自治体の財政課が、毎月の予算の執行状況の表から、執行が遅れている事業と各課へのヒアリングの論点を Copilot でまとめる

処理の起点を決める

毎月10日ごろ、財務会計システムで前月末の執行状況が確定した時点を起点にします。 自動では動かしません。月初は支払の処理が続いていて、確定前の数字で遅れを判定すると、処理待ちの支払を遅れと読んでしまうからです。

各課の月次のコメントは、執行状況の確定と同じ時期に出してもらいます。コメントがそろわない課は、コメント無しで下書きを作り、論点に「課のコメント未着」と出します。 待っていると、点検そのものが月の後半にずれ込みます。

ヒアリングは月の後半に固定します。 下書きから実際の聞き取りまで1週間あれば、査定担当が論点を選び、必要な資料を課に頼む時間がとれます。

入力データを集める

質を決めるのは、事業番号です。 計画、実績、コメント、前回の記録のすべてを事業番号でつなぎます。 事業名でつなぐと、「〇〇整備事業」と「〇〇整備事業（繰越分）」のような違いで外れます。

遅れの区分は、次のように式で決めます。

閾値は団体の規模と事業の性質で変わります。財政課で1つに決め、年度の途中で変えないでください。 変えると、前の月との比較ができなくなります。

前倒し も区分に入れるのは、予算の不足や流用の兆しを拾うためです。 地方自治法は、歳出予算の各款・各項の間での流用を原則として認めず、各項の間は予算の定めるところにより流用できるとしています。前倒しの事業は、年度の後半に予算が足りなくなる候補です。

データの取得方法を決める

計画の様式は、年度の初めに財政課で1つに決めます。 各課の様式がばらばらのままだと、毎年4月に貼り直す作業が残ります。事業番号、月別の予定額、契約の予定月、国や県の補助の有無の列を、全課共通にします。

ブックの Copilot は、貼り付けの確認にも使います。 「計画シートにあって実績シートに無い事業番号、実績シートにあって計画シートに無い事業番号を挙げてください」と聞くと、事業番号の付け忘れや、年度の途中で新設された事業が見つかります。

AIへ渡す前に整形する

1. 確定の確認 … 前月末の執行状況が確定していることを、財務会計システムの担当に確かめます
2. 事業番号のそろえ … 実績・計画・コメントの事業番号が一致しているかを確かめます
3. 繰越分の分け方 … 前年度からの繰越分の事業は、当年度の予算と別の行にします。混ぜると執行率が見かけ上下がります
4. 補正予算の反映 … 補正予算で予算現額が変わった事業は、計画の側も直してもらいます。 直っていなければ「計画の見直し待ち」の印を付けます
5. 一括払いの事業の印 … 年度末に一括で支払う委託などは、計画の側で予定月が年度末になっていることを確かめます
6. 個人の情報の除去 … 扶助費などで、課のコメントに個人を特定できる記載があれば消します
7. 課のコメントの未着の印 … コメントが出ていない課は、その旨をコメントのシートに書きます

3番目と4番目を軽く見ないでください。 繰越分を混ぜると、前年度の遅れが当年度の遅れに見えます。 補正予算で予算現額だけが増えて計画が古いままだと、計画どおりの事業が 前倒し に区分されます。

6番目は、扶助費や貸付金の事業で起きます。 「〇〇さんの申請が遅れているため」のような記載は、点検には要りません。事業の単位の説明だけを残します。

AIに処理させる

させるのは、遅れの区分が付いた事業について、数字・課のコメント・前回の記録を並べて要約し、聞く論点を下書きすることだけです。

聞く論点は、次の型から選ばせます。 型を決めておくと、若手もベテランと同じ深さで聞けます。

3行目がいちばん大事です。 地方自治法は、年度内に支出を終わらない見込みのある経費を、予算の定めるところにより繰り越して使える繰越明許費とし、年度内に支出負担行為をして避けがたい事故で支出を終わらなかったものの繰越も定めています。どちらに当たるか、当たらないかは事実を確かめて決めることで、表から読めることではありません。 下書きの論点は「繰越の検討が要るかを確かめる」で止めます。

