受け取った名刺とその場のメモから、フォローの優先順位と初回メールの下書きを作る

処理の起点を決める

営業がスマートフォンのフォームから、名刺の写真と音声メモを送信したときを起点にします。Zapier では、この「新しい回答が届いたとき」がZapのトリガーになり、その後のアクション（OCR、AI処理、CRM登録、通知）が順に実行されます。

入力の窓口は1つに絞ってください。 メールで送る人、チャットに貼る人、あとでまとめて複合機でスキャンする人が混在すると、処理の入口が分かれて運用が崩れます。

音声メモを必須にするか任意にするかは、運用の分かれ目です。必須にすることをおすすめします。 任意にすると、忙しい日は誰も吹き込まず、結局「名刺のデータ化だけ」に戻ります。30秒でよいと決めて、必須にしてください。

入力データを集める

データの取得方法を決める

名刺画像： フォームのファイル添付で受け取ります。OCRには Azure AI Vision の Read を使います。印刷されたテキストと手書きのテキストの両方を抽出でき、日本語を含む複数言語に対応します。入力はJPEG、PNG、BMP、PDF、TIFFが使え、画像は50×50ピクセル以上、最大10,000×10,000ピクセル、500MB未満である必要があります。名刺の撮影画像であればこの範囲に十分収まります。

音声メモ： フォームの音声添付、または録音アプリのファイルを受け取り、文字起こしにかけます。騒がしい展示会場での録音になるため、文字起こしの精度は事務所での録音より落ちます。 社名や製品名が誤って起こされる前提で、後段の処理を組みます。

CRMの既存データ： 会社名、メールアドレスのドメイン、氏名で検索します。ドメインでの照合が一番確実です。 会社名は表記ゆれが多く、氏名は同姓同名があります。

AIへ渡す前に整形する

1. 名刺の向きの補正 … 斜めに撮られた画像を補正します。OCRサービス側で自動補正されるかを確認し、されない場合は前段で回転させます
2. 裏面の統合 … 裏面に英語表記や事業内容が書かれている名刺があります。2枚1組として扱い、両面をまとめてAIへ渡します
3. 音声の無音除去 … 録音の前後の無音と、周囲の雑談部分を落とします
4. 固有名詞の辞書当て … 文字起こしに自社の製品名、競合名、業界用語の辞書を当てます。「サービス名を言ったのに全く別の語になっている」状態だと、関心事の抽出が的外れになります

AIに処理させる

優先度の判定基準は、プロンプトに明示的に書いてください。 AIに「重要そうな人を選んで」と任せると、役職の高さだけで判断します。自社の基準（どの部門のどの課題が商談になりやすいか）を言語化して渡すことが、この構成でもっとも価値のある準備です。

指示内容を固定する

あなたは法人営業のフォローを支援する担当者です。
名刺のOCR結果と、営業がその場で吹き込んだ音声メモの文字起こしから、
リード情報を整理し、フォローの優先度と初回メールの下書きを作ってください。

【厳守事項】
- OCRとメモに書かれていないことを書かないでください。
  会社の事業内容や規模を推測で補わないでください。
- メモに出てこなかった課題を、業界の一般論から補わないでください。
- 会社名は、下のCRM候補に一致するものがあればその表記に合わせてください。
  一致しない場合は名刺の表記のままにし、reason に書いてください。
- 検討時期は、メモで実際に言及された表現のみを拾ってください。
  「すぐに必要そう」といった解釈を書かないでください。

【優先度の基準】
- A ... 具体的な検討時期（今期中・来年度予算など）に言及がある、
        または現在の課題を自分の言葉で説明している
- B ... 課題の話は出たが時期の言及がない、または情報収集の段階と述べている
- C ... 立ち話のみ、名刺交換だけ、明確に「今は不要」と述べている
- 役職の高さだけでAにしないでください。役職は補助的な材料です。

【初回メールの下書き】
- 5〜8行にしてください。
- メモに出てきた話題に1か所だけ触れてください。触れる話題がなければ触れないでください。
- 資料の添付や次回の提案は、メモに「送る」と約束した場合だけ書いてください。
- 定型の売り込み文を入れないでください。

【OCR結果】
{ocr_text}

【音声メモの文字起こし】
{voice_memo}

【接点の種類】
{contact_type}

【CRMの既存候補（会社名・ドメインが近いもの）】
{crm_candidates}

「メモに出てこなかった課題を業界の一般論から補わない」の1行が重要です。 これを書かないと、AIは「製造業の方なので、人手不足の課題をお持ちかと存じます」といった文面を作ります。相手が言っていないことを言ったかのように書いたメールは、送った瞬間に信用を失います。

出力形式を固定する

{
  "company_name": "",
  "company_name_normalized": "",
  "department": "",
  "title": "",
  "person_name": "",
  "person_kana": "",
  "email": "",
  "phone": "",
  "website": "",
  "contact_type": "",
  "interests": [],
  "current_tools": [],
  "timing_mentioned": "",
  "promised_next_action": "",
  "priority": "A | B | C",
  "priority_reason": "",
  "draft_email_subject": "",
  "draft_email_body": "",
  "crm_match": "new | existing_lead | existing_customer | ambiguous",
  "crm_record_id": "",
  "needs_review": [],
  "reason": ""
}

JSON Schema を指定して出力を固定します。Claude API では output_config.format に json_schema を渡すことで、応答をスキーマに沿った形に制約できます。

crm_match が ambiguous の場合、CRMへの登録を止めて人へ回します。既存顧客に「はじめまして」のメールを送るのが、この構成でもっとも避けたい事故です。

システムへ連携する

CRMへの登録は、crm_match の値で分岐させます。

初回メールは、CRMから自動送信しないでください。 下書きを営業本人のメールソフトに下書きとして作るか、チャットで文面を通知して、本人が送る形にします。

次回の連絡予定は、promised_next_action に内容がある場合のみ自動登録します。「来月連絡する」なら翌月の日付でタスクを作ります。約束していないのにタスクを作ると、タスク一覧が形骸化します。

人が確認する

初回メールの送信は、必ず人が行います。

理由は、文面が相手との会話に触れるためです。会話の内容を誤って要約したメールは、名刺交換だけのメールより印象が悪くなります。 「そんな話はしていない」と思われた時点で、その相手との関係は終わります。

確認の対象は次のとおりです。

1. すべての初回メールの下書き … 送信前に本人が読む。ここは省略しません
2. crm_match が ambiguous または existing_customer の件 … 登録と連絡の可否を判断する
3. needs_review に項目が入っている件 … メールアドレスが読み取れなかった、など

優先度A／B／Cの妥当性は、全件確認しなくて構いません。 営業本人が下書きを見るときに、順番が違うと感じたら直せばよい程度のものです。

例外に対処する

記録を残す

名刺は個人情報です。取得の経緯と保存期間を決めてください。

• 名刺の画像（原本）
• OCRの抽出結果（生の状態）
• 音声メモの録音と文字起こし
• AIが付けた優先度と理由
• 初回メールの下書きと、実際に送った文面
• 人が修正した項目と、修正前後の値

下書きと実際に送った文面の差分が、この構成の改善材料になります。 「毎回冒頭の1文を書き直している」と分かれば、プロンプトを直せます。

音声メモは、文字起こしが済んだ後も一定期間は残してください。文字起こしの誤りに気づいたとき、元の音声がないと直せません。