表具店が手書きのふすま・障子の張替の採寸と注文の票を読み取り、枚数・寸法・紙の種類を工房の作業の指示と見積にする

処理の起点を決める

事務の担当者が、受付フォルダの票を処理するボタンを押したときに動きます。 目安は1日に2回、昼と夕方です。採寸に出た店主や職人が戻る時刻に合わせ、昼に押せば午前の採寸の見積を、その日のうちに出せます。

自動で見張る形にしないのは、押す人が結果の一覧を見る人だからです。 押してすぐに店主への一覧ができるので、事務の担当者が店主に声をかけ、その場で確かめられます。小さな店では、通知を送るより声をかけるほうが早く済みます。

スキャンは、採寸した人が店に戻ったときに自分で行います。1件1ファイルで保存し、ファイル名の先頭に採寸の日を付けます。 処理が終わった票は月ごとのフォルダへ移し、移すのは見積の下書きを作り終えたときだけにします。 受付フォルダに残っている票が、そのまま見積の済んでいない注文です。

週の初めの集計は、月曜の朝に事務の担当者が別のボタンを押して作ります。 前の週までに注文の決まった票が対象です。

入力データを集める

質を決めるのは、紙の品番の一覧の「略し方」の列です。 職人が票に書く書き方は、人ごとにほぼ決まっています。「鳥」「とりのこ」「T-」のような書き方を一覧に入れておくと、紙の書き方から品番への当て方が、生成AIに頼らなくても多くの行で決まります。 決まらない行だけを生成AIの候補探しに回します。

大きさの区分の表は、単価表から作ります。 いまの単価表が「大」「中」「小」とだけ書いてあれば、それぞれ高さと幅がいくつからいくつまでかを店主が決めて書き足します。 ここがあいまいなままだと、境目の寸法の建具で見積の単価が人によって変わります。

客の名前と住所は、生成AIへ渡しません。 紙の書き方の当て方と備考の分け方に要るのは、紙の書き方と備考の文、品番の一覧だけです。

データの取得方法を決める

読み取りは、Python から Document AI の REST の process のメソッドを呼びます。公式の説明では、リクエストの本文の rawDocument に MIME タイプと base64 にした画像を入れて送り、版を指定するなら processorVersions の下の :process に送ります。

チェック欄は、印の有無を値で受け取ります。 公式の説明では、印の付いたチェックボックスは fieldValue の valueType が filled_checkbox、付いていないものは unfilled_checkbox で返ります。片面と両面の両方に印があれば、決めずに確認に回します。 両面の張替は単価が変わるので、どちらかを選んで見積に入れることはしません。

建具の表は、セルを結合しない様式にします。 公式の説明では、Form Parser の表の取り出しは行や列をまたぐセルの無い単純な表が対象です。いまの票で同じ部屋の行を縦に1つのセルでまとめていれば、部屋の名前を行ごとに書く形に変えます。 「〃」で上の行と同じことを示す書き方は残してよく、Python の側で上の行の部屋を引き継ぎます。

寸法は、高さと幅を別の列にします。 「1760×865」と1つの欄に書く形だと、「×」が読み取りで落ちて「1760865」になります。列を分ければ、桁の数で確かめられます。 なお公式の説明では、Form Parser のチェックボックスのモデルはラジオボタンの読み取りに対応していないので、片面・両面は丸で囲む形ではなく四角の欄にします。

空いたセルは、空として扱います。 公式の説明では、Form Parser は値の入っていないキーと値のペアを確実には読めないとされています。紙の種類が空の行は、上の行と同じとは見なさず、 「〃」が読めたときだけ引き継ぎます。