指示内容を固定する

あなたは市の財政課で、予算の執行状況を点検する担当者の補助です。
このブックの「差」「コメント」「前回」の3つのシートだけを材料にしてください。
Web や他のファイルの情報は使わないでください。ブックは変更しないでください。

【対象】
「差」シートで、遅れの区分が「遅れ大」「遅れ」「前倒し」の事業だけを対象にします。

【課の全体】
区分ごとの件数と、差の金額の合計を、「差」シートの値から書いてください。

【事業ごとに書くこと】（事業番号の順）
1. 事業番号と事業名
2. 計画と実績 … 「差」シートの今月末までの計画額・実績額・差を、セルの値のまま書く。
   値の横に、参照したセルの番地を（ ）で書く。
3. 課の説明 … 「コメント」シートの同じ事業番号の記載を、40字以内に縮めて書く。
   記載が無ければ「課のコメントなし」と書く。
4. 前回からの変化 … 「前回」シートに記録があれば、前回聞いた予定と、今月の数字を並べる。
   予定どおりに進んだかを、数字から言えることだけ書く。
5. 聞く論点 … 次の型から当てはまるものを選び、事業に合わせた問いにする。
   契約の時期／外部の手続／繰越の検討／不用の見込み／予算の不足／前回の続き
   当てはまらない型は書かない。1事業につき3つまで。
6. 頼む資料 … 論点を確かめるのに要る資料を1〜2つ。

【厳守事項】
- 数字は「差」シートの値をそのまま写してください。計算し直したり、丸めたりしないでください。
- 遅れの理由を推測しないでください。理由は課のコメントと前回の記録にあるものだけです。
  無ければ「理由は未確認」と書いてください。
- 繰越や補正予算が必要か、事業を見直すべきかを書かないでください。
  「繰越の検討」の型では「年度内に支出を終わらない見込みがあるかを確かめる」と書くだけにしてください。
- 課や職員の対応の良し悪しを書かないでください。
- 個人の名前や個人を特定できる記載を写さないでください。
- 「計画なし」「計画の見直し待ち」の印がある事業は、論点を「計画の提出（見直し）を依頼する」だけにしてください。

セルの番地を書かせるのが、この指示の要です。 査定担当は、下書きの数字の横の番地を見て、そのセルを開けば正しいかが分かります。 番地の無い数字は、Copilot が計算したのか写したのかが分かりません。

論点の型を指示の中で列挙するのは、聞き方の深さをそろえるためです。 型が無いと、Copilot は「遅れの理由を教えてください」という一般的な問いを書きます。それでは若手の聞き方と変わりません。

出力形式を固定する

Copilot の答えを、課ごとのヒアリングのメモ（Word）に写します。

【〇〇課　令和8年9月末の執行状況】
遅れ大 2件／遅れ 3件／前倒し 1件
差の合計 …（差!H2）

【事業 1203　〇〇公園整備事業】
計画と実績 … 計画 48,000,000（差!D15）／実績 0（差!E15）／差 -48,000,000（差!F15）
課の説明 … 入札不調のため10月に再公告予定
前回からの変化 … 前回「9月に契約」と聞いたが、支出負担行為の実績は0のまま
聞く論点
・再公告から契約までの日程と、年度内に工期が取れるか（契約の時期）
・年度内に支出を終わらない見込みがあるかを確かめる（繰越の検討）
・前回の予定が遅れた事情（前回の続き）
頼む資料 … 再公告の日程表、工程の見込み

【事業 1410　〇〇扶助費】
計画と実績 … 計画 31,500,000（差!D22）／実績 36,900,000（差!E22）／差 5,400,000（差!F22）
課の説明 … 課のコメントなし
前回からの変化 … 前回の記録なし
聞く論点
・年度の後半に予算が足りなくなる見込みがあるか（予算の不足）
頼む資料 … 月別の支給件数の推移

