Google Meet の商談の記録から、顧客の課題・予算・決定者・次の一手を抜き出して商談メモにし、顧客管理の表に貼る形にする

処理の起点を決める

商談が終わり、文字起こしのドキュメントが届いたときに、営業担当が手で始めます。 主催者には、文字起こしのリンクの付いたメールが届くので、それを開くのが始まりです。

商談の直後、次の商談の前にやります。 夕方にまとめると、第3章の（a）と同じく記憶が薄れ、7番目の見比べができなくなります。抜き出しの確かめは、商談の内容を覚えているうちにしか効きません。

文字起こしと自動メモは、主催者が会議ごとに始めます。 管理者や主催者が自動で始まる設定にすることもできますが、この構成では、冒頭で顧客に伝えてから始める運用にします。始め忘れた商談は、この構成の対象外で、これまでどおり手で商談メモを書きます。

顧客が主催する Meet の会議は対象外です。 文字起こしは主催者のドライブに保存されるので、こちらには届きません。

入力データを集める

質を決めるのは、表の列の定義です。 「課題」の欄に何を書くのかが決まっていなければ、AIも担当と同じくばらばらに書きます。定義には、列ごとに書く内容、書かない内容、良い例と悪い例を入れます。

「書かない内容」の列が、第1章の「顧客の発言と自社の発言を分ける」を形にしたものです。 表の左の5列は、すべて顧客が言ったことで埋める欄です。

製品名の一覧は、文字起こしの誤りを読むために持ちます。 製品名やプラン名は、文字起こしで別の言葉に聞き取られることがあります。一覧があれば、AIは近い言葉を製品名として読めますが、読み替えたことは商談メモに書かせます。

データの取得方法を決める

営業担当が文字起こしのドキュメントを開き、サイドパネルを使うだけです。 ドキュメントのサイドパネルでは、「Gemini に相談」から Gem を選んで使えます。開いているドキュメントが文字起こしなので、Gem はそれを読みます。

自動メモも参照させるときは、サイドパネルで @ を入力してドライブのファイルを選びます。公式の案内では、Sources からドライブのファイルを足すか、@ でファイルを選び、そのファイルを使って書くよう頼めるとされています。同じ会議のサブフォルダにある自動メモのドキュメントを選びます。 別の会議のメモを選ばないよう、ファイル名の日付と会社名を確かめます。

顧客管理の表は、Gem に読ませません。 過去の商談の行を渡せば「前回からの変化」も書かせられますが、表には他の顧客の行も入っています。今回の商談の文字起こしだけで抜き出し、前回との比べは営業担当が行います。

サイドパネルの会話は残りません。 公式の案内では、ブラウザを更新したり、ドキュメントを閉じて開き直したりすると会話の履歴が消えるため、生成された出力をドキュメントに挿入するよう勧めています。商談メモは、文字起こしのドキュメントの先頭に挿入して残します。

AIへ渡す前に整形する

1. 言語の確認 … 文字起こしと自動メモは一度に1つの言語にしか対応しません。日本語の商談は日本語に設定して始めます。 英語が混ざる商談では、日本語にしておき、英語の部分が崩れることを前提にします
2. 会議の長さの確認 … 15分未満の商談は自動メモが不完全になりやすいとされています。短い商談は、自動メモを補助に使わず、文字起こしだけで抜き出します
3. 話し手の確認 … 文字起こしの話し手の表示を見て、顧客側と自社側が分かるかを確かめます。同じ会議室から複数人が1台で参加すると、話し手が分かれないことがあるので、商談メモで「話し手不明」の発言が多ければ、その商談は抜き出しの確かめを丁寧にします
4. 雑談と商談前の待ち時間の扱い … 顧客が入るまでの社内の会話が文字起こしに入っていることがあります。顧客が入る前の部分は、Gem に「顧客が参加してからの発言だけを見る」と指示します
5. 社内だけの打ち合わせを混ぜない … 商談の直後に社内で振り返りをした場合、同じ会議のまま話すと文字起こしに入ります。振り返りは別の会議にします

