グループ会社の財務担当と毎月行う Teams の資金会議の記録から、資金需要・借入・グループ内の資金移動の決定事項と宿題を議事録にまとめる

処理の起点を決める

資金会議が終わったところで始めます。 担当者は会議の直後、Teams の会議のチャットか「まとめ」のタブから Copilot を開き、決まった指示を送ります。公式のページでは、会議の後もこれらの場所から Copilot を開けるとされています。

会議の途中でも使います。 会議の終わりの5分で、担当者が「ここまでの決定事項と宿題を、誰が・いつまでかの形で並べてください」と自分にだけ見えるプロンプトを送り、その場で参加者に読み上げて確かめます。 期限が言われていない宿題は、その場で期限を聞きます。会議の後に下書きを直すより、会議の中で埋めるほうが早く、確かです。

月の資金会議を12社分まとめて後で処理することはしません。 第6章で書いたとおり、定期的な会議の履歴は後の回で使えなくなります。1社の会議が終わるごとに、その日のうちに下書きを作って保存します。

入力データを集める

質を決めるのは、会議の中での話し方です。 金額を言うときに単位を言う、決まったときに「では、これで決定とします」と言う、宿題には期限を付ける。この3つを本社の担当者が会議の進め方として守るだけで、下書きの精度が大きく変わります。 Copilot は話されたことしか拾えないので、話されなかった単位や期限を下書きで補わせることはできません。

資金繰り表は、Copilot に読ませるのではなく、人が照らすために使います。 会議の Copilot が見るのは文字起こしとチャットです。金額の確認は、本社の担当者が資金繰り表を横に開いて行います。

データの取得方法を決める

会議の冒頭で、前月の宿題を読み上げます。 前月の議事録は Copilot が見る範囲にありませんが、会議の中で読み上げれば文字起こしに入ります。 「前月の宿題の状況」という欄を下書きに作らせることができ、宿題の持ち越しが議事録に残ります。

金額はチャットにも書いてもらいます。 「設備の支払は3億5千万円です」と話したら、グループ会社の担当者にチャットへ「設備支払 350百万円 11月末」と書いてもらいます。聞き取りの誤りがあっても、チャットの文字と照らせます。

AIへ渡す前に整形する

1. 会議の予定を本社の担当者が作る … 主催者が本社の側にいることを、予定を作るたびに確かめます
2. 会議オプションの確認 … Copilot が「会議中と会議後」になっていることを確かめます
3. 文字起こしの言語の確認 … 海外のグループ会社との会議で英語を使う場合は、話す言語に合わせます
4. 参加者への説明 … 文字起こしを取ること、議事録の下書きに使うこと、確定する前にグループ会社の担当者が確認することを、会議の冒頭で伝えます
5. 前月の宿題の準備 … 前月の議事録の宿題の欄を開いておき、冒頭で読み上げます
6. 資金繰り表の準備 … 会議の前に届いた資金繰り表を開いておき、会議の中で金額が出たら照らせるようにします

海外のグループ会社の会議では、通貨を決めておきます。 現地の通貨で話すのか、円に直して話すのかが会議ごとに揺れると、同じ「500」が千ドルなのか百万円なのか分からなくなります。 資金繰り表の通貨に合わせて話すこと、通貨の名前を金額と一緒に言うことを、会議の進め方として先に伝えます。

4番目を毎回行うのが要です。 グループ会社の担当者は、自分の会社の資金の話が文字として残ることを気にします。確定する前に必ず自分たちが確認できる、と伝えることで、会議での話し方が変わりません。

AIに処理させる

させるのは、文字起こしとチャットから、次の欄を埋めることだけです。

決定の欄は「候補」としてしか書かせません。 会議では「その方向で」「それでいきましょう」「一応そうしておきます」のように、決定の強さが違う言葉が出ます。どれを決定として議事録に残すかは、本社の担当者と上長が決めます。 Copilot には、決定に見える発言を写させ、誰が言ったかを付けさせるだけにします。

