ポッドキャストの制作会社に届く出演の売り込み・応募を Zapier で受け、経歴と番組の方針から候補の要約を作り、選んだ人へ収録日程の案内を下書きする

処理の起点を決める

Zap ①は、窓口のアドレスに売り込みが届いたら動きます。 New Email Matching Search の検索の文字列に、窓口のアドレスあてであることと、自動返信の件名を除く条件を書きます。PR会社の一斉配信のニュースレターも窓口に届くので、 配信停止のリンクを含むメールを除く条件も足します。除いたメールは、プロデューサーが週に1回まとめて見ます。

Zap ②は、候補の表のボタンで動きます。 候補の表に「判断」の列（依頼する番組の名前／見送り）と、ボタンの列を作ります。判断の列を埋めてからボタンを押す決まりにし、判断が空のまま押されたら Paths で止めます。

ボタンにしたのは、判断の時刻がばらばらだからです。 企画会議でまとめて決めることもあれば、良い候補をその場で決めることもあります。行ごとに、決めたときに押せば、その行の下書きだけができます。

入力データを集める

質を決めるのは、番組ごとの方針の書き方です。 「面白い人」「番組に合う人」では、AIは何と照らせばよいか分かりません。「依頼主と同じ業界の他社の役員は出さない」「医療・健康の効果を言い切る話は扱わない」「出演料は払わず、受け取らない」のように、売り込みの文と照らせる形で書きます。

競合として扱う企業は、方針の文書に名前で並べます。 受託の番組ごとに依頼主と相談して決めた一覧です。AIに「この会社は競合か」を推し量らせず、一覧にあるかどうかで合わない点に書かせます。

データの取得方法を決める

AI by Zapier は、Web サイトや URL から情報を取ってくることはできないとされています。売り込みに出演者の SNS や過去の記事のリンクが書かれていても、AIはリンク先を読みません。 カードの「確かめる事項」に「リンク先は未確認」と書かせ、依頼を考える候補だけ、プロデューサーが開いて確かめます。

知識の元は1つのステップに20個まで付けられます。 番組ごとの方針を番組の数だけの文書にしておけば、6本の番組でも収まります。方針を1つの文書にまとめると、番組の境目をAIが混ぜることがあるので、番組ごとに分けます。

AIへ渡す前に整形する

1. 自動返信と一斉配信を除く … トリガーの検索の条件で除きます
2. 同じ人の確かめ … 差出人のアドレスと、本文から取った候補の名前で候補の表を引き、前の行があれば印と前の判断を添えます
3. 添付の確かめ … 添付があれば、ファイル名をカードに書き、中身は要約に入れません
4. 本文の整理 … 引用された前のやり取りと署名を、要約の対象から外すよう指示に書きます
5. 収録枠の引き当て（Zap ②） … 依頼する番組の空いている枠を、日の近い順に3つ引きます。今日から7日より先の枠に限ります

2番目は、第3章の（d）の裏側です。 返事をしていなかった売り込みは、同じ人について二度三度届きます。前の行があれば、カードを作り直さずに前の行へ「再送あり」と書くだけにします。プロデューサーが同じ人を何度も読まずに済みます。

3番目で添付の中身を要約に入れないのは、 PR会社の資料に未公開の新商品の情報が入っていることがあるからです。ファイル名だけを書き、中身は依頼を考える候補だけプロデューサーが開きます。

AIに処理させる

2つのステップに分けます。 ①は候補カードの要約、②は返信の文面です。

他薦の売り込みは、送り手と候補が別の人です。 聞き手が「この人の話を聞きたい」と書いてくる場合、本文に書かれているのは送り手から見た候補の姿で、候補本人が出演を望んでいるかは分かりません。sender_type が referral のときは、確かめる事項に「本人の意向は未確認」と必ず書かせ、依頼するなら本人への連絡先をプロデューサーが探します。 返信の下書きも、送り手へのお礼と、本人に声をかけるかを検討する旨にします。

宣伝の要素は、本文の言葉のまま写させます。 「新商品にも触れていただけると幸いです」を「商品の紹介を希望」と言い換えると、どれくらい強い希望なのかが消えます。 プロデューサーが広告として扱うかを決めるには、原文の温度が要ります。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 名前の知られた経営者の売り込みだと、AIは本文に無い会社の業績や過去の発言をカードに書き足します。 その中身が古かったり、別の人と混ざっていたりすると、判断の材料そのものが誤ります。

指示内容を固定する

候補カードを作るステップ（①）の指示に、次のように書きます。

あなたはポッドキャストの制作会社で、出演の売り込みを読み、プロデューサーが
判断するための候補カードを作る担当です。出演させるかどうかは書きません。

【入力】
- 売り込みのメール：差出人、件名、本文、添付のファイル名
- 前の売り込みの有無：{previous}
- 知識の元：番組ごとの方針

【カードに書くこと】
1. sender_type：pr_agency／self／referral／other
2. 経歴：所属・肩書き・何をしてきた人かを3行まで
3. 話せるテーマ：箇条書き
4. 過去の出演：本文に書かれた名前だけ。リンクがあれば「リンク先は未確認」
5. 宣伝の要素：商品やサービスの紹介の希望、出演料・広告費、告知の条件を、
   本文の言葉のままそのまま写す。無ければ「本文に記載なし」
6. 番組ごとの照らし合わせ：合いそうな番組を2つまで。方針の項目ごとに
   合う点・合わない点を、方針の言葉を引いて書く
7. 確かめる事項