AIへ渡す前に整形する

1. 1枚1ファイルの確認 … 2ページ以上のファイルは分けます。公式のプロセッサ一覧では、Form Parser の同期の処理は1回15ページまでです
2. 向きの確認 … 横向きにスキャンされた票は、向きを直してから送ります
3. 「〃」の引き継ぎ … 部屋と紙の種類の「〃」は、上の行の値で埋め、埋めたことを行に残します
4. 寸法の書式の確かめ … 高さと幅が数字として読め、店の決めた範囲（建具の種類ごとの最小と最大）に入るかを見ます
5. 同じ部屋のばらつきの確かめ … 同じ部屋・同じ種類の建具で、高さか幅が他と大きく違う行に印を付けます
6. 枚数の確かめ … 枚数が0、または同じ部屋の他の種類と比べて極端に多い行に印を付けます
7. 大きさの区分の決定 … 高さと幅から、大きさの区分の表で区分を1つに決めます。境目から一定の幅に入る寸法は、決めずに確認に回します

5番目が、写し違いを拾う確かめです。 ふすまは同じ部屋の4枚がほぼ同じ寸法で、1枚だけ「1706」なら、読み取りか書き方の誤りを疑えます。 本当にその1枚だけ違う建具もあるので、直さずに印を付けて店主に回します。

寸法を規則で直すことはしません。 「1706」を同じ部屋の他の値に合わせて「1760」にすると、本当に寸法の違う建具に合わない紙が裁たれます。 疑いの印を付け、採寸した人に確かめます。

AIに処理させる

寸法の確かめ、大きさの区分、単価の引き、集計は、Python の規則で行います。 生成AIには、品番の一覧の略し方で決まらなかった紙の書き方を候補に当てる仕事と、備考を補修の項目に分ける仕事だけを渡します。

「前回と同じ」「いつもの」は、生成AIに当てさせません。 客ごとの決まった紙の表に品番があれば Python がその品番を使い、無ければ決まらないものとして店主に回します。 過去の注文から推し量らせると、前回が別の部屋の別の紙だったときに誤ります。

1行目が起きやすい失敗です。 「上級鳥の子」とだけ書かれていると、生成AIは一覧から「上級」と「鳥の子」の両方を含む品番を1つ選んで matched にしたがります。同じ語を含む品番が2つあれば、候補を2つ返させ、店主が客に確かめます。

指示内容を固定する

あなたは表具店の受付の補助です。
採寸と注文の票に書かれた「紙の種類」の書き方を、紙の品番の一覧に当ててください。
あわせて、備考の文を補修の項目に分けてください。

【渡すもの】
- 紙の書き方：票の1行に書かれた紙の種類の欄の文字
- 建具の種類：ふすま／戸襖／天袋／地袋／障子
- 品番の一覧：品番、呼び方、略し方、ふすま用か障子用か
- 備考の文

【紙の当て方】
- 一覧の呼び方か略し方と同じ語が書かれていて、候補が1つなら status を matched に。
- 候補が2つ以上、または同じ語が無ければ status を candidates にし、候補を最大3つ返す。
- 建具の種類に合わない用途の品番（障子の行にふすま用の紙など）は候補に入れない。
- 「前回と同じ」「いつもの」「同上」は status を needs_master にし、候補を返さない。
- 候補ごとに、根拠にした語を evidence に写す。

【備考の分け方】
- pull（引手の交換）、frame（縁の交換）、lattice（骨の修理）、patch（穴のふさぎ）、other に分ける。
- どの建具かを示す語（「左から2枚目」「押入」など）は target に写す。
- 修理を引き受けるべきか、費用がいくらかを書かない。

【厳守事項】
- 書かれていない品番を作らない。一覧に無い品番を返さない。
- 読めない文字は「?」のまま残す。

【紙の書き方】{paper_text}
【建具の種類】{fitting_type}
【品番の一覧】{paper_master}
【備考】{remarks}

「一覧に無い品番を返さない」を明記しないと、それらしい品番を作ります。 紙の品番は問屋の型番に似た形をしていて、一覧に無い番号でも見た目では区別がつきません。 見積に入ってから問屋に問い合わせて初めて、存在しない品番だと分かります。