次回の確認事項の欄は、宿題とは分けて書かせます。 宿題は誰かが期限までにすることで、次回の確認事項は翌月の会議で状況を聞くと決めたことです。たとえば「設備の発注が確定したら支払の時期を見直す」は、誰の宿題でもありませんが、翌月に必ず聞く話です。混ぜると、宿題一覧に担当者のいない行が増えます。

1行目と2行目がいちばん起きやすい失敗です。 「月末に2億、来月頭に1億5千万」を「合計3億5千万円」とまとめる、「本社から貸す方向で」を「本社から貸付を行う」と書く。どちらも読みやすくしようとして起き、どちらも会議で決まっていないことを記録に残します。

指示内容を固定する

この会議は、本社の財務部と○○株式会社の月次の資金会議です。
文字起こしと会議のチャットだけを使って、議事録の下書きを次の欄に分けて書いてください。

【欄】
1. 前月の宿題の状況 … 冒頭で読み上げた宿題ごとに、済み／未了／持ち越しと、その発言
2. 資金需要 … 時期、金額、使途、話した人
3. 借入 … 銀行、新規・更新・返済の別、金額、時期、条件について話されたこと
4. グループ内の資金移動 … 誰から誰へ、金額、時期
5. 決定の候補 … 決定に見える発言をそのまま写し、話した人を書く
6. 持ち帰り … 誰が何を持ち帰ったか
7. 宿題 … 誰が・何を・いつまでに
8. 次回の確認事項

【厳守事項】
- 金額は話されたとおりに書き、単位も写してください。換算や合計をしないでください。
- 言い直しがあった金額は、最後に言った金額を書き、「言い直しあり」と付けてください。
- 「方向で」「検討します」「一応」と言った内容を、決定として書かないでください。
  決定の候補の欄には、発言をそのまま写してください。
- 期限が話されていない宿題は「期限の発言なし」と書いてください。
  「来週中」「月末」を日付に直さないでください。
- 話した人が分からない発言は「話者不明」と書いてください。
- 文字起こしとチャットに無いことは書かないでください。明記がなければ「不明」としてください。
- 資金の動かし方や借入の条件について、提案や意見を書かないでください。

「方向で」「検討します」「一応」を語として挙げるのが要です。 「決定と検討を分けてください」だけでは、AIは文脈から決定らしさを判断して書き分けます。判断の余地を残さず、決定の候補はすべて発言のまま写させ、選ぶのは人にします。

言い直しの扱いも書いておきます。 資金会議では、資金繰り表を見ながら話すので、金額の言い直しが多く出ます。最後の金額を書かせて印を付けさせれば、確認の時に文字起こしのどこを読めばいいかが分かります。

出力形式を固定する

Copilot の応答を、Word の議事録の様式の欄に貼ります。 様式は次の形です。

【会議】○○株式会社 月次資金会議　2026年10月度
【出席】本社財務部 ○○、○○／○○株式会社 ○○、○○
【前月の宿題の状況】
 ・銀行Aの借入の更新条件の確認（○○）… 済み
【資金需要】
 ・11月末　設備支払　350百万円（○○）
【借入】
 ・銀行B　更新　500百万円　12月20日（○○）　金利の条件は持ち帰り
【グループ内の資金移動】
 ・本社 → ○○株式会社　貸付　200百万円　11月25日（候補）
【決定】（人が決定の候補から選んで書く）
【持ち帰り】
【宿題】
 ・銀行Bの金利の条件を確認（○○株式会社 ○○）… 期限の発言なし
【次回の確認事項】

1つ目の理由は、欄が毎月同じになることです。 12社の議事録の欄の並びがそろうので、本社の財務の責任者が12社分を横に並べて読めます。 グループ全体の資金需要を拾うときに、欄の位置で探せます。

