ハウスクリーニングの Web の依頼を Make で受け、場所・広さ・汚れの写真から作業の時間と料金の目安を整えて、日程の候補を添えた返信を作る

処理の起点を決める

依頼フォームが送られた時点を起点にします。 返信の早さが、依頼者が他社に決める前に選んでもらえるかを分けます。定時にまとめて処理すると、夜に届いた依頼の下書きが翌朝まで作られません。

下書きまでは夜でも作りますが、送るのは担当です。 夜の間に下書きを作っておけば、担当は朝一番に確かめて送るだけで済みます。夜に自動で送る形にしないのは、料金の目安が会社の約束の一部になるからです。

受信の返事は、Webhook response のモジュールで返します。 公式のページでは、このモジュールを途中に置くと後のモジュールの誤りがシナリオを止めず、通知に気づけないことがあり、最後に置けばどこで誤りが起きても通知されるとされています。依頼者の画面には「ご依頼を受け付けました。担当から料金の目安と日程の候補をお送りします」とだけ返します。

入力データを集める

質を決めるのは、単価表の「汚れの程度」の決め方です。 例えば次のような表です。

「見分けの目安」の列を、AIへの指示にもそのまま渡します。 AIにも担当にも同じ基準を見せることで、写真のどこを見て重めとするかが、担当の目から表に移ります。 第3章の（b）は、この列で止めます。

データの取得方法を決める

単価表は、AIの出力を受けた後に引きます。 AIには料金を見せません。AIに渡すのは、場所の区分の一覧と「見分けの目安」の列だけです。 料金を見せると、汚れの程度を料金に寄せて書くことがあります。

空きは、希望の日の範囲だけを引きます。 3つの希望の日を含む範囲で作業班のカレンダーを引き、作業の時間に移動の時間（地域ごとの目安）を足した長さが収まる枠を探します。 お掃除機能付きのエアコンが含まれる依頼は、作業班のシートで分解に慣れた班だけを候補にします。

AIへ渡す前に整形する

1. 写真の形式の確認 … JPEG・PNG・GIF・WebP 以外（HEIC など）は、フォームの側で変換して送るよう設定します
2. 大きさの確認 … 1枚が base64 で10MBを超えるものは縮小します
3. 選んだ場所と写真の数の確認 … 選んだ場所の数より写真が少なければ、写真の無い場所を AI に渡す前に一覧にしておきます
4. AIに渡す範囲を絞る … 依頼者の名前、住所の番地、電話番号は渡しません。依頼の文、選んだ場所、間取り、写真だけにします

3番目を前に置くのは、写真の無い場所の汚れの程度を AI が推測しないようにするためです。 写真の無い場所は、最初から unknown として渡します。料金は「軽め」と「重め」の両方の幅で示し、写真を頼む質問を返信に入れます。

4番目で番地を外しても、出張費は市区町村で決まります。 写真に表札や郵便物が写り込んでいることもあるので、写真の中の文字は、型番のラベル以外は写さないよう指示します。

AIに処理させる

させるのは、依頼の文と写真から、場所ごとの項目を抜き出すことです。

汚れの程度は「迷えば unknown」にさせます。 heavy と書けば料金が上がり、light と書けば作業の時間が足りなくなります。どちらに倒しても誰かが困るので、迷ったら両方の幅で示し、担当と依頼者に確かめてもらう形にします。

お掃除機能付きかどうかは、写真と文の両方から見ます。 依頼者が「普通のエアコン」と書いていても、写真の前面に自動の掃除の機能の表示が見えることがあります。その場合は aircon_auto_clean にし、根拠の文を evidence に書かせます。 料金も時間も大きく変わるので、担当が必ず型番で確かめます。

3行目は、国民生活センターの助言とも重なります。 エアコンのクリーニングはクリーニングの方法も含めて確かめ、必要に応じてメーカーに問い合わせるとよいとされています。分解の可否はAIの判断に置かず、担当が型番で確かめてから返信に書きます。

指示内容を固定する

あなたはハウスクリーニングの会社の事務の補助として、依頼の文と写真
から、掃除する場所ごとの項目を抜き出します。料金、作業の時間、
日程、エアコンを分解できるかは決めません。

【すること】
1. 依頼の文と写真から、場所を下の区分の一覧から選び、数量・広さ・
   特別な条件を書く。
2. 写真がある場所は、「見分けの目安」に照らして汚れの程度を
   light か heavy から選ぶ。根拠にした写真の番号と、見えたものを
   evidence に短く書く。
3. エアコンの写真に型番のラベルが写っていれば、型番をそのまま写す。
4. 料金の計算に足りない情報を missing に並べる。

【厳守事項】
- 写真の無い場所の汚れの程度は unknown にする。依頼の文の
  「ひどい」だけで heavy にしない。
- 迷ったら unknown にする。light にも heavy にも寄せない。
- 書かれていない数量や広さを推測で埋めない。
- 料金、作業の時間、日程、分解できるかを書かない。
- 写真に写った表札、郵便物、書類の文字を写さない。型番のラベル
  だけを写す。
- 写真の人物について何も書かない。
- 依頼がハウスクリーニングの依頼でなければ、場所を other にし、
  notes に一言で書く。

【場所の区分の一覧】{places}
【見分けの目安】{dirt_criteria}
【選んだ場所と間取り】{selected}
【写真の無い場所】{no_photo}
【依頼の文】{request_text}
【写真】Image 1: {image_1} Image 2: {image_2} ...

