屋形船・遊覧船の事業者が予約のフォームを Zapier で受け、人数・コース・乗船の場所を整えて、確認の連絡と料理の手配の指示を作る

処理の起点を決める

フォームが送信されたことを起点にします。 予約の依頼は返事の速さで決まるため、1日に数回まとめて処理する形にはしません。 夜に届いた依頼の下書きが、翌朝の始業の時点でそろっていることに意味があります。

電話で受けた予約も、予約係が同じフォームに入力します。 経路を1つにまとめておくと、電話の予約だけ手配表に移らない、という漏れが起きません。入力した人が分かるように、フォームに「受付の経路（Web／電話）」の欄を置きます。

2つ目の Zap は、Schedule by Zapier の毎日15時です。 Zapier の説明では、スケジュールは Zapier のアカウントに設定したタイムゾーンで動き、決めた分ちょうどに動くとは保証されず、数分のうちに動くとされています。厨房の締めが15時なら、14時45分に設定するか、厨房の締めを15時15分にするなどの余裕を持たせます。Schedule by Zapier はタスクを使いません。

入力データを集める

質を決めるのは、フォームの人数の欄の分け方です。 合計1つの欄しか無いと、内訳は備考欄から拾うしかありません。大人・子ども・乳幼児の3つの欄に分け、それでも備考に書かれた内訳は AI が拾う、という二重の形にします。

欠航の連絡の決まりとキャンセル料の案内は、ひな形の側に固定で持ちます。 天候で運航できないときの連絡のしかたや、何日前からキャンセル料がかかるかは、事業者が決めた文を毎回そのまま載せるもので、AI に書かせる文ではありません。

データの取得方法を決める

運航表は、希望の日付の行だけを引きます。 Zapier の Google スプレッドシートの説明では、Lookup Spreadsheet Rows (Advanced) は列と値をもとに最大500行を line items で返すとされています。1日の便は多くても6便なので上限には届きません。月の運航表をまるごと AI に渡すと、別の日の便を案に出す誤りが起きます。

運航表は読むだけで、書き込みません。 席を押さえるのは第5章の7番目の人の仕事です。Zap から予約済みの人数を足すと、送る前の下書きの段階で席が埋まった扱いになり、 聞き返しで流れた依頼の分だけ空席が消えます。

厨房あての集計は、AI を通しません。 便ごとの大人・子ども・乳幼児の人数とコースごとの数は、手配表の「確定」の行からシートの式で数えます。数を数える仕事は式に任せ、Zap はその行を引いて下書きに載せるだけにします。

AIへ渡す前に整形する

1. 空の回答を止める … 日付・人数・メールのどれかが空なら、AI に渡さずに予約係あての要確認に回します
2. 日付の形をそろえる … 年月日の形にそろえ、過去の日付と、コースの予約の締め切りを過ぎた日付は AI に渡す前に要確認へ回します
3. 便の行を文字にまとめる … line items で返った便を「便／船／定員／予約済み大人／予約済み子ども／乗船場／貸切の可否」の1行ずつの文字にします
4. 乗船場とコースの一覧を文字にまとめる … 正式な名前と最寄り駅を1行ずつにして、AI の入力に添えます
5. 連絡先を AI に渡さない … 代表者の名前・電話・メールは取り出しに要りません。AI のステップには渡さず、Gmail の宛先と差し込みにだけ使います
6. 重複を見る … 同じメール・日付・便の回答が直近にあれば、要確認として「重複の疑い」を付けます

5番目を省かないでください。 人数・コース・乗船の場所は、連絡先が無くても取り出せます。渡さないものは、渡さない設計にしておくのがいちばん確実です。

2番目の締め切りは、コースごとに違います。 前日の15時に仕込みを決めるため、前日の15時を過ぎた依頼は、AI の結果がどうであれ人が電話で受けます。

AIに処理させる

させるのは、フォームの欄と備考欄の文から、決めた項目を取り出すことだけです。

いちばん大事なのは、人数の内訳の行です。 欄に「大人10、子ども0」、備考に「うち小学生2名」とあれば、どちらかに合わせて直すのではなく、食い違いとして不明点に書きます。 備考の「うち」が大人10名に含まれるのか、別なのかは、お客様にしか分かりません。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 「えびが駄目な人が1名」を渡すと、何も言わなければ「甲殻類アレルギー1名」に整えて返し、予約確認の文面に「ご対応いたします」と書きます。 対応できるかを決めるのは厨房です。

指示内容を固定する

あなたは屋形船の予約係で、予約フォームの回答を整理する立場です。
渡された回答・運航表・一覧だけを見て、決めた項目を取り出してください。
推測で埋めないでください。

【取り出す項目】
1. 便の種類（shared＝乗合／charter＝貸切／unknown）
2. 日付と便（運航表の便の名前のどれか）
3. 人数の内訳（adults／children／infants）
4. 料理が要る人数（meals_needed）
5. コース（コースの一覧の名前のどれか）
6. 飲み放題（有無と人数）
7. 乗船の場所（乗船場の一覧の正式な名前のどれか）
8. 料理の配慮の申し出（原文と人数）
9. 車いす・介助の申し出（原文）
10. 不明点（聞き返すべきこと）