3番目を軽く見ないでください。 顧客の発言と自社の発言を分けるのがこの構成の中心なので、話し手が分からない発言は、そのまま予算や決定者の根拠にさせません。

AIに処理させる

させるのは、文字起こしから6つの項目を抜き出し、それぞれに根拠の発言を添え、言われていない項目を「不明」と書くことです。

根拠の発言は、文字起こしから写させます。 項目ごとに、根拠にした発言を1〜2文そのまま添えます。営業担当は、根拠の発言を読んで、自分の記憶と合っているかを確かめます。 根拠が添えられない値は、値として使いません。

3行目までの推測を止めるのが、この構成の要です。 「不明」が並ぶ商談メモは見栄えが悪いですが、「不明」の欄が、次の商談で聞くことの一覧そのものになります。

指示内容を固定する

Gem の指示として、次の文を入れます。

あなたは法人営業の商談の記録係です。
開いているドキュメントは、Google Meet の商談の文字起こしです。
この文字起こしだけを根拠に、商談メモを作ってください。

【見る範囲】
顧客側の参加者が会議に入ってから、退出するまでの発言だけを見てください。
それより前と後の社内の会話は使わないでください。

【抜き出す項目】
1. 顧客の課題（1〜3件。顧客の言い回しを残す）
2. 予算（顧客が言った金額・範囲・時期）
3. 決定者と決め方（顧客が言った人・会議・手続き）
4. 導入時期（顧客が言った時期）
5. 競合（顧客が名前を出した他社・他製品）
6. 次の一手（誰が・何を・いつまでに）

【厳守事項】
- 2〜4は、顧客側の参加者が自分で言ったものだけを値にしてください。
  自社の営業担当が言った金額・時期・人を、顧客の値として書かないでください。
- 言われていない項目は「不明」と書いてください。
  会社の規模、同席者の役職、話の流れから推測して埋めないでください。
- 金額と時期は、言われたとおりに写してください。
  「300万円くらい」を「300万円」にしない、「来期」を月に直さない。
- 話し手が顧客か自社か分からない発言は、2〜4の根拠にしないでください。
  その場合は「不明（話し手不明の発言あり）」と書き、発言を根拠の欄に写してください。
- 項目ごとに、根拠にした発言を文字起こしから1〜2文そのまま写してください。
- 製品名の一覧（Knowledge）に近い言葉を製品名として読んだときは、
  「読み替え」と書いて元の言葉も残してください。
- 案件の確度、次に提案すべきこと、値引きの可否は書かないでください。

【出力】
次の3つを、この順で出してください。
【商談メモ】項目ごとに 値／根拠の発言
【聞けていない項目】「不明」になった項目の一覧
【表に貼る1行】表の列の定義（Knowledge）の並びで、タブ区切りの1行

「自社の営業担当が言った金額を書かない」は、2か所で言い方を変えて入れています。 第1章の例のように、営業担当が金額を言い、顧客が相づちを打つだけの場面は商談で何度も出ます。相づちを同意として読ませないために、話し手を条件に入れます。

「来期を月に直さない」も意図して入れています。 顧客の会計年度を知らないAIが「来期」を「来年4月」に直すと、3月決算でない顧客の導入時期が誤って表に残ります。

出力形式を固定する

次の形で受け取ります。

【商談メモ】
商談：株式会社〇〇 様／初回ヒアリング／2026-10-14
1. 顧客の課題
   値：見積書を毎回Excelで作っていて、版が分からなくなる
   根拠：「見積を毎回エクセルで作っていて、どれが最新か分からなくなるんです」（顧客：情報システム課 課長）
2. 予算
   値：不明
   根拠：（顧客側の発言なし。自社担当が「月20万円ほどのプランが多いです」と発言）
3. 決定者と決め方
   値：役員会で決める。その前に部内の比較会議がある
   根拠：「最終的には役員会ですね。その前に部内で比べる会があります」（顧客：課長）
4. 導入時期
   値：来期の頭から
   根拠：「来期の頭から使えるといいなと」（顧客：課長）
5. 競合
   値：A社の見積ソフト
   根拠：「A社さんの話も聞いています」（顧客：課長）
6. 次の一手
   値：自社担当が料金表と導入事例を送る（期限：今週中）。次回デモの日程を顧客が返事する（期限未定）
   根拠：「では今週中に料金表と事例をお送りします」（自社担当）