事業ごとに同じ6項目の形にするのは、ヒアリングでそのまま使うためです。 査定担当はメモを課に先に送り、頼む資料をヒアリングの前に用意してもらいます。 当日は資料を見ながら論点を順に聞くだけになります。

論点の後ろに型の名前を（ ）で残すのは、集計のためです。 年度の後半に「繰越の検討」の型が付いた事業を数えれば、補正予算の編成の前に、繰越の検討が要りそうな事業の一覧ができます。

システムへ連携する

財務会計システムには何も書き戻しません。 この構成が作るのは点検とヒアリングの準備までで、予算の執行や流用の手続は、これまでどおり財務会計システムで行います。

課への送付も、査定担当が行います。 下書きの論点がそのまま課に届くと、問いの言い方が詰問に読まれることがあります。送る前に、問いの言い方を整えます。

人が確認する

査定担当が全件を読み、論点を選びます。

1. 数字を番地で確かめる … 下書きの数字の横の番地を開き、値が一致しているかを見ます。一致しない数字が1つでもあれば、その事業の下書きを作り直します
2. 理由の出どころを確かめる … 課の説明が、コメントのシートの記載と合っているかを見ます。コメントに無い理由が書かれていれば消します
3. 論点を選ぶ … 型の当てはめが合っているか、聞く順番をどうするかを決めます。議会の日程や国の補助の動きなど、表に無い事情を足します
4. 繰越・補正の書き方を確かめる … 「必要」「不要」と書かれていないかを見ます
5. 課に送る … 問いの言い方を整えて送ります

3番目が、査定担当の仕事として残る部分です。 表から読める論点は Copilot が出しますが、どの事業を深く聞くかは、その年の財政の状況で決まります。

1番目は、慣れてくると省きたくなる確認です。 番地を見て値が合っている月が続くと、数字を読み飛ばすようになります。ところが、財務会計システムの書き出しの列の並びが年度の途中で変わったり、貼る範囲が1行ずれたりすると、式も Copilot も、ずれた列の値をもっともらしく使います。 毎月、課の全体の差の合計だけは財務会計システムの画面の合計と照らし、合計が合っていることを確かめてから事業ごとの数字を読む順にしておくと、ずれに最初の1分で気づけます。

目標は、1課25分です。 内訳は、実績とコメントを貼って区分を見るのに5分、Copilot の答えを番地で確かめるのに10分、論点を選んでメモを整えるのに10分です。25分を大きく超える課は、事業番号がそろっていないか、計画の見直しが済んでいません。

例外に対処する

最後の行が、この設計の強みです。 遅れの区分はブックの式で出ているので、Copilot が止まっても、点検の物差しは残ります。 失うのは要約と論点の下書きだけです。

記録を残す

• 毎月の点検のブック（実績・差・コメント・前回）の版
• Copilot の答えをそのまま保存したもの（課ごと）
• 査定担当が直した後のヒアリングのメモと、課に送った日
• ヒアリングの結果（「前回」シートに積み上げる）
• 論点の型ごとの件数の推移 … 特に「繰越の検討」の型が付いた事業の一覧
• 課長への報告と、その後に決まったこと（補正予算に計上、繰越の手続、など）

「前回」シートは、年度をまたいで残します。 繰越になった事業は、翌年度の点検でも前年度の聞き取りが材料になるからです。

論点の型の推移は、年度の後半に効きます。 12月の補正予算の編成のころに「繰越の検討」の型が付いた事業を数えれば、どの事業について繰越明許費を予算に定める検討が要りそうかの当たりが付きます。

Copilot とのやり取りそのものも、利用履歴として組織の Microsoft 365 の中に残ります。公式のページでは、管理者は Purview で Copilot とのやり取りの保持のポリシーを設定できるとされています。文書の保存期間の規程と合わせて決めます。