法律事務所の問い合わせフォームに届く相談を、分野・緊急度・利益相反の確認の要否で分類し、担当への通知と初回の返信を送る

処理の起点を決める

問い合わせフォームの送信を、Webhooks by Zapier の Catch Hook で受けます。 フォームの送信先に Zapier が発行する URL を設定し、送信のたびに中身が送られてくるようにします。Catch Hook は送られてきた本文を解析して、項目ごとのフィールドに分けて次の手順へ渡します。Webhook のトリガーは Free プランでは使えず、Professional 以上が必要です。 トリガーが受け取れる大きさは10MBまでとされており、文章だけの申込みなら気にする必要はありません。

受付の共有アドレスに届くメールを起点にしない理由があります。 メールにすると、Gmail のトリガーは一定の間隔で新着を確かめる方式（Polling）で、届いてから動くまでに間があきます。急ぎの申込みを先に拾うという目的には、送信と同時に動く Webhook のほうが合います。 フォームのサービスが Webhook を出せない場合は、通知メールを起点にする形に落とし、その遅れを前提にします。

1件ごとに動かし、まとめて処理はしません。 夜間に届いた申込みも、その場で分類して受付の返信まで送ります。通知を見る人がいない時間帯でも、受付台帳の並びが朝の読む順番になります。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の緊急度の目安です。 何を急ぎとするかは事務所ごとに違います。目安を事務所の弁護士と決めて文にしておかないと、AIは「困っている」「早く」といった言葉の強さで緊急と判断します。 それでは、言葉の強い申込みほど先に読まれることになります。

当事者の台帳には、読みの列を足しておきます。 漢字の表記ゆれ（髙と高、斉と齋）で引けない名前を、読みで引き直せるようにするためです。会社名は「株式会社」を除いた名称の列も持たせます。

データの取得方法を決める

台帳を引くのは、Google Sheets の Lookup Spreadsheet Row の手順です。検索する列（Lookup Column）と、探す値を指定して行を探します。補助の検索列と値を足すと、2つの条件で探すこともできます。 見つからなかったときの動きは設定で決められ、「行を作る」こともできますが、当事者の台帳では行を作らない設定にします。 見つからなかったという結果だけを次へ渡します。

相手方の名前は、最大3つまで別々のフィールドで返させ、検索の手順も3つ並べます。 相続や離婚の相談では、配偶者と親族など複数の名前が出てきます。Zapier の繰り返しの手順（Looping）は、それより後の手順をすべて回数分動かすため、返信や通知まで重なってしまいます。4つ目以降の名前があれば、事務局へ回す印を付けます。1つでも一致があれば「一致あり」として扱います。

台帳の検索は完全一致です。 あいまいな一致はしません。一致の判定をAIに任せないのは、似た名前を「同じ人」と言い切られると、確認すべき一致が「確認済み」に見えるからです。

AIへ渡す前に整形する

1. 空の申込みを除く … 相談の内容が空、またはごく短いものは、分類にかけずに事務局へ回します
2. 営業・勧誘の除外 … 広告の売り込み、求人への応募など、相談でないものに印を付けます。判定はAIにさせ、返信は送りません
3. 連絡先の整形 … 電話番号のハイフンや全角の数字をそろえ、受付台帳の検索に使える形にします
4. 重複の確認 … 同じ連絡先から24時間以内に同じ内容が届いていれば、二重送信として返信を止めます
5. 個人番号などの除去 … 相談者がマイナンバーや口座番号を書き込んでいた場合、AIに渡す前に伏せ字にします
6. 選択欄の値を残す … 相談者が選んだ分野は、AIの分類とは別の列にそのまま残します

4番目を省くと、同じ相談者に受付の返信が二重に届きます。 フォームの送信ボタンを2回押す相談者は珍しくありません。二重の返信は、事務所が申込みを機械的に扱っている印象を与えます。

6番目は、後で分類を見直す材料になります。 相談者の選んだ分野とAIの分類が食い違った申込みを月ごとに数えると、フォームの選択肢の作り方そのものの問題が見えてきます。

AIに処理させる

させるのは、申込みの文面から5つのことを取り出し、それぞれの根拠にした文を写すことです。

右端の列が大事です。 緊急度の 不明 は「急ぎではない」とは違います。期限らしい記載があるのに日付が読めない申込みは、通常 に寄せずに事務局へ回します。 「来週」「月末までに」のように、送信日から数えないと分からない書き方が多いからです。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 相談の文面を読ませると、AIは親切に「この場合は〜の可能性があります」と書き足します。出力のフィールドに見解を書く場所を作らず、指示でも禁じます。

指示内容を固定する

あなたは法律事務所の受付で、相談の申込みを担当に回す前の仕分けをする立場です。
申込みの文面だけを見て、次の項目を返してください。推測で補わないでください。

【相談分野】
次のいずれか1つを main_area に入れてください。
離婚・男女問題／相続／交通事故／債務整理／労働／不動産／企業法務／刑事／その他
2つの分野にまたがる場合は、もう1つを sub_area に入れてください。
相談者が選んだ分野（{selected_area}）と中身が違う場合は、中身を優先してください。

【緊急度】
- 緊急 … 次の目安に当たる出来事と、近い期限が書かれている
  {urgency_rules}
- 通常 … 期限の記載が無い、または期限が十分先
- 不明 … 期限らしい記載はあるが、日付として読めない
迷ったときに「通常」を選ばないでください。「不明」にしてください。
期限は送信日時（{submitted_at}）を基準に読んでください。

