翻訳会社・フリーランスの翻訳者に届く見積の依頼を Zapier で受け、言語・分野・分量から料金を計算して見積の返信を下書きする

処理の起点を決める

依頼のメールが Gmail に届いたら、フィルタで「見積依頼」のラベルを付け、そのラベルで Zap を動かします。 フォームの送信内容は件名と差出人が決まっているので、フィルタで拾えます。直接のメールは、担当が読んで手でラベルを付けます。 付けたときに Zap が動きます。

New Labeled Conversation を選ぶのは、返信のたびに動かさないためです。 似たトリガーの New Labeled Email は、ラベルの付いた会話に返信が足されたときにも動くとされています。見積の依頼は、分量の確かめや納期の相談で何往復もするので、返信のたびに新しい見積の下書きができると、担当が迷います。

夜間と休日の依頼も、届いた時点で下書きになります。 担当が朝に開くと、計算の済んだ下書きがそろっています。送るのは朝ですが、単価表を開く時間が要りません。

入力データを集める

質を決めるのは、分野の区分の説明です。 区分の名前だけを渡すと、AIは「利用規約」を法務にも IT にも入れます。「アプリ・Webサービスの利用規約は法務・契約」「マニュアル・仕様書は IT・技術」のように、迷いやすい文書の扱いを例で書いておきます。 担当の判断がそろっていなかったところを、文書で決める作業です。

単価表に「単位」の欄を持たせます。 日本語の原稿は文字、英語の原稿はワードです。単位を表の値にしておけば、取り出した分量の単位と表の単位が違うときに、式の前で止められます。

データの取得方法を決める

料金は Formatter の Spreadsheet-Style Formula で計算します。 Zapier の手引きでは、表計算のアプリと同じ考え方の式を Zap の中で使え、前のステップの値を式に差し込めるとされています。分量×単価×（1＋特急の割増率）の式に、取り出した分量と表の単価を入れます。

最低料金との比較も式で行います。 手引きでは、値を比べる式の結果は true か false で返るとされています。料金が最低料金を下回るかを式で比べ、Paths でどちらの金額を下書きに渡すかを分けます。 AIに「最低料金を下回るなら最低料金で」と頼むと、比べ間違えたときに気づけません。

AIへ渡す前に整形する

1. 種類と条件の取り出し（AI ①） … 見積の依頼かどうかと、言語の方向・分野の区分・分量と単位・納期・用途・特急の希望を取り出します
2. 種類で分岐（Paths） … 見積の依頼でなければ、担当のラベルを付けて止めます
3. 単位の確かめ … 単位が chars か words でないか、分量が無ければ、料金を出さない道へ分けます
4. 単価表との単位の照合 … 取り出した単位と単価表の単位が違えば、料金を出さない道へ分けます
5. 料金の計算（Formatter） … 分量×単価×割増を計算し、最低料金と比べます
6. 納期の目安 … 単価表の標準の日数の目安を、下書きに渡します。日付の計算はしません
7. 過去の依頼の確かめ … 依頼の記録を差出人のメールアドレスで引き、前回の分野の区分と送った単価があれば下書きの材料に添えます

4番目が、第3章の（d）を止める場所です。 英語の原稿で「3,000」と書かれていて、AIが単位を chars と取り出したら、英語の単価表の単位 words と合いません。合わなければ料金を出さず、担当が確かめる形にします。

7番目は、くり返し頼んでくれる依頼主のためです。 前回「IT・技術」で返した依頼主に、今回の似た文書を「法務・契約」で返すと、単価が上がった理由を聞かれます。 区分が前回と違うときは、下書きの冒頭に担当あての注意を1行入れ、どちらで返すかを担当が決めます。

6番目で日付を計算しないのは、営業日の数え方が会社ごとに違うからです。 「標準で5営業日」と目安を書き、具体的な納品日は正式な依頼を受けてから担当が決めます。 依頼主の希望の日に間に合わないときは、特急として相談する一文を入れます。

AIに処理させる

2つのステップに分けます。 ①は取り出しと分野の区分、②は返信の文面です。

用途を取り出すのは、前提条件が変わるからです。 公開する文書なら、ネイティブのチェックを付けるかの案内を入れます。社内の参考なら、チェックを付けない料金の案内で足ります。 どちらにするかは依頼主が決めるので、AIは選択肢として書くだけです。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 料金を渡しても、AIは文面を整えるついでに「約○万円」と丸めたり、消費税を足した額を自分で書き足したりします。下書きの中の数字は、式の結果をそのまま置くだけにします。

指示内容を固定する

返信の文面を作るステップ（②）の指示に、次のように書きます。

あなたは翻訳会社の見積の担当として、見積の依頼への返信の下書きを作ります。
送る前に担当が原稿の分量を確かめ、読んでから送ります。

【入力】
- 依頼の条件：言語の方向、分量と単位、希望の納期、用途、特急の希望、添付の有無
- 分野の区分と、区分の理由
- quote_mode：priced（料金を出す）／ask_volume（分量を伺う）
- 料金（priced のときだけ）：{amount} 円、適用した単価 {unit_price} 円／{unit}、
  最低料金を当てたか {minimum_applied}
- 標準の日数の目安：{standard_days}
- 知識の元：前提条件、返信の文例

