税理士事務所に届く新規顧問の申込フォームの内容を要約し、業種・規模・依頼範囲から担当チームと初回面談の準備物を決める

処理の起点を決める

申込フォームに新しい回答が届いたことを起点にします。 New Form Response は即時のトリガーなので、申込から数分で所長の受信箱に受付メモが届きます。 第3章の（a）の「翌日に回る」は、所長が受付メモを読む時間さえあれば起きません。

フォームの回答を後から直す運用はしません。 申込者から「書き間違えた」と連絡があった場合は、受付担当が新規受付台帳の行を直します。New or Updated Form Response にすると、直すたびに受付メモと下書きがもう一度作られます。

Zap を有効にする前に届いていた回答は、この Zap では処理されません。 切り替えの日に未処理の申込が残っていれば、これまでどおり手で処理します。

入力データを集める

質を決めるのは、依頼の区分の表です。 区分の名前だけを渡すと、「法人化を考えている」を設立に入れるか個人の顧問に入れるかが揺れます。区分ごとに「含める依頼」「含めない依頼」の例を2〜3行ずつ書きます。

準備物の表は、所長と各チームのリーダーが作ります。 「決算書と申告書（直近2期分）」「総勘定元帳（直近1期分）」「給与の台帳」「固定資産の台帳」「相続人の関係が分かる資料」のように、1行1資料で番号を付けます。 AIには番号で選ばせ、文面は表から引きます。

データの取得方法を決める

申込フォームの回答は、New Form Response のトリガーの出力として受け取ります。 設問ごとに項目が分かれて届くので、AIに渡す前に「設問：回答」の行に並べ直します。 空の回答は「回答なし」とします。

依頼の区分の表と準備物の表は、AI by Zapier のプロンプトに埋め込みます。 どちらも数十行の表で、月に何度も変わるものではありません。表を直したら、Zap のプロンプトも同じ日に直します。 直した日を新規受付台帳の備考の列に残しておきます。

担当チームは、Formatter の Lookup Table で引きます。 キーは「業種の区分＋主な依頼の区分」をつなげた文字列（例：construction_monthly_corp）です。合う行が無いときの既定値は「所長が決める」にします。 キーの値が空のときは既定値が使われないので、AIの出力で主な依頼の区分が空にならないよう、other を必ず返させます。

準備物の文面も、Lookup Table で引きます。 AIが返した準備物の番号の配列を、1つずつ表で文面に直します。Lookup Table は、明細の形で届いたデータについて、1つずつ同じ処理をくり返せるとされています。

新規受付台帳は、Lookup Spreadsheet Row で申込者のメールアドレスを引き、行が無ければ作る設定にします。 同じ人が以前にも申し込んでいれば、その行に当たります。

AIへ渡す前に整形する

1. 設問と回答を並べ直す … 設問の文言と回答を1行ずつにし、AIに渡す形にそろえます
2. AIに渡さない項目を外す … 電話番号と住所は、要約にも区分にも要りません。AIには渡さず、新規受付台帳には直接書きます
3. 数字の項目を規則で区分する … 売上の規模と従業員数は、選択肢のまま Zap の規則で「小・中・大」に分けます。数字の比較はAIにさせません
4. 重複を確かめる … 新規受付台帳に同じメールアドレスの行があれば、受付メモに「以前の申込あり」と書き添えます

3番目は、所長の同席の条件に使うためです。 「売上が一定以上なら同席」という規則は、フォームの選択肢の値で決めれば、AIの読み違いが入りません。

AIに処理させる

させるのは、回答を受付メモに要約し、依頼を区分に分け、準備物を番号で選び、面談で確かめたい点を書き出すことだけです。

「ほかの依頼の区分」が、第3章の（b）への答えです。 「親の相続も相談したい」の一文があれば、主な依頼が法人の月次顧問でも、inheritance がほかの依頼の区分に入ります。所長は受付メモを開いた瞬間に、資産税チームを面談に呼ぶかを考えられます。

5行目は、困りごとの欄に質問が書かれていることが多いからです。 「消費税の届出を出し忘れたかもしれない」と書かれていると、AIはそれに答えようとします。 受付メモは、その質問が書かれていたことを伝えるだけにします。

指示内容を固定する

あなたは税理士事務所の受付担当です。新規の顧問の申込フォームの回答を
読み、所長が初回面談の段取りを決めるための受付メモを作ってください。
回答に書かれていることだけを使ってください。推測で補わないでください。

【手順】
1. 誰が、何を、なぜ、いつまでに依頼したいのかを、5行以内の
   受付メモにまとめてください。書かれていないことは
   「記載なし」と書いてください。
2. 依頼の区分の表から、主な依頼の区分を1つ選んでください。
   決められないときは other を選んでください。
3. 自由記述に別の依頼が書かれていれば、その区分を
   other_services に並べてください。
4. 選んだ区分について、準備物の表から必要な資料の番号を
   選んでください。表に無い資料は書かないでください。
5. 回答の中で食い違うこと、面談の前に確かめたいことを
   書き出してください。
6. 区分を選んだ根拠の回答の文を、そのまま写してください。

【厳守事項】
- 受任するか、断るかを書かないでください。
- 報酬の見込みを書かないでください。
- 税務の質問に答えないでください。質問が書かれていたことだけを
  受付メモに書いてください。
- 犯罪収益移転防止法の取引時確認が要るかを書かないでください。
- いまの税理士について、評価を書かないでください。
- 売上や従業員の数から、規模を判断しないでください。