構造化出力で、答えの形を固定します。 公式の説明では、Claude API の構造化出力は output_config.format に type: "json_schema" でスキーマを渡し、オブジェクトには additionalProperties: false が要ります。status と補修の項目は enum で決まった値に限ります。

出力形式を固定する

{
  "paper": {
    "status": "candidates",
    "candidates": [
      { "code": "FS-210", "name": "上級鳥の子 無地", "evidence": "上級鳥の子" },
      { "code": "FS-215", "name": "上級鳥の子 柄入", "evidence": "上級鳥の子" }
    ]
  },
  "repairs": [
    { "kind": "pull", "target": "左から2枚目", "evidence": "引手 左2枚目 交換" }
  ]
}

Python は、この JSON と規則の結果を合わせて、見積の下書きの行を作ります。

工房の作業の指示は、同じ行を紙の品番ごとに並べ替えて作ります。

【作業の指示】 週：10月27日〜
紙：FS-210 上級鳥の子 無地
  M-1021（〇〇ハイツ 203） 和室 ふすま 4枚 1760×865 両面
  K-1033（△△様）         座敷 ふすま 2枚 1760×880 片面
  計 6枚
紙：SJ-01 障子紙 普通
  M-1021（〇〇ハイツ 203） 和室 障子 2枚 1760×870
  計 2枚

見積も作業の指示も、同じ行の値です。 店主が見積の段で直した寸法は、作業の指示にもそのまま入ります。

システムへ連携する

見積は仕組みから送りません。 下書きを店主が開き、確かめて確定し、いまの方法で客や管理会社に送ります。値引きや、まとめて頼まれたときの調整は、店主が下書きの上で行います。

管理会社の物件と部屋の番号は、見積・作業の指示・週の集計のすべての行に同じ書き方で入れます。 票から読み取った番号を、管理会社ごとの物件の一覧と照らして書き方をそろえ、一覧に無い番号は確認に回します。 請求の段で管理会社が突き合わせるのはこの番号です。

紙の在庫の控えは、読むだけにします。 週の集計で足りない品番が分かっても、発注は店主か事務の担当者が問屋に行います。

人が確認する

店主は、ボタンを押した後の一覧だけを見ます。

1. 品番の決まらない紙を先に見る … 候補が2つ以上なら、客や管理会社に確かめます。「いつもの」で客ごとの表に品番が無ければ、表に足します
2. 寸法の疑いを見る … 切り出したセルの画像を見て、採寸した人に聞きます
3. 大きさの区分の境目を見る … 区分を決め、境目の決め方に迷ったら区分の表を直します
4. 見積の合計を見る … 値引きや調整を入れて確定します

店主が値を直したときは、直した人と理由を見積の行に残します。 票の画像はそのまま残し、直した値が作業の指示に入ったことも分かるようにします。

職人は、作業の指示を見て裁つ前に、建具に当てて寸法を確かめます。 これは今もしている作業で、仕組みを入れても省きません。

目標は、160件をならして1件3分です。 印の付いた行が1件に1行前後という想定で、それより多い月は、票の書き方か品番の一覧の略し方を職人と見直します。

例外に対処する

3行目と4行目は、表を育てる機会です。 一覧に無い紙や単価表に無い組み合わせが出るたびに足していくと、半年ほどで、印の付く行が減っていきます。

記録を残す

• 票の画像と、スキャンした日時・スキャンした人
• Document AI が返した JSON の全文と、使ったプロセッサの版
• 規則の結果、生成AIの当て方と分け方、そのとき参照した単価表と品番の一覧の版
• 店主が直した記録 … どの値を、何から何に、なぜ直したか
• 送った見積の版と、注文が決まった日
• 作業の指示と週の集計を作った日時

3つ目で単価表の版を残すのは、単価が年に何度か変わるためです。 管理会社から「先月の部屋と単価が違う」と聞かれたとき、当時の単価表が残っていないと説明できません。