【聞けていない項目】
- 予算（自社の示した金額への反応のみ）
- 次回デモの日程の期限

【表に貼る1行】
2026-10-14	株式会社〇〇	初回ヒアリング	見積書を毎回Excelで作っていて、版が分からなくなる	不明	役員会。その前に部内の比較会議	来期の頭から	A社の見積ソフト	料金表と導入事例を送る（今週中）	（担当名）

1つ目の理由は、根拠の発言で確かめが速くなることです。 営業担当は、値と根拠を並べて読み、記憶と違うところだけを直します。根拠の無い値は、確かめようがありません。

2つ目は、「聞けていない項目」がそのまま次の商談の準備になることです。 上の例では、予算と次回の日程が残っています。次の商談の冒頭で聞くことが、商談メモの末尾に並びます。

3つ目は、表に貼る1行の列の並びを固定できることです。 タブ区切りの1行をスプレッドシートの行の先頭のセルに貼ると、列ごとに分かれて入ります。列の並びは Knowledge の定義の文書で決め、表の列を変えたら定義の文書も直します。 ドライブのファイルは最新の版が使われるので、Gem を作り直す必要はありません。

担当名の列は空けて返させます。 文字起こしの話し手の表示から推測させると、同席した別の担当の名前が入ることがあります。

システムへ連携する

表への書き込みを自動にしないのは、確かめの前に表が変わらないようにするためです。 Apps Script などで Gem の出力を表に書き込む仕組みも作れますが、本人が根拠と見比べる前に表が埋まると、確かめずに済ませる人が出ます。 第3章の（b）が、AIの手で起きることになります。

Gem の Knowledge には、顧客の情報を入れません。 入れるのは、表の列の定義と一覧だけです。顧客ごとの情報は、その商談の文字起こしにだけあります。

人が確認する

確かめるのは、商談に出ていた営業担当本人です。

1. 予算・決定者・導入時期の根拠を読む … 根拠の発言が顧客側のものか、自社側のものかを見ます。この3つは表で上司が最も見る欄です
2. 「不明」が正しいかを見る … 自分は聞いた覚えがあるのに「不明」なら、文字起こしで探します。話し手が分かれていないか、別の言葉で言われていることが多いです
3. 次の一手の期限を見る … 約束した期限が写されているか。期限を決めていないなら「期限未定」のままにします
4. 直したら、直した理由を一言残す … 商談メモの末尾に「予算：口頭で聞いたが文字起こしに無し」のように書きます

上司は、表の行を見るときに「不明」の欄に注目します。 「不明」が続く顧客は、聞けていない項目が多い顧客です。上司が聞くのは「なぜ空欄か」ではなく「次の商談でどう聞くか」に変わります。

目標は、1件あたり5分です。 根拠を読んで直し、1行を貼るまでです。それより長くかかるなら、話し手の表示が分かれていないか、表の列の定義が曖昧です。

例外に対処する

上の3行は、文字起こしが無い場合です。 この構成は、文字起こしがあることを前提にしています。始め忘れが多い担当には、会議の予定の説明欄に「文字起こしを開始」と書くくらいの工夫で足ります。

記録を残す

• 文字起こしと自動メモのドキュメント（主催者のドライブの「Google Meet」フォルダ）
• Gem の出力（商談メモ）を文字起こしのドキュメントの先頭に挿入したもの
• 営業担当が直した箇所と理由（商談メモの末尾）
• 顧客管理の表の行と、貼った日
• Gem の指示と Knowledge の版（変えた日と内容）

2つ目を挿入して残すのは、サイドパネルの会話が残らないためです。 表の値がどの発言から来たかを、後から文字起こしと並べて確かめられます。

最後の行は、抜き出しの傾向が変わったときの手がかりです。 指示を変えた日の前後で「不明」の数が大きく変わったら、指示の変更が効いています。

文字起こしの保存期間を決めておきます。 顧客の発言がそのまま残る記録です。案件が終わった後、いつまで残すかを社内の決まりで決めます。