【依頼の区分の表】{service_categories}
【準備物の表】{document_list}
【申込フォームの回答】{answers}

「税務の質問に答えない」を明記しないと、受付メモに回答が混ざります。 申込者の質問への答えが受付メモに書かれていると、受付担当がそれを返信に写してしまうおそれがあります。 税務の助言は、税理士が面談で行うものです。

「取引時確認が要るかを書かない」を入れるのは、AIがもっともらしく書くからです。 書かせれば、AIは「設立の依頼のため取引時確認が必要です」と書きます。当たっていても外れていても、判断の出どころがAIになります。 印は区分から規則で付けます。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目として、次のものを定義します。

{
  "summary": "",
  "main_service": "monthly_corp | annual_only | bookkeeping | payroll | incorporation | sole_prop | inheritance | real_estate | other",
  "other_services": ["inheritance"],
  "document_ids": ["D01", "D02"],
  "questions_to_confirm": [""],
  "evidence": "",
  "needs_review": false
}

1つ目の理由は、main_service を決まった値に絞れることです。 担当の表のキーに、そのまま使えます。表に無い値が返ると Lookup Table が当たらないので、値の一覧を出力の項目の説明に書いておきます。

2つ目は、document_ids を番号で受け取れることです。 準備物の文面をAIに書かせると、表に無い資料が混ざったり、「直近2期分」が「直近の分」に変わったりします。番号で受け取り、文面は表から引けば、案内の中身は事務所が決めたとおりになります。 第3章の（c）の「人によって違う」は、ここで止めます。

3つ目は、evidence で所長の確認が速くなることです。 区分を選んだ根拠の文が並んでいれば、回答の全文を開かずに区分の当否を確かめられます。

Zap の側では、受け取った後に次の印を規則で付けます。

2行目の印は「取引時確認が要る」という意味ではありません。 所長が要否を判断すべき依頼であるという印です。

所長に届く受付メモのメールは、次の形にそろえます。

件名：【新規申込】【所長同席】【取引時確認の確認】株式会社〇〇（建設業）

【受付メモ】
・建設業の法人。いまの税理士と連絡が取りにくく、決算前に替えたい
・月次の顧問を希望。来年に子会社の設立も考えている
・決算月は3月。会計ソフトは記載なし
【主な依頼】法人の月次顧問（monthly_corp）
【ほかの依頼】会社の設立・法人化（incorporation）
【担当チームの候補】法人チーム
【確かめたい点】会計ソフトの記載なし／従業員数と売上の規模の選択が食い違う
【根拠】「来年には子会社を作ることも考えています」
【準備物】決算書と申告書（直近2期分）／総勘定元帳（直近1期分）／給与の台帳

件名に印を並べるのは、所長が受信箱の一覧だけで優先順を決められるようにするためです。 本文は、区分・候補・確かめたい点・根拠の順に、毎回同じ並びにします。

システムへ連携する

所長への受付メモは事務所の中のメールなので、送ります。 申込者への返信は、下書きまでにします。 面談の候補日は所長と担当チームの予定で決まるので、受付担当が入れてから送ります。

下書きには、準備物の一覧と「面談の候補日」の空欄を入れておきます。 取引時確認の確認の印が付いたものは、所長が要と判断した場合だけ、本人確認の書類の案内の段落を受付担当が足します。

人が確認する

1. 所長が【要確認】から読む … 区分が other のもの、確かめたい点があるものです
2. 担当チームと同席を決める … 担当チームの候補と other_services を見て、どのチームが会うかを決めます
3. 取引時確認の要否を判断する … 【取引時確認の確認】の印が付いたものについて、依頼の内容から要否を決め、新規受付台帳に記録します
4. 受付担当が返信を送る … 下書きに候補日を入れ、必要なら本人確認の書類の案内を足して送ります

2番目では、other_services を読み飛ばさないでください。 主な依頼が法人の月次顧問でも、ほかの依頼に相続や設立が入っていれば、初回面談に資産税チームや所長が加わるかで、面談で話せることが変わります。

3番目は、印が付いていても要とは限りません。 国税庁の資料では、税務相談のみを行う場合のように顧客の代理や代行ではない業務は、特定受任行為の代理等に当たらない例として挙げられています。相続の依頼でも、申告だけなのか、相続財産の管理まで頼まれるのかで変わります。

目標は、40件をならして1件9分です。 所長の時間は、受付メモを読み、決める時間だけになります。

例外に対処する

下から3行目の「毎夕見る」は、Zap が止まっていても申込を落とさないための決まりです。 回答のスプレッドシートと新規受付台帳の行数が合っていれば、取りこぼしはありません。

記録を残す

• 申込フォームの回答（回答のスプレッドシートに残る）
• AIが返した項目（summary・main_service・other_services・document_ids・evidence）
• 規則で付けた印（同席・取引時確認の確認・要確認）と、そのときの表の版
• 所長が決めた担当チーム・同席・取引時確認の要否と、AIの区分を直した場合の元の値
• 申込者へ返信した日時と、初回面談の日
• 初回面談の後の結果（受任・見送り）

4つ目の「AIの区分を直した場合の元の値」が、依頼の区分の表を直す材料になります。 同じ種類の直しが続けば、表の「含める依頼」「含めない依頼」の例が足りていません。