【本文の組み立て】
1. 依頼へのお礼を1文。
2. priced のとき：言語の方向・分野の区分・分量と単位・単価・料金を、
   入力の数字のまま書く。最低料金を当てたときはその旨を1文。
   ask_volume のとき：料金は書かず、原稿の分量を文字数またはワード数で
   伺う文を書く。
3. 標準の日数の目安と、希望の納期に対する一文（間に合わなければ特急のご相談）。
4. 前提条件を、前提条件の文書の言葉のまま箇条書きで。
5. 取り出せなかった条件を伺う文。

【厳守事項】
- 金額は入力の {amount} をそのまま書いてください。計算し直したり、
  丸めたり、消費税を足したりしないでください。
- 分量の単位を読み替えないでください。ページ数や枚数から文字数を推し量らないでください。
- 値引き、納品日の約束、翻訳の品質を請け合う表現を書かないでください。
- 分野の区分が unclear のときは、料金の前に「原稿の内容を確認のうえ、
  区分が変わる場合はあらためてご案内します」と書いてください。
- 前提条件は、文書の言葉を変えずに写してください。
- 本文は600字程度。署名は入れないでください。

「消費税を足したりしない」を書かないと、親切のつもりで税込の額を書き足します。 単価表の金額が税抜か税込かは前提条件の文書に書いてあり、AIが足すと二重に足した額になることがあります。

「ページ数から文字数を推し量らない」も効きます。 書かないと、「A4で10枚」から「約8,000字と想定し」と自分で換算して料金を出します。相手はその金額で社内の稟議を通してしまいます。

出力形式を固定する

①の取り出しは、AI by Zapier の出力項目で次の形に決めます。

{
  "inquiry_type": "quote_request | after_delivery | billing | sales_pitch | other",
  "language_pair": "ja-en | en-ja | ja-zh | zh-ja | other",
  "field_category": "general | it_tech | legal | medical | unclear",
  "field_reason": "",
  "volume": "",
  "volume_unit": "chars | words | pages | unknown",
  "desired_deadline": "",
  "purpose": "internal | publish | submit | unknown",
  "rush_requested": "yes | no | unknown",
  "has_attachment": "yes | no"
}

1つ目の理由は、volume_unit に pages と unknown を残せることです。 依頼に「10枚」と書かれていれば pages で、AIが文字に換算しません。 pages と unknown は、Paths で料金を出さない道に分けます。

2つ目は、language_pair と field_category で単価表をそのまま引けることです。 Zapier Tables の Find Records に2つの値を渡し、1行だけ返ってくるように表を作ります。返ってこなければ、表に無い組み合わせとして担当へ回します。

3つ目は、field_reason で担当の確認が速くなることです。 「アプリの利用規約のため法務・契約」と1文あれば、担当は区分の当て方が説明の文書どおりかを一目で見られます。

②の文面は、件名を付けずに本文だけを返させます。Create Draft Reply で元の会話に返信の形で入るので、件名は依頼のメールのままになります。

システムへ連携する

Gmail は Create Draft Reply で、元の会話に下書きを作ります。 公式のページでは、既存のメールへの返信の下書きを作る操作です。依頼と下書きが同じ会話に並ぶので、担当は添付の原稿を開いて分量を数え、そのまま下書きの数字を直せます。

依頼の記録には、計算した料金と、担当が送った料金を両方残します。 担当が分量を数え直して金額を変えたら、その差が記録に残ります。 差の大きい依頼主は、次から分量を書いてもらうよう頼む材料になります。

人が確認する

担当が、すべての下書きを確かめてから送ります。

1. 添付の原稿の分量を数える … 原稿を開き、文字数またはワード数を数えます。依頼に書かれた分量と違えば、計算し直した金額に直します
2. 分野の区分を見る … field_reason を読み、区分の当て方が説明の文書どおりかを見ます
3. 前提条件と質問を見る … 前提条件が文書の言葉のままか、質問が足りているかを見ます
4. 値引きや特急の相談を書き足す … 担当と責任者が決めたことだけを書きます
5. 送る … 送ったら、依頼の記録に送った金額と日時を書きます

1番目は省けません。 依頼主が書く分量は、目安のことが多いからです。原稿を見ずに送った見積は、受注してから「思ったより多い」の話になります。 原稿が添付されていない依頼は、下書きのまま送れます。

目標は、160件をならして1件3分です。 原稿の分量を数えて下書きを直すのに数分、分野が unclear の依頼や値引きの相談は10分以上かかります。

例外に対処する

上から4行目は、AIに任せたくなるところです。 「近い言語の単価で出しておいて」と頼むと、手配できない言語の見積が出ていきます。 単価表に無い依頼は月に一部なので、担当が受けるかどうかから決めます。

6行目は、原稿の中身に関わります。 スキャンした原稿は文字数を機械で数えられず、翻訳の前に文字を起こす手間も増えます。 この構成は原稿をAIに読ませないので、担当が開いて判断します。

記録を残す

• 依頼の記録（スレッドのID、受けた日時、種類、取り出した条件、分野の区分と理由）
• 単価表から引いた行と、計算した料金、最低料金を当てたか
• 下書きを作った日時と、担当が送った日時・送った金額
• 計算した料金と送った料金の差と、その理由（分量の数え直し、区分の変更、値引き）
• 受注に至ったかどうか（担当が後で書き足す）

4つ目は、単価表と区分の説明を直す材料になります。 区分の変更で金額を変えた依頼が同じ種類の文書に集まっていれば、説明の文書に例を足すべきところです。

5つ目は、返信の早さの効き目を見る材料になります。 依頼から返信までの時間と、受注したかを並べて見ます。