【厳守事項】
- 人数は、フォームの欄と備考欄の両方を見てください。
  欄の数と備考の内訳が合わないときは、どちらかに合わせず、
  不明点に「合計と内訳が合わない」と書いてください。
- 乳幼児の料理は、「料理なし」「取り分けで」などの記載があるときだけ
  meals_needed から除いてください。書かれていなければ meals_needed を null にし、
  不明点に「乳幼児の料理の要否」を書いてください。
- コースと乗船の場所は、渡した一覧にある名前だけを使ってください。
  「駅に近いほう」「去年と同じ」のような書き方で1つに決められないときは
  unknown とし、不明点に書いてください。
- 料理の配慮の申し出は、書かれた文をそのまま text に写してください。
  「甲殻類」「アレルギー」などの言葉に言い換えないでください。
  対応できるかどうかは書かないでください。
- 席が足りるか、料金、キャンセル料、欠航の見込みは書かないでください。
- 書かれていないことは null とし、他の項目から補わないでください。
- 迷ったときは、取り出した値ではなく不明点の側に入れてください。

【フォームの回答】{form_answer}
【希望の日付の便】{sailings}
【コースの一覧】{courses}
【乗船場の一覧】{piers}

「言い換えないでください」を明記しないと、配慮の申し出は必ず整えられます。 整えた言葉のほうが読みやすいので、予約係も厨房もそれで読んでしまいます。原文を運ぶことは、読みやすさより優先します。

「どちらかに合わせず」も同じ理由です。 合計と内訳が合わない依頼で、AI は筋の通るほうに直して返します。直された数字は正しく見えるので、聞き返すきっかけが消えます。

出力形式を固定する

Analyze and Return Data の出力の項目として、次の形を決めます。

{
  "sailing_type": "shared | charter | unknown",
  "date": "2026-11-21",
  "sailing": "夜の便",
  "party": { "adults": 10, "children": 2, "infants": 1 },
  "meals_needed": 12,
  "course": "季節のコース",
  "drinks": { "plan": "飲み放題", "count": 10 },
  "pier": "unknown",
  "dietary_requests": [
    { "text": "えびとかにが食べられない人が1名", "count": 1 }
  ],
  "accessibility": "1名が車いすです",
  "questions": ["乗船の場所（2か所のどちらか）"]
}

1つ目の理由は、人数を数字で受け取れることです。 party の3つの数を足した人数と、運航表の残りの席を、Paths の前のステップで引き算できます。席が足りるかを規則で判定できるのは、人数が文ではなく数で返ってくるからです。

2つ目は、questions が空かどうかで分岐できることです。

3つ目は、dietary_requests の原文をそのまま手配表に写せることです。 手配表の「配慮」の列には text を、「人数」の列には count を入れます。予約係の手を通らないので、言い換えが起きません。

予約確認の下書きは、ひな形に値を差し込む形にします。 日付・便・乗船場・人数・コースは出力の値を、欠航の連絡の決まりとキャンセル料の案内はひな形の固定の文を使います。AI に文面を書かせるのは、聞き返しの1〜2文だけです。

システムへ連携する

Gmail は Create Draft にとどめ、Send Email は使いません。 Zapier の Gmail の説明では、Create Draft・Create Draft Reply・Send Email の操作があり、送信の上限を超えるとアカウントが最長24時間止まりうるとされています。予約係の共有のアカウントが止まると、電話以外の連絡ができなくなります。

手配表の「仮」の行は、確定するまで厨房の集計に入れません。 集計の式は「確定」の行だけを数えます。仮の行を数えると、聞き返しで流れた依頼の料理まで仕込まれます。

人が確認する

予約係が、すべての下書きを送る前に見ます。

1. 運航表で席を押さえる … 下書きの人数で、乗合便の席か貸切の船を押さえます。押さえてから送ります
2. 人数の内訳を回答と見比べる … party と meals_needed を、フォームの欄と備考欄で確かめます
3. 乗船の場所を便と見比べる … その便がその乗船場から出るかを、乗船場の一覧で確かめます
4. 送信し、手配表を「確定」に変える … 聞き返しを送ったものは「仮」のままにします
5. 直した項目を記録する … どの項目をどう直したかを、テーブルの備考の列に残します

厨房の責任者は、毎日15時の下書きで配慮の申し出を読みます。 対応できないものは予約係に返し、予約係がお客様に電話で伝えます。 メールで済ませず電話にするのは、代わりの料理を相談する必要があるからです。

目標は、300件をならして1件4分です。 聞き返しと要確認が3割前後という想定で、それより多い月は、フォームの欄の分け方か一覧の名前が足りていません。

例外に対処する

最後の行のために、送信の控えをテーブルに持ちます。 Zap が止まっていた時間に届いた依頼も、テーブルには残ります。毎朝、テーブルの送信の数と手配表の行の数を見比べるだけで、取りこぼしに気づけます。

AI by Zapier は Web サイトや URL から情報を取ってきません。 お客様が備考に「去年のブログに書いた船で」と URL を書いても読みません。URL が書かれた依頼は、聞き返しの側に回ります。

記録を残す

• フォームの送信の全項目と受付の経路（Zapier Tables）
• AI の出力の全項目と、そのとき引いた便の行
• 送った下書きと、予約係が直した項目
• 手配表の「仮」から「確定」への変更の日時と、変えた人
• 厨房が返した「対応できない」の記録と、お客様への電話の結果
• questions に入った項目の種類ごとの件数

最後の行は、フォームを直す材料になります。 「乳幼児の料理の要否」が毎月いちばん多いなら、フォームに「料理の要らないお子様の人数」の欄を足すだけで、聞き返しが1つ減ります。

削除した送信は、テーブルのゴミ箱から30日のうちなら戻せます。 Zapier の説明では、削除した行と列はゴミ箱に入り30日以内なら戻せますが、テーブルそのものを消すと戻せません。 フォームにつないだテーブルは、フォームを外すまで消せないとされています。