2つ目は、決定の欄を人が埋める形にできることです。 下書きには決定の候補と発言が並び、決定の欄は空のまま残ります。 担当者と上長が候補から選んで書くので、決定の記録には必ず人の判断が入ります。

3つ目は、宿題を宿題一覧に写しやすいことです。 誰が・何を・いつまでの形がそろっているので、SharePoint のリストへ1行ずつ移せます。「期限の発言なし」の宿題は、グループ会社の担当者に確認を求める時に、期限も一緒に聞きます。

12社分の資金需要を横に並べる表は、人が作ります。 確定した議事録の「資金需要」と「グループ内の資金移動」の欄から、会社・時期・金額を1行ずつ本社の資金計画の表に写します。Copilot の下書きの段階の金額を写すと、照合の前の数字が資金計画に入ります。 写すのは、グループ会社の確認が済んだ後です。

システムへ連携する

資金の管理のシステムへは、何も書き込みません。 議事録は会議の記録で、貸付の実行や借入の申込みは、これまでどおりの手続きで行います。 議事録から自動で手続きが動く経路を作ると、決まっていない資金移動が動きます。

議事録のファイル名は「会社コード_年月_資金会議.docx」にそろえます。 12社分が毎月たまるので、名前がばらばらだと翌月に前月の議事録を探す時間がかかります。会社のフォルダの中に年月の順で並ぶようにしておけば、前月の宿題を冒頭で読み上げる準備も、資金繰り表と並べて開く確認も、同じ場所で済みます。下書きを貼った版は、同じフォルダに「_下書き」を付けて残します。

宿題一覧への写しも、人が行います。 期限の発言が無い宿題や、誰が持ち帰ったか分からない宿題を、そのまま一覧に入れないためです。

人が確認する

1. 金額の欄を資金繰り表と照らす … 合わない金額と「言い直しあり」の金額だけ、文字起こしの前後を読みます
2. 決定の欄を埋める … 決定の候補から、本当に決まったものを選びます。迷ったものは上長に聞きます
3. 宿題の期限を確かめる … 「期限の発言なし」の宿題は、グループ会社への確認の依頼で期限も聞きます
4. 資金移動の方向を確かめる … 誰から誰への貸付か、返済かを、資金繰り表の入出金の側で確かめます
5. 上長が読む … 決定の欄と、借入の条件の書き方を見ます
6. グループ会社の担当者が確認する … 確定はその後です

2番目を、AIに任せないことが要です。 決定の欄は、翌月の会議で「決まったはずだ」の根拠になる欄です。誰が、どの発言をもって決定としたかを、人が選んで残します。

目標は、1社30分です。 上の表のとおり、金額・決定と宿題・様式の3つに10分ずつという見込みです。会議の終わりの5分で決定と宿題を読み上げて確かめておけば、2番目と3番目はほぼ終わっています。

例外に対処する

上から2行目までは、運用の決まりで防げます。 文字起こしの開始と主催者の確認を、会議を始めるときの確認の手順に入れておくだけで、ほとんど起きなくなります。

記録を残す

• 確定した議事録と、グループ会社の担当者の確認の記録
• Copilot の下書き（貼り付けたままの版）
• 文字起こしと会議のチャット（Teams の保存の決まりに従う）
• 資金繰り表（会議に使った版）
• 人が直した箇所 … 金額を直した、決定の欄に入れた・入れなかった、宿題の期限を足した
• 宿題一覧の状態の変化

2つ目で下書きを残すのは、定期的な会議の履歴が後の回で使えなくなるためです。 翌月以降に「この議事録はどう作ったか」を確かめるとき、Teams の中には前の回の Copilot とのやり取りが残っていません。 貼り付けたままの版を残しておけば、人が直した箇所と、Copilot が書いた箇所を見分けられます。

5つ目の記録は、会議の進め方を直す材料になります。 単位の発言が無い、期限の発言が無い、が続くグループ会社には、会議の進め方を相談します。 責めるための記録ではなく、どの欄が埋まりにくいかを会社ごとに数えるための記録です。