": "",
  "used_tokens": ["【日時】", "【場所】", "【持ち物】", "【連絡先】"],
  "needs_review": ""
}

1つ目の理由は、記号の使い方をスクリプトで検算できることです。

見出しの字数をスクリプトで見るのは、構造化出力が文字列の長さの制約に対応していないためです。 公式のページでは、minLength・maxLength などの文字列の制約は対応しておらず、使うと400のエラーになるとされています。長さはスキーマに書かず、受け取った後に数えます。 列挙型の値は大文字小文字が保証されないとされているので、category は大文字小文字を区別せずに比べます。

2つ目の理由は、お知らせ1件ずつに分けて受け取れることです。 回覧板全体を1回で書かせると、1件の誤りを直すために全体を作り直すことになります。 1件ずつなら、「要確認」の1件だけを作り直せます。

システムへ連携する

API の呼び出しでは muteHttpExceptions を true にします。 公式のページでは、これを true にすると失敗の応答でも例外を投げないとされています。応答のコードを見て、混み合いならしばらく待ってやり直し、それ以外の失敗はそのお知らせを「要確認」にして、詳細の文をそのまま文書に入れます。

文書は、ひな形を複製してから書き込みます。 ファイルの makeCopy は、指定したフォルダに指定した名前で複製を作るとされています。複製した文書の本文に、お知らせを見出しと説明の段落で appendParagraph で足し、当番表は appendTable で表として足します。公式のページでは、appendTable は文書が表で終われないため、表の後に空の段落も足すとされています。記号の置き換えは replaceText で行いますが、これは正規表現で探すとされているので、記号に「.」や「(」などの正規表現で意味を持つ文字を使わないようにします。【】は使えます。

印刷用の PDF も作ります。 ファイルの getAs で application/pdf を指定すると PDF にでき、変換には1日の上限があるとされています。PDF は庶務の役員が直し終えた後に作るので、20日の朝の処理では作らず、文書の上の「確定」の印を見て、別の時間主導型のトリガーで作ります。

人が確認する

1. 「項目不足」のまま残っている行を見る … 20日の朝の時点で出し直されていない行です。出した人に電話するか、翌々月に回すかを決めます
2. 「要確認」のお知らせを読む … 記号の書き漏れや、詳細が短すぎて書けなかったものです
3. 全体を通して読む … 見出しと説明が詳細と合っているか。書き足された一文が無いか
4. 当番表を名簿と見比べる … 交代した印のある月は特に。引っ越しや免除の申し出が名簿に反映されているか
5. 副会長が読む … 2人目の目で、日時と場所を1件ずつ確かめます
6. 「確定」の印を付ける … PDF が作られ、印刷に回します

1件3分を目安にします。 読む・直す・2人目の確認をならした時間です。4番目は、名簿を知っている人にしかできません。 先月引っ越した世帯が当番に入っていないかは、記録より役員の記憶のほうが早いこともあります。

例外に対処する

最後の行は、Apps Script の上限から来ます。 公式の上限の表では、スクリプトの実行時間は1回あたり6分で、トリガーで動かした合計の実行時間は個人のアカウントで1日90分、Google Workspace のアカウントで1日6時間です。月60件なら1回で収まることが多いものの、 やり直しが重なったときのために続きから作る形にしておきます。文書の作成は個人のアカウントで1日250とされており、月に1つの回覧板には十分です。

記録を残す

• 実行の日時、対象の月、集めたお知らせの数、「項目不足」と「要確認」の数
• お知らせごとの、フォームの回答と、AIが返した JSON の全文（差し込む前のもの）
• 検査の結果と、「要確認」にした理由
• 当番表と、そう決めた根拠（各当番の種類の最後の世帯、飛ばした世帯と理由）
• 確定した文書と PDF のファイル、確定した日と確定した役員

4つ目で根拠を残すのは、住民から「なぜうちが今月の当番なのか」と聞かれたときのためです。 順番と飛ばした理由が残っていれば、その場で答えられ、次の役員にも引き継げます。