【厳守事項】
- 本文に書かれていない経歴・実績・発言を補わないでください。
  あなたが知っていることを書き足さないでください。
- 宣伝の要素を言い換えたり要約したりせず、本文の言葉のまま写してください。
- 広告に当たるかどうかを判断しないでください。
- 競合かどうかは、方針の文書の競合の一覧に名前があるときだけ書いてください。
  一覧に無い会社を推し量って競合としないでください。
- 「おすすめ」「ぜひ出演を」など、判断を含む言葉を書かないでください。
- 引用された前のやり取りと署名は、要約の対象にしないでください。
- 18歳未満の可能性が本文から読み取れるときは、確かめる事項に書いてください。

「あなたが知っていることを書き足さない」を名指しで書きます。 「本文に書かれたことだけ」と書くだけでは、有名な人について自分の知識を「補足」として足します。 補足をすること自体を禁じます。

「おすすめ」を禁じるのは、カードの読まれ方が変わるからです。 カードに「おすすめ」と書かれていると、プロデューサーは合わない点の欄を読まなくなります。判断の言葉を入れないことで、合う点と合わない点を同じ重さで読んでもらいます。

出力形式を固定する

①の要約は、AI by Zapier の出力項目で次の形に決めます。 公式ページでは、出力項目ごとに名前・型・説明・必須かどうかを決めるとされています。

{
  "sender_type": "pr_agency | self | referral | other",
  "candidate_name": "",
  "affiliation": "",
  "profile_summary": "",
  "topics": [],
  "past_appearances": "",
  "promo_elements": "",
  "has_promo": "yes | no",
  "show_fit": [
    { "show": "", "fit_points": "", "misfit_points": "" }
  ],
  "checks": []
}

1つ目の理由は、has_promo を表の列にできることです。 yes の行には印が付き、広告の扱いの列を埋めないと Zap ②が止まる条件に使います。promo_elements に原文、has_promo に有無、と分けておくと、原文を読む人と、条件で止める仕組みの両方が使えます。

2つ目は、show_fit を番組ごとに分けられることです。 1人の候補が2つの番組に合いそうなとき、番組ごとに合う点と合わない点を並べます。 プロデューサーは、どちらの番組で依頼するかを選べます。

3つ目は、candidate_name で同じ人を引けることです。 PR会社の別の担当者から同じ人の売り込みが来ても、候補の名前で前の行を見つけます。

②の返信の文面は、本文だけを返させます。Create Draft Reply で元の売り込みのスレッドに返信の形で入るので、件名は元のメールのままです。

システムへ連携する

収録枠の表には書き込みません。 候補日を3つ示しても、相手が選ぶまで枠は空いたままです。相手から返事が来たら、プロデューサーが表で枠を押さえます。 下書きの段階で押さえると、送らなかった下書きの分だけ枠がふさがります。

候補の表の状態は、Zap ②が「下書きあり」に書き換えます。 送ったあとはプロデューサーが「送信済み」にします。「下書きあり」のまま3日たった行を、週に1回の企画会議で見ます。

人が確認する

プロデューサーが見るのは、候補の表と、Zap ②が作った下書きです。

1. カードを読んで判断する … 合う点と合わない点を読み、依頼する番組か見送りを選びます
2. 宣伝の要素を見る … has_promo が yes の行は、原文を読み、広告として扱うか、宣伝の部分を断って依頼するか、見送るかを決めて列に書きます
3. 依頼する候補はリンク先を開く … 過去の出演や SNS を確かめます
4. 下書きを読んで直して送る … 候補日、番組の紹介、収録の流れを見ます
5. 状態を書き換える … 送ったら「送信済み」にします

3番目は、依頼する候補だけに絞ります。 150件すべてのリンク先を開くと、AIの要約で減らした時間が戻ってしまいます。カードで依頼すると決めた人だけ開き、 カードと食い違う経歴が見つかったら判断を見直します。

2番目を省かないでください。 景品表示法で規制されるのは、広告であって、一般消費者が広告であることを分からないものです。受託の番組なら依頼主とも相談して扱いを決め、 広告として扱うなら、番組の中で分かる形にします。

目標は、150件をならして1件2分です。 方針に合わない売り込みはカードを見て見送りを選ぶだけで数十秒、依頼する候補はリンク先を開くので5分以上かかります。

例外に対処する

上から3行目が、この構成でいちばん大事な止め方です。 扱いを決めないまま依頼を送ると、出演の場で宣伝の話が出て、収録のあとに扱いを考えることになります。 そのときには、番組の流れに組み込まれています。

記録を残す

• 候補の表の行（受けた日時、差出人、カードの各欄、宣伝の印と原文）
• 判断（依頼する番組／見送り）と、判断した人と日時
• 宣伝の要素の扱い（広告として扱う／宣伝を断って依頼／見送り）と、その理由
• 下書きを作った日時、送った日時、示した候補日
• 収録したか、配信したか（プロデューサーが後で書き足す）

2つ目は、方針の文書を見直す材料になります。 見送りが続く種類の売り込み（たとえば、特定の業界のPR会社から届くもの）があれば、窓口のページに出演の条件を書いて、売り込みの数そのものを減らせます。

3つ目は、後から説明を求められたときの材料になります。 依頼主や聞き手から「あの回は宣伝だったのでは」と聞かれたときに、売り込みの原文と、扱いを決めた記録が残っていれば、どう判断したかを示せます。