「依頼の文の『ひどい』だけで heavy にしない」を書くのは、依頼者の言葉と写真が食い違うことが多いからです。 依頼者が「ひどい」と書いた浴室の写真が、目地の一部だけのカビということはよくあります。汚れの程度の根拠を写真に置くことで、料金の目安が依頼者の言葉の強さで変わらなくなります。

出力形式を固定する

次の形の JSON を返させます。

{
  "request_id": "",
  "items": [
    {
      "place": "range_hood | kitchen | bath | toilet | washroom | aircon_wall | aircon_auto_clean | window | floor | other",
      "quantity": 1,
      "size": "",
      "dirt_level": "light | heavy | unknown",
      "conditions": [""],
      "model_number": "",
      "evidence": [ { "image_no": 1, "text": "" } ]
    }
  ],
  "missing": ["エアコンの型番", "駐車場の有無"],
  "notes": ""
}

構造化出力にする1つ目の理由は、単価表をそのまま引けることです。 place と dirt_level で単価表の行を引き、quantity を掛けて料金と時間を足し合わせます。Claude API の構造化出力は、スキーマを output_config.format に渡し、オブジェクトには additionalProperties: false を付けます。place と dirt_level は enum にして、一覧の外の値が返らないようにします。 公式のページでは数値の minimum などの制約は使えないとされているので、quantity が0や極端に大きい値なら、ワークフローの側で担当に回します。

料金と時間の計算は、ワークフローが次の規則で行います。

unknown のときに長いほうの時間で枠を探すのが、第3章の（c）への答えです。 短いほうで枠を取ると、現地で重めだったときに後の予定が崩れます。

2つ目の理由は、応答の終わり方を確かめられることです。 公式のページでは、stop_reason が refusal や max_tokens のときは出力がスキーマに合わないことがあるとされています。そのときは計算をせず、担当に回します。

返信の下書きは、表から引いた次のものを並べます。 場所ごとの料金の目安の内訳、出張費、合計の目安の幅、日程の候補3つ、足りない情報の質問、そして「最終の料金は作業の前に現地で汚れの状態を確かめてからお伝えし、ご了承をいただいてから作業します」「写真で分からない汚れや、追加のご依頼があった場合は料金が変わることがあります」の2文です。

システムへ連携する

カレンダーへは書き込みません。 候補の枠を仮で押さえる形にすると、依頼者が選ばなかった枠が残り、別の依頼者に出す候補が減ります。 依頼者が選んだ後で担当が Create an Event で入れる手順は、2か月目以降に足します。

同じ枠を2件の依頼者に候補として出すことは起きます。 先に返事をくれた依頼者に枠を渡し、後の依頼者には担当が別の候補を出します。返信の下書きに「先にご返信いただいた方から日程を確定します」と書いておきます。

人が確認する

全件、事務の担当が内訳と写真を確かめてから送ります。

1. お掃除機能付きのエアコンを見る … aircon_auto_clean があれば、型番で分解の手順を確かめ、引き受けられるかを決めます
2. 汚れの程度と写真を見る … evidence を読み、写真の該当する部分を見て、heavy と unknown が妥当かを確かめます
3. 料金の目安の幅を見る … 内訳と合計の幅が単価表どおりかを確かめます。値引きや特別な対応は担当が書き足します
4. 日程の候補を見る … 候補の枠に、カレンダーに入っていない予定（作業班の休み）が無いかを確かめます
5. 送る … 返信の下書きを直して送り、依頼の一覧の状態を「送付済み」にします

目安は、下書きを見てから送るまでが1件5分です。 場所が1つで写真のそろった依頼は数分で送れ、エアコンの型番を調べる依頼は時間がかかります。

例外に対処する

1行目と3行目が大半を占めます。 どちらもフォームの側で減らせるので、選んだ場所ごとに写真の欄を分け、エアコンを選んだらラベルの写真の欄が出るようにフォームを直します。

記録を残す

• 依頼の内容と写真、受付の時刻
• 返ってきた JSON の全文と stop_reason
• 引いた単価表の行と版、計算した料金の目安と作業の時間、日程の候補
• 担当が直した汚れの程度・料金・候補と、送った時刻
• 依頼者が選んだ日程と、現地で確定した料金と作業の時間

最後の行を残すのは、目安と実際の差を見るためです。 light と見立てた浴室が現地で重めだった件が続くなら、「見分けの目安」の列の書き方を直す時期です。 作業の時間の差が大きい場所は、単価表の標準の作業時間を見直します。