【相手方の名前】
相談者と利害が対立しうる人・会社の名前を、文面に書かれたとおりに
opponent_1 から opponent_3 に1つずつ入れてください。4つ以上あれば more_opponents を true に。
名前が書かれておらず続柄だけの場合は、続柄をそのまま書いてください。
名前を推測して補わないでください。読み方を付け足さないでください。

【厳守事項】
- 法的な見解、見通し、助言を一切書かないでください。
- 利益相反に当たるかどうかを書かないでください。
- 相談を受けられるかどうかを書かないでください。
- 返信の文章を作らないでください。
- evidence には、判断の根拠にした文を申込みの文面からそのまま写してください。
- 広告・営業・求人への応募など相談でないものは is_inquiry を false にしてください。
  判断がつかない場合は true にしてください。

【申込みの文面】{inquiry_text}

「迷ったときに通常を選ばない」を明記しないと、ほとんどが通常になります。 期限の書き方があいまいな申込みほど、AIは無難な側に寄せます。緊急を見落とす失敗のほうが、緊急を取りすぎる失敗より重いので、迷いは 不明 として人に回します。

「名前を推測して補わない」も同じ理由です。 「元夫の山田」とあれば「山田」と書き、下の名前を想像して足すことをさせません。 足された名前で台帳を引くと、一致しないことが「確認済み」に見えてしまいます。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力フィールドを、次の項目で定義します。

{
  "is_inquiry": true,
  "main_area": "相続",
  "sub_area": "不動産",
  "area_evidence": "",
  "urgency": "緊急 | 通常 | 不明",
  "deadline_text": "",
  "urgency_evidence": "",
  "opponent_1": "",
  "opponent_2": "",
  "opponent_3": "",
  "more_opponents": false,
  "opponents_evidence": "",
  "note_for_staff": ""
}

1つ目の理由は、分岐の条件にそのまま使えることです。 urgency と台帳の検索結果を Paths の条件にすれば、どの分岐に入ったかが値で説明できます。 自由文の要約から分岐させると、なぜ緊急扱いになったのかを後から追えません。

2つ目は、evidence で事務局の確認が速くなることです。 通知と受付台帳には、分類と並べて根拠の文を出します。事務局は申込みの全文を読み直さず、根拠の文が分類に合っているかだけを見れば済みます。

3つ目は、相手方を opponent_1 から opponent_3 に分けて持つことです。 空でないフィールドの数だけ台帳を引き、more_opponents が true なら事務局へ回します。結果はワークフローの側で次の形にまとめます。

no_hit を「利益相反なし」と呼ばないでください。 表記ゆれ、旧姓、会社の旧商号で引けなかっただけかもしれません。呼び方を変えるだけで、確認したつもりになる人が減ります。

システムへ連携する

相談者への返信は、受付の共有アドレスから Send Email で送ります。 別の差出人アドレスから送る場合は、Gmail の側でエイリアスを設定しておく必要があります。Google の高度な保護機能（Advanced Protection Program）を有効にしているアカウントでは、Zapier の Gmail は使えません。 事務所のアカウントの設定を先に確かめます。

返信の文面は、Paths の分岐ごとに定型を1つずつ置きます。 差し込むのは氏名と受付番号だけです。どの定型にも、「事情の詳細は、担当からご連絡するまでお送りにならないでください」「お急ぎの場合はお電話ください」の2文を必ず入れます。 分類を誤って通常の定型が届いても、急ぎの相談者が電話にたどり着けるようにするためです。

受付台帳への書き込みは、行の追加だけにします。 既存の行の更新は、1回の実行で1行しかできない制約もあり、分類を直すのは事務局が台帳の上で行います。

人が確認する

1. 緊急の通知はすぐに見る … 当番の弁護士は、urgency_evidence と期限を読み、その日のうちに相談者へ電話するかを決めます
2. 事務局は受付台帳を1日2回見る … 朝と夕方に、分類と根拠の文を1件ずつ確かめます。違っていれば分類を直し、直したことを記録します
3. hit の申込みは事務局が先に確かめる … 台帳の一致した行を見て、同じ人かどうかの材料をそろえ、担当の弁護士へ渡します
4. 利益相反の判断と受けるかの判断は弁護士が行う … no_hit でも、弁護士が事情を聞く前に名前を確かめます
5. 不明 と予備の分岐に入ったものは事務局が読む … 期限を確かめ、必要なら当番の弁護士に回します

2番目を省かないでください。 分類の誤りは、担当でない弁護士のところで申込みが止まる形で現れます。

目標は、300件をならして1件4分です。 分類が合っているものは根拠の文を読んで数十秒で終わり、hit と 不明 のものに時間を使います。

例外に対処する

上から4行目までが、件数の大半を占めます。 どれもAIの精度の問題ではなく、申込みの書かれ方の問題です。 フォームの説明文に「期限がある場合は日付をお書きください」と1行足すだけで、不明 は目に見えて減ります。

記録を残す

• 申込みの全文と、受け取った日時
• AI by Zapier の出力（分類、緊急度、相手方の名前、根拠の文）
• 当事者の台帳を引いた名前と、その結果（hit ／ no_hit ／ name_unknown ／ none）
• 送った返信の定型の種類と、送った日時
• 事務局が分類を直した記録（何から何に変えたか）
• 弁護士が利益相反を確認した日と、その結果（受付台帳とは別の、事務所の記録に残す）

3つ目を残すのは、確認の抜けを後から見つけるためです。 どの名前で台帳を引き、何が返ったかが残っていれば、表記ゆれで引けなかった名前を後から洗い出せます。

5つ目は、目安の見直しの材料になります。 分類を直した件を月ごとに数え、同じ型の誤りが続けば、緊急度の目安や分野の説明を直します。 AI by Zapier は過去の実行から学習しないので、直すのは指